Reglement van orde voor de vergaderingen van het college van dijkgraaf en hoogheemraden De Stichtse Rijnlanden 2012

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

1waterschap: Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden;

2wet: de Waterschapswet;

3algemeen bestuur: het algemeen bestuur van het waterschap, als bedoeld in artikel 10 van de wet;

4college: het college van dijkgraaf en hoogheemraden van het waterschap, zijnde het dagelijks bestuur als bedoeld in artikel 10 van de wet;

5voorzitter: de dijkgraaf van het waterschap, zijnde de voorzitter als bedoeld in artikel 10 van de wet, of diens daartoe aangewezen vervanger;

6hoogheemraad: een lid van het college, niet zijnde de voorzitter;

7leden: de dijkgraaf en de hoogheemraden;

8secretaris: de secretaris-algemeen directeur van het waterschap, zijnde de ingevolge artikel 53 van de wet benoemde functionaris of diens daartoe aangewezen vervanger;

9vergadering: een bijeenkomst van het college, die als zodanig is aangekondigd;

10portefeuillehouder: één van de leden die door de taakverdeling als bedoeld in artikel 25 van dit Reglement van orde een bepaalde portefeuille van aandachtsgebieden behartigt binnen het college.

Artikel 2 De voorzitter

1De voorzitter is belast met:

a.het leiden van de vergadering;

b.het handhaven van de orde gedurende de vergadering;

c.het (doen) naleven van het reglement van orde;

d.hetgeen de wet of dit reglement hem verder opdraagt.

2De voorzitter verleent het woord, formuleert de conclusies, geeft aan waarover zal worden gestemd en deelt de uitslag van de stemming mee.

Artikel 3 De secretaris

1De secretaris is in de vergadering aanwezig.

2De secretaris kan, wanneer de voorzitter hem het woord verleent, aan de beraadslagingen als bedoeld in dit reglement deelnemen en daarbij gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen aan het college.

3De secretaris kan zich bij de vervulling van zijn taak doen bijstaan door één of meer ambtenaren.

Artikel 4 Vergaderfrequentie

1Het college vergadert in het algemeen éénmaal in de twee weken en stelt per kalenderjaar een vergaderschema vast.

2Voorts vergadert het college indien de voorzitter dit nodig oordeelt of tenminste twee andere leden van het college daarom verzoeken.

Artikel 5 Tijd en Plaats van vergaderen

1De vergaderingen worden in de regel gehouden in het waterschapskantoor.

2De voorzitter kan in bijzondere gevallen een andere dag en/of een ander aanvangstijdstip bepalen of een andere vergaderplaats aanwijzen.

Artikel 6 Oproep; agenda

1De voorzitter stelt met inachtneming van het bepaalde in de artikelen 4 en 5 dag, plaats en tijdstip van de vergadering vast. Hij roept de leden schriftelijk op.

2De voorzitter en secretaris stellen de agenda op.

3De agenda en de stukken die dienen ter toelichting van de voorstellen worden, spoedeisende gevallen uitgezonderd, gelijktijdig met de oproeping tenminste drie werkdagen voorafgaand aan de vergadering aan de leden toegezonden.

4De stukken als bedoeld in artikel 43, eerste en tweede lid, van de Waterschapswet worden op afwijkend gekleurd papier verzonden in een gesloten envelop voorzien van het predikaat ‘geheim'. Deze gesloten envelop wordt voorzien van de naam van de geadresseerde.

5De secretaris draagt als algemeen directeur ervoor zorg dat de voorstellen compleet zijn en getoetst op integraliteit, alvorens deze ter behandeling aan het college worden voorgelegd.

Artikel 7 Ter inzage legging stukken

1De stukken die dienen ter toelichting van de voorstellen en niet in kopie aan de leden worden toegezonden, worden gelijktijdig met het verzenden van de voorstellen voor de leden in het waterschapskantoor ter inzage gelegd. Indien ná dit tijdstip stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden.

2Een lid mag een origineel van een ter inzage gelegd stuk niet buiten het waterschapskantoor brengen.

3Een lid mag een kopie van een ter inzage gelegd stuk slechts voor eigen gebruik buiten het waterschapskantoor brengen.

4De leden kunnen de ter inzage gelegde stukken inzien vanaf de dag dat de agenda waarop het onderwerp is vermeld, is verzonden, tot na afloop van de vergadering waarin de behandeling van het onderwerp is voltooid.

Paragraaf 2.2 Orde van de vergadering

Artikel 8 Verhindering

Indien een lid verhinderd is om de vergadering bij te wonen, brengt hij dit zo spoedig mogelijk ter kennis van de secretaris.

Artikel 9 Opening vergadering

1De vergadering van het college wordt niet geopend voordat meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

2Indien ingevolge het eerste lid de vergadering niet kan worden geopend, belegt de voorzitter opnieuw een vergadering op een tijdstip dat tenminste vierentwintig uur na het bezorgen van de oproeping is gelegen.

3Op de vergadering als bedoeld in het tweede lid, is het eerste lid niet van toepassing. Het college kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de ingevolge het eerste lid niet geopende vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

Artikel 10 Openbaarheid; toelating tot de vergadering van anderen dan de leden

1De vergaderingen van het college zijn niet openbaar.

2De voorzitter kan, met instemming van het college, ook andere ambtenaren dan de secretaris of andere daarvoor naar zijn oordeel in aanmerking komende personen toelaten tot de vergadering teneinde deel te nemen aan de beraadslaging.

3Op degene die op grond van het tweede lid is toegelaten tot de vergadering, zijn de bepalingen van dit reglement van overeenkomstige toepassing.

Artikel 11 Behandeling onderwerpen

1De voorzitter brengt de te behandelen onderwerpen in de op de agenda aangekondigde volgorde in behandeling. Het college kan besluiten van die volgorde af te wijken.

2Onderwerpen die niet op de agenda zijn vermeld, kunnen in spoedeisende gevallen en zoveel mogelijk met bijbehorende stukken op voorstel van de voorzitter terstond in behandeling worden genomen, tenzij het college anders beslist.

3Indien het college daarmee instemt, kan de voorzitter de behandeling van aangelegenheden, voorstellen of verslagen verdagen tot een volgende vergadering.

Artikel 12 Volgorde sprekers

1Een lid voert niet het woord zonder daartoe van de voorzitter toestemming te hebben verkregen.

2De voorzitter verleent het woord in een door hem te bepalen volgorde waarbij desgewenst de desbetreffende portefeuillehouder als eerste het woord krijgt over een voorstel.

3Van deze volgorde kan worden afgeweken wanneer het woord wordt gevraagd over een persoonlijk feit, over de vaststelling van een vraagpunt of over het indienen van een voorstel van orde.

Artikel 13 Interrupties; verstoring en handhaving van de orde

1Een spreker mag niet in zijn rede worden gestoord, tenzij de voorzitter hem aan de naleving van het reglement van orde moet herinneren. Interrupties zijn toegestaan, tenzij de voorzitter beslist dat een spreker zijn betoog zonder verdere interrupties zal afronden.

2De voorzitter kan het woord ontnemen aan een spreker die, na tot de orde te zijn geroepen, voortgaat van het in beraadslaging zijnde onderwerp af te wijken of op welke andere wijze dan ook de orde te verstoren.

3De voorzitter kan ter handhaving van de orde, of zo daar anderszins naar zijn oordeel aanleiding toe bestaat, de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen of sluiten.

Artikel 14 Einde beraadslaging

Indien de voorzitter of één van de andere leden menen dat een naar voren gebracht agendapunt voldoende is besproken, kan hij de sluiting van de beraadslaging voorstellen.

Paragraaf 2.3 Procedures bij stemming

Artikel 15 Stemverbod; stemverplichting

1Een lid neemt niet deel aan de stemming over een aangelegenheid die hem rechtstreeks of middellijk persoonlijk aangaat of waarbij hij als vertegenwoordiger is betrokken.

2Een benoeming of aanbeveling gaat iemand persoonlijk aan, wanneer hij behoort tot de personen tot wie de keuze door een voordracht of bij een herstemming is beperkt.

3Bij een schriftelijke stemming wordt onder het deelnemen aan de stemming verstaan het inleveren van een behoorlijk ingevuld stembriefje.

4Bij een stemming is ieder ter vergadering aanwezig lid dat zich niet van deelneming aan de stemming moet onthouden, verplicht zijn stem uit te brengen.

Artikel 16 Stemquorum

1Een stemming is alleen geldig, indien meer dan de helft van het aantal leden dat zitting heeft en zich niet van deelneming aan de stemming moet onthouden, daaraan heeft deelgenomen.

2Het eerste lid is niet van toepassing in een vergadering als bedoeld in artikel 9, tweede lid, voorzover het onderwerpen betreft die in de daaraan voorafgaande en ingevolge artikel 9, eerste lid, niet geopende vergadering aan de orde waren gesteld.

Artikel 17 Besluitquorum

1Voor het totstandkomen van een besluit bij stemming is de meerderheid vereist van hen die een stem hebben uitgebracht.

2De leden die zich niet verenigd hebben met een genomen besluit kunnen dit in de besluitenlijst laten opnemen, eventueel onder bijvoeging van de redenen.

Artikel 18 Stemverplichting

1Nadat de beraadslaging gesloten is verklaard, gaat het college over tot stemming, tenzij geen van de leden stemming verlangt.

2Indien over een voorstel geen stemming wordt gevraagd, is het aangenomen.

3De stemming over personen voor het doen van een benoeming, voordracht of aanbeveling geschiedt bij schriftelijke stemming.

4De stemming over zaken geschiedt bij handopsteking, tenzij de voorzitter of één van de leden hoofdelijke stemming verlangt.

Artikel 19 Stemming over wijzigingen en onderdelen

1Indien op enig voorstel wijzigingen zijn voorgesteld, gaat de eventuele stemming daarover vooraf aan die over het oorspronkelijke voorstel, met dien verstande dat over het voorstel met de naar het oordeel van de voorzitter meest vergaande strekking het eerst wordt gestemd.

2Wanneer een voorstel in onderdelen is gesplitst, wordt eerst over de onderdelen en daarna over het voorstel in zijn geheel gestemd.

Artikel 20 Mondelinge stemming

1Bij mondelinge stemming wordt de stem uitgebracht door het uitspreken van het woord voor of tegen, zonder bijvoeging van redenen.

2De stemming geschiedt zodanig dat door de voorzitter het laatste wordt gestemd.

3Indien de vergadering niet voltallig is, wordt bij staking van de stemmen het nemen van een besluit uitgesteld tot een volgende vergadering, waarin de beraadslagingen kunnen worden heropend.

4Indien de stemmen staken in een voltallige vergadering of in de in het derde lid bedoelde volgende vergadering, is de stem van de voorzitter beslissend.

5Onder een voltallige vergadering wordt verstaan een vergadering waarin alle leden, voorzover zij aan de stemming mogen deelnemen, hun stem hebben uitgebracht.

Artikel 21 Stemming over personen

1De stemming over personen geschiedt bij gesloten en ongetekende stembriefjes indien de voorzitter of een lid een dergelijke wijze van stemmen verlangt.

2Er hebben zoveel stemmingen plaats als er personen zijn te benoemen, voor te dragen of aan te bevelen. Het college kan op voorstel van de voorzitter beslissen dat bepaalde stemmingen worden samengevat op één briefje.

3De opneming van de stemmen geschiedt door de secretaris.

4De secretaris leest de inhoud van ieder stembriefje hardop voor, maakt hiervan aantekening en deelt vervolgens de uitslag hardop mee.

5Voor het bepalen van de volstrekte meerderheid worden geacht geen stem te hebben uitgebracht die leden die geen behoorlijk ingevuld stembriefje hebben ingeleverd. Onder een niet behoorlijk ingevuld stembriefje wordt verstaan:

•een blanco stembriefje;

•een ondertekend stembriefje;

•een stembriefje waarop meer dan één naam is vermeld, tenzij de stemming verschillende vacatures betreft;

•een stembriefje waarbij, indien het een benoeming op voordracht betreft, op een persoon wordt gestemd die niet is voorgedragen;

•een stembriefje waarbij op een ander persoon wordt gestemd dan die waartoe de stemming is beperkt.

6Wanneer bij een eerste stemming niemand de volstrekte meerderheid heeft verkregen, vindt een tweede stemming plaats.

7Wanneer ook bij de tweede stemming niemand de volstrekte meerderheid heeft verkregen, heeft een derde stemming plaats tussen de twee personen die bij de tweede stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd.

8Zijn bij de tweede stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de derde stemming zal plaatshebben.

9Indien bij de tussenstemming of bij de derde stemming de stemmen staken, beslist terstond het lot.

10Na vaststelling van de uitslag van de schriftelijke stemming vernietigt de secretaris onmiddellijk de stembriefjes.

11In geval van twijfel over de inhoud van een stembriefje beslist het college, op voorstel van de voorzitter.

Artikel 22 Beslissing door het lot

1Wanneer het lot moet beslissen, worden de namen van hen tussen wie de beslissing zal plaatsvinden door de secretaris op afzonderlijke, geheel identieke, briefjes geschreven.

2Nadat deze briefjes door de voorzitter zijn nagezien worden ze, op gelijke wijze naar binnen gevouwen, in een daarvoor bestemde bus gedaan en omgeschud. Daarna neemt de voorzitter een briefje uit de bus en is degene wiens naam op het briefje is vermeld, gekozen.

Artikel 22 Besluitenlijst

1Tijdens elke vergadering wordt zoveel mogelijk de besluitenlijst van de vorige vergadering vastgesteld.

2De leden hebben het recht een voorstel tot verandering te doen, indien de besluitenlijst onjuistheden bevat of niet duidelijk weergeeft wat besloten is.

3De besluitenlijst moet in elk geval inhouden:

a.de namen van de voorzitter, de secretaris en de ter vergadering aanwezige leden, alsmede van de leden die afwezig waren;

b.een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest en de besluiten die ter zake zijn genomen;

c.in voorkomende gevallen de uitslag van de stemming, met een vermelding bij hoofdelijke stemming van de namen van de leden die voor of tegen stemden;

d.in voorkomende gevallen bij het desbetreffende agendapunt de naam en de hoedanigheid van de personen aan wie het op grond van het bepaalde in artikel 10 van dit reglement is toegestaan deel te nemen aan de beraadslagingen.

4De besluitenlijst wordt opgesteld onder de zorg van de secretaris.

5De vastgestelde besluitenlijst wordt door de voorzitter en de secretaris ondertekend.

6Zo spoedig mogelijk na de vaststelling van de besluitenlijst wordt deze voor het algemeen bestuur beschikbaar gesteld.

Artikel 23 Rondvraag

Vóór de sluiting van de vergadering geeft de voorzitter de gelegenheid tot het doen van mededelingen en het stellen van vragen.

Artikel 24 Waarneming

1In de eerste vergadering na de benoeming van de hoogheemraden bij de aanvang van een nieuwe zittingstermijn en na tussentijdse benoeming van de voorzitter of een hoogheemraad en voorts wanneer daartoe anderszins aanleiding bestaat, stelt het college de volgorde vast waarin de hoogheemraden de voorzitter bij diens afwezigheid of ontstentenis vervangen.

2Degene die op grond van artikel 51a van de wet, gedurende meer dan dertig dagen onafgebroken met de waarneming van het ambt van dijkgraaf belast is geweest, geniet voor die tijd, ten laste van het waterschap, een vergoeding ten bedrage van de voor dat ambt vastgestelde bezoldiging. Indien de waarneming geschiedt door een lid van het dagelijks bestuur wordt de vergoeding verminderd met hetgeen als lid van het dagelijks bestuur aan bezoldiging wordt ontvangen.

Artikel 25 Portefeuilleverdeling

1Onverminderd het bepaalde in de artikelen 84, eerste lid, en 89, eerste lid, van de wet, stelt het college in de eerste vergadering na de benoeming van de hoogheemraden bij de aanvang van een nieuwe zittingstermijn en na tussentijdse benoeming van de voorzitter of een hoogheemraad en voorts wanneer daartoe anderszins aanleiding bestaat, een verdeling van de portefeuilles van aandachtsgebieden van de leden vast.

2Bij de verdeling van de portefeuilles wordt gestreefd naar een zo evenwichtig mogelijke taakverdeling tussen de leden.

3Tegelijk met de vaststelling van de verdeling van de portefeuilles als bedoeld in het eerste lid, wijst het college voor elke portefeuille of onderdeel daarvan een waarnemer aan.

4Tijdens de vergaderingen van het algemeen bestuur voert de desbetreffende portefeuillehouder namens het college het woord over de tot zijn portefeuille behorende onderwerpen. Indien een onderwerp tot meer dan één portefeuille behoort, wijst het college een van de portefeuillehouders aan als woordvoerder.

Artikel 26 Discussie; afwijkend standpunt

1Discussie tussen de leden dient plaats te vinden in de vergadering van het college.

2Als een lid zich niet met een bepaald voorstel aan het algemeen bestuur kan verenigen, wordt op zijn verzoek dit standpunt alsmede de redenen daarvoor in het voorstel aangegeven.

3Indien een lid tijdens de vergadering van het algemeen bestuur een nadere uitleg wil geven over zijn standpunt als bedoeld in het tweede lid, dient hij dit tijdens de vergadering van het college aan te kondigen.

Artikel 27 Verslag en verantwoording

1Een hoogheemraad die door het college is aangewezen tot lid van een algemeen bestuur van een openbaar lichaam of van een ander gemeenschappelijk orgaan ingesteld op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen, heeft het recht om (in aansluiting op de behandeling van de ingekomen stukken) verslag te doen over zaken die in het bestuur als hierboven bedoeld aan de orde zijn.

2Iedere hoogheemraad kan aan een lid als bedoeld in het eerste lid vragen stellen.

3Wanneer een hoogheemraad het lid als bedoeld in het eerste lid ter verantwoording wenst te roepen over zijn wijze van functioneren als zodanig, besluit het college over het toestaan daarvan.

4Over een voorstel tot ontslag van een hoogheemraad als lid van een algemeen bestuur van een openbaar lichaam / ander gemeenschappelijk orgaan als bedoeld in het eerste lid, wordt niet beraadslaagd dan nadat in een vergadering, die ten minste veertien dagen tevoren is gehouden, is besloten te verklaren dat de betrokken hoogheemraad niet meer het vertrouwen van het college bezit als lid van dat algemeen bestuur.

5Dit artikel is van overeenkomstige toepassing op andere organisaties of instituties, waarin het college één van zijn leden heeft benoemd.

6Dit artikel is tevens van overeenkomstige toepassing indien de in het eerste lid bedoelde aanwijzing betrekking heeft op de voorzitter of de secretaris.

Artikel 28 Uitleg reglement

In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van dit reglement beslist het college op voorstel van de voorzitter zo mogelijk overeenkomstig het bepaalde in het Reglement van orde voor het algemeen bestuur van 2009.

Artikel 29 Inwerkingtreding; citeertitel

1Dit reglement treedt direct na vaststelling in werking.

2Dit reglement kan worden aangehaald als het Reglement van orde voor de vergaderingen van het college van dijkgraaf en hoogheemraden De Stichtse Rijnlanden 2012.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van 30 oktober 2012.

P.J.M. Poelmann, dijkgraaf.

drs. E. Th. Meuleman, secretaris-algemeen directeur.