Financiële verordening provincie Zuid-Holland 2021

Artikel 1.1 Begripsbepalingen

In deze verordening en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:

a.administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie die nodig is voor het besturen, functioneren en beheersen van de provinciale organisatie en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

b.ambitie: programma als bedoeld in artikel 8, tweede lid, van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

c.Bbv: Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten;

d.beleidsindicator: beleidsindicator als bedoeld in artikel 8, derde lid, onderdeel a, van het Bbv;

g.rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn van financiële beheershandelingen met wet- en regelgeving.

e.fonds: een privaatrechtelijke verbonden partij als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onder b, Bbv, die op basis van een door provinciale staten vastgestelde investeringsstrategie met provinciale financiële middelen investeringen doet in bedrijven of projecten om een provinciaal beleidsdoel te realiseren;

f.grondbeleid: het beleid dat erop gericht is via de inzet van grondinstrumenten ruimtelijke doelen in provinciale opgaven en gebiedsprocessen te realiseren.

h.revolverend fonds: een fonds als bedoeld onder e, dat de door de provincie ter beschikking gestelde financiële middelen zodanig investeert dat deze na verloop van tijd weer geheel of ten dele bij het fonds terug komen, waarmee het fonds de eigen instandhouding bekostigt en nieuwe investeringen doet

Artikel 2.1 Planning- en controlcyclus

De planning- en controlcyclus bestaat uit:

a.de kadernota;

b.de begroting;

c.tussentijdse rapportages;

d.de jaarstukken.

Artikel 2.2 Kadernota

1Provinciale staten stellen uiterlijk in juli in een kadernota een meerjarig perspectief vast met de kaders voor het volgende begrotingsjaar en minimaal de drie daarop volgende jaren.

2De kaders, bedoeld in het eerste lid, betreffen in ieder geval:

a.een meerjarenraming op hoofdlijnen van de belangrijkste ontwikkelingen in de baten en lasten en reserves;

b.relevante beleidsontwikkelingen;

c.een toelichting.

3Bij de baten en lasten, bedoeld in het tweede lid, onder a, wordt een onderscheid gemaakt tussen incidentele en structurele baten en lasten.

Artikel 2.3 Begroting

1Provinciale staten stellen bij de aanvang van de statenperiode de programma-indeling van de begroting in ambities vast.

2Provinciale staten stellen per ambitie beleidsdoelen vast.

3Gedeputeerde staten werken de beleidsdoelen uit in beleidsprestaties. Gedeputeerde staten geven met deze beleidsprestaties aan wat ze gaan doen om de doelen te realiseren.

Artikel 2.4 Tussentijdse rapportages

1Gedeputeerde staten informeren provinciale staten tweemaal per jaar met een voorjaarsnota, onderscheidenlijk een najaarsnota ten minste over de op basis van de actuele stand van zaken noodzakelijke bijstellingen van de ambitiebegroting in het lopende boekjaar.

2De nota’s, bedoeld in het eerste lid, bevatten in ieder geval;

a.budgettaire en beleidsmatige afwijkingen ten opzichte van de vastgestelde ambitiebegroting;

b.nieuwe beleidsmatige ontwikkelingen;

c.afwijkingen in tijd en geld ten aanzien van de investeringskredieten.

3Provinciale staten stellen de voorjaarsnota uiterlijk in juli van het betreffende begrotingsjaar vast.

4Provinciale staten stellen de najaarsnota uiterlijk in november van het betreffende begrotingsjaar vast.

Artikel 3.1 Paragrafen

In aanvulling op artikel 9, tweede lid, van het Bbv, bevatten de begroting en de jaarstukken de volgende paragrafen:

a.subsidies, waarin budgettaire grenzen voor de subsidieverstrekking en de subsidieplafonds zijn opgenomen;

b.EU-subsidies, waarin wordt ingegaan op de ontwikkelingen rond EU-projecten waar de provincie Zuid-Holland bij betrokken is.

Artikel 4.1 Beleidsnota’s

[vervallen]

Artikel 4.2 Beleidsnota kostprijsberekening en rentetoerekening

[vervallen]

Artikel 4.3 Beleidsnota onderhoud kapitaalgoederen

[vervallen]

Artikel 4.4 Beleidsnota verbonden partijen en overige deelnemingen

[vervallen]

Artikel 4.5 Beleidsnota grondbeleid

[vervallen]

Artikel 4.6 Instellen bestemmingsreserves

1Provinciale staten kunnen een bestemmingsreserve instellen.

2Aan het doel van de bestemmingsreserve ligt een concreet en actueel plan ten grondslag.

3Het besluit tot instelling van een bestemmingsreserve bevat per onderwerp een toelichting die in ieder geval ingaat op:

a.de looptijd;

b.de benodigde omvang voor het doel;

c.het bestedingsritme;

d.de voeding; en,

e.de functie van de bestemmingsreserve.

4Een bestemmingsreserve heeft één van de volgende functies:

a.spaar;

b.egalisatie;

c.buffer (risico).

Artikel 4.7 Wijzigingen en opheffen van bestemmingsreserves

1Provinciale staten kunnen een bestemmingsreserve wijzigen of opheffen.

2Provinciale staten heffen bestemmingsreserves in ieder geval op indien:

a.de looptijd is verstreken; of,

b.het doel waarvoor de bestemmingsreserve is ingesteld, is gerealiseerd.

3Indien provinciale staten een bestemmingsreserve opheffen, vallen de resterende middelen vrij ten gunste van het begrotingssaldo tenzij anders overeengekomen.

Artikel 4.8 Budgetoverheveling tussen begrotingsjaren

Provinciale staten kunnen jaarlijks in de kadernota de bestemmingsreserves aanwijzen waarop mutaties per ultimo jaar plaats kunnen vinden, afhankelijk van de realisatie van lasten en baten voor het bijbehorende onderwerp.

Artikel 4.9 Beoordeling bestemmingsreserves

1Bij het opstellen van de begroting en de jaarrekening worden bestemmingsreserves beoordeeld aan de hand van:

a.het plan als bedoeld in artikel 4.6, tweede lid;

b.de toelichting als bedoeld in artikel 4.6, derde lid;

c.de beklemdheid van reserves; te onderscheiden in juridisch verplicht, bestuurlijk verplicht of niet verplicht.

2De beoordeling als bedoeld in het eerste lid, kan er toe leiden dat bestemmingsreserves in stand blijven of geheel of gedeeltelijk worden opgeheven.

Artikel 4.10 Omvang bestemmingsreserves

1Een bestemmingsreserve heeft bij aanvang en gedurende de looptijd een minimum omvang van € 1.500.000.

2Indien een bestemmingsreserve structureel onder het bedrag van € 1.500.000 komt, valt het restant vrij en wordt over de benodigde jaren verdeeld naar de exploitatiebudgetten die horen bij het doel waarvoor de bestemmingsreserve is ingesteld.

Artikel 4.11 Looptijd bestemmingsreserves

Een bestemmingsreserve, niet zijnde een bestemmingsreserve met de functie egalisatie of buffer, heeft een maximale looptijd van 3 jaar, tenzij uit het plan als bedoeld in artikel 4.6, tweede lid, volgt dat een langere looptijd gerechtvaardigd is.

Artikel 4.12 Voorziening groot onderhoud

Voor kapitaalgoederen kunnen voorzieningen voor groot onderhoud worden gevormd op basis van een door provinciale staten vastgesteld meerjarig beheer- en onderhoudsplan.

Artikel 4.13 Voorziening dubieuze debiteuren

Er is een voorziening dubieuze debiteuren ingesteld. De omvang van de voorziening is gebaseerd op een beoordeling van de groep vorderingen kleiner dan € 50.000 en een beoordeling van elke vordering groter dan € 50.000.

Artikel 4.14 Afschrijving

1Activa worden niet eerder afgeschreven dan in het jaar nadat een fase van het project technisch gereed is.

2Nagekomen kosten en opbrengsten van een project dat technisch gereed is, worden geactiveerd op het moment van decharge.

Artikel 4.15 Afschrijvingstermijnen

1Materiële vaste activa worden lineair afgeschreven.

2Voor materiele vaste activa gelden de volgende afschrijvingstermijnen:

a.50 jaar voor grootschalige kunstwerken, zoals tunnels;

b.40 jaar voor vaarwegen, recreatieobjecten en landschapszorg;

c.30 jaar voor gebouwen, wegen en fietspaden inclusief bijbehorende installaties;

d.25 jaar voor dienstvaartuigen;

e.15 jaar voor technische installaties in gebouwen en veiligheidsvoorzieningen voor gebouwen;

f.10 jaar voor inrichting en bekabeling ICT en telefooninstallaties;

g.5 jaar voor transportmiddelen en kantoormachines;

h.3 jaar voor communicatiemiddelen, automatiseringsapparatuur en -programmatuur (ICT-middelen).

3Voor onderdelen van de gebouwen, waarvoor een kortere levensduur dan 30 jaar wordt verwacht, wordt, in afwijking van het tweede lid onder c, de componentenmethode toegepast.

4Gronden en terreinen die samenhangen met of onderdeel zijn van activa met een economisch nut worden niet afgeschreven tenzij aanwijsbaar sprake is van waardevermindering.

5Bij het bepalen van de afschrijvingslasten wordt geen restwaarde gehanteerd.

Artikel 4.16 Financiële vaste activa

1Leningen en overige uitzettingen met een rentetypische looptijd van één jaar of langer en deelnemingen worden gewaardeerd tegen nominale waarde of lagere marktwaarde.

2Kosten voor het afsluiten van geldleningen en agio en disagio worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

Artikel 4.17 Immateriële vaste activa

1Bijdragen aan activa van derden groter dan € 2.500.000 worden geactiveerd.

2Bij toepassing van afschrijving op deze activa als bedoeld in het eerste lid zijn de afschrijvingstermijnen van artikel 4.15, tweede lid, van toepassing tenzij blijkt dat de derde een kortere afschrijvingstermijn hanteert.

3Kosten van onderzoek en ontwikkeling die gemaakt zijn in de voorbereidingsfase worden in 5 jaar afgeschreven.

Artikel 4.18 Overgangsrecht

Artikel 4.14 tot en met 4.17 zijn niet van toepassing op investeringen die vóór 1 januari 2021 zijn geactiveerd.

Artikel 4.19 Beheer en onderhoud kapitaalgoederen

1Het beheer en onderhoud is erop gericht kapitaalgoederen zo lang mogelijk in stand te houden voor het doel waarvoor deze zijn aangeschaft of vervaardigd.

2Indien provinciale kapitaalgoederen, naast hun primaire doel, tevens bijdragen aan meerdere ambities zoals duurzaamheid, klimaatadaptatie en omgevingskwaliteit, dan wordt dit waar mogelijk meegenomen in het beheer en onderhoud.

3Extra benodigde middelen voor beheer en onderhoud voortvloeiend uit het tweede lid, worden voor een integrale afweging via de planning & control cyclus aan provinciale staten voorgelegd.

4Beheer en onderhoud wordt onderscheiden in:

a.beheer en onderhoud infrastructuur;

b.beheer en onderhoud gebouwen;

c.beheer en onderhoud recreatiegebieden.

5Provinciale staten stellen in de Omgevingsvisie de kaders vast van het kwaliteitsniveau voor beheer en onderhoud van de in het vierde lid onderscheiden onderdelen a en c, waarbij in afwijking hiervan voor onderdeel b het kader van het kwaliteitsniveau ‘sober en doelmatig’ wordt gehanteerd waarbij de ondergrens wordt bepaald door wet- en regelgeving.

6Gedeputeerde staten stellen een uitvoeringsnota vast over de wijze waarop:

a.de in het vijfde lid bedoelde kwaliteitsniveau per onderdeel wordt gerealiseerd; en

b.de ontwikkeling van het kwaliteitsniveau wordt gemonitord en gerapporteerd.

7Provinciale staten stellen jaarlijks het meerjarig budget voor beheer en onderhoud vast op basis van een meerjarenprogramma beheer en onderhoud, waarbij de volgende planhorizonnen worden gehanteerd:

a.beheer en onderhoud infrastructuur: 15 jaar;

b.beheer en onderhoud gebouwen: 10 jaar;

c.beheer en onderhoud recreatiegebieden: 15 jaar.

8In het meerjarenprogramma beheer en onderhoud wordt voor het meerjarig benodigde budget in elk geval onderscheid gemaakt naar exploitatie uitgaven en investeringsuitgaven.

9Voor het bepalen van het meerjarig benodigde budget wordt gebruik gemaakt van een kostenmodel met daarin opgenomen normkosten die minimaal eens per vijf jaar worden geactualiseerd.

10Schommelingen in het meerjarig benodigde budget worden zoveel mogelijk geëgaliseerd via een egalisatiereserve of voorziening voor groot onderhoud.

11De kosten voor beheer en onderhoud maken integraal onderdeel uit van de besluitvorming over areaalwijzigingen en worden gelijktijdig verwerkt in de provinciale begroting.

Artikel 4.20 Risicomanagement

1Gedeputeerde staten dragen zorg voor een organisatiebreed systeem van risicomanagement.

2Het systeem als bedoeld in het eerste lid leidt tot een integraal en transparant inzicht in risico’s dat het proces van sturing, beheersing, besluitvorming en verantwoording op de verschillende niveaus in de organisatie ondersteunt.

Artikel 4.21 Volgorde van risicoafdekking

Als een risico met financiële gevolgen zich voordoet, geldt de onderstaande volgorde van afdekking:

a.het risico wordt afgedekt door de middelen die beschikbaar zijn gesteld ter afdekking van risico’s binnen het desbetreffende beleidsdoel;

b.voor zover de middelen als bedoeld onder a ontoereikend zijn, wordt het risico afgedekt door de vrije ruimte en niet-juridische beklemde middelen binnen de ambitie waaronder het beleidsdoel valt;

c.voor zover de middelen, bedoeld onder a en b, ontoereikend zijn, komt een incidenteel risico als bedoeld in artikel 4.25, derde lid, ten laste van de bufferreserve weerstandscapaciteit;

d.indien de middelen in de bufferreserve weerstandscapaciteit ontoereikend zijn, komt een incidenteel risico ten laste van de algemene reserve;

e.voor zover de middelen, bedoeld onder a en b, ontoereikend zijn vindt de risicoafdekking van een structureel risico als bedoeld in artikel 4.25, vierde lid, plaats vanuit de structurele weerstandscapaciteit.

Artikel 4.22 Weerstandsvermogen

1Het weerstandsvermogen wordt berekend door de weerstandscapaciteit te delen door de financiële omvang van de in de paragraaf weerstandsvermogen opgenomen risico’s.

2Bij de berekening als bedoeld in het eerste lid wordt onderscheid gemaakt tussen het incidenteel en structureel weerstandsvermogen.

3Voor de ratio’s, bedoeld in het tweede lid, wordt een norm van minimaal één gehanteerd.

Artikel 4.23 Incidentele weerstandscapaciteit

1De incidentele weerstandscapaciteit bestaat uit de bufferreserve weerstandscapaciteit en de algemene vrije reserve.

2De benodigde omvang van de bufferreserve weerstandscapaciteit wordt bepaald door de financiële omvang van de incidentele risico’s.

3De omvang van de bufferreserve ‘weerstandscapaciteit’ bedraagt minimaal € 30.000.000.

Artikel 4.24 Structurele weerstandscapaciteit

De structurele weerstandscapaciteit bestaat uit:

a.de post onvoorzien als bedoeld in artikel 8, eerste lid, onder e, van het Bbv;

b.het structurele begrotingssaldo;

c.de onbenutte belastingcapaciteit in combinatie met bezuinigingen.

Artikel 4.25 Materiële incidentele en structurele risico’s

1In de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing als bedoeld in artikel 9, tweede lid, onder b, van het Bbv, worden risico’s opgenomen die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie en niet al op het niveau van een beleidsdoel of ambitie zijn afgedekt.

2De ondergrens van een materieel risico bedraagt € 1.000.000.

3Incidentele risico’s zijn risico’s met een eenmalig gevolg.

4Structurele risico’s hebben een terugkerend gevolg.

Artikel 4.26 Rapportage

Tenminste in de begroting en jaarrekening wordt via de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing inzicht gegeven in het integrale risicoprofiel, bestaande uit ten minste:

a.de financiële omvang van de risico’s, bedoeld in artikel 4.25, eerste lid;

b.een geaggregeerd beeld van de risico’s die binnen de beleidsdoelen of ambities worden afgedekt;

c.de mate waarin de risico’s zijn afgedekt.

Artikel 4.27 Structurele lasten investeringen

1In de kadernota, begroting en jaarrekening wordt een kengetal opgenomen die de verhouding weergeeft tussen de structurele lasten van investeringen en de baten in een jaar.

2De structurele lasten van investeringen bestaan uit de totale som van de kapitaallasten en de exploitatielasten van meerjarige overeenkomsten voor investeringen in de meerjarenbegroting.

Artikel 4.28 Garant- en borgstellingen

1In de kadernota, begroting en jaarrekening wordt een kengetal opgenomen die de verhouding weergeeft tussen de hoogte van de garant -en borgstellingen per 31 december en de baten in een jaar.

2Onder garant- en borgstelling wordt verstaan een schriftelijke verklaring van de provincie aan een geldverstrekker dat de geldnemer aan zijn verplichtingen zal voldoen, waarbij wordt geregeld dat wanneer de geldnemer in betalingsproblemen komt, de provincie zorgt dat de financiële verplichtingen waarvoor zij garant staat, worden nagekomen, als bedoeld in artikel 50 van het Bbv.

Artikel 4.29 Monitoring

1Provinciale staten stellen in de kadernota signaleringswaarden vast voor de volgende indicatoren:

a.schuldquote als bedoeld in artikel 11, tweede lid, onderdeel d, onder 1a van het Bbv;

b.solvabiliteit als bedoeld in artikel 11, tweede lid, onderdeel d, onder 2 van het Bbv;

c.weerstandsvermogen als bedoeld in artikel 4.22, eerste lid, waarbij de signaleringswaarde minimaal de norm als bedoeld in artikel 4.22, derde lid, vormt;

d.structurele lasten investeringen als bedoeld in artikel 4.27; en,

e.garant -en borgstellingen als bedoeld in artikel 4.28.

2Bij iedere indicator leveren gedeputeerde staten een korte analyse over de signaleringswaarde in de verschillende planning & control producten als bedoeld in artikel 2.1, uitgezonderd de tussentijdse rapportages.

3Indien twee of meer indicatoren als bedoeld in het eerste lid de signaleringswaarden bereiken in het kalenderjaar of de vier daaropvolgende jaren, bepalen provinciale staten op basis van de genoemde analyse als bedoeld in het tweede lid of zwaardere analyse en/of maatregelen noodzakelijk zijn.

Artikel 4.30 Deelnemen in verbonden partijen

1Het ontwerp-besluit bedoeld in artikel 158, tweede lid, van de Provinciewet, en het verzoek van gedeputeerde staten aan provinciale staten om toestemming te verlenen ingevolge artikel 40, tweede en derde lid, 51, tweede en derde lid, 73, tweede en derde lid, en 83, tweede en derde lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen, zijn voorzien van een onderbouwing die in ieder geval de volgende gegevens bevat:

a.een motivering voor de keuze om deel te nemen in een verbonden partij, in ieder geval:

1°het publiek belang;

2°het provinciaal doel en te bereiken resultaat;

3°een beschrijving en afweging instrumenten om provinciaal doel te bereiken;

4°een beschrijving en afweging rechtsvormen.

b.de financiële basisgegevens, in ieder geval:

1°de benodigde financiële middelen;

2°andere financiële stromen;

3°het tijdpad;

4°de exitstrategie.

c.een financiële analyse, in ieder geval:

1°de financiële gevolgen voor de provincie;

2°de fiscale gevolgen voor de provincie;

3°de risico’s voor de provincie;

4°de maatregelen om de risico’s te beheersen.

d.een juridische analyse, in ieder geval:

1°staatssteunanalyse;

2°mededingingsaspecten;

3°inkoop en aanbesteding;

4°overige toepasselijke Europese en Nederlandse regelgeving.

e.een beschrijving van de relatie met de verbonden partij, in ieder geval:

1°de governance van de verbonden partij;

2°de rol van de provincie;

3°vertegenwoordiging van de provincie in het orgaan waarin de deelnemers zijn vertegenwoordigd, inclusief voordracht vertegenwoordiger en plaatsvervanger;

4°indien aan de orde: een motivering voor aanwijzen lid van raad van bestuur, raad van commissarissen of raad van toezicht van een privaatrechtelijke verbonden partij, alsmede voordracht;

5°het stemaandeel van de provincie

6°de analyse van de financiële gezondheid van de verbonden partij;

7°de wijze waarop het beheer binnen de provincie is belegd;

8°de aan de verbonden partij verbonden beleidsbepalende personen, die in ieder geval dienen te beschikken over een actuele verklaring omtrent gedrag.

f.een beschrijving van de relatie met de andere partij(en) die bij de verbonden partij is of zijn betrokken, in ieder geval:

1°de rol van de andere partij(en);

2°de financiële bijdrage van de andere partij(en);

3°de analyse van de financiële gezondheid van de andere partij(en);

4°de samenwerking met de andere partij(en);

5°de overlegstructuur en vertegenwoordiging provincie in het overleg met de andere partij(en);

6°het stemaandeel van de andere partij(en).

g.het beoogde beheerarrangement, in ieder geval:

1°de mate en wijze van sturing;

2°de mate, frequentie en wijze van verantwoording aan provinciale staten;

3°de frequentie van overleg met de verbonden partij;

4°de frequentie van evaluatie, waarbij uitgangspunt is dat aan het begin van een collegeperiode een evaluatie van alle verbonden partijen plaats vindt.

Artikel 4.31 Fondsen

1Indien gedeputeerde staten het voornemen hebben om deel te nemen in een fonds of een revolverend fonds, zenden zij in aanvulling op artikel 4.30, eerste lid, aan provinciale staten de ontwerp-investeringsstrategie voor het fonds, waarin in ieder geval de volgende gegevens zijn opgenomen:

a.de looptijd;

b.de financiële instrumenten die het fonds kan inzetten;

c.het rendement en inzet daarvan;

d.de mate van revolverendheid;

e.investeringsrestricties;

f.maximaal aandeel fonds in onderneming of project;

g.de wijze waarop wordt omgegaan met aanloopverliezen;

h.overige voorwaarden.

2Provinciale staten stellen de investeringsstrategie vast.

Artikel 4.32 Vertegenwoordiging in gemeenschappelijke regelingen

1De vertegenwoordiging in de algemeen besturen van gemeenschappelijke regelingen geschiedt uitsluitend door leden van Gedeputeerde Staten. Deze kunnen elkaar onderling vervangen.

2In het geval dat de provinciale vertegenwoordiger in het algemeen bestuur wordt aangewezen om zitting te nemen in het dagelijks bestuur of als het provinciale belang dat vereist wijzen gedeputeerde staten twee of meer vertegenwoordigers en plaatsvervangers aan voor het algemeen bestuur.

Artikel 4.33 Vertegenwoordiging in privaatrechtelijke verbonden partijen

1De provincie is alleen vertegenwoordigd in het orgaan van een privaatrechtelijke verbonden partij waarin alle deelnemers bijeenkomen en besluiten nemen.

2Gedeputeerde staten wijzen de vertegenwoordiger van de provincie en een plaatsvervanger aan om zitting te nemen in de in het eerste lid bedoelde orgaan.

3Gedeputeerde staten dragen alleen een lid voor het bestuur van een privaatrechtelijke verbonden partij voor, als daarmee het provinciale belang in het bijzonder is gediend en provinciale staten daarmee hebben ingestemd.

4Gedeputeerde staten dragen alleen een lid voor een raad van commissarissen of raad van toezicht van een privaatrechtelijke verbonden partij voor, als daarmee het provinciale belang in het bijzonder is gediend en provinciale staten daarmee hebben ingestemd.

5De in het derde en vierde lid bedoelde persoon heeft geen functie binnen de provincie of anderszins een structurele band met de provincie en is onafhankelijk en deskundig op het gebied waarin de verbonden partij werkzaam is.

Artikel 4.34 Beheer verbonden partijen

1Gedeputeerde staten dragen zorg voor een organisatiebreed systeem voor het beheren van verbonden partijen, waardoor gedeputeerde staten te allen tijde kunnen beschikken over de informatie die noodzakelijk is voor de tijdigheid, volledigheid en juistheid en volgens de regelgeving van de externe (financiële) verslaggeving.

2Het in het eerste lid bedoelde beheersysteem ziet op:

a.de interne organisatie:

i.de relatie tussen gedeputeerde staten en provinciale staten;

ii.de samenwerking tussen de bij het beheer betrokken organisatieonderdelen;

iii.het beheerproces;

b.de relatie tussen de provincie en de verbonden partijen;

c.de relatie tussen de provincie en de andere bij een verbonden partij betrokken organisaties.

3Het in het eerste lid bedoelde systeem kent drie beheerarrangementen, te weten licht, standaard en zwaar. Daarnaast is maatwerk mogelijk.

4Alle verbonden partijen worden aan de hand van een risicoanalyse ingedeeld in een arrangement. De risicoanalyse betreft in ieder geval de bestuurlijke, juridische en financiële risico’s. De indeling in een arrangement wordt periodiek geactualiseerd.

5De deelname in verbonden partijen wordt periodiek geëvalueerd en geactualiseerd, tenminste iedere vier jaar.

Artikel 4.35 Overige uitgangspunten

1Gedeputeerde staten zien er op toe dat de beleidsinhoudelijke rol en het beheer van verbonden partijen zoveel mogelijk op verschillende plaatsen binnen de organisatie zijn belegd (functiescheiding).

2Gedeputeerde staten zien er op toe dat verbonden partijen integriteitsbeleid heeft en uitvoert.

3Gedeputeerde staten zien er op toe dat het beloningsbeleid van een verbonden partij voor zowel vaste werknemers als voor tijdelijk ingehuurde werknemers voldoet aan de Wet normering topinkomens.

4Gedeputeerde staten zien erop toe dat de verbonden partij beleid heeft voor het voldoen aan Europese en Nederlandse wet- en regelgeving (compliance) en daaraan voldoet.

5Gedeputeerde staten rapporteren over de ontwikkelingen met betrekking tot de verbonden partijen aan provinciale staten via de reguliere rapportagecyclus. Daarnaast rapporteren zij in ieder geval eenmaal per jaar specifiek over de verbonden partijen.

Artikel 4.36 Wijzigen en beëindigen van een deelname in een verbonden partij

1Gedeputeerde staten zenden provinciale staten het ontwerp-besluit met het voornemen van gedeputeerde staten om een deelname in een verbonden partij als bedoeld in artikel 158, tweede lid, Provinciewet of in een gemeenschappelijke regeling te wijzigen. Het ontwerp-besluit is voorzien van een onderbouwing als bedoeld in artikel 4.30, eerste lid, onder a tot en met g, voor zover daarin wijziging wordt aangebracht ten opzichte van de onderbouwing bij het besluit tot het deelnemen, alsmede:

a.een motivering voor de wijziging;

b.een beschrijving van de gevolgen voor de relatie met de verbonden partij en met de andere partij(en) die bij de verbonden partij is of zijn betrokken.

2Gedeputeerde staten zenden provinciale staten het ontwerp-besluit met het voornemen van gedeputeerde staten om een deelname in een verbonden partij als bedoeld in artikel 158, tweede lid, Provinciewet of in een gemeenschappelijke regeling te beëindigen. Het ontwerp-besluit is voorzien van een onderbouwing, die in ieder geval de volgende gegevens bevat:

a.een motivering voor de beëindiging;

b.een financiële en juridische analyse, bestaande uit in ieder geval:

1°de financiële gevolgen voor de provincie;

2°de fiscale gevolgen voor de provincie;

3°de risico’s voor de provincie;

4°de maatregelen om de risico’s te beheersen;

c.een beschrijving van de gevolgen voor de relatie met de verbonden partij en met de andere partij(en) die bij de verbonden partij is of zijn betrokken.

3Het eerste en tweede lid zijn ook van toepassing op de wijziging of intrekking van een investeringsstrategie.

Artikel 4.37 Beleidsregels

Gedeputeerde staten stellen beleidsregels vast over de wijze waarop zijn uitvoering geven aan paragraaf 4.6..

Artikel 4.38 Hardheidsclausule

1Gedeputeerde staten kunnen paragraaf 4.6. buiten toepassing laten of daarvan afwijken voor zover toepassing gelet op het belang van de provincie zal leiden tot een onbillijkheid van overwegende aard.

2Gedeputeerde staten besluiten tot buiten toepassing laten of afwijking van de bepalingen bij of krachtens paragraaf 4.6 onder het voorbehoud dat provinciale staten hierover een positief besluit nemen.

Artikel 4.39 Grondbeleid

1Gedeputeerde staten zetten de grondinstrumenten in teneinde provinciale opgaven en gebiedsprocessen te realiseren.

2Bij de uitvoering van het grondbeleid nemen gedeputeerde staten de volgende algemene uitgangspunten in acht:

a.Marktconformiteit.

b.Transparantie, integriteit en level playing field.

c.Beheer gericht op waarde- en functiebehoud, waarbij rekening wordt gehouden met de provinciale opgaven.

d.In geval van grondverwerving wordt ernaar gestreefd zoveel mogelijk minnelijk te verwerven. Gedeputeerde Staten informeren Provinciale Staten in een vroegtijdig stadium over het voornemen om tot onteigening over te gaan.

e.Grond die niet langer benodigd is voor het doel waarvoor het is aangekocht wordt verkocht tenzij deze grond kan worden ingezet voor andere provinciale opgaven.

Artikel 4.40 Strategische grondaankopen

1Gedeputeerde Staten nemen besluiten tot het doen van strategische aankopen van grond en daaraan verbonden opstallen tot een maximum van € 15 miljoen per jaar.

2In afwijking van het eerste lid geldt voor de respectievelijke begrotingsjaren 2024, 2025 en 2026 dat dit maximum per jaar overschreden kan worden tot het totaal van € 45 miljoen geldend voor deze driejarige periode.

Artikel 4.41 Financiële aspecten en risico’s grondposities

Gedeputeerden staten dragen binnen het betreffende begrotingsonderdeel zorg voor de financiële dekking van de uitvoerings-, beheer - en overige kosten en treffen maatregelen gericht op de risico’s die verband houden met de ingenomen grondposities.

Artikel 4.42 Uitvoeringsnota grondbeleid

Gedeputeerde staten stellen een uitvoeringsnota vast over de wijze waarop zij uitvoering geven aan deze paragraaf.

Artikel 4.43 Rentetoerekening

1De toegerekende rentelasten bestaan uitsluitend uit de (verwachte) werkelijke rentelasten in de begroting en jaarstukken. Er wordt geen rente over het eigen vermogen of de voorzieningen berekend.

2Het toerekenen van de rente aan de taakvelden vindt plaats conform de richtlijnen van de Commissie BBV.

Artikel 4.44 Kostprijsberekening

1Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten van de provincie wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten ook de indirecte kosten betrokken die samenhangen met de door de provincie verleende diensten.

2Het bedrag van de toe te rekenen overhead wordt bepaald naar rato van de omvang van de directe loonkosten.

Artikel 4.45

1De door de provinciale staten zelf te indexeren baten worden geïndexeerd op basis van onafhankelijke indexen.

2De lasten die voor indexatie in aanmerking komen, worden geïndexeerd op basis van onafhankelijke indexen.

3Indexatie wordt verwerkt in de begroting voor het betreffende kalender jaar (T) en de 5 daaropvolgende jaren, conform de verwerking van de circulaires provinciefonds.

4De verwerking in de begroting, bedoeld in het derde lid, vindt in het kalenderjaar (T) en T+1 plaats op de exploitatie en investeringsbudgetten. Voor de jaren na T+1 vindt de verwerking plaats op een stelpost.

5Exploitatiebudgetten worden geïndexeerd, met uitzondering van:

a.de kapitaallasten, (inzet van) bestemmingsreserves, overlopende passiva en voorzieningen;

b.lasten die gedekt worden uit een specifieke bijdrage van een derde.

6Investeringskredieten worden geïndexeerd met uitzondering van kredieten na de periode T+5.

7Bij najaarsnota valt het restant indexatiebudget dat op de stelpost staat voor dat begrotingsjaar structureel vrij ten gunste van het begrotingssaldo.

Artikel 4.47 Leningen en garanties

1Gedeputeerde staten verstrekken geen subsidie in de vorm van een lening of een garantstelling, tenzij de activiteit van een derde niet door middel van commerciële kredietverlening of vanuit een overheidsfonds gefinancierd kan worden en deze activiteit bijdraagt aan de realisatie van een of meer provinciale beleidsdoelstellingen.

2Gedeputeerde staten verstrekken geen lening of garantstelling voor een bedrag van minder dan € 500.000.

3Als gedeputeerde staten voornemens zijn om een lening of garantstelling te verlenen, stellen zij provinciale staten in de gelegenheid hun wensen en bedenkingen hierover naar voren te brengen.

4Gedeputeerde staten verstrekken een subsidie in de vorm van een lening of een garantstelling slechts indien de subsidieontvanger daarvoor voldoende zekerheid stelt.

5Bij het verstrekken van een lening of garantstelling nemen gedeputeerde staten het recht van de Europese Unie in acht.

6Gedeputeerde staten kunnen slechts besluiten tot het verstrekken van een lening of een garantstelling, indien er financiële dekking is voor eventuele rentekosten of rentederving op het provinciaal vermogen, en de debiteurenrisico’s.

7Bij het verstrekken van een lening of garantie wordt ten laste van de begroting een risicoreservering opgenomen in de bufferreserve weerstandscapaciteit ter grootte van het risico dat de provincie loopt.

Artikel 4.46

1De grens voor lastneming van meerjarige subsidies wordt gesteld op € 250.000.

2De lasten voor meerjarige subsidies onder de grens, bedoeld in het eerste lid, worden in de lasten genomen in het jaar van aanvang van de activiteiten.

3De lasten voor meerjarige subsidies boven de grens, bedoeld in het eerste lid, worden toegerekend aan de jaren waarop de lasten betrekking hebben.

Artikel 5.1 Administratie

Gedeputeerde staten dragen zorg voor een deugdelijke administratie die erop gericht is adequate sturingsinformatie te leveren. De administratie is zodanig van opzet en werking dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

a.het voldoen aan de vereisten van het Bbv en de Provinciewet;

b.het verstrekken van een actuele en volledige administratie van bezittingen.

Artikel 5.2 Financiële organisatie

1Gedeputeerde staten zorgen voor en stellen vast:

a.een adequate scheiding van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatievoorziening is gewaarborgd;

b.de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van budgetten en investeringskredieten;

c.de regels voor de opdrachtverlening, inkoop en aanbesteding van werken en diensten;

d.het integriteitsbeleid;

e.het treasurystatuut, waarin de uitvoering van de financieringsfunctie is vastgelegd. Het statuut wordt ter informatie aan provinciale staten aangeboden.

Artikel 5.3 Interne controle

1Gedeputeerde staten zorgen ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking.

2Gedeputeerde staten waarborgen de rechtmatigheid van de beheershandelingen.

3Gedeputeerde staten nemen indien noodzakelijk maatregelen tot herstel bij afwijkingen op het gebied van rechtmatigheid.

4Gedeputeerde staten dragen zorg voor een stelsel van interne controle op de goede werking van de taken bedoeld in het eerste, tweede en derde lid.

Artikel 5.4 Rechtmatigheidsverantwoording

1Provinciale staten stellen jaarlijks de verantwoordingsgrens vast van afwijkingen waarboven gedeputeerde staten rapporteren in de rechtmatigheidsverantwoording.

2Provinciale staten stellen jaarlijks de rapporteringsgrens vast van afwijkingen die afzonderlijk worden toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

3De toelichting op de rechtmatigheidsverantwoording maakt in de paragraaf bedrijfsvoering onderscheid tussen wettelijk verplichte onderwerpen en niet-wettelijk verplichte onderwerpen.

4De wettelijk verplichte onderwerpen, bedoeld in het derde lid, volgen vanuit regelgeving van het Bbv.

5De niet-wettelijk verplichte onderwerpen, bedoeld in het derde lid, betreffen:

a.verantwoording van fraudes die betrekking hebben op het getrouwe beeld van de jaarrekening;

b.verantwoording van niet-financiële onrechtmatigheden;

c.nieuwe ontwikkelingen op het gebied van (financiële) rechtmatigheid;

d.verwachte problemen op het gebied van (financiële) rechtmatigheid;

e.verwachte knelpunten op het gebied van (financiële) rechtmatigheid;

f.omvangrijke posten op het gebied van de (financiële) rechtmatigheid;

g.bijzondere posten op het gebied van de (financiële) rechtmatigheid;

h.grote risico’s op het gebied van de (financiële) rechtmatigheid (management by exception).

Artikel 5.5 Begrotingsrechtmatigheid

1Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door provinciale staten geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende ambities, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen.

2De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door provinciale staten is geautoriseerd.

3Onderschrijding van de begrote lasten, onder- en overschrijding van de begrote baten zijn onrechtmatig, tenzij deze tijdig zijn gemeld bij provinciale staten.

4Een onderschrijding of overschrijding, als bedoeld in het derde lid, is tijdig gemeld als de genoemde afwijking in een tussentijdse rapportage als de Voorjaarsnota of Najaarsnota is opgenomen of in de Jaarrekening.

5Een tijdig gemelde onderschrijding of overschrijding als bedoeld in het derde lid is rechtmatig en behoeft geen vermelding in de rechtmatigheidsverantwoording of de toelichting daarop in de paragraaf bedrijfsvoering.

6Overschrijding van de lasten of investeringskredieten zijn onrechtmatig en worden als zodanig ook vermeld in de rechtmatigheidsverantwoording. Daarbij wordt het onderscheid gemaakt in overschrijdingen die acceptabel zijn en overschrijdingen die niet-acceptabel zijn.

7Een onrechtmatige overschrijding van de lasten of investeringskredieten is acceptabel indien:

a.er sprake is van een overschrijding waarbij direct gerelateerde baten de overschrijding compenseren;

b.er sprake is van een overschrijding op een open-einde regeling;

c.de overschrijding door provinciale staten is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage;

d.de afwijking past binnen het door provinciale staten geaccordeerde beleid en kleiner is dan de rapporteringsgrens.

8Overschrijdingen van de begrote lasten die niet voldoen aan de in het zevende lid genoemde voorwaarden worden als niet-acceptabel aangemerkt.

9Begrotingsonrechtmatigheden die acceptabel zijn worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording, voor zover de verantwoordingsgrens afzonderlijk voor de fouten of afzonderlijk voor onduidelijkheden is overschreden, maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

10Begrotingsonrechtmatigheden die niet-acceptabel zijn worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording, voor zover de verantwoordingsgrens afzonderlijk voor de fouten of afzonderlijk voor onduidelijkheden is overschreden, en worden nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

11Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal bedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.

Artikel 6.1 Intrekking Financiële verordening provincie Zuid-Holland 2017

De Financiële verordening provincie Zuid-Holland 2017 wordt ingetrokken.

Artikel 6.2 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2021.

Artikel 6.3 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële verordening provincie Zuid-Holland 2021.