Archief provinciaal bestuur Zuid-Holland 1987 – 2008 en Archief onderzoeken Ceteco-affaire en Bouwfraude 1999 – 2010

Een belanghebbende kan tegen dit besluit bezwaar maken op grond van artikel 7:1 van de Algemene wet bestuursrecht. Dit kan door een bezwaarschrift in te dienen bij de Provincie Zuid-Holland, afdeling Financiële en Juridische Zaken, secretariaat Awb, Postbus 9060, 2509 LP Den Haag]. De termijn voor het indienen van een bezwaarschrift bedraagt zes weken. De termijn vangt aan met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het Provinciaal Blad waarin het besluit is geplaatst.

Artikel 12, eerste lid van de Archiefwet 1995, hierna te noemen de wet, verplicht de zorgdrager de archiefbescheiden, die niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar, naar de aangewezen archiefbewaarplaats over te brengen. Op grond van de bepalingen van de wet zijn de archiefbescheiden die in een archiefbewaarplaats berusten volgens artikel 14 in beginsel openbaar. Uitzonderingen hierop worden genoemd in de artikelen 15, 16 en 17.

Artikel 15 stelt dat bij de overbrenging van de in artikel 1, onder c lid 1 en 2, bedoelde archiefbescheiden de zorgdrager, na advies van de beheerder van de archiefbewaarplaats (i.c. de provinciearchivaris), slechts beperkingen aan de openbaarheid kan stellen voor een bepaalde termijn en met het oog op:

1De eerbieding van de persoonlijke levenssfeer;

2Het belang van de Staat en zijn bondgenoten;

3Het anderszins voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen, dan wel van derden.

Artikel 10 van het Archiefbesluit eist vervolgens dat er, indien de zorgdrager ingevolge artikel 15, eerste lid, van de wet beperkingen aan de openbaarheid van archiefbescheiden stelt, een daartoe strekkend besluit wordt genomen. Op aangeven van de provinciearchivaris als beheerder van het over te brengen archief zijn de betreffende archiefbescheiden nauwkeurig en zorgvuldig gecontroleerd op mogelijke beperkingen aan de openbaarheid.

De beperkingen betreffen:

1Onevenredige bevoordeling of benadeling en bestaan met name uit inventarisnummers van zaken waarin de belangen van overheden, bedrijven en privépersonen een belangrijke rol spelen en waarbij de openbare beschikbaarheid ervan hun positie onevenredig kan schaden.

2De eerbieding van de persoonlijke levenssfeer en bestaan met name uit inventarisnummers rond de benoeming en het functioneren van overheidsfunctionarissen, die algemene en bijzondere persoonsgegevens bevatten. De bijzondere persoonsgegevens betreffen onder andere religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, politieke opvattingen en lidmaatschappen van verenigingen of vakbonden. Bij de beperkte dossiers is gekozen voor een beperkingstermijn van honderd jaar na geboorte van de betreffende functionaris. In de gevallen dat er geen geboortedatum bekend is, is uitgegaan van de sluitingsdatum van het dossier plus vijfenzeventig jaar. Dossiers inzake overleden personen zijn niet meer aan een beperking onderhevig.

Door de formele overbrenging naar de archiefbewaarplaats worden de archieven in beginsel openbaar en kan elke burger die dat wil, deze raadplegen. Met de gevolgde procedure heeft het college van gedeputeerde staten getracht zoveel mogelijk informatie openbaar te maken, wat overeenkomstig is met de Wet open overheid. De inventarisnummers die zijn uitgezonderd van de openbaarheid zijn opgenomen in de opgenomen lijsten waarbij is aangegeven welke beperking van de openbaarheid is gehanteerd en de betreffende termijn die van toepassing is. De inventarisnummers met een beperking op de openbaarheid kunnen slechts na schriftelijke toestemming van de provinciearchivaris worden geraadpleegd.