Besluit van provinciale staten van Zeeland tot vaststelling reglement van orde Referendumcommissie provincie Zeeland 2024

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

a.referendumverordening / de verordening: Referendumverordening provincie Zeeland 2023;

b.referendum: volksstemming waarbij kiesgerechtigden zich uitspreken over een besluit van Provinciale Staten als bedoeld in de Referendumverordening provincie Zeeland 2023;

c.commissie: de referendumcommissie ingesteld op grond van artikel 82 van de Provinciewet;

d.juncto artikel 4 van de Referendumverordening provincie Zeeland 2023;

e.voorzitter: de voorzitter van de referendumcommissie of diens vervanger;

f.lid: een lid van de referendumcommissie;

g.statengriffier: de griffier van Provinciale Staten van Zeeland;

h.secretaris van de commissie: een of meerdere door de griffier aan te wijzen functionarissen die de commissie als zodanig ondersteunen.

Artikel 2 Taken en bevoegdheden commissie

1De referendumcommissie heeft tot taak:

a.Provinciale Staten te adviseren over:

i) de vraag of sprake is van een uitgezonderd besluit als bedoeld in artikel 3 van de verordening;

ii) de vraagstelling van een referendum inclusief de antwoordmogelijkheden en de stemprocedure;

iii) de datum van het te houden referendum;

b.de voorzitter van Provinciale Staten te adviseren over het papieren en digitale formulier voor de ondersteuningsverklaringen;

c.Gedeputeerde Staten te adviseren over de stembiljetten;

d.toezicht te houden op:

i) de uitvoering van de referendumverordening, en

ii) het objectieve of neutrale karakter van de door de Provincie te verstrekken voorlichting over het referendum;

e.klachten te behandelen in het kader van de toezichttaak, genoemd onder d;

f.binnen zes maanden na de dag waarop het referendum wordt gehouden dan wel binnen drie maanden nadat duidelijk is dat er geen referendum plaatsvindt, een evaluatie uit te brengen over het referendumproces.

2De referendumcommissie kan op eigen initiatief advies uitbrengen over aanpassingen van de referendumverordening, over de bij referenda en referendumverzoeken te volgen procedure en over alle overige zaken die het referendum betreffen en die zij van belang acht.

Artikel 3 De voorzitter

1De voorzitter is belast met:

a.het tijdig bijeenroepen van de vergaderingen van de referendumcommissie;

b.het leiden van de vergaderingen van de commissie;

c.het doen naleven van dit reglement;

d.het woordvoerderschap van de referendumcommissie;

e.het handhaven van de orde bij vergaderingen van de commissie.

2Bij verhindering van de voorzitter neemt diens vervanger het voorzitterschap waar.

Artikel 4 Ondersteuning

1De commissie wordt bijgestaan door een medewerker van de statengriffie (secretaris van de commissie).

2De medewerker van de griffie staat de commissie bij de uitvoering van haar taken terzijde, onder meer door zorg te dragen voor de agendaplanning, het bewaken van actiepunten, het opstellen van een besluitenlijst, het opstellen van andere stukken en de vorming van dossiers.

3De medewerker van de statengriffie neemt geen deel aan stemmingen.

4De medewerker van de statengriffie heeft een adviserende rol.

Artikel 5 Ondertekening

1De stukken van de commissie worden ondertekend door de commissievoorzitter.

2De voorzitter kan de overige leden en de ambtelijk ondersteuner (secretaris) machtigen bepaalde stukken namens hem te ondertekenen.

Artikel 6 Deskundigen

1De voorzitter is bevoegd rechtstreeks alle gewenste inlichtingen in te winnen of te laten inwinnen.

2De voorzitter kan uit eigen beweging of op verlangen van de commissie bij ambtenaren en andere deskundigen advies of inlichtingen inwinnen en hen zo nodig uitnodigen daartoe ter vergadering te verschijnen.

Artikel 7 Oproep en agenda

1De commissie vergadert zo veel zij nodig acht voor een goede uitoefening van haar taak, maar minimaal eenmaal per jaar.

2Ten minste zeven dagen voor een vergadering ontvangen de leden een digitaal verstuurde uitnodiging onder vermelding van dag, tijdstip en plaats van de vergadering.

3De uitnodiging bevat de voorlopige agenda en de bijbehorende stukken.

4Indien noodzakelijk kan de voorzitter besluiten om de dag voorafgaand aan de vergadering een aanvullende agenda en stukken toe te sturen.

5Bij aanvang van de vergadering stelt de commissie de agenda, al dan niet gewijzigd, vast.

Artikel 8 Aanwezigheid en afwezigheid leden

1Een lid dat verhinderd is de vergadering bij te wonen, laat dit zo spoedig mogelijk aan de voorzitter en aan de secretaris van de commissie weten.

2De commissie vergadert slechts als ten minste drie leden, waaronder de voorzitter, aanwezig zijn. Indien het vereiste aantal leden niet aanwezig is, belegt de voorzitter binnen één week een nieuwe vergadering en stelt de leden daarvan terstond schriftelijk in kennis. In deze tweede vergadering kunnen adviezen worden vastgesteld ongeacht het aantal aanwezige leden. De aanwezigheid van de voorzitter dan wel diens vervanger is vereist.

Artikel 9 Beraadslaging en advisering

1De vergaderingen van de commissie zijn openbaar. Alleen wanneer naar het oordeel van de commissie er een zwaarwegend belang in de weg staat aan een openbare vergadering, vindt deze achter gesloten deuren plaats.

2De adviezen van de commissie zijn openbaar.

3In spoedeisende gevallen kan door de commissie ook buiten een vergadering een advies worden

4opgesteld, mits alle commissieleden in de gelegenheid zijn gesteld via e-mail of mondeling, hun mening te uiten. De voorzitter maakt in de eerstvolgende vergadering melding van de ingekomen reacties.

5De commissie kan besluiten deskundigen aan de beraadslagingen van de commissie deel te laten nemen. Dezen hebben geen stemrecht.

6Adviezen van de commissie worden vastgesteld bij meerderheid van stemmen. Indien de stemmen staken, beslist de stem van de voorzitter.

Artikel 10 Verslaglegging

1De secretaris stelt van de vergadering een besluitenlijst op.

2De besluitenlijst wordt in een volgende vergadering vastgesteld.

3De besluitenlijsten van openbare vergaderingen worden na vaststelling gepubliceerd.

Artikel 11 Slotbepaling en inwerkingtreding

In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van dit reglement, beslissen Provinciale Staten van Zeeland.

Artikel 12 inwerkingtreding en citeertitel

1Dit reglement treedt in werking op de dag na publicatie in het Provinciaal Blad.

2Dit reglement wordt aangehaald als ‘Reglement van Orde Referendumcommissie provincie Zeeland 2024’.