Besluit van provinciale staten van Zeeland houdende vaststelling van de Gedragscode Politieke Ambtsdragers 2024

I. ALGEMENE BEPALINGEN

1Algemeen

1.1. Het Protocol is een leidraad bij de behandeling van een melding over vermoedens van integriteitschendingen door politieke ambtsdragers. Erkend wordt dat elk vermoeden van integriteitsschending een eigen karakter heeft en de commissaris derhalve gemotiveerd en in overleg met het fractievoorzittersoverleg kan besluiten af te wijken van dit Protocol.

1.2. Bij het gebruik van dit protocol zijn de kernwaarden van het gedrag als leidraad terug te vinden in de ‘Gedragscode Politieke Ambtsdragers Provincie Zeeland 2024’ Uiteraard zijn we er ons van bewust dat niet alle gedragingen te vatten zijn in een gedragscode. Meldingen over gedrag anders dan vermeld in de gedragscode kunnen conform het onderzoeksprotocol behandeld worden indien de commissaris daartoe al dan niet in overleg met griffier en of secretaris besluit.

1.3. Meldingen van (vermoedens van) misstanden door politieke ambtsdragers over politieke ambtsdragers worden behandeld volgens het onderzoeksprotocol. Indien een melding over een politiek ambtsdrager van (een vermoeden van) een misstand wordt gedaan door een persoon die in een werkgerelateerde context staat tot de Provincie Zeeland (onder andere medewerkers, stagiairs, zzp’ers, leveranciers, (onder)aannemers etc.), dan wordt de melding behandeld conform de Regeling melden vermoeden van een misstand als bedoeld in Bijlage 2 van de cao provinciale sector.

1.4. De doorlooptijd van de verschillende in dit Protocol benoemde fases is afhankelijk van de specifieke situatie die voorligt. De commissaris draagt zorg voor een juiste balans tussen zorgvuldigheid en snelheid waarmee de fases uit dit Protocol worden doorlopen.

1.5. De commissaris draagt zorg voor een juiste balans tussen openbaarheid voor het publiek en het beschermen van de belangen van de politieke ambtsdrager in kwestie. De commissaris weegt af of er geheimhouding dient te worden opgelegd op informatie die in het kader van dit Protocol worden vervaardigd dan wel gedeeld.

1.6. Het Protocol is openbaar en door derden te raadplegen.

1.7. De commissaris, de leden van het college van Gedeputeerde Staten, Provinciale Staten en commissieleden niet zijnde statenleden ontvangen bij hun aantreden een exemplaar van dit Protocol.

2Het bespreken van integriteitskwesties

2.1. De commissaris van de Koning bevordert de integriteit zoals omschreven in artikel 175, tweede lid van de Provinciewet. Hij heeft een coördinerende rol bij meldingen over en onderzoeken naar vermoedelijke integriteitsschendingen.

2.2. Als een politieke ambtsdrager twijfelt of een handeling die hij of zij wil verrichten of nalaten een overtreding van de gedragscode zou kunnen zijn, wint hij advies in bij de griffier, de secretaris en/of de commissaris van de Koning.

2.3. Bij twijfel over het handelen van een ander is het uitgangspunt dat zo mogelijk eerst betrokkene daarop wordt aangesproken. Daarvan wordt alleen afgeweken als het om een vermoeden van een ernstige schending gaat en eventueel vervolgonderzoek in gevaar komt als de betrokken politiek ambtsdrager op de hoogte gesteld wordt. Wanneer de betrokkene na het aanspreken zijn handelen niet feitelijk corrigeert of het vermoeden blijft bestaan dat de gedragscode wordt overtreden, is de vervolgstap dat het vermoeden van schending wordt gemeld.

II. DE MELDINGSFASE

3Melding

3.1. Een melding van een vermoeden van integriteitsschending door een politieke ambtsdrager kan door eenieder worden gedaan bij de in de gedragscode genoemde contactpersonen integriteit.

Vermoedens integriteitsschending door

Contactpersoon integriteit

Statenlid

Griffier PS of Commissaris van de Koning

Gedeputeerde

Provinciesecretaris

Commissaris van de Koning

Griffier PS of provinciesecretaris

Statenlid, gedeputeerde, commissaris van de Koning

Externe vertrouwenspersoon

3.2. Een melding kan ook elektronisch bij de contactpersonen voor bestuurlijk integriteit van de provincie worden gedaan.

3.3. De melder wordt door een contactpersonen geadviseerd en begeleid in lijn met het hetgeen bepaald is in hoofdstuk 5 van de gedragscode.

3.4. Meldingen kunnen ook anoniem worden gedaan. Anonieme meldingen worden zorgvuldig en serieus gewogen en behandeld. Hierbij wordt rekening gehouden met de kwetsbare positie van politieke ambtsdragers en het gegeven dat de verhouding van de melder tot de politieke ambtsdrager niet getoetst kan worden.

3.5. De desbetreffende contactpersoon integriteit bevestigt de ontvangst van de melding aan de melder.

3.6. De betrokken politieke ambtsdrager worden door de desbetreffende contactpersoon vertrouwelijk geïnformeerd over de aanhangige melding, tenzij de omstandigheden van de melding zich hiertegen verzetten.

4Gesprek met betrokkene

4.1. Alvorens de commissaris besluit tot het instellen van een vooronderzoek kan een gesprek met betrokkene(n) plaatsvinden.

4.2. De commissaris kan op grond van dat gesprek tot de conclusie komen geen nader onderzoek in te stellen. In voorkomende gevallen wordt de melder van dit besluit op de hoogte gesteld.

4.3. De commissaris kan op grond van de melding en het gesprek tot de conclusie komen dat er overlegt dient te worden met het OM of de OvJ of er aangifte moet worden gedaan omdat er een redelijk vermoeden bestaat van een strafbaar feit.

4.4. In het geval er aangifte wordt gedaan en het OM een onderzoek start sluit dit een verder bestuursrechtelijk onderzoek niet uit, maar krijgt het strafrechtelijk onderzoek wel voorrang.

5Vooronderzoek

5.1. De commissaris toetst de melding om te kunnen komen tot de afweging of het instellen van een onderzoek noodzakelijk is.

5.2. De commissaris kan zich bij de duiding van de melding laten bijstaan door interne of externe deskundigen, bijvoorbeeld bij het Steunpunt Integriteitsonderzoek Politieke Ambtsdragers, mits de onafhankelijkheid gewaarborgd is.

5.3. De duiding van de melding vindt onder andere plaats langs de volgende toetsingscriteria:

a) De aard van het feit;

b) De ontvankelijkheid van het bestuursorgaan;

c) De ernst van de zaak;

d) De valideerbaarheid van de feiten en omstandigheden;

e) De positie van de melder en van de betrokken ambtsdrager;

f) De geloofwaardigheid / waarschijnlijkheid van de melding.

5.4. De commissaris kan bij de duiding van de melding het voorhanden zijnde feitenmateriaal analyseren en eventueel de melder, de betrokken politieke ambtsdrager of andere betrokkenen horen. 5.5 Indien de commissaris op grond van zijn bevindingen concludeert dat er geen onderzoek nodig is worden de melder en de betrokken politieke ambtsdrager hierover geïnformeerd.

5.6. De commissaris besluit, in overleg met de contactpersonen bestuurlijke integriteit, of een onderzoek, zoals bedoeld in artikel 6, wordt ingesteld.

5.7. Indien de commissaris op grond van zijn bevindingen van mening is dat een onderzoek nodig is, meldt hij zijn bevindingen aan de Provinciale Staten.

5.8. De commissaris van de Koning stelt, voor zover de feiten dit toelaten, het betrokken statenlid, betrokken commissielid of betrokken gedeputeerde vertrouwelijk en vervolgens de melder op de hoogte van de aanvang van het onderzoek.

III. DE ONDERZOEKSFASE

6(Feiten)onderzoek

6.1. Het onderzoek vindt plaats op een door de commissaris te bepalen wijze, waarbij voor de betreffende melding de meest geëigende onderzoeksmethode wordt gekozen.

6.2. Het onderzoek wordt uitgevoerd in opdracht van de commissaris door een onafhankelijke onderzoeker met een vergunning Wpbr persoonsgericht onderzoek.

6.3. In voorkomende gevallen waarbij er veel publiciteit is of landelijke aandacht kan de commissaris de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties informeren over het instellen van een onderzoek.

6.4. In het geval van een vermeende integriteitsschending door de commissaris wordt, indien besloten wordt tot het instellen van een onderzoek, de minister van Binnenlandse Zaken in kennis gesteld.

7Onderzoeksopdracht

7.1. De commissaris verstrekt, na overleg met de statengriffier en de provincie secretaris, een schriftelijke (onderzoeks)opdracht aan de onafhankelijke onderzoeker(s).

7.2. In de opdracht is in ieder geval opgenomen:

a) De aanleiding van het feitenonderzoek;

b) De onderzoeksopdracht met duidelijk omschreven onderzoeksvragen en - methoden;

c) De omgang met tussentijdse wijzigingen in de opdracht;

d) Afspraken over tussentijdse communicatie met de opdrachtgever;

e) Afspraken over de onderzoeksrapportage en de mogelijkheid van reageren (wederhoor) door de betrokken politieke ambtsdrager;

f) De verwachte duur van het feitenonderzoek;

g) De overeengekomen kosten van het feitenonderzoek;

h) Een beschrijving van de inbreng van de onderzoekers en daaraan gerelateerd een expliciete beschrijving van de beperkingen van de onderzoekers;

i) Afspraken over tussentijdse communicatie met de opdrachtgever;

j) De wijze van rapportage aan de opdrachtgever;

k) Van welke bevoegdheden de onderzoeker gebruik mag maken;

l) Dat de onderzoeker werkt met inachtneming van dit Protocol.

8Kennisgeving aan betrokken politieke ambtsdragers

8.1. De betrokken politieke ambtsdrager wordt over het instellen van het feitenonderzoek zo snel mogelijk per brief geïnformeerd door de commissaris van de Koning.

8.2. In de brief is in ieder geval opgenomen:

a) Een omschrijving van het handelen of nalaten dat aanleiding is tot het instellen van het onderzoek;

b) Wie het onderzoek gaat uitvoeren;

c) Dat betrokkenen en getuigen kunnen worden gehoord;

d) Dat als andere feiten en omstandigheden bekend worden die van belang zijn voor het bepalen van de omvang, aard en ernst van de vermeende integriteitsschending, het onderzoek zich kan uitstrekken tot die feiten en omstandigheden;

e) Afspraken over de onderzoeksrapportage en de mogelijkheden van reageren (wederhoor);

f) Afspraken over de wijze waarop het onderzoek wordt behandeld door zowel de provinciale organisatie als door de betrokken politieke ambtsdrager;

g) Een verwijzing naar dit protocol en de vigerende gedragscode.

9Horen van betrokkene en getuigen in de onderzoeksfase

9.1. De betrokken politieke ambtsdrager en getuigen kunnen worden gehoord.

9.2. De gesprekken worden gehouden door minimaal twee personen.

9.3. De betrokken politieke ambtsdrager en getuigen worden vooraf op de hoogte gesteld van de aard en de mogelijke duur van het gesprek. Hen wordt meegedeeld dat zij zich kunnen laten bijstaan door een raadsman.

9.4. Er wordt een gespreksverslag opgemaakt en ondertekend door de onderzoekers en de getuigen/ betrokken politieke ambtsdrager.

9.5. De gehoorde krijgt de mogelijkheid om binnen een afgesproken korte termijn schriftelijk te reageren op het betreffende gespreksverslag.

9.6. Als de gehoorde weigert het gespreksverslag te ondertekenen wordt daarvan melding gemaakt in het gespreksverslag. Als degene die is gehoord dat wil, wordt er een schriftelijke weergave van diens afwijkende mening bij het gespreksverslag gevoegd

10Onderzoeksrapport

10.1. De bevindingen van het onderzoek worden vastgelegd in een onderzoeksrapport.

10.2. De betrokken politieke ambtsdrager ontvangt een conceptversie van het rapport voor wederhoor, eventueel commentaar wordt opgenomen in het rapport.

10.3. Het onderzoeksrapport bevat in ieder geval de volgende onderdelen:

a) De onderzoeksopdracht met eventuele latere uitbreidingen; b) Een beschrijving van de ingezette onderzoeksmiddelen;

b) Een chronologische weergave van alle feiten en omstandigheden die betrekking hebben op de vermoedelijke integriteitsschending;

c) De bevindingen op grond van het onderzoek;

d) Eventuele reacties op het onderzoek van degenen die bij het onderzoek zijn betrokken;

e) Alle schriftelijke (achterliggende) stukken;

10.4. Het onderzoeksrapport is gericht aan de commissaris als opdrachtgever.

IV. POLITIEK-BESTUURLIJKE BEHANDELINGSFASE

11Politiek-bestuurlijke behandeling

11.1. Na afronding van de wederhoor fase van het onderzoek wordt het definitieve onderzoeksrapport al dan niet onder geheimhouding- door de commissaris aangeboden aan de betrokken politieke ambtsdrager, het college en aan Provinciale Staten.

11.2. Het onderzoeksrapport wordt zo spoedig als mogelijk en gewenst in de vergadering van Provinciale Staten besproken.

11.3. Provinciale Staten besluiten tevens hoe om te gaan met de eventueel door de commissaris opgelegde geheimhouding.

11.4. Indien Provinciale Staten voornemens zijn de geheimhouding geheel of gedeeltelijk op te heffen, besluiten de Staten in hoeverre en op welke wijze de onderzoeksrapportage geheel of gedeeltelijk openbaar wordt gemaakt. Dit met inachtneming van de Wet open overheid.

V. SLOTBEPALINGEN

12Communicatie

12.1. De commissaris zorgt voor de formele interne- en externe communicatie gedurende het proces.

12.2. Voor de interne- en externe communicatie worden de verschillende belangen, waaronder het belang van het onderzoek, het belang van het beschermen van de persoonlijke levenssfeer van de betrokken politieke ambtsdrager en het belang van transparantie, nauwkeurig tegen elkaar afgewogen.

13Registratieformulier integriteitsschendingen

13.1. De gemelde vermoedens van integriteitsschendingen, de aard van de daaropvolgende onderzoeken en de afdoeningen worden vastgelegd in het formulier ‘registratie integriteitsschendingen politieke ambtsdragers’.

13.2. Het in het vorige lid bedoelde formulier “Landelijk modelformulier Registratie integriteitsschendingen” is als bijlage bij dit protocol gevoegd.

13.3. Jaarlijks informeert de commissaris van de Koning, Gedeputeerde Staten en Provinciale Staten schriftelijk in het provinciaal jaarverslag over de geregistreerde integriteitsschendingen