Besluit van provinciale staten van Zeeland houdende de Ambtsinstructie Statengriffier van Provinciale Staten van Zeeland 2025

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze instructie wordt verstaan onder:

a.griffier: de functionaris bedoeld in artikel 97 en 104 Provinciewet;

b.griffie: het gedeelte van de provincieorganisatie dat valt onder de verantwoordelijkheid van de Staten, bestaande uit de griffier en de onder zijn verantwoordelijkheid functionerende medewerkers;

c.plaatsvervangend griffier: de functionaris bedoeld in artikel 104d, eerste lid Provinciewet. Bij afwezigheid van de statengriffier zijn de in deze instructie geregelde zaken op de plaatsvervanger van toepassing;

d.werkgeverscommissie: een door de Staten op grond van artikel 81 Provinciewet ingestelde commissie waaraan de werkgeversfunctie voor de griffie(r) is gedelegeerd;

e.secretaris: de functionaris bedoeld in artikel 97, 99 t/m 101 Provinciewet.

Artikel 2 Algemene taken

1De griffier verleent gevraagd en ongevraagd strategisch advies en ondersteuning aan de (voorzitter van de) Staten, de door de Staten ingestelde commissies, werkgroepen en de individuele leden.

2De griffier stuurt op voorstellen voor de Staten voor het op een fundamenteel richtinggevende en grensverleggende wijze ontwikkelen, innoveren, en bewaken van beleid, procedures en processen ten behoeve van democratische besluitvorming.

3De griffier adviseert en begeleidt onderzoekscommissies of de Staten bij andere onderzoeken.

4De griffier bevordert de constructieve verhoudingen tussen de Staten, het college, de ambtelijke organisatie en inwoners van de provincie.

5De griffier zorgt voor (digitale) toegankelijkheid van de Staten voor de inwoner.

6De griffier ondersteunt en adviseert de Staten over de meerjarige strategische Statenplanning/agenda.

7De griffier heeft een vertrouwensfunctie of -rol voor de Staten- en commissieleden en de voorzitter.

Artikel 3 Intern en extern belangenbehartiger van de Staten

1De griffier vertegenwoordigt de Staten als intern belangenbehartiger en voert daarvoor overleg met onder andere de voorzitter, secretaris, het college van gedeputeerde staten, management, rekenkamer en accountant.

2De griffier vertegenwoordigt de Staten als extern belangenbehartiger en voert daarvoor overleg met diverse (belangen)organisaties in de provinciale omgeving.

Artikel 4 Bestuurlijke besluitvorming

1De griffier stuurt vanuit een visie op het functioneren van de Staten binnen het duaal democratisch stelsel.

2De griffier is verantwoordelijk voor de transparantie en kwaliteit van de politiek bestuurlijke besluitvorming in het algemeen en navolgen van relevante wet- en (interne) regelgeving in het bijzonder.

3De griffier coacht en stimuleert de ontwikkeling van vaardigheden van Statenleden ten behoeve van een efficiënte, effectieve en kwalitatief goede besluitvorming.

4De griffier bewaakt de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokkenen bij het besluitvormingsproces, spreekt betrokkenen hierop aan en draagt bij aan een uitgebalanceerde positiebepaling van de Staten.

Artikel 5 Hoeder van de provinciale democratie

1De griffier heeft een richtinggevende invloed op de vormgeving, invulling en doorontwikkeling van de provinciale democratie.

2De griffier doet voorstellen om de volksvertegenwoordigende rol van de Staten te versterken en evalueert deze rol periodiek.

3De griffier bevordert het duale samenspel tussen het college en de Staten onder andere door het hanteren van een meerjarige langetermijnstrategie gericht op het faciliteren van het primaat van de politiek en evalueert het functioneren van de Staten.

4De griffier geeft sturing aan de versteviging van de positie en herkenbaarheid van de Staten, zowel intern als extern, en aan de hiermee samenhangende strategische lange termijn doelen.

5De griffier draagt bij aan het bevorderen van de integriteit van Statenleden en respectvol handelen en daarmee gezonde omgangsvormen tussen en met de Staten(leden).

Artikel 6 Leidinggeven en integraal management

1De griffier geeft leiding aan de griffiemedewerkers. Tevens is de griffier opdrachtgever bij inhuur via externe opdrachtnemers.

2De griffier bevordert het algeheel strategisch, tactisch en operationeel functioneren van de griffie.

3De griffier beheert de budgetten van de Staten en de griffie, bevordert een gezonde financiële huishouding en legt hierover verantwoording af aan de Staten.

4De griffier is eerste adviseur van de Werkgeverscommissie in de zin van de WOR aangaande medewerkers van de griffie.

5De griffier voert het personeelsbeleid uit ten aanzien van de medewerkers van de griffie.

Artikel 7 Communicatie en voorlichting

1De griffier zorgt ervoor dat de Staten als zichtbare en benaderbare volksvertegenwoordiging stevig gepositioneerd zijn.

2De griffier volgt ontwikkelingen in de samenleving en vertaalt conclusies in structureel (communicatie)beleid.

3De griffier kan voorlichting geven aan inwoners over de provinciale politiek.

Artikel 8 Slotbepalingen

1De griffier voert de titel Statengriffier van Provinciale Staten van Zeeland.

2In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de Werkgevercommissie.

Artikel 9 Inwerkingtreding

Deze instructie treedt in werking met ingang van de dag na de datum van bekendmaking in het Provinciaal Blad waarin zij wordt geplaatst, onder gelijktijdige intrekking van de “instructie griffier van de Staten van Zeeland 2003”, zoals vastgesteld op 22 april 2003.

Artikel 10 Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als: “Ambtsinstructie Statengriffier Provinciale Staten van Zeeland 2025”.