Aanhef
Besluit van Provinciale staten van Utrecht, in vergadering bijeen op maandag 19 september 2011; nummer 8094F7B0; tot vaststellen het Reglement van orde Subcommissie voor de Jaarrekening Provincie Utrecht
Provinciale staten van Utrecht in vergadering bijeen op maandag 19 september 2011; nummer 8094F7B0;
Gelezen: het door de Subcommissie voor de Jaarrekening opgestelde Reglement van orde;
Besluiten:
Het Reglement van orde Subcommissie voor de Jaarrekening Provincie Utrecht vast te stellen.
ARTIKEL 1. Toepasbaarheid
1Dit reglement van orde is van toepassing op de Subcommissie voor de Jaarrekening, onderdeel van de statencommissie Bestuur, Europa en Middelen.
ARTIKEL 2. Samenstelling
1De Subcommissie bestaat uit een door Provinciale Staten te bepalen aantal leden. Lidmaatschap is facultatief, echter beperkt tot 1 persoon per fractie.
2Er wordt niet gewerkt met plaatsvervangend leden.
3Tenzij Provinciale Staten de benoeming aan zich houden, geschiedt de benoeming van de leden door de voorzitter van Provinciale Staten.
ARTIKEL 3. Zittingsduur; einde lidmaatschap
1De zittingsduur van de leden van de Subcommissie is gelijk aan die van de leden van Provinciale Staten en loopt daarmee parallel.
2Het lidmaatschap houdt op tegelijk met het einde van het lidmaatschap van het betrokken lid van Provinciale Staten.
ARTIKEL 4. Taak
1Het werkterrein van de Subcommissie wordt bepaald bij haar instelling.
2De Subcommissie bereidt de besluitvorming van Provinciale Staten voor inzake de vaststelling van de jaarrekening.
3Overige taken van de Subcommissie betreffen (niet limitatief):
•Klankbord zijn voor de afdeling Financiën.
•Meedenken over de in Begroting en Jaarrekening te hanteren indicatoren.
•Namens de Staten halfjaarlijks de declaraties van gedeputeerden beoordelen.
•Selecteren van de accountant; de Subcommissie stelt de eisen op, vraagt offertes aan, overlegt met de aanbieders en verwerkt e.e.a. tot een voorstel aan PS.
•Incidenteel “auditachtig” uitdiepen van onderwerpen met een financiële component.
4De Subcommissie dient Provinciale Staten uit eigen beweging of op verzoek van advies bij de voorbereiding van besluitvorming op haar werkterrein.
5De Subcommissie is een technische commissie. De leden van de Subcommissie spreken op persoonlijke titel en hun inbreng is niet gerelateerd aan fractiegrootte.
ARTIKEL 5. Voorzitter en secretaris
1Provinciale Staten benoemen de voorzitter van de Subcommissie
2Het voorzitterschap houdt op tegelijk met het einde van het lidmaatschap van Provinciale Staten.
3De voorzitter leidt de vergadering van de Subcommissie en zorgt voor de handhaving van de orde tijdens de vergadering. Hij verleent het woord, omschrijft de door de vergadering te nemen beslissingen en formuleert de adviezen van de Subcommissie.
4De griffier regelt het secretariaat van de Subcommissie.
ARTIKEL 6. Tijd van vergaderen, oproep, quorum, verslag
1De Subcommissie vergadert op in de Subcommissie afgesproken momenten.
2De voorzitter, of namens hem de griffier, roept de leden schriftelijk tot de vergadering op onder gelijktijdige aanbieding van de vergaderstukken. De stukken voor de vergadering worden 5 werkdagen voorafgaand aan de vergadering toegezonden.
3De Subcommissie neemt geen beslissingen indien niet ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.
4Van de vergaderingen van de Subcommissie wordt een beknopt verslag gemaakt.
ARTIKEL 7. Openbaarheid
1De vergaderingen van de Subcommissie zijn niet openbaar. In de commissie zelf worden geen besluiten genomen, maar slechts zaken voorbereid t.b.v. verdere besluitvorming in de commissie Bestuur, Europa en Middelen c.q. de Staten, dan wel wordt een klankbordrol richting de afdeling Financiën vervuld. Rond bepaalde agendapunten kan geheimhouding worden opgelegd.
ARTIKEL 8. Meespreken overige aanwezigen
1Aan de hand van de te bespreken onderwerpen kan de vergadering van de Subcommissie, op uitnodiging, worden bijgewoond door gedeputeerde(n), ambtelijke medewerkers, medewerkers van de accountant of de Randstedelijke Rekenkamer. Desgevraagd leveren zij een bijdrage aan de vergadering.
2Uit artikel 7 vloeit voort dat de inbreng van aanwezigen geen formele status heeft, maar slechts dient ter voorbereiding van de meningsvorming van de Subcommissie en nadere informatievergaring.
ARTIKEL 9. Advies commissie
1Gevraagd en ongevraagd kan de Subcommissie besluiten advies uit te brengen aan de commissie Bestuur, Europa en Middelen.