Artikel 1 De commissie
Er is een Audit Commissie die Provinciale Staten adviseert omtrent de in artikel 3 opgesomde taken.
Artikel 2 Doel
De Audit Commissie fungeert als de ogen en oren van Provinciale Staten. Zij houdt toezicht op de uitvoering van de (financiële) kaders door het College. Zij houdt toezicht op de voortgang van de verbeteringen in de planning- & controlcyclus en de kwaliteit van de interne beheersing teneinde Provinciale Staten haar taken op het financiële beheer beter te laten uitvoeren.
Artikel 3 Taken
1De Audit Commissie is belast met:
a ) de kwaliteit van de planning- & controlcyclus: het op hoofdlijnen bespreken van en het adviseren van Provinciale Staten over notities en voorstellen vanuit het College met betrekking tot de kwaliteit van de planning- en controlcyclus (met in achtneming van de taak van de Commissie Financiën).
b ) het toezien op het proces van interne beheersing en bedrijfsvoering en Provinciale Staten hierover te adviseren.
c ) het voorbereiden van de behandeling van het jaarverslag en de jaarrekening (waaronder de managementletter) door PS (met in achtneming van de taak van de Commissie Financiën, waar het betreft de reguliere planning- & controlcyclus) en het voeren van voorbereidende gesprekken met de accountant.
d ) het bespreken van de uitkomsten van de door het College uitgevoerde doelmatigheidsonderzoeken (onderzoeken 217a Provinciewet).
e ) het op hoofdlijnen bespreken van en het adviseren van Provinciale Staten, met inachtneming van de verantwoordelijkheidsverdeling PS / GS, over notities en voorstellen met betrekking tot artikel 216 lid 2 sub c Provinciewet (regels betreffende de algemene doelstellingen en de te hanteren richtlijnen en limieten van de financieringsfunctie, evenals betreffende de administratieve organisatie van de financieringsfunctie, daaronder begrepen taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening).
2De Audit Commissie is tevens belast met het voorbereiden en adviseren van Provinciale Staten over de benoeming van de externe accountant.
Artikel 4 Samenstelling
1De Audit Commissie bestaat uit vijf leden (waaronder de voorzitter). De leden (waaronder burgerleden als bedoeld in artikel 1 Reglement van Orde Provinciale Staten) worden door en uit Provinciale Staten benoemd.
2De zittingsduur van de leden is gelijk aan de duur van hun functie, respectievelijk het statenlidmaatschap.
3Provinciale Staten benoemen een voorzitter. De Audit Commissie wijst uit haar midden een plaatsvervangende voorzitter aan.
4Het lidmaatschap van de Audit Commissie vervalt door ontslagname of door een met redenen omkleed besluit van Provinciale Staten.
5Indien er een vacature ontstaat, voorzien de Staten in de eerstvolgende Statenvergadering in de ontstane vacature.
Artikel 5 Ondersteuning
1De Griffier is verantwoordelijk voor het secretariaat van de Audit Commissie. Een door de Griffier aan te wijzen functionaris staat de Audit Commissie terzijde en draagt zorg voor het secretariaat.
2De functionaris als bedoeld onder artikel 5.1 draagt zorg dat van de (openbare en geheime) vergaderingen een verslag wordt gemaakt.
3Het verslag van de geheime vergadering ligt voor de leden van de Audit Commissie ter inzage bij de onder 5.1 genoemde functionaris.
Artikel 6 Vergaderingen
1De Audit Commissie vergadert zo dikwijls de voorzitter dit nodig oordeelt of ten minste twee leden onder opgave van redenen dit aan de voorzitter vragen.
2De voorzitter belegt de vergaderingen. Hij draagt er zorg voor dat de oproepingen - spoedeisende gevallen uitgezonderd - ten minste tien dagen voor de vergadering aan de leden worden verzonden.
3De oproepingen vermelden datum, tijd, plaats en de te behandelen onderwerpen. De voor de behandeling van die onderwerpen relevante stukken worden tegelijkertijd aan de leden toegezonden.
4De vergaderingen en de in het tweede en derde lid bedoelde oproepingen en stukken als ook de besluitenlijsten worden ter kennis gebracht van Provinciale Staten en het College van Gedeputeerde Staten.
Artikel 7 Besluitvorming over adviezen
1Adviezen van de Audit Commissie aan Provinciale Staten worden vastgesteld bij meerderheid van stemmen.
2De Audit Commissie kan slechts beraadslagen en besluiten over adviezen, wanneer meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.
3Indien over een voorstel door geen van de leden stemming wordt verlangd, wordt het geacht te zijn aangenomen.
4Bij het staken van de stemmen beslist de voorzitter.
Artikel 8 Bevoegdheden
1De Audit Commissie is bevoegd aan Provinciale Staten over de in artikel 2 genoemde onderwerpen adviezen uit te brengen.
2In het kader van de uitoefening van haar in artikel 3 bedoelde taken is de Audit Commissie bevoegd informatie in te winnen bij en te overleggen met het College, de provinciale rekenkamer, en de accountant als bedoeld in artikel 3, eerste lid onder c.
3De Audit Commissie is bevoegd in het kader van haar adviesfunctie ten behoeve van Provinciale Staten die voorbereidende handelingen te verrichten die nodig zijn voor de werving en de selectie van of het beëindigen van de relatie met danwel het ontslag van de accountant als bedoeld in artikel 3, tweede lid.
Artikel 9 Uitnodiging bijwonen vergaderingen
1De Audit Commissie is bevoegd om het College, de provinciale rekenkamer, de accountant als bedoeld in artikel 3, eerste lid onder c, belanghebbenden en deskundigen uit te nodigen voor het verschaffen van inlichtingen of het deelnemen aan de beraadslagingen.
Artikel 10 Openbare en geheime vergaderingen
1De vergaderingen van de Audit Commissie worden in het openbaar gehouden.
2De deuren worden gesloten wanneer de helft van de aanwezige leden of de voorzitter het nodig acht op grond van artikel 10, tweede lid onder e of f van de Wet openbaarheid van bestuur.
3De aanwezige leden van de Audit Commissie beslissen vervolgens of met gesloten deuren zal worden vergaderd.
4Op een geheime vergadering zijn de bepalingen als bedoeld in artikel 80 lid 5 juncto 91 van de Provinciewet van toepassing.
5De Audit Commissie kan besluiten dat in een geheime vergadering anderen aanwezig mogen zijn.
6Voor de afloop van de geheime vergadering beslissen de aanwezige leden overeenkomstig artikel 25, eerste lid danwel artikel 91 van de Provinciewet of omtrent de inhoud van de stukken en het verhandelde geheimhouding zal gelden.
7Indien voor de stukken op grond van artikel 25, eerste danwel tweede lid of artikel 91, eerste danwel tweede lid van de Provinciewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken onder berusting van de onder 5.1 genoemde functionaris en verleent deze de leden van de Audit Commissie inzage.
Artikel 11 Evaluatie
De Verordening voor de Audit Commissie Provincie Overijssel wordt twee jaar na inwerkingtreding geëvalueerd door Provinciale Staten.
Artikel 12 Verantwoording
De Audit Commissie brengt met inachtneming van het bepaalde in artikel 10, jaarlijks verslag uit aan Provinciale Staten over haar werkzaamheden en bevindingen.
Artikel13 Onvoorziene gevallen
In gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel over de toepassing ervan, beslist de Audit Commissie op voorstel van de voorzitter.
Artikel 14 Inwerkingtreding
Dit besluit treedt in werking op de dag volgende op die van zijn bekendmaking.
Artikel 15 Citeertitel
Deze verordening kan worden aangehaald als VERORDENING VOOR DE AUDIT COMMISSIE PROVINCIE OVERIJSSEL.