Hoofdstuk 1. Instelling, taken en samenstelling
Artikel 1. Instelling adviescommissie
Gedeputeerde Staten stellen de Adviescommissie cultuurdeelname in.
Artikel 2. Taken
De adviescommissie heeft de volgende taken:
1Het uitbrengen van advies aan Gedeputeerde Staten over een subsidieaanvraag in het kader van de regeling Cultuurdeelname daar waar het betreft: inhoudelijk artistieke kwaliteitsaspecten, actieve participatie, diversiteit en/of verankering op het terrein van amateurkunst, volkscultuur en buitenschoolse cultuureducatie. Het staat Gedeputeerde Staten vrij om van het advies van de commissie af te wijken, als zij daartoe aanleiding zien.
2Het uitbrengen van advies aan Gedeputeerde Staten over een beslissing op een bezwaarschrift, indien de oorspronkelijke aanvraag tevens ter advisering is voorgelegd aan de adviescommissie.
3Het op uitnodiging van het secretariaat bijwonen van de hoorzitting waarbij de adviescommissie in een eerder stadium betrokken is geweest.
Artikel 3. Samenstelling
1De adviescommissie bestaat uit zes leden, waarvan één lid de voorzitter is.
2De voorzitter en de overige leden worden door Gedeputeerde Staten benoemd.
Artikel 4. Voorzitter
1De voorzitter heeft geen besluitvormende stem in de vergadering.
2De voorzitter wordt bij afwezigheid voor het leiden van de vergadering vervangen door één van de leden.
3Op het moment dat de commissieleden met besluitvormende stem niet tot een unaniem besluit komen, beslist de voorzitter.
4De voorzitter is belast met:
a.het in samenwerking met de secretaris voorbereiden van de vergaderingen;
b.het leiden van de vergadering volgens protocol;
c.het maken van afspraken over de orde tijdens de vergaderingen;
d.het ondertekenen van de adviezen van de commissie;
e.het doen naleven van dit reglement;
f.aanwezigheid tijdens de hoorzitting waarbij de adviescommissie in een eerder stadium betrokken is geweest;
g.het afvaardigen van één van de commissieleden als de voorzitter zelf niet aanwezig kan zijn bij de hoorzitting waarbij de adviescommissie in een eerder stadium betrokken is geweest;
h.hetgeen dit reglement hem verder opdraagt.
Artikel 5. Zittingsduur en vacatures
1De zittingsperiode van een lid is één jaar, waarna verlenging met maximaal drie jaar mogelijk is.
2De provincie Overijssel kan op elk moment tussentijds de benoeming gemotiveerd beëindigen.
Artikel 6. Commissiesecretariaat
1Ter ondersteuning van de adviescommissie fungeren één of meerdere commissiesecretarissen die werkzaam zijn onder verantwoordelijkheid van Gedeputeerde Staten.
2Er is in ieder geval één commissiesecretaris aanwezig tijdens iedere vergadering.
3Het commissiesecretariaat zorgt voor:
a.de tijdige verzending van de adviesaanvragen;
b.de verslaglegging van de vergadering van de adviescommissie;
c.de toezending van de aan de hand van de beraadslagingen van de adviescommissie opgestelde (concept)adviezen aan de voorzitter of zijn vervanger ter ondertekening;
d.het op verzoek van de adviescommissie uitnodigen van aanvragers om voorafgaande aan de commissievergadering een mondelinge toelichting te kunnen geven.
Hoofdstuk 2. Vergaderingen
Artikel 7. Vergaderfrequentie
1De adviescommissie zal in beginsel zes keer per jaar vergaderen volgens een op te stellen schema. Als er geen voor advisering in aanmerking komende aanvragen zijn, komen vergaderingen te vervallen.
2Indien daartoe aanleiding is, kan door Gedeputeerde Staten buiten de reguliere vergaderingen om advies worden gevraagd door middel van een mailbericht.
Artikel 8. Uitnodiging
1Het commissiesecretariaat zendt ten minste twee weekenden voor een vergadering de leden een schriftelijke uitnodiging onder vermelding van de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering.
2Bij deze oproep wordt een agenda en afschriften gevoegd van de aanvragen waarover Gedeputeerde Staten advies vragen.
Artikel 9. Ter inzage leggen van stukken
Achterliggende stukken of ontwerpen, die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen en niet vermenigvuldigd kunnen worden, worden ter vergadering ter inzage gelegd.
Artikel 10. Vergoedingen
1De commissieleden ontvangen voor het voorbereiden en bijwonen van een vergadering een vergoeding die gelijk staat aan driemaal een bijdrage conform artikel 13 juncto artikel 2, tweede lid van het Rechtspositiebesluit Staten- en commissieleden.
2De commissieleden kunnen gemaakte reiskosten voor het bijwonen van een vergadering of het bezoeken van projecten, die door de commissie zijn beoordeeld, declareren bij de provincie Overijssel. Daarbij wordt uitgegaan van reizen per openbaar vervoer (1e klas). Vervoersbewijzen dienen te worden meegestuurd met declaraties. Indien reizen per openbaar vervoer niet mogelijk is, kan € 0,29 per kilometer gedeclareerd worden.
Artikel 11. Openbaarheid
De vergaderingen zijn niet openbaar.
Artikel 12. Toelichting door de aanvrager
De adviescommissie kan, via het commissiesecretariaat, een aanvrager uitnodigen om voorafgaande aan de vergadering een mondelinge toelichting op de aanvraag te geven.
Hoofdstuk 3. Slotbepalingen
Artikel 13. Uitleg reglement
In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van dit reglement beslist de voorzitter.
Artikel 14. Inwerkingtreding
Dit reglement treedt in werking op de dag na publicatie in het Provinciaal blad.