Reglement Adviescommissie Evenementen Overijssel 2025-2027 (provincie Overijssel)

Artikel 1. Instelling adviescommissie

Er is een Adviescommissie Evenementen Overijssel (hierna te noemen: commissie).

Artikel 2. Taken en bevoegdheden commissie

1De commissie heeft als taak het uitbrengen van een gemotiveerd advies over de selectie van beeldbepalende, bijzondere regionale en incidentele, onvoorziene evenementen in Overijssel op basis van aanvragen aan de hand van door Gedeputeerde Staten vastgestelde selectiecriteria.

2Gedeputeerde Staten kunnen bij de uitvoering van het evenementenbeleid 2025-2027 over andere onderdelen van het beleid de commissie vragen advies uit te brengen.

Artikel 3. Samenstelling commissie

1De commissie bestaat uit minimaal 5 leden.

2De commissie bestaat uit leden met expertise ten aanzien van de thema’s marketing, cultuur, sport, en evenementenbranche.

3Gedeputeerde Staten benoemen de leden.

4Gedeputeerde Staten benoemen één van de leden van de commissie als stemgerechtigd voorzitter.

Artikel 4. Zittingsduur

1De zittingsperiode van de leden betreft de gehele looptijd van het Evenementenbeleid 2025-2027 vanaf 1 november 2024 tot 1 mei 2028.

2Het lidmaatschap van de commissie eindigt a) op verzoek van het vertrekkende lid of b) indien Gedeputeerde Staten hiertoe besluiten of c) door het overlijden van het lid.

3Indien het lidmaatschap van een lid van de commissie tussentijds eindigt, wordt het lid in ieder geval door een nieuw door Gedeputeerde Staten te benoemen lid vervangen als het aantal leden van de adviescommissie onder het minimumaantal zoals bedoeld in artikel 3 eerste lid uitkomt.

Artikel 5. Voorzitter

1De voorzitter is belast met:

a.het leiden van de vergadering;

b.het bewaken van de deugdelijkheid van de advisering in brede zin;

c.het ondertekenen van het advies.

2De voorzitter geeft, op uitnodiging van Gedeputeerde Staten, een toelichting aan Gedeputeerde Staten over de adviezen van de commissie.

Artikel 6. Commissiesecretariaat

1Ter ondersteuning van de commissie fungeert een commissiesecretariaat, dat werkzaam is onder verantwoordelijkheid van Gedeputeerde Staten.

2Het commissiesecretariaat verzorgt:

a.de organisatie en voorbereiding van de vergadering;

b.het in overleg met de voorzitter opstellen en tijdig (digitaal) verspreiden van de agenda en de bijbehorende stukken, waaronder de aanvraagformulieren van evenementen-organisaties, inclusief eventuele bijlagen;

c.verslaglegging van de vergadering, inclusief advies.

Artikel 7. Vergadering commissie

1De voorzitter en het commissiesecretariaat schrijven de vergadering uit en stellen de agenda samen.

2In de week voorafgaand aan de vergadering van de commissie worden de benodigde stukken aan de leden toegezonden.

3De door de commissie gegeven adviezen komen met gewone meerderheid van stemmen tot stand.

4Bij het staken der stemmen heeft de voorzitter de doorslaggevende stem.

5De commissie brengt binnen één week na de laatste vergadering hun advies voor Gedeputeerde Staten uit. Het advies is vertrouwelijk totdat Gedeputeerde Staten een besluit genomen hebben op basis van het advies.

6De commissie wijst een plaatsvervangend voorzitter uit hun midden aan. Bij afwezigheid van de voorzitter wordt deze vervangen door de plaatsvervangend voorzitter.

7Vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar.

8Voor het begin van de gezamenlijke vergadering tekenen de leden en de voorzitter de presentielijst.

Artikel 8. Werkwijze commissie

1Om tot advisering te kunnen overgaan dienen minimaal vier stemgerechtigde leden aanwezig te zijn, waarvan in elk geval de leden voor de thema’s cultuur en sport.

2Teneinde de onafhankelijkheid en integriteit te waarborgen dienen de leden van de commissie zich te onthouden van alle activiteiten die tot een verstrengeling van belangen zouden kunnen leiden.

3De leden van de commissie dienen bij directe of indirecte persoonlijke belangen of betrokkenheid bij één of meer aanvraagformulieren dit aan de voorzitter te melden.

4Het commissielid zoals bedoeld in lid 3 onthoudt zich van de beraadslagingen over de aanvraag of aanvragen en indien sprake is van een tender over alle aanvragen in de betreffende tenderprocedure. Bij twijfel over de aard van de betrokkenheid beslist de voorzitter over de deelname aan de beraadslagingen.

5De melding van een persoonlijk belang of betrokkenheid wordt expliciet opgenomen in het verslag van de vergadering.

6De voorzitter en de leden ondertekenen een geheimhoudingsverklaring en integriteitsverklaring.

Artikel 9. Beoordelingsprocedure aanvragen

1Op basis van de selectiecriteria beoordeelt de commissie aanvragen voor beeldbepalende evenementen, bijzondere regionale evenementen en incidentele, onvoorziene evenementen.

2Gedeputeerde Staten doen over besluiten die zij naar aanleiding van de adviezen van de commissie nemen, zo spoedig mogelijk mededeling aan de commissie. Indien zij afwijken van adviezen van de commissie, motiveren zij die afwijking.

Artikel 10. Vergoedingen

1Alle commissieleden ontvangen voor het voorbereiden en bijwonen van een vergadering een vergoeding die gelijk staat aan driemaal een bijdrage conform artikel 2.4.1 van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers (is één dagdeel).

2Tevens bestaat recht op vergoeding van reiskosten, op grond van artikel 2.4.3 eerste lid van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers. De commissieleden kunnen gemaakte reiskosten voor het bijwonen van een vergadering declareren bij de provincie Overijssel. Daarbij wordt uitgegaan van reizen met het openbaar vervoer (1e klas). Indien reizen per openbaar vervoer niet mogelijk is, kunnen leden van de commissie bij gebruik van een eigen auto een vergoeding krijgen per afgelegde kilometer.

Reglement Adviescommissie Evenementen Overijssel 2025-2027