Gedragscode Integriteit Commissaris van de Koning en gedeputeerden, provincie Overijssel 2019

Artikel 1.1

Deze gedragscode geldt voor de Commissaris van de Koning, voor de individuele gedeputeerden en voor het college van Gedeputeerde Staten.

Artikel 1.2

De gedragscode is openbaar en via internet beschikbaar.

Artikel 2.1.1

1De Commissaris van de Koning levert de provinciesecretaris de informatie aan over de nevenfuncties die openbaar gemaakt moeten worden, bij aanvang van het ambt. Als gaande het lidmaatschap een nieuwe nevenfunctie aanvaard wordt dan wel de omstandigheden met betrekking tot een bestaande nevenfunctie wijzigen, wordt de informatie die hierop betrekking heeft binnen één week aangeleverd bij de provinciesecretaris.

2De informatie betreft in ieder geval:

a.de omschrijving van de nevenfunctie;

b.de organisatie voor wie de nevenfunctie wordt verricht;

c.of het al dan niet een nevenfunctie betreft uit hoofde van het ambt;

d.of de nevenfunctie bezoldigd of onbezoldigd is; en

e.indien bezoldigd wat de inkomsten daaruit zijn.

3De provinciesecretaris legt hiervoor een register aan en beheert dit register. Het register is openbaar en via internet beschikbaar.

Artikel 2.1.2

1De gedeputeerde levert de provinciesecretaris de informatie aan over de nevenfuncties die openbaar gemaakt moeten worden bij aanvang van het ambt. Als gaande de uitoefening van het ambt een nieuwe nevenfunctie aanvaard wordt of de omstandigheden met betrekking tot bestaande nevenfuncties wijzigen, wordt de informatie die hierop betrekking heeft binnen één week aangeleverd bij de provinciesecretaris.

2De informatie betreft in ieder geval:

a.de omschrijving van de nevenfunctie;

b.de organisatie voor wie de nevenfunctie wordt verricht;

c.of het al dan niet een nevenfunctie betreft uit hoofde van het ambt;

d.of de nevenfunctie bezoldigd of onbezoldigd is; en

e.indien bezoldigd -voor zover deze openbaar gemaakt moeten worden- wat de inkomsten daaruit zijn.

3De provinciesecretaris legt hiervoor een register aan en beheert dit register. Het register is openbaar en via internet beschikbaar.

Artikel 2.2

1De Commissaris van de Koning en de gedeputeerde handelen in de uitoefening van hun ambt niet zodanig dat zij vooruitlopen op een functie na aftreden.

2De gedeputeerde bespreekt het voornemen tot tussentijdse aanvaarding van een functie na aftreden met de Commissaris van de Koning.

Artikel 2.3

1Gedeputeerde Staten sluiten de Commissaris van de Koning en de gedeputeerde gedurende een jaar na aftreden uit, van het tegen beloning verrichten van werkzaamheden ten behoeve van de provincie Overijssel.

2De uitsluiting geldt niet bij aanvaarding van een dienstbetrekking bij de provincie waar men Commissaris van de Koning, onderscheidenlijk gedeputeerde was. Voor werving, selectie en indiensttreding bij de provincie zijn de voor het ambtelijk personeel geldende regels ter zake van overeenkomstige toepassing.

Artikel 2.4

1Gedeputeerde Staten dragen de Commissaris van de Koning en een gedeputeerde niet eerder dan een jaar na aftreden voor als kandidaat voor benoeming tot commissaris dan wel bestuurslid van een verbonden partij.

2Onder verbonden partij wordt verstaan hetgeen hieronder wordt verstaan in artikel 1.1 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

Toelichting

Artikelen 2.1.1 en 2.1.2

Zoals uit het opgenomen wettelijk kader blijkt, zijn er enkele verschillen in de wetgeving t.a.v. de openbaarmaking van (inkomsten uit) nevenfuncties tussen de commissaris van de Koning enerzijds en gedeputeerden anderzijds. De nadere invulling daarvan in 2.1.1 en 2.1.2 is in lijn hiermee dan ook niet exact gelijk.

Artikelen 2.3 en 2.4

In deze bepalingen is de zogenaamde ‘draaideurconstructie’ geregeld. In 2.3 gedurende 1 jaar na aftreden de uitsluiting van betaalde werkzaamheden ten behoeve van de provincie en in 2.4 de uitsluiting van benoeming als commissaris of bestuurslid van een ‘verbonden partij’, ofwel, kort samengevat, van een organisatie waarin de provincie een bestuurlijk en financieel belang heeft. Hiermee wordt mogelijke vriendjespolitiek voorkomen en het risico op verstrengeling van persoonlijke en functionele belangen vermeden.

Het begrip ‘verbonden partij’ is ontleend aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Daarin staat dat een verbonden partij een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie is waarin de provincie of gemeente een bestuurlijk en een financieel belang heeft. Een financieel belang wordt gedefinieerd als een aan de betrokken organisatie ter beschikking gesteld bedrag dat niet verhaalbaar is indien die organisatie failliet gaat, onderscheidenlijk het bedrag waarvoor aansprakelijkheid bestaat, indien de organisatie haar verplichtingen niet nakomt. En onder bestuurlijk belang wordt verstaan: zeggenschap, hetzij uit hoofde van vertegenwoordiging in het bestuur hetzij uit hoofde van stemrecht.

Aanvaarding van een dienstbetrekking bij de voormalige provincie, is niet uitgesloten. Dat kan van belang zijn in het kader van de re-integratie van de voormalige bestuurder en ter voorkoming van uitkeringslasten voor de provincie. Uiteraard dienen daarbij de regels van werving en selectie en aanstelling te gelden die er voor iedereen zijn die bij de provincie gaat solliciteren.

Artikel 3.1

De Commissaris van de Koning respectievelijk gedeputeerde zorgt ervoor dat vertrouwelijke en geheime informatie waarover hij beschikt veilig wordt bewaard.

Artikel 3.2

De Commissaris van de Koning respectievelijk de gedeputeerde maakt niet ten eigen bate of ten bate van derden gebruik van in de uitoefening van het ambt verkregen niet openbare informatie.

Toelichting

Artikel 3.1

Het is belangrijk de juiste maatregelen te treffen om te voorkomen dat onbevoegden vertrouwelijke en/of geheime gegevens kunnen bezitten, raadplegen of beschadigen. Daarbij moet in de digitale setting worden gedacht aan de beveiliging van de computer, smartphones e.d. met wachtwoorden en het niet onbeheerd achterlaten van USB-sticks met vertrouwelijke/geheime informatie.

Artikel 4.1

1De Commissaris van de Koning respectievelijk de gedeputeerde accepteert geen geschenken, faciliteiten en diensten als zijn onafhankelijke positie hierdoor kan worden beïnvloed.

2Onverminderd het eerste lid kan de Commissaris van de Koning respectievelijk de gedeputeerde incidentele geschenken die een geschatte waarde van ten hoogste € 50 vertegenwoordigen behouden.

3Geschenken die de Commissaris van de Koning respectievelijk de gedeputeerde uit hoofde van zijn ambt ontvangt en die een geschatte waarde van meer dan € 50 vertegenwoordigen, worden, als zij niet worden teruggestuurd, eigendom van de provincie.

4De provinciesecretaris legt een register aan van de geschenken met een geschatte waarde van meer dan € 50. In het register is aangegeven welke bestemming de provincie hieraan heeft gegeven. Het register is openbaar en via internet beschikbaar.

5Geschenken worden niet op het huisadres ontvangen.

Artikel 4.2

1De Commissaris van de Koning respectievelijk de gedeputeerde accepteert geen lunches, diners, recepties en andere uitnodigingen die door anderen betaald of georganiseerd worden, tenzij dat behoort tot de uitoefening van de functie en de aanwezigheid beschouwd kan worden als functioneel.

2Bij twijfel legt de commissaris van de Koning respectievelijk de gedeputeerde de uitnodiging ter bespreking voor aan gedeputeerde staten.

Toelichting

Artikel 4.1

In de gedragscode is uitgangspunt dat geschenken, faciliteiten en diensten niet worden geaccepteerd als hiermee de onafhankelijke positie kan worden beïnvloed. Dat is in ieder geval aan de orde in onderhandelingssituaties.

Is daarvan geen sprake dan kunnen om praktische redenen incidentele kleine geschenken (met een geschatte waarde van € 50 of minder) worden aanvaard, echter nooit op het huisadres. Duurdere geschenken worden niet aanvaard. Zij worden teruggestuurd of worden eigendom van de provincie die zorgt voor een goede bestemming van het geschenk. In een openbaar register worden opgenomen welke geschenken de provincie heeft aanvaard en bij een waarde van meer dan 50 euro, en welke bestemming daaraan is gegeven. In de Gedragscode 2015 is nog opgenomen dat geschenken ongeacht hun waarde worden geregistreerd. De nieuwe lijn voor het registreren van geschenken betreft dus geschenken met een waarde van 50 euro als ondergrens.

Artikel 4.2 Dit geldt ook voor werkbezoeken, excursies en evenementen.

Artikel 5.1

1Het bestuursorgaan richt de financiële en administratieve organisatie zodanig in dat er een getrouw beeld mogelijk is van de juistheid en rechtmatigheid van de uitgaven en hanteren heldere procedures over de wijze waarop functionele uitgaven rechtstreeks in rekening worden gebracht of kunnen worden gedeclareerd bij de provincie.

2De Commissaris van de Koning en de gedeputeerde verantwoordt zich over zijn gebruik van de voorzieningen volgens de in het kader van het eerste lid vastgestelde regels en procedures.

Artikel 5.2

1De Commissaris van de Koning respectievelijk de gedeputeerde meldt het voornemen tot een buitenlandse dienstreis of een uitnodiging daartoe aan Gedeputeerde Staten. Hij verschaft daarbij informatie over het doel en de duur van de reis, de bijbehorende beleidsoverwegingen, de samenstelling van het gezelschap dat meereist, de geraamde kosten en de wijze waarop van de reis verslag wordt gedaan.

2De Commissaris van de Koning onderscheidenlijk de gedeputeerde meldt daarbij tevens als hij voornemens is om de buitenlandse reis voor privédoeleinden te verlengen. De extra kosten van de verlenging komen daarbij volledig voor eigen rekening.

3Gedeputeerde Staten betrekken alle aspecten in de besluitvorming en informeren Provinciale Staten zo spoedig mogelijk over het genomen besluit

Artikel 5.3

1De Commissaris van de Koning respectievelijk een gedeputeerde legt verantwoording af over afgelegde buitenlandse dienstreizen. Hij maakt in ieder geval openbaar wat het doel, de bestemming en de duur van de buitenlandse dienstreis is geweest en wat daarvan de kosten waren voor de provincie.

2De provinciesecretaris legt hiervoor een register aan en beheert dit register.

Het register is openbaar en via internet beschikbaar.

Artikel 5.4

Voor de toepassing van artikel 5.2 wordt onder buitenlandse reis niet verstaan een dienstreis naar een Europese instelling, een reis in het kader van een (voornemen tot een) Europees samenwerkingsprogramma of naar een gelieerde overheidsinstelling in België of Duitsland.

Artikel 5.5

De Commissaris van de Koning respectievelijk een gedeputeerde declareert geen kosten die reeds op andere wijze worden vergoed.

Artikel 5.6

Gebruik van voorzieningen en eigendommen van de provincie ten eigen bate of ten bate van derden is niet toegestaan, tenzij hier afspraken over gemaakt zijn.

Toelichting

Artikel 5.1

Aan bestuurders worden rechtspositionele voorzieningen, vergoedingen en andere verstrekkingen geboden die een goed functioneren van de bestuurders mogelijk maken. Wat betreft de uitwerking van de principes van dit stelsel zou kunnen worden aangesloten bij de werkwijze in het Voorzieningenbesluit dat geldt voor ministers en staatssecretarissen:

a.in beginsel worden voorzieningen en verstrekkingen in bruikleen ter beschikking gesteld;

b.indien een voorziening of verstrekking niet in bruikleen ter beschikking kan worden gesteld, wordt de factuur direct ten laste van de begroting van het bestuursorgaan betaald;

c.het vergoeden van voorzieningen en verstrekkingen achteraf door het indienen van declaraties, wordt tot een minimum beperkt;

d.voorzieningen, verstrekkingen en declaraties worden per kwartaal openbaar gemaakt op internet.

Uitgangspunt is hier dat zo weinig mogelijk uitgaven door de bestuurder zelf worden gedaan via zijn of haar privérekening. Geldstromen tussen de rekening van het bestuursorgaan en de persoonlijke rekening van de bestuurder maken een zwaardere controle op de uitgaven noodzakelijk. De bestuurder zal zich uiteraard nauwgezet moeten houden aan de regels en procedures die er met het oog hierop voor hem/haar gelden.

Artikelen 5.2 en 5.3

Uitgangspunten zijn hier eigen verantwoordelijkheid, transparantie en bereidheid om verantwoording af te leggen. De beoordeling van de noodzaak van de buitenlandse dienstreis ligt uiteindelijk bij het college van Gedeputeerde Staten.

Buitenlandse reizen die worden gemaakt ten behoeve van de politieke partij zijn geen ‘dienstreizen’ en vallen dus niet onder artikel 5.2 en komen niet ten laste van de provincie.

Artikel 5.6

Privé gebruik van de mobiele telefoon en de ipad is toegestaan.

Artikel 6.1

Provinciale Staten bevorderen de eenduidige interpretatie van de gedragscode.

Ingeval van leemtes en onduidelijkheden in de gedragscode voorzien zij daarin.

Artikel 6.2

1Op voorstel van de Commissaris van de Koning maken Provinciale Staten in ieder geval afspraken over:

a.de periodieke bespreking van het onderwerp integriteit in het algemeen en van de gedragscode in het bijzonder;

b.de aanwijzing van contactpersonen of aanspreekpunten integriteit;

c.de processtappen die worden gevolgd ingeval van een vermoeden van een integriteitschending van een bestuurder van de provincie.

2De afspraken, bedoeld in het eerste lid, maken deel uit van deze gedragscode.

Toelichting

Artikel 6.1

Provinciale Staten zijn het hoogste bestuursorgaan en als zodanig verantwoordelijk voor de inhoud van de gedragscode, voor een eenduidige interpretatie daarvan en voor wijziging/aanvulling daarvan bij onduidelijkheden of leemtes.

Artikel 6.2

De Provinciewet verplicht Provinciale Staten om voor zichzelf en voor de bestuurders een gedragscode vast te stellen. (artikelen 40c, tweede lid, en 68, tweede lid, van de Provinciewet)

Aanvullend op de wettelijke regels die gelden voor de bestuurders, bevat de gedragscode een aantal materiële normen waaraan de bestuurders zich committeren.

De Commissaris van de Koning heeft de wettelijke taak om de bestuurlijke integriteit van de provincie te bevorderen. Hiermee is de verantwoordelijkheid voor de portefeuille ‘integriteit’ duidelijk belegd.

De wettelijke bepalingen bieden de ruimte om naar gelang de situatie handelend op te treden, waarbij niet alleen gedacht moet worden aan het optreden bij incidenten.

Belangrijk onderdeel is ook de preventie: ervoor te zorgen dat integriteit en integriteitsbewustzijn in de bestuurlijke gremia een plek krijgen en daarbij afspraken te maken over een regelmatige bespreking van het thema integriteit, zowel met de volksvertegenwoordiging als binnen het bestuur.

Goed denkbaar is ook dat de Commissaris met Provinciale Staten nadere afspraken maakt over de werkwijze die wordt gevolgd ingeval zich een incident of een vermoeden van een integriteitsschending voordoet. Dat geeft houvast en rust op het moment dat er gehandeld dient te worden.

Al deze processuele en procedurele afspraken kunnen onderdeel uitmaken van de gedragscode. De onderwerpen, genoemd in artikel 6.2, eerste lid, zijn niet uitputtend.