Ambtsinstructie Statengriffier (provincie Overijssel)

Aanhef

De Staten van de Provincie Overijssel

Gelezen het voorstel van de werkgeverscommissie,

Gelet op artikel 104a, tweede lid, van de Provinciewet;

BESLUIT:

Artikel 1 - Begripsbepalingen

In deze instructie wordt verstaan onder:

a.griffier: de functionaris bedoeld in artikel 97 en 104 Provinciewet;

b.griffie: het gedeelte van de provincieorganisatie dat valt onder de verantwoordelijkheid van de Staten, bestaande uit de griffier en de onder zijn verantwoordelijkheid functionerende medewerkers;

c.plaatsvervangend griffier: de functionaris bedoeld in artikel 104d lid 1 Provinciewet. Bij afwezigheid van de statengriffier zijn de in deze instructie geregelde zaken op de plaatsvervanger van toepassing;

d.werkgeverscommissie: een door de Staten op grond van artikel 81 Provinciewet ingestelde commissie waaraan de werkgeversfunctie voor de griffie(r) is gedelegeerd;

e.secretaris: de functionaris bedoeld in artikel 97, 99 t/m 101 Provinciewet.

Artikel 2 Algemene taken

1De griffier verleent gevraagd en ongevraagd strategisch advies en ondersteuning aan de (voorzitter van de) Staten, de door de Staten ingestelde commissies, werkgroepen en de individuele leden.

2De griffier stuurt op voorstellen voor de Staten voor het op een fundamenteel richtinggevende en grensverleggende wijze ontwikkelen, innoveren, en bewaken van beleid, procedures en processen ten behoeve van democratische besluitvorming.

3De griffier adviseert en begeleidt onderzoekscommissies of de Staten bij andere onderzoeken.

4De griffier bevordert de verhoudingen tussen de Staten, het college, de ambtelijke organisatie en inwoners van de provincie.

5De griffier zorgt voor toegankelijkheid van de Staten voor de inwoner.

6De griffier ondersteunt en adviseert de Staten over de meerjarige strategische Statenplanning/agenda.

7De griffier heeft een vertrouwensfunctie of -rol voor de Staten- en commissieleden en de voorzitter.

Artikel 3 – Intern en extern belangenbehartiger van de Staten

1De griffier vertegenwoordigt de Staten als intern belangenbehartiger en voert daarvoor overleg met de voorzitter, secretaris, GS, management, rekenkamer en accountant.

2De griffier vertegenwoordigt de Staten als belangenbehartiger en voert daarvoor overleg met de provinciale omgeving.

Artikel 4 – Bestuurlijke besluitvorming

1De griffier stuurt vanuit een visie op het functioneren van de Staten binnen het duale stelsel.

2De griffier bevordert de transparantie en kwaliteit van de politiek bestuurlijke besluitvorming in het algemeen en het navolgen van relevante wet- en (interne) regelgeving in het bijzonder.

3De griffier coacht en stimuleert de ontwikkeling van vaardigheden van Statenleden ten behoeve van een efficiënte, effectieve en kwalitatief goede besluitvorming.

4De griffier bewaakt de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokkenen bij het besluitvormingsproces, spreekt betrokkenen hierop aan en draagt bij aan een uitgebalanceerde positiebepaling van de Staten.

Artikel 5 Hoeder van de provinciale democratie

1griffier heeft een richtinggevende invloed op de vormgeving, invulling en doorontwikkeling van de provinciale democratie.

2De griffier doet voorstellen om de volksvertegenwoordigende rol van de Staten te versterken en evalueert deze rol periodiek.

3De griffier bevordert het duale samenspel tussen het college en de Staten onder andere door het hanteren van een meerjarige langetermijnstrategie gericht op het faciliteren van het primaat van de politiek en evalueert het functioneren van de Staten.

4De griffier geeft sturing aan de versteviging van de positie en herkenbaarheid van de Staten, zowel intern als extern, en aan de hiermee samenhangende strategische lange termijn doelen.

5De griffier draagt bij aan het bevorderen van de integriteit van Statenleden en respectvol handelen en daarmee gezonde omgangsvormen tussen en met de Staten(leden).

Artikel 6 Leidinggeven en integraal management

1De griffier geeft leiding aan de griffiemedewerkers. Tevens is de griffier opdrachtgever bij inhuur via externe opdrachtnemers.

2De griffier bevordert het algeheel strategisch, tactisch en operationeel functioneren van de griffie.

3De griffier beheert de budgetten van de Staten en de griffie, bevordert een gezonde financiële huishouding en legt hierover verantwoording af aan de Staten.

4De griffier is bestuurder in de zin van de WOR aangaande medewerkers van de Statengriffie.

5De griffier voert het personeelsbeleid uit ten aanzien van de medewerkers van de griffie.

Artikel 7 – Communicatie en voorlichting

1De griffier zorgt ervoor dat de Staten als zichtbare en benaderbare volksvertegenwoordiging stevig gepositioneerd is.

2De griffier volgt ontwikkelingen in de samenleving en vertaalt conclusies in structureel (communicatie)beleid.

3De griffier kan voorlichting geven aan inwoners over de provinciale politiek.

Artikel 8 – Slotbepalingen

1In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de werkgevercommissie.

2Deze instructie kan worden aangehaald als ‘instructie voor de griffier’ van de provincie Overijssel.

3Deze instructie treedt in werking op de dag na vaststelling, onder gelijktijdige intrekking van de ‘griffier instructie’ zoals vastgesteld op 23-07-2003

Ambtsinstructie Statengriffier