Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Provinciale Staten Noord-Brabant 2018

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

a.griffier: griffier als bedoeld in artikel 97 van de Provinciewet;

b.griffie: medewerkers van de griffie, die onder de verantwoordelijkheid van Provinciale Staten vallen;

c.secretaris: secretaris als bedoeld in artikel 97 van de Provinciewet;

d.ambtenaar: medewerker van de reguliere ambtelijke organisatie, die onder de verantwoordelijkheid van Gedeputeerde Staten valt;

e.goedkeuringstolerantie: het kwantitatieve criterium voor het al dan niet verstrekken van een goedkeurende controleverklaring voor de verantwoording over de fractievergoedingen;

f.lijstuitputting: situatie als bedoeld in artikel X 6 van de Kieswet, waarin het centraal stembureau heeft beslist dat geen opvolger kan worden benoemd.

Artikel 2 Verzoek om informatie

1Een Statenlid wendt zich tot een ambtenaar, door tussenkomst van een medewerker van de griffie, met een verzoek om:

a.feitelijke informatie;

b.inzage in of afschrift van documenten.

2Een Statenlid kan van de tussenkomst van een medewerker van de griffie af zien.

3Indien de informatie, respectievelijk de documenten, bedoeld in het eerste lid, openbaar zijn of mogen worden, worden deze door de ambtenaar verstrekt, in voorkomende gevallen in afschrift aan de griffie.

4Indien de ambtenaar:

a.twijfelt of de informatie of de documenten, bedoeld in het eerste lid, openbaar mogen worden;

b.van oordeel is dat er sprake is van natuurlijke belemmeringen die aan verstrekking in de weg staan; of

c.van oordeel is dat het niet opportuun is over te gaan tot verstrekking;

stelt hij de secretaris daarvan in kennis.

5Indien de secretaris van oordeel is dat geen van de aspecten, bedoeld in het derde lid, aan in het openbaar verstrekking van de informatie in de weg staan, worden deze verstrekt.

6Indien de secretaris van oordeel is dat er natuurlijke belemmeringen zijn of verstrekking van de gevraagde informatie of documenten niet opportuun is, verkent hij in overleg met het Statenlid de mogelijkheden om door middel van aanpassing van het oorspronkelijke verzoek deze beletsels weg te nemen.

7Bij het overleg genoemd in het zesde lid, wordt de griffier betrokken.

8Indien de verkenning, bedoeld in het zesde lid, niet leidt tot een oplossing, dan wel indien de secretaris van oordeel is dat de informatie of de documenten, bedoeld in het derde lid niet kennelijk openbaar mogen worden, legt de ambtenaar het verzoek voor aan Gedeputeerde Staten.

9Gedeputeerde Staten besluiten de informatie of documenten, al dan niet onder oplegging van geheimhouding, te verstrekken, tenzij dit naar hun oordeel in strijd is met het openbaar belang.

10Indien de gevraagde informatie wordt geweigerd, deelt de secretaris dit met redenen omkleed mee aan het Statenlid dat het informatieverzoek heeft ingediend.

Artikel 3 Verlenen van ambtelijke bijstand

1Een Statenlid wendt zich tot de griffier met een verzoek om bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of een andere vorm van bijstand.

2De griffier of de griffie verleent de bijstand, bedoeld in het eerste lid.

3De ambtelijke bijstand, bedoeld in het eerste lid, wordt verleend tenzij:

a.het Statenlid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van Provinciale Staten;

b.het voldoen aan het verzoek het belang van de provincie Noord-Brabant kan schaden;

c.de gevraagde bijstand buitenproportioneel is.

4Indien de griffier of de griffie de bijstand, bedoeld in het eerste lid, niet kan verlenen, kan de griffier, in afwijking van het tweede lid, de secretaris verzoeken één of meer ambtenaren aan te wijzen die de gevraagde bijstand verlenen.

5Indien de griffier, respectievelijk de secretaris, nadat deze de griffier heeft gehoord, op grond van het derde lid verlening van bijstand weigert, deelt hij dit met redenen omkleed mee aan het Statenlid dat het verzoek heeft ingediend.

6De secretaris verstrekt de desbetreffende portefeuillehouder in het college van Gedeputeerde Staten een afschrift van het verzoek.

7Indien Gedeputeerde Staten of één van haar leden informatie wensen over de ambtelijke bijstand, wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken Statenlid.

Artikel 4 Weigering verzoek ambtelijke bijstand

1Indien het verzoek om bijstand wordt geweigerd, kan het betrokken Statenlid het verzoek voorleggen aan de Commissaris van de Koning.

2De Commissaris van de Koning beslist zo spoedig mogelijk op het verzoek, maar kan besluiten de zaak voor te leggen aan het presidium alvorens te beslissen.

Artikel 5 Geschil over verleende ambtelijke bijstand

1Indien een Statenlid niet tevreden is over de door een ambtenaar verleende ambtelijke bijstand, kan hij hiervan mededeling doen aan de secretaris.

2Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing, leggen zij de zaak voor aan de Commissaris van de Koning.

3De Commissaris van de Koning voorziet zo spoedig mogelijk in de kwestie, maar kan besluiten de zaak voor te leggen aan het presidium alvorens te beslissen.

Artikel 6 Afhandeling en overleg

1De griffier en de secretaris dragen gezamenlijk en ieder voor zich zorg voor een vlotte, efficiënte en correcte afhandeling van verzoeken om informatie dan wel ambtelijke bijstand.

2Zij voeren daartoe zo vaak als nodig is overleg.

Artikel 7 Recht op financiële bijdrage

1De fracties, bedoeld in artikel 3 van het Reglement van orde Provinciale Staten Noord-Brabant 2020, ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie als geheel.

2De financiële bijdrage, bedoeld in het eerste lid, bestaat uit een vast deel voor elke fractie op jaarbasis en een bedrag per jaar per Statenlid.

3Het vaste deel, bedoeld in het tweede lid, bedraagt:

a.€ 26.672 (prijspeil 1 januari 2026) voor fracties bestaande uit ten hoogste drie Statenleden;

b.€ 25.460 prijspeil 1 januari 2026) voor fracties bestaande uit vier of meer Statenleden.

4Het bedrag per Statenlid, bedoeld in het tweede lid, bedraagt € 6.080 per jaar (prijspeil 1 januari 2026).

5Indien een fractie lopende de Statenperiode uit vier of meer Statenleden gaat bestaan, dan geldt vanaf dat moment het vaste deel, bedoeld in het derde lid, onder b.

6Wanneer in enig jaar de financiële bijdrage niet toereikend is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen bij ontslag van een fractiemedewerker, dient de reserve, die bestaat uit het in enig jaar door de fractie niet gebruikte gedeelte van de haar toekomende bijdrage, hiervoor te worden aangewend.

7Wanneer de financiële bijdrage en de reserve ook niet toereikend zijn, kan door de fractie bij Provinciale Staten een gemotiveerd verzoek worden ingediend voor een aanvullende financiële bijdrage.

8Provinciale Staten beslissen op dit verzoek, op voorspraak van het presidium.

9De in het tweede lid bedoelde bedragen worden jaarlijks op 1 januari verhoogd met een percentage dat bij de raming van de uitgaven in de provinciale begroting voor het desbetreffende jaar in verband met te verwachten prijsstijgingen in acht is genomen.

10In de maand december ontvangt de fractie een brief van de griffie waarin de hoogte van de financiële bijdrage, bedoeld in het tweede lid, voor het komende jaar is opgenomen.

Artikel 8 Besteding financiële bijdrage

1De financiële bijdrage wordt door de fracties aangewend ten behoeve van de in de bijlage 1 Model verantwoording besteding bijdrage voor fractieondersteuning bij deze verordening genoemde fractiekosten.

2De financiële bijdrage mag in ieder geval niet gebruikt worden ter bekostiging van:

a.uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;

b.betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van geleverde prestaties in de vorm van diensten of goederen ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;

c.giften;

d.uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge de Provinciewet, het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers en daarop gebaseerde provinciale verordeningen toekomen;

e.individuele opleidingen voor Statenleden;

f.uitgaven betreffende activiteiten die samenhangen met verkiezingen;

g.kosten voor kantoorruimte buiten het provinciehuis;

h.kosten voor een fractiebijeenkomst zonder inhoudelijke relatie met statenwerkzaamheden voor de provincie.

Artikel 9 Voorschot financiële bijdrage

1De bijdrage voor fractieondersteuning wordt vóór 31 januari van het betreffende kalenderjaar toegekend en per kwartaal verstrekt.

2In een jaar waarin de verkiezingen plaatsvinden, wordt het voorschot verstrekt tot en met de datum van het vertrek van Provinciale Staten in de oude samenstelling; respectievelijk vanaf de datum van installatie van Provinciale Staten in de nieuw gekozen samenstelling.

3Indien het zeteltal van een fractie ten gevolge van verkiezingen verandert, wijzigt de bijdrage:

a.bij vermindering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen Provinciale Staten plaatsvindt.

b.bij vermeerdering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen Provinciale Staten plaatsvindt.

4De bijdrage voor fractieondersteuning wordt gestort op een daartoe door de fractie aangewezen bankrekening.

5De bankrekening, bedoeld in het vierde lid, wordt beheerd door een voor fractieondersteuning opgerichte stichting.

Artikel 10 Gevolgen splitsen fractie

1Afsplitsing van een fractie heeft als zodanig geen financiële gevolgen voor de provincie Noord-Brabant.

2Bij afsplitsing van een fractie wordt de op grond van artikel 7, tweede lid, vastgestelde bijdrage voor de oorspronkelijke fractie verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden gedurende de lopende zittingsperiode van Provinciale Staten.

3Bij afsplitsing van een fractie wordt het aan de oorspronkelijke fractie verstrekte voorschot verrekend overeenkomstig de verdeling die volgt uit het tweede lid.

Artikel 10a Gevolgen lijstuitputting

Indien zich bij de desbetreffende fractie gedurende het jaar de situatie van lijstuitputting voordoet:

a.heeft dit geen gevolg voor het vaste deel van de financiële bijdrage, bedoeld in artikel 7, tweede lid, eerste;

b.wordt het variabele deel van de financiële bijdrage, bedoeld in artikel 7, tweede lid, voor de desbetreffende zetel verminderd naar evenredigheid van het aantal dagen waarvoor sprake is van lijstuitputting.

Artikel 10b Gevolgen ophouden bestaan fractie

Indien een fractie gedurende een zittingsperiode ophoudt te bestaan, vervalt met ingang van die dag de aanspraak op de financiële bijdrage, bedoeld in artikel 7, tweede lid.

Artikel 10c Gevolgen fusie fracties

1Indien fracties gedurende een zittingsperiode fuseren, wordt in het kader van de mededeling, bedoeld in artikel 3, zesde lid, onder b, van het Reglement van orde Provinciale Staten Noord-Brabant 2020, medegedeeld van welke fractie de nieuw te vormen fractie de rechtsopvolger is en welke fractie dan wel fracties daarmee ophouden te bestaan.

2De financiële bijdrage wordt met ingang van de datum, bedoeld in artikel 3, zevende lid, van het Reglement van orde Provinciale Staten Noord-Brabant 2020, berekend op basis van de nieuwe fractie.

Artikel 11 Reserve

1Provinciale Staten reserveren het in enig jaar door een fractie niet gebruikte gedeelte van de haar toekomende bijdrage ter besteding door die fractie in volgende jaren.

2De reserve, bedoeld in het eerste lid, bedraagt maximaal 30% van de bijdrage die de fractie in het voorgaande kalenderjaar toekwam op grond van artikel 7. Een negatieve reserve kan niet worden gevormd.

3Het beroep in enig jaar op de opgebouwde reserve, komt tot uitdrukking in de afrekening over dat jaar.

4De reserve blijft na verkiezingen beschikbaar voor de fractie die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel voor de fractie die naar het oordeel van Provinciale Staten als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd.

5Als bij zetelverlies de reserve voor een fractie hoger zou worden dan aangegeven in het tweede lid, vervalt het recht op dat meerdere.

6Bij splitsing van een fractie, wordt de reserve verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden, voor zover deze reserve niet meer bedraagt dan 30% van de bijdrage die de oorspronkelijke fractie in het voorgaande kalenderjaar ontving.

7Indien een fractie ophoudt te bestaan, vervalt de reserve van de fractie aan de Provincie Noord-Brabant.

Artikel 12 Verantwoording en controle

1De fractie is verantwoordelijk voor de uitgaven die worden gedaan en de correcte administratieve verwerking en verantwoording van deze uitgaven. De eindverantwoordelijkheid rust bij de fractievoorzitter.

2Elke fractie legt, binnen twee maanden na het einde van een kalenderjaar, aan Provinciale Staten verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van een verslag dat is ingericht conform bijlage 1 Model verantwoording besteding bijdrage voor fractieondersteuning bij deze verordening.

3Wanneer een fractie niet terugkeert na de verkiezingen legt deze fractie binnen twee maanden na de installatie van de nieuwe staten aan Provinciale Staten verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van een verslag dat is ingericht conform bijlage 1 Model verantwoording besteding bijdrage voor fractieondersteuning bij deze verordening.

4De reserve van de fractie vervalt in het geval, als bedoeld in het derde lid, aan de Provincie Noord-Brabant.

5Indien een fractie gedurende een zittingsperiode ophoudt te bestaan, neemt de fractievoorzitter onverwijld contact op met de griffier voor overleg over de verantwoording van de gedane uitgaven en de afwikkeling van lopende verplichtingen.

6In een geval als bedoeld in het vijfde lid, legt de fractie, door tussenkomst van de aftredend fractievoorzitter, binnen twee maanden na het overleg met de griffier, verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning, onder overlegging van een verslag dat is ingericht conform bijlage 1 Model verantwoording besteding bijdrage voor fractieondersteuning bij deze verordening.

7Het verslag wordt opgemaakt volgens het kasstelsel en ingericht conform bijlage 1 Model verantwoording besteding bijdrage voor fractieondersteuning bij deze verordening. Het betreft uitsluitend de inkomsten en de bestedingen in het betreffende boekjaar. De feitelijke betaal- of ontvangstdatum is hierbij leidend.

8Alle verslagen worden gecontroleerd door een door Provinciale Staten aan te wijzen registeraccountant of accountant-administratieconsulent, ten aanzien van wie in het accountantsregister een aantekening is geplaatst als bedoeld in artikel 36, tweede lid, onderdeel i, van de Wet op het accountantsberoep. De accountant hanteert een goedkeuringstolerantiegrens van 1% van het totaal van de provinciale bijdrage voor de betreffende fractie. De accountant rapporteert hierover aan Provinciale Staten door middel van een controleverklaring en een rapport van bevindingen.

9Provinciale Staten stellen na ontvangst van de rapportage van de accountant over de uitkomsten van de controle en op voorspraak van het presidium per fractie de bedragen vast van:

a.de toegekende bijdrage in het boekjaar;

b.de binnen de verordening passende uitgaven in het boekjaar;

c.de maximaal toegestane reserve te weten 30% van de toegekende bijdrage in dat boekjaar;

d.de werkelijke reserve per einde van het boekjaar;

e.het van de fractie terug te vorderen bedrag gesplitst in uitgaven die niet in overeenstemming met de verordening zijn en overschrijding van de maximale reserve.

10In geval de accountant meerkosten in rekening brengt, wordt, 90% van de meerkosten in rekening gebracht bij de desbetreffende fractie, indien de meerkosten het gevolg zijn van:

a.het onjuist afleggen van de verantwoording, bedoeld in het eerste lid;

b.een inadequate administratie; of,

c.overschrijding van de termijn, genoemd in het tweede lid.

11Uitgaven die niet in overeenstemming met de verordening zijn, alsmede de uitgaven die de maximale reserve overschrijden, worden na vaststelling door Provinciale Staten, teruggevorderd op de fractie.

Artikel 13 Hardheidsclausule

In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet dan wel toepassing van deze verordening tot onbillijkheden van overwegende aard leidt, beslissen Provinciale Staten op voorspraak van het presidium.

Artikel 14 Geschillen

Indien interpretatieverschillen ten aanzien van deze verordening zich voordoen, beslissen Provinciale Staten, op voorspraak van het presidium.

Artikel 15 Intrekking oude verordening

De verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Provinciale Staten 2007 wordt ingetrokken.

Artikel 16 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2018 met uitzondering van artikel 9, vijfde lid, dat in werking treedt bij de aanvang van de eerstvolgende nieuwe zittingsperiode van Provinciale Staten.

Artikel 17 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Provinciale Staten Noord-Brabant 2018.