Regeling van Gedeputeerde Staten van provincie Noord-Brabant houdende regels omtrent…

Aanhef

Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant

Gelet op de artikelen 100 en 158, eerste lid, onder c, van de Provinciewet;

Overwegende dat Gedeputeerde Staten op 10 december 2013 de Regeling ambtelijke organisatie Noord-Brabant hebben vastgesteld;

Overwegende dat de provincie Noord-Brabant zich voor nieuwe taken en opgaven gesteld ziet en Gedeputeerde Staten de ambtelijke organisatie daarop wensen in te richten;

Overwegende dat Gedeputeerde Staten omwille van die herinrichting van de ambtelijke organisatie de voornoemde regeling wensen te wijzigen;

Overwegende dat vanwege de aard en de omvang van de wijzigingen Gedeputeerde Staten een geheel nieuwe regeling wensen vast te stellen;

besluiten vast te stellen de volgende regeling:

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

ambtelijke organisatie: personen die in dienst van de provincie onder het gezag van Gedeputeerde Staten werkzaam zijn;

capaciteit: door Provinciale Staten vastgestelde personeelsomvang voor de gehele ambtelijke organisatie;

directeur: functionaris die met de secretaris de directie vormt;

eenheid: groep medewerkers aangestuurd door een H-manager;

H-manager: manager van een eenheid;

opdrachtgever: degene die verantwoordelijk is voor het binnen vastgestelde kaders en richtlijnen definiëren van een te bereiken concreet resultaat, projectresultaat of doel;

opdrachtnemer: degene die verantwoordelijk is voor het binnen vastgestelde kaders en richtlijnen realiseren van een vooraf door een opdrachtgever gedefinieerd concreet resultaat, projectresultaat of doel;

portfolio: een verzameling van programma’s onder eindverantwoordelijkheid van de secretaris of een directeur;

programma: uniek en tijdelijk geheel van activiteiten, gericht op het bereiken van één of meerdere complexe of strategische doelen;

programmamanager: opdrachtnemer van een programma;

project: geheel aan activiteiten om in een tijdelijke organisatie binnen gestelde condities een vooraf gedefinieerd resultaat te bereiken;

projectleider: opdrachtnemer van een project;

secretaris: secretaris als bedoeld in artikel 97 van de Provinciewet, tevens algemeen directeur van de ambtelijke organisatie;

team: een groep van medewerkers binnen een programma die samenwerkt om een gemeenschappelijk doel of resultaat te bereiken.

Artikel 2 Opgavegestuurde organisatie

1Gedeputeerde Staten leggen de sturingsfilosofie van de opgavegestuurde organisatie en de daaraan gekoppelde hoofdstructuur van de ambtelijke organisatie vast.

2De sturingsfilosofie, genoemd in het eerste lid, hanteert onder meer de volgende uitgangspunten:

a.de opgaven worden vertaald naar concrete doelen of resultaten;

b.de doelen, respectievelijk resultaten, bedoeld onder a, worden in de vorm van in te stellen programma’s en projecten gerealiseerd.

Artikel 3 Structuur ambtelijke organisatie

1De ambtelijke organisatie is onderverdeeld in:

a.een directie;

b.eenheden;

c.programma’s.

2Een programmamanager kan besluiten tot het instellen van teams en projecten binnen zijn programma.

Artikel 4 Taken organisatieonderdelen

1De directie is belast met de concernbrede, strategische sturing van de ambtelijke organisatie.

2De eenheden herbergen de capaciteit waarover de programma’s beschikken om hun doel te bereiken.

3De programma’s zijn belast met de voorbereiding en de uitvoering van het beleid.

Artikel 5 De directie

1De directie bestaat uit de secretaris en een of meer directeuren.

2De secretaris is voorzitter van de directie.

3De directie beraadslaagt over de toewijzing van de maximale capaciteit aan de programma’s, alsmede over de inrichting van de eenheden.

4De directie geeft organisatiebreed sturing aan en is eindverantwoordelijk voor het geheel van:

a.de voorbereiding en de uitvoering van het beleid;

b.de inhoudelijke strategie van de organisatie;

c.de bedrijfsvoering en financiën;

d.de organisatieontwikkeling.

5Onverminderd het derde en het vierde lid is de directie eindverantwoordelijk voor het realiseren van de provinciale opgaven.

Artikel 6 Eenheden

Een eenheid bestaat uit medewerkers die worden ingezet voor de uitvoering van een of meer programma’s.

Artikel 7 Programma’s

1De secretaris stelt kaders en richtlijnen vast om te komen tot een programma.

2De secretaris besluit tot het instellen van een programma om een doel als bedoeld in artikel 2, tweede lid, onder a, te bereiken.

3Bij het besluit tot instelling van een programma:

a.worden de kaders en richtlijnen, bedoeld in het eerste lid, in acht genomen; en

b.definieert de secretaris vanuit zijn rol van opdrachtgever tevens het te bereiken doel.

Artikel 8 Projecten

1De secretaris stelt kaders en richtlijnen vast om te komen tot een project.

2Een programmamanager kan besluiten om een resultaat als bedoeld in artikel 2, tweede lid, onder a, te bereiken in de vorm van een project.

3Bij het besluit tot het instellen van een project:

a.worden de kaders en richtlijnen, bedoeld in het eerste lid, in acht genomen; en

b.definieert de programmamanager tevens het te bereiken resultaat.

Artikel 9 De secretaris

1De secretaris geeft samen met de directeuren, op strategisch niveau leiding aan de ambtelijke organisatie.

2De secretaris geeft hiërarchisch leiding aan:

a.de directeur;

b.de overige rechtstreeks onder hem ressorterende functionarissen;

c.de programmamanagers en H-managers binnen zijn portfolio.

3De secretaris is jegens Gedeputeerde Staten eindverantwoordelijk voor de kwaliteit van het functioneren van de ambtelijke organisatie als geheel en neemt daarbij de adviezen, bedoeld in artikel 10, eerste lid, in acht

4Onverminderd het derde lid is de secretaris eindverantwoordelijk voor:

a.een goed functionerende planning- en controlcyclus;

b.de kwaliteit van de integrale beleidsadvisering aan Gedeputeerde Staten.

5Met inachtneming van de uitkomst van de beraadslaging, bedoeld in artikel 5, derde lid:

a.wijzen de secretaris en de directeuren binnen hun portfolio de capaciteit toe aan de programma’s;

b.stelt de secretaris eenheden in en bepaalt daarbij hun omvang en samenstelling.

6De secretaris stelt kaders en richtlijnen op concernniveau vast.

7Gedeputeerde Staten stellen nadere regels vast omtrent de control.

Artikel 10 De directeur

1De directeur geeft gevraagd en ongevraagd advies aan de secretaris.

2De directeur geeft hiërarchisch leiding aan de programmamanagers en H-managers binnen zijn portfolio;

3De directeur geeft binnen de vastgestelde kaders en richtlijnen op strategisch niveau sturing aan:

a.de inhoudelijke strategie van de organisatie;

b.het ontwikkelen, implementeren en operationaliseren van beleid;

c.agenderen en programmeren via programma’s;

d.de integrale afstemming en verbinding tussen de inhoudelijke beleidsterreinen;

e.de integrale afstemming en verbinding tussen de strategische, tactische en operationele doelstellingen van de organisatie;

f.toedelen en beheersen van capaciteit van programma’s;

g.sturen op verbinding, op integraliteit en op strategische beleidsontwikkeling en daarbij het bevorderen en bewaken van integraal organiseren en (samen)werken.

Artikel 11 De programmamanager

1De programmamanager staat aan het hoofd van zijn programma.

2De programmamanager is verantwoordelijk voor het bereiken van de vastgestelde doelen.

3De programmamanager geeft operationeel leiding aan de medewerkers binnen zijn programma.

Artikel 12 De H-manager

1De H-manager is binnen zijn eenheid en binnen de vastgestelde kaders en richtlijnen, ten aanzien van de onder hem ressorterende medewerkers eindverantwoordelijk voor:

a.de hiërarchische aansturing;

b.het begeleiden van hen in hun persoonlijke ontwikkeling; en

c.het op peil houden van hun kennis.

2De H-manager is verantwoordelijk voor de match tussen vraag en aanbod naar capaciteit vanuit de programma’s.

3Gelet op artikel 10, tweede lid, wordt met de H-manager gelijkgesteld de directeur voor zover het een eenheid betreft waarin de in dat artikel genoemde functionarissen zijn ondergebracht.

Artikel 13 Vervangingsregeling

1Vervanging bij afwezigheid of verhindering vindt als volgt plaats:

a.de directeuren vervangen elkaar onderling;

b.de H-managers vervangen elkaar onderling;

c.de programmamanagers vervangen elkaar onderling.

2Bij gelijktijdige afwezigheid of verhindering van de directeuren, vindt vervanging plaats door de secretaris.

Artikel 14 Wettelijke basis

De secretaris handelt overeenkomstig hetgeen ten aanzien van hem is bepaald in de wet, de reglementen van orde voor de vergaderingen van Gedeputeerde Staten of enig ander wettelijk voorschrift van rijk of provincie.

Artikel 15 Aanwijzings- en informatiebevoegdheid

De secretaris is bevoegd in het kader van de uitoefening van zijn verantwoordelijkheden ten opzichte van Gedeputeerde Staten bij de aan dit orgaan ondergeschikte medewerkers inlichtingen in te winnen en hen aanwijzingen te geven.

Artikel 17 Bewaking integriteit

De secretaris draagt een bijzondere zorg voor de bewaking van de integriteit binnen de ambtelijke organisatie van de provincie.

Artikel 18 Beheer van de archieven

1De secretaris is belast met het beheer van de archiefbescheiden van Provinciale Staten en van Gedeputeerde Staten, alsmede van die van de commissaris van de Koning voor zover deze hem ter bewaring zijn gegeven.

2Voor de in het eerste lid bedoelde taak, is de secretaris verantwoordelijk tegenover Gedeputeerde Staten voor zover het de archiefbescheiden van Provinciale Staten en Gedeputeerde Staten betreft en tegenover de commissaris van de Koning voor zover het betreft het hem in beheer gegeven deel van diens archiefbescheiden.

Regeling van Gedeputeerde Staten van provincie Noord-Brabant houdende regels omtrent ambtelijke organisatie (Regeling ambtelijke organisatie Noord-Brabant 2018)