Verordening op de Vertrouwenscommissie in verband met de vervulling van de vacature van…

Aanhef

Provinciale Staten van Limburg

maken ter voldoening aan het bepaalde in de Provinciewet en de Algemene wet bestuursrecht bekend de nieuwe integrale tekst van:

Verordening op de Vertrouwenscommissie in verband met de vervulling van de vacature van de Commissaris van de Koning in Limburg 2021

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

a) de Commissaris van de Koning: de Commissaris van de Koning in de provincie Limburg.

b) de commissie: de Vertrouwenscommissie.

c) kandidaten: personen die naar het ambt van Commissaris van de Koning van Limburg hebben gesolliciteerd nadat de vacature is opengesteld.

d) de minister: de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

e) Provinciale Staten: Provinciale Staten van Limburg.

f) Gedeputeerde Staten: Gedeputeerde Staten van Limburg.

g) de voorzitter: de voorzitter van de commissie.

h) de secretaris: de secretaris van de commissie.

i) profielschets: de eisen en competenties die aan de te benoemen commissaris worden gesteld met betrekking tot de vervulling van het ambt, die het onderwerp van het in artikel 61, tweede lid, van de Provinciewet bedoelde overleg zijn geweest, door Provinciale Staten zijn vastgesteld en als leidraad geldt voor de selectie van kandidaten.

Artikel 2 Instelling

1Er is een Vertrouwenscommissie in verband met de vervulling van de vacature van de Commissaris van de Koning in de provincie van Limburg.

2De commissie wordt opgeheven met ingang van de dag waarop het Koninklijk Besluit tot benoeming van de commissaris aan Provinciale Staten bekend is gemaakt.

Artikel 3 Taak commissie

De commissie is belast met het selecteren en beoordelen van kandidaten, en het voorbereiden van een aanbeveling van Provinciale Staten aan de minister, inzake de benoeming van de Commissaris van de Koning.

Artikel 4 Samenstelling commissie

1De commissie bestaat uit tenminste 5 leden en ten hoogste zoveel leden als er op het moment van benoeming fracties zijn in Provinciale Staten.

2De commissie kan een of meer leden van Gedeputeerde Staten, niet zijnde een kandidaat, tot adviseur van de commissie benoemen. Deze hebben geen stemrecht.

3Het lidmaatschap van de commissie is persoonlijk.

4De voorzitter van de commissie wordt uit haar midden gekozen.

5In geval van ziekte kiest de commissie uit haar midden een plaatsvervangend voorzitter.

6In geval van langdurige ziekte van meer dan een maand of bij overlijden kan een lid van de commissie worden vervangen.

7De commissie beslist over de vervanging als bedoeld in het zesde lid, op voordracht van de desbetreffende fractie. De plaatsvervangende voorzitter wordt niet vervangen bij ziekte.

Artikel 5 Secretariaat commissie

1De griffier van Provinciale Staten is secretaris van de commissie.

2De plaatsvervangend griffier is plaatsvervangend secretaris van de commissie en de secretaris van Gedeputeerden Staten, als bedoeld in artikel 97 Provinciewet, is 2e plaatsvervangend secretaris van de commissie.

3De griffier en plaatsvervangend griffier van Provinciale Staten zijn geen lid van de commissie en hebben daarin geen stemrecht.

Artikel 6 Beoordeling kandidaten

1De commissie is belast met de beoordeling van kandidaten op basis van de door Provinciale Staten vastgestelde profielschets.

2De commissie voert gesprekken met de door de minister op grond van artikel 61, derde lid, van de Provinciewet geselecteerde kandidaten die zij in beginsel geschikt acht voor benoeming.

3De commissie kan besluiten om ook met een niet door de minister geselecteerde kandidaat een gesprek te voeren en kan hiertoe de minister verzoeken de bescheiden van andere kandidaten te overhandigen.

4Indien de commissie besluit met een door de minister in beginsel geschikt geachte kandidaat geen gesprek te hebben, dan stelt de commissie de minister daarvan zo spoedig mogelijk schriftelijk op de hoogte en betrekt het oordeel van de minister over deze kandidaat in haar eigen beoordeling.

5De commissie bepaalt haar standpunt over de geschiktheid van de door haar ontvangen kandidaten.

Artikel 7 Informatie voor de gesprekken met de kandidaten

1De voorzitter en de secretaris nodigen in overleg met de commissie de kandidaten zoals bedoeld in artikel 6 uit.

2De voorzitter stelt in overleg met de secretaris de plaats, datum en tijdstip van een gesprek zodanig vast, dat de naam van een kandidaat niet bekend wordt bij een of meerdere andere kandidaten of bij derden.

3De commissie verschaft zich de door haar nodig geachte informatie over de kandidaten als bedoeld in artikel 61, vierde lid, van de Provinciewet door tussenkomst van de minister.

Artikel 8 Voordracht

1De commissie brengt aan de hand van een voordracht en bijbehorend conceptbesluit over haar bevindingen, schriftelijk verslag uit aan Provinciale Staten en de minister.

2De commissie benoemt in haar voordracht twee kandidaten, in de volgorde van haar voorkeur, die naar haar oordeel voor benoeming in aanmerking kunnen komen. De commissie vermeldt daarbij ten aanzien van iedere kandidaat de motieven die tot haar oordeel hebben geleid.

3De bescheiden zoals genoemd in bovenstaande leden zijn geheim.

Artikel 9 Stemverhouding

1De voordracht als bedoeld in artikel 8 wordt bij meerderheid van stemmen vastgesteld, waarbij elk lid één stem heeft.

2In het verslag kunnen leden van de commissie van minderheidsstandpunten blijk geven.

3De commissie streeft naar een unanieme voordracht.

4Indien niet tot een unaniem oordeel gekomen kan worden, dan worden de verschillende standpunten binnen de commissie ook ter kennis van Provinciale Staten gebracht.

Artikel 10 Vergaderfrequentie, quorum en verslaglegging

1De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of ten minste de helft van het aantal leden dit noodzakelijk achten.

2De commissie vergadert uitsluitend wanneer meer dan de helft van de leden aanwezig is.

3Als niet wordt voldaan aan het gestelde in het tweede lid, belegt de voorzitter op zo kort mogelijke termijn een nieuwe vergadering.

4De vergaderingen van de commissie vinden plaats achter gesloten deuren.

5Onder verantwoordelijkheid van de secretaris wordt een ontwerpverslag van het ter vergadering behandelde opgemaakt.

6Het verslag als bedoeld in het vijfde lid wordt door de commissie vastgesteld en is geheim.

7Indien geen volgende vergadering wordt gehouden, stelt de voorzitter het verslag vast, nadat de leden van de commissie met het ontwerpverslag hebben ingestemd.

Artikel 11 Geheimhouding

1Ten aanzien van al hetgeen voor, tijdens en na het verrichten van de werkzaamheden van de commissie direct of indirect door de commissie wordt besproken, schriftelijk wordt vastgelegd of aan de leden van de commissie wordt voorgelegd, geldt voor de voorzitter en leden van de commissie, de adviseur als bedoeld in artikel 4, derde lid, de secretaris en de plaatsvervangend secretaris een volstrekte geheimhoudingsplicht.

2Noch aan de leden van Provinciale Staten, die geen zitting hebben in de commissie, noch aan anderen wordt inzage gegeven in of informatie verstrekt omtrent de inhoud van aan de commissie overgelegde stukken of het behandelde ter vergadering, behoudens wanneer het stukken, gegevens of informatie betreft die door de commissie aan Provinciale Staten zijn overgelegd, medegedeeld of anderszins ter kennis zijn gebracht.

3In het geval als bedoeld in het tweede lid blijft de geheimhoudingsplicht tegenover derden evenwel onverkort van kracht.

4Ten aanzien van al hetgeen door de commissie aan Provinciale Staten wordt overgelegd, medegedeeld of anderszins ter kennis wordt gebracht geldt voor Provinciale Staten, alsmede voor de voorzitter en afzonderlijke leden van Provinciale Staten een volstrekte geheimhoudingsplicht.

5De behandeling van de in het vierde lid bedoelde stukken, gegevens of informatie door Provinciale Staten zal steeds achter gesloten deuren plaatsvinden.

6De verslagen van de vergaderingen als bedoeld in het vijfde lid zijn geheim.

7De geheimhoudingsverplichtingen welke krachtens deze regeling gelden, of zullen komen te gelden, blijven onverminderd van kracht na ontbinding van de commissie en na afronding van de benoemingsprocedure.

Artikel 12 Vertegenwoordiging en correspondentie

1De voorzitter vertegenwoordigt de commissie en treedt op als contactpersoon en woordvoerder.

2Alle stukken, bestemd voor de commissie, worden gericht aan de voorzitter of secretaris en verzonden naar het email-adres van de secretaris.

3Alle stukken die van de commissie uitgaan, worden door de voorzitter en de secretaris ondertekend.

Artikel 13 Openbaarmaking

1De aanbeveling inzake de benoeming van de Commissaris van de Koning is, voor zover het de eerste naam op de aanbeveling betreft, openbaar met ingang van het moment waarop deze door Provinciale Staten als zodanig is vastgesteld.

2De bij de aanbeveling behorende stukken, alsmede de overige stukken, gegevens of informatie waarop Provinciale Staten de aanbeveling hebben gebaseerd, blijven onverminderd geheim overeenkomstig hetgeen dienaangaande in deze regeling is bepaald.

Artikel 14 Archivering

1De secretaris draagt er zorg voor, dat alle archiefbescheiden in verzegelde enveloppen en gerubriceerd als ‘geheim’ vóór het tijdstip van ontbinding van de commissie worden overgebracht naar de krachtens de Archiefwet door Provinciale Staten aangewezen archiefbewaarplaats.

2Van de in het eerste lid bedoelde overbrenging wordt een verklaring van overbrenging volgens artikel 9 van het Archiefbesluit 1995 opgemaakt.

3In de verklaring als bedoeld in het tweede lid wordt melding gemaakt van de met toepassing van artikel 15, eerste lid, onder a en c, van de Archiefwet gestelde beperkingen van openbaarheid, geldende voor een periode van 75 jaar.

4In afwijking van het eerste lid worden de originele bescheiden die de commissie heeft ontvangen van de minister, vóór het tijdstip van de ontbinding van de commissie aan de minister teruggezonden.

5De voorzitter en de leden, de adviseur als bedoeld in artikel 4, derde lid, de plaatsvervangend secretaris en de secretaris overhandigen alle aan hun verstrekte bescheiden, dan wel kopieën die zij van deze bescheiden onder zich hebben, vóór het tijdstip van de ontbinding van de commissie aan de secretaris.

6De in het vorige lid bedoelde bescheiden, alsmede de bescheiden en de kopieën die de plaatsvervangend secretaris onder zich heeft, worden, voor zover het geen archiefbescheiden betreffen, door de secretaris onverwijld vernietigd.