Verordening op de Vertrouwenscommissie herbenoeming Commissaris van de Koning Provincie Limburg 2017

Artikel 1 Instelling

Er is een commissie genaamd ‘Vertrouwenscommissie inzake de herbenoeming van de Commissaris van de Koning’, hierna te noemen ‘de Vertrouwenscommissie’.

Artikel 2 Taak

De Vertrouwenscommissie is belast met de voorbereiding van een aanbeveling van Provinciale Staten aan de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties inzake de herbenoeming van de Commissaris van de Koning.

Artikel 3 Samenstelling

1De Vertrouwenscommissie bestaat uit evenveel leden als er Statenfracties in Provinciale Staten zijn. Elke fractie levert een lid voor de Vertrouwenscommissie.

2Provinciale Staten kunnen een lid van Gedeputeerde Staten tot adviseur van de Vertrouwenscommissie benoemen.

3De vicevoorzitter van Provinciale Staten zit de Vertrouwenscommissie voor. De Vertrouwenscommissie wijst uit haar midden een plaatsvervangend voorzitter aan. De voorzitter vertegenwoordigt de Vertrouwenscommissie en treedt op als contactpersoon en woordvoerder.

4De griffier van Provinciale Staten is secretaris en adviseur van de Vertrouwenscommissie. Zij laat zich bijstaan door de plaatsvervangend griffier. Beiden nemen deel aan de vergaderingen van de Vertrouwenscommissie. Bij ontstentenis van de griffier wordt zij vervangen door de plaatsvervangend griffier.

5Voor de leden van de Vertrouwenscommissie worden geen plaatsvervangers aangewezen, zij kunnen zich niet laten vervangen.

Artikel 4 Werkwijze

1De Vertrouwenscommissie vormt zich een oordeel over het functioneren van de Commissaris van de Koning. Het toetsingskader hiervoor vormt de profielschets, door Provinciale Staten bij besluit P-11-008 vastgesteld op 20 april 2011.

2De Vertrouwenscommissie legt haar bevindingen schriftelijk vast in een verslag aan Provinciale Staten. Dit verslag is geheim.

3Het verslag van de Vertrouwenscommissie wordt bij meerderheid van stemmen vastgesteld. In het verslag kunnen de leden van de Vertrouwenscommissie van minderheidsstandpunten blijk geven.

4Alvorens het verslag aan Provinciale Staten te zenden, bespreekt de Vertrouwenscommissie dit met de Commissaris van de Koning.

5Indien ter zake van zijn functioneren afspraken met de Commissaris van de Koning worden gemaakt, worden deze in het verslag aan Provinciale Staten vermeld.

Artikel 5 Vergaderingen

1De Vertrouwenscommissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of ten minste twee leden dit noodzakelijk achten.

2De uitnodigingen voor de vergaderingen van de Vertrouwenscommissie worden ten minste drie dagen tevoren door of vanwege de voorzitter aan de leden gezonden.

3De Vertrouwenscommissie vergadert uitsluitend wanneer meer dan de helft van het aantal commissieleden aanwezig is.

4De vergaderingen van de Vertrouwenscommissie vinden plaats achter gesloten deuren.

Artikel 6 Geheimhouding

1Ten aanzien van al hetgeen voor, tijdens of na het verrichten van de werkzaamheden van de Vertrouwenscommissie direct of indirect door of met de (leden van de) Vertrouwenscommissie wordt besproken, schriftelijk wordt vastgelegd en/of aan de leden en de voorzitter van de Vertrouwenscommissie, de griffier, diens plaatsvervanger en de gedeputeerde wordt voorgelegd, geldt voor de voorzitter en de leden van de Vertrouwenscommissie, de gedeputeerde, de griffier, diens plaatsvervanger en eventuele derden waar de (leden van de) Vertrouwenscommissie informatie ingewonnen hebben omtrent het functioneren van de Commissaris van de Koning een volstrekte geheimhoudingsplicht.

2De in lid 1 van dit artikel genoemde geheimhoudingsplicht geldt evenzeer tegenover Provinciale Staten, alsmede tegenover de afzonderlijke leden van Provinciale Staten, behoudens wanneer het stukken, gegevens of informatie betreft die door de Vertrouwenscommissie aan Provinciale Staten zijn overgelegd, medegedeeld of anderszins ter kennis zijn gebracht. In het laatste geval blijft de geheimhoudingsplicht tegenover derden evenwel onverkort van kracht.

3Ten aanzien van al hetgeen door de Vertrouwenscommissie aan Provinciale Staten wordt overgelegd, medegedeeld of anderszins ter kennis wordt gebracht geldt voor Provinciale Staten, alsmede voor de afzonderlijke leden van Provinciale Staten, de gedeputeerde en de Commissaris van de Koning een volstrekte geheimhoudingsplicht.

4De behandeling van de in lid 3 van dit artikel bedoelde stukken, gegevens of informatie door Provinciale Staten zal steeds achter gesloten deuren plaatsvinden. De verslagen van deze vergaderingen zijn geheim.

5De geheimhoudingsverplichtingen die krachtens deze verordening gelden, of zullen komen te gelden, blijven onverminderd van kracht na ontbinding van de Vertrouwenscommissie en na het vervallen van deze verordening.

Artikel 7 Besluitvorming

1De Vertrouwenscommissie besluit bij de voorbereiding van de aanbeveling bij meerderheid van de uitgebrachte stemmen, waarbij elk lid één stem heeft. Geen lid van de Vertrouwenscommissie zijn de voorzitter, de griffier, de plaatsvervangend griffier en de door Provinciale Staten als adviseur aan de Vertrouwenscommissie toegevoegde gedeputeerde.

2Bij het staken van de stemmen bij de uit te brengen bevindingen wordt het nemen van de beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden geen bevindingen van de Vertrouwenscommissie maar de verschillende meningen in het verslag opgenomen.

3De Vertrouwenscommissie streeft naar unanimiteit.

4Het verslag van de Vertrouwenscommissie wordt bij meerderheid van stemmen vastgesteld. In het verslag kunnen leden van de Vertrouwenscommissie blijk geven van minderheidsstandpunten.

Artikel 8 Aanbeveling

1De aanbeveling inzake de herbenoeming van de Commissaris van de Koning is openbaar met ingang van het moment waarop deze door Provinciale Staten als zodanig is vastgesteld.

2De bij de aanbeveling behorende stukken, alsmede de overige stukken, gegevens of informatie waarop Provinciale Staten de aanbeveling hebben gebaseerd, blijven onverminderd geheim overeenkomstig het dienaangaande in de onderhavige verordening is bepaald.

Artikel 9 Onvoorziene gevallen

In alle gevallen, waarin deze verordening niet voorziet, beslist de Vertrouwenscommissie. Bij het staken der stemmen beslist de voorzitter van de Vertrouwenscommissie.

Artikel 10 Ontbinding van de Vertrouwenscommissie

De Vertrouwenscommissie wordt geacht te zijn ontbonden met ingang van de dag, volgende op die, waarop het Koninklijk Besluit tot herbenoeming van de Commissaris van de Koning aan Provinciale Staten bekend is gemaakt.

Artikel 11

1De secretaris van de Vertrouwenscommissie draagt er zorg voor dat alle door de Vertrouwenscommissie opgemaakte stukken, alsmede de overige stukken die op grond van de Archiefwet of naar het oordeel van de voorzitter van de Vertrouwenscommissie voor archivering in aanmerking komen, na ontbinding van de Vertrouwenscommissie onverwijld in verzegelde enveloppen, voorzien van een duidelijke aanduiding ‘GEHEIM’, worden overgebracht naar de krachtens de Archiefwet door Provinciale Staten aangewezen archiefbewaarplaats.

2Van de in het eerste lid bedoelde overbrenging wordt een verklaring van overbrenging volgens artikel 9 van het Archiefbesluit 1995 opgemaakt.

3In de verklaring als bedoeld in het tweede lid wordt melding gemaakt van de met toepassing van artikel 15, eerste lid, onder a en c, van de Archiefwet gestelde beperkingen van openbaarheid, geldende voor een periode van 75 jaar.

4Indien voor de uitvoering van het bepaalde in de leden 1 tot en met 3 de tussenkomst van het college van Gedeputeerde Staten in haar hoedanigheid van zorgdrager als bedoeld in de Archiefwet 1995 vereist is, verleent zij daaraan volledig en onverkort haar medewerking. Wanneer dit noodzakelijkerwijze met zich mee mocht brengen dat de enveloppen aan het college van Gedeputeerde Staten dienen te worden overgedragen, zal het dit college niet zijn toegestaan deze te openen.

5Alle stukken die door of vanwege de Vertrouwenscommissie zijn opgemaakt of aan haar zijn toevertrouwd en niet voor archivering in aanmerking komen, worden door de voorzitter en de secretaris in gezamenlijkheid vernietigd, dan wel worden geretourneerd aan degenen die deze stukken hebben verschaft.

Artikel 12

Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag volgend op die van haar vaststelling en vervalt met ingang van de dag waarop het Koninklijk Besluit tot herbenoeming van de Commissaris van de Koning aan Provinciale Staten bekend is gemaakt, met uitzondering van het bepaalde in artikel 6 lid 5.

Artikel 13

Deze verordening kan worden aangehaald als ‘Verordening op de Vertrouwenscommissie herbenoeming Commissaris van de Koning Provincie Limburg 2017’.