Reglement op het relatiebeheersysteem

Artikel 1

In dit reglement wordt verstaan onder:

a.de wet: Wet bescherming persoonsgegevens;

b.persoonsgegeven: in het door de Provincie Limburg gehanteerde relatiebeheersysteem opgenomen persoonsgegeven in de zin van artikel 1 sub a van de wet;

c.gegevensverwerking: verwerking van persoonsgegevens in de zin van artikel 1 sub b van de wet in het kader van het door de Provincie Limburg gehanteerde relatiebeheersysteem;

d.verantwoordelijke: degene die het doel en de middelen voor de gegevensverwerking vaststelt, zijnde Gedeputeerde Staten;

e.beheerders: de in dit reglement aangewezen functionarissen, die zorg dragen voor de uitvoering en naleving van het bij of krachtens de wet bepaalde en in dit kader bepaalde taken en bevoegdheden uitoefenen namens de verantwoordelijke;

f.derden: instanties en personen, die niet behoren tot het bestuurlijk of ambtelijk apparaat van de Provincie Limburg;

g.betrokkene: degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft;

h.verstrekken van persoonsgegevens: het bekendmaken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens.

Artikel 2

1de gegevensverwerking heeft tot doel relatiebeheer.

2de gegevensverwerking heeft tevens tot doel het eenduidig registreren ter voorkoming van doublures en onjuiste registratie van gegevens.

Artikel 3

1de gegevensverwerking heeft betrekking op personen die op enigerlei wijze corresponderen met de Provincie Limburg.

2de gegevensverwerking omvat ten aanzien van de in het eerste lid bedoelde personen ten hoogste de volgende gegevens: naam, roepnaam, voorletters, titulatuur, geslacht, adres, postcode, woonplaats, geboortedatum, geboorteplaats, telefoonnummer(s), e-mailadres(sen).

3de verantwoordelijke stelt de betrokkene op de hoogte van de doeleinden van de gegevensverwerking waarvoor de in lid 2 bedoelde gegevens bestemd zijn.

Artikel 4

De beheerders van de gegevensverwerking zijn de functioneel beheerder van het relatiebeheersysteem en de afdelingssecretariaten.

Artikel 5

Persoonsgegevens worden verstrekt aan instanties en personen die behoren tot het bestuurlijk of ambtelijk apparaat van de Provincie Limburg, indien dit niet onverenigbaar is met de doelstellingen van de gegevensverwerking.

Artikel 6

De beheerders zien er op toe dat de in artikel 3, tweede lid genoemde gegevens worden vernietigd indien en voorzover zij ingevolge het bepaalde in artikel 10 van de wet niet meer mogen worden bewaard.

Artikel 7

Ter beveiliging van de gegevensverwerking tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens worden door de verantwoordelijke technische en organisatorische maatregelen getroffen, welke maatregelen er mede op gericht zijn om onnodige verzameling en verdere verwerking van persoonsgegevens te voorkomen.

Artikel 8

Persoonsgegevens worden uitsluitend verstrekt aan derden, indien dit niet onverenigbaar is met de doelstellingen van de gegevensverwerking.

Artikel 9

Door of vanwege de beheerders wordt, indien toepassing is gegeven aan artikel 8, een protocol bijgehouden waarin worden vermeld:

a.de namen en adressen van derden aan wie persoonsgegevens zijn verstrekt;

b.de data waarop die verstrekkingen hebben plaatsgevonden;

c.de verstrekte gegevens.

Artikel 10

1dit reglement wordt aangehaald als: Reglement op het relatiebeheersysteem.

2het reglement treedt in werking de dag na publicatie in het Provinciaal Blad.