Aanhef
Gedeputeerde Staten van Limburg maken ter voldoening aan het bepaalde in de Provinciewet, bekend dat zij in hun vergadering van 19 juli 2022 hebben vastgesteld:
REGLEMENT BEZWAREN EN KLACHTEN PROVINCIE LIMBURG 2022
Artikel 1 Begripsbepalingen
In dit besluit wordt verstaan onder:
a.Awb: Algemene wet bestuursrecht;
b.bestuursorgaan (van de Provincie Limburg): PS of GS of de CdK;
c.bezwaar: een rechtsbeschermingsvoorziening zoals bedoeld in artikel 1:5, eerste lid, Awb;
d.bezwaarschrift: een geschrift zoals bedoeld in artikel 6:4, eerste lid, Awb;
e.CdK: de Commissaris van de Koning in de Provincie Limburg;
f.commissie: een adviescommissie zoals bedoeld in artikel 7:13 Awb;
g.extern lid: een persoon die geen deel uitmaakt van een bestuursorgaan van de Provincie Limburg, en ook niet werkzaam is onder verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan van de Provincie Limburg;
h.GS: Gedeputeerde Staten van Limburg;
i.klacht: een voorziening zoals bedoeld in artikel 9:1 Awb;
j.klachtenfunctionaris: een persoon die belast is met de behandeling van klachten en die geen deel uitmaakt van een bestuursorgaan van de Provincie Limburg, en ook niet werkzaam is onder verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan van de Provincie Limburg;
k.PS: Provinciale Staten van Limburg;
l.secretaris: een namens GS aan te wijzen ambtenaar ter ondersteuning van de commissie of de klachtenfunctionaris die werkzaam is onder de verantwoordelijkheid van GS;
m.voorzitter: een extern lid dat de commissie als geheel kan vertegenwoordigen.
Artikel 2 Advisering door een commissie
1Er is een commissie die de bestuursorganen van de Provincie Limburg adviseert bij de voorbereiding van een besluit op een bezwaar dat is ingediend tegen een besluit van een bestuursorgaan van de Provincie Limburg.
2GS vragen de in het eerste lid van dit artikel bedoelde commissie in beginsel om advies bij de voorbereiding van een besluit op een bezwaar dat is ingediend tegen een besluit dat door GS is genomen.
3In opdracht van of namens PS respectievelijk de CdK kan de in het eerste lid van dit artikel bedoelde commissie ook adviseren bij de voorbereiding van een besluit op een bezwaar dat is ingediend tegen een besluit dat door PS respectievelijk door de CdK is genomen.
Artikel 3 De commissie
1De commissie bestaat uit een externe voorzitter en ten minste twee externe leden.
2De voorzitter en de leden van de commissie worden benoemd, geschorst en (tussentijds) ontslagen door GS. De voorzitter en leden van de commissie kunnen tussentijds schriftelijk ontslag nemen, met inachtneming van een opzegtermijn van twee maanden.
3De leden van de commissie kunnen optreden als plaatsvervangend voorzitter(s) van de commissie.
4De voorzitter en de leden van de commissie worden voor maximaal vier jaren benoemd en zijn ten hoogste eenmaal herbenoembaar voor een tweede termijn van maximaal vier jaren.
5De voorzitter en de leden van de commissie mogen op de dag waarop de benoeming of herbenoeming ingaat, de leeftijd van 70 jaar nog niet hebben bereikt. Als de voorzitter of de leden van de commissie gedurende de zittingsduur de leeftijd van 70 jaar bereiken, wordt het lidmaatschap met ingang van de dag waarop zij de leeftijd van 70 jaren hebben bereikt, van rechtswege beëindigd.
6Als de aard of de omstandigheden van een bezwaar hier aanleiding toe geven kunnen GS besluiten voor een incidenteel geval tijdelijk een andere deskundige te benoemen als lid van de commissie.
7De voorzitter en leden van de commissie ontvangen op declaratiebasis een vergoeding voor het bijwonen van de vergaderingen (hoorzittingen) en voor de reiskosten. Gelet op het bepaalde in artikel 8 van de Verordening rechtspositie decentrale politieke ambtsdragers Provincie Limburg bedraagt de vergoeding voor het bijwonen van de vergaderingen factor 3 van het in artikel 2.4.1 eerste lid van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers vermelde bedrag. Dit bedrag wordt jaarlijks geïndexeerd.
8De voorzitter en de leden van de commissie onthouden zich in ieder geval in de volgende gevallen van deelname aan de hoorzitting en de advisering:
a.indien het een aangelegenheid betreft die hem/haar persoonlijk aangaat; en/of
b.indien het gaat om een bezwaarschrift dat is ingediend door een instantie waarvan hij/zij (bestuurs)lid is of waaraan hij/zij op enigerlei wijze verantwoording schuldig is.
Artikel 4 De secretaris
1De commissie wordt bijgestaan door ten minste een secretaris.
2De secretaris is voor de door hem of haar verrichte ondersteunende werkzaamheden uitsluitend verantwoording verschuldigd aan de commissie.
3Het betreffende bestuursorgaan stelt na ontvangst van het ingediende bezwaarschrift de op de zaak betrekking hebbende stukken onverwijld in handen van de secretaris.
4Ter voorbereiding van de behandeling van een bezwaarschrift kunnen door de secretaris of de commissie inlichtingen worden ingewonnen bij het betreffende bestuursorgaan, belanghebbenden of (externe) deskundigen.
5De secretaris kan onderzoeken of een bezwaar tegen een besluit van een bestuursorgaan van de Provincie Limburg minnelijk kan worden bijgelegd en kan daartoe de nodige handelingen verrichten.
6De secretaris bepaalt dag en tijdstip van de hoorzitting en draagt zorg voor de schriftelijke uitnodiging voor de hoorzitting alsmede voor tijdige ter inzage legging van de stukken.
7Indien namens de indiener van het bezwaarschrift een gemachtigde optreedt dient deze aan de secretaris een machtiging over te leggen, tenzij deze gemachtigde als advocaat staat ingeschreven.
Artikel 5 Hoorzitting en beraadslaging commissie
1De hoorzitting is openbaar, tenzij zich daartegen naar het oordeel van de commissie gewichtige redenen verzetten.
2Na afloop van de hoorzitting beraadslaagt de commissie achter gesloten deuren over het aan het betreffende bestuursorgaan uit te brengen advies.
3De commissie beslist over het uit te brengen advies met meerderheid van stemmen.
4De secretaris heeft een raadgevende stem.
5Het advies wordt zo spoedig mogelijk schriftelijk en gemotiveerd uitgebracht aan het betreffende bestuursorgaan.
6Indien daarom door een lid van de commissie wordt verzocht, wordt in het advies melding gemaakt van een naar voren gebracht minderheidsstandpunt.
7Het advies wordt door de (plaatsvervangend) voorzitter of namens de (plaatsvervangend) voorzitter door een lid van de commissie ondertekend.
Artikel 6 Nader onderzoek
1Indien de commissie het na afloop van de hoorzitting ten behoeve van het uit te brengen advies noodzakelijk acht, kan de commissie nader onderzoek (laten) verrichten.
2De uit het nader onderzoek verkregen informatie wordt in afschrift aan de leden van de commissie, het betreffende bestuursorgaan en belanghebbenden toegezonden.
3De leden van de commissie, het betreffende bestuursorgaan en belanghebbenden kunnen binnen een week na verzending van de in het tweede lid van dit artikel bedoelde informatie aan de voorzitter van de commissie een verzoek richten tot het beleggen van een nieuwe hoorzitting. De commissie beslist omtrent een dergelijk verzoek.
Artikel 7 Advisering door een klachtenfunctionaris
1Er is een klachtenfunctionaris die de bestuursorganen van de Provincie Limburg adviseert bij de voorbereiding van een besluit op een klacht die is ingediend tegen een gedraging van een bestuursorgaan van de Provincie Limburg.
2Conform het bepaalde in artikel 9:13 Awb is, in aanvulling op de bepalingen in afdeling 9.1.2 Awb, afdeling 9.1.3 Awb van toepassing op de behandeling van klachten.
3GS vragen de in het eerste lid van dit artikel bedoelde klachtenfunctionaris om advies bij de voorbereiding van een besluit op een klacht die is ingediend tegen een gedraging van GS.
4In opdracht van of namens PS respectievelijk de CdK kan de in het eerste lid van dit artikel bedoelde klachtenfunctionaris ook adviseren bij de voorbereiding van een besluit op een klacht die is ingediend tegen een gedraging van PS respectievelijk van de CdK.
Artikel 8 De klachtenfunctionaris
1De klachtenfunctionaris wordt benoemd, geschorst en tussentijds ontslagen door GS. De klachtenfunctionaris kan tussentijds schriftelijk ontslag nemen, met inachtneming van een opzegtermijn van twee maanden. Gedeputeerde Staten benoemen minimaal twee personen als klachtenfunctionaris.
2De klachtenfunctionaris wordt voor een periode van maximaal vier jaren benoemd en is herbenoembaar. De klachtenfunctionaris mag op de dag waarop de benoeming of herbenoeming ingaat, de leeftijd van 70 jaar nog niet hebben bereikt. Als deze functionaris gedurende de zittingsduur de leeftijd van 70 jaar bereikt, wordt het lidmaatschap met ingang van de dag waarop hij of zij de leeftijd van 70 jaren heeft bereikt, van rechtswege beëindigd.
3Als de aard of de omstandigheden van de klacht hier aanleiding toe geven, kunnen GS besluiten voor een incidenteel geval tijdelijk een andere deskundige te benoemen als klachtenfunctionaris.
4De klachtenfunctionaris ontvangt op declaratiebasis een vergoeding voor het bijwonen van de vergaderingen (gesprekken/hoorzittingen) en voor de reiskosten. Gelet op het bepaalde in artikel 8 van de Verordening rechtspositie decentrale politieke ambtsdragers Provincie Limburg bedraagt de vergoeding voor het bijwonen van de vergaderingen factor 3 van het in artikel 2.4.1 eerste lid van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers vermelde bedrag. Dit bedrag wordt jaarlijks geïndexeerd.
5De klachtenfunctionaris onthoudt zich in ieder geval in de volgende gevallen van deelname aan het gesprek/de hoorzitting en de advisering:
a.indien het een aangelegenheid betreft die hem/haar persoonlijk aangaat; en/of
b.indien het gaat om een klacht die is ingediend door een instantie waarvan hij/zij (bestuurs)lid is of waaraan hij/zij op enigerlei wijze verantwoording schuldig is.
Artikel 9 De secretaris
1De klachtenfunctionaris wordt bijgestaan door ten minste een secretaris.
2De secretaris is voor zijn of haar ondersteunende werkzaamheden uitsluitend verantwoording verschuldigd aan de klachtenfunctionaris.
3Het betreffende bestuursorgaan stelt de ingediende klacht alsmede de daarop betrekking hebbende stukken na ontvangst onverwijld ter hand van de secretaris.
4De secretaris bevestigt de ontvangst van de klacht.
5Ter voorbereiding van de behandeling van een klacht kunnen door de secretaris of de klachtenfunctionaris inlichtingen worden ingewonnen bij het betreffende bestuursorgaan, belanghebbenden of (externe) deskundigen.
6De secretaris kan onderzoeken of een klacht minnelijk kan worden bijgelegd en kan daartoe de nodige handelingen verrichten.
7Indien vooraf geen blijk is gegeven van een minnelijke oplossing, nodigt de secretaris de klager uit voor een gesprek. Degene op wie de klacht betrekking heeft en/of diens leidinggevende worden eveneens voor dit gesprek met de klachtenfunctionaris uitgenodigd. Bij een formele afhandeling zoals bedoeld in artikel 10 derde, vierde en vijfde lid, dient dit gesprek tevens als hoorzitting.
Artikel 10 Onderzoek, informele afhandeling en formele afhandeling (advisering)
1De klachtenfunctionaris stelt tijdens het gesprek vast of de klacht informeel, dat wil zeggen naar tevredenheid van de klager, kan worden afgehandeld of niet.
2Indien de klacht op informele wijze kan worden afgehandeld, stelt de klachtenfunctionaris een rapport van bevindingen op meteen gespreksverslag. In het rapport wordt vermeld dat de klacht informeel is afgehandeld. Hij/zij zendt dit rapport met gespreksverslag zo spoedig mogelijk aan het betreffende bestuursorgaan toe.
3Indien de klacht niet op informele wijze kan worden afgehandeld, formuleert de klachtenfunctionaris een advies op basis van de door hem verzamelde informatie en hetgeen tijdens de hoorzitting naar voren is gebracht.
4Het advies wordt schriftelijk en gemotiveerd uitgebracht en zo spoedig mogelijk met het rapport van bevindingen, gespreksverslag en eventuele aanbevelingen aan het betreffende bestuursorgaan toegezonden.
5Het advies wordt door de klachtenfunctionaris ondertekend.
Artikel 11 Inwerkingtreding
Dit besluit treedt in werking op de dag na die van publicatie in het Provinciaal Blad.
Artikel 12 Intrekken Reglement
Het Reglement bezwaren en klachten Provincie Limburg 2021 wordt ingetrokken.
Artikel 13 Citeertitel
Dit besluit kan worden aangehaald als: “Reglement bezwaren en klachten Provincie Limburg 2022”.
TOELICHTING REGLEMENT BEZWAREN EN KLACHTEN PROVINCIE LIMBURG 2022
1Algemeen
Naast de hoofdstukken 6, 7 en 9 van de Algemene wet bestuursrecht wordt het kader voor de afhandeling van bezwaarschriften en klachten gevormd door onderhavig Reglement. Hierin wordt onder andere de adviserende rol van de commissie en klachtenfunctionaris beschreven.
2.Artikelsgewijze toelichting
Artikel 1
Bij de begripsbepalingen in dit Reglement wordt zoveel als mogelijk aansluiting gezocht bij het wettelijk kader zoals genoemd in de Algemene wet bestuursrecht en Provinciewet.
Artikel 2
Lid 1
Dit lid is een uitwerking van artikel 82 Provinciewet.
Lid 2
GS kunnen het nemen van hun beslissing omtrent het inwinnen van advies mandateren.
Lid 3
Omdat is gebleken dat bezwaarschriften tegen besluiten van PS of de CdK in de praktijk niet vaak voorkomen, kunnen deze bestuursorganen op ad hoc basis besluiten of zij bij de voorbereiding van hun besluit op bezwaar advies van de in het eerste lid bedoelde commissie willen inwinnen. Overigens brengt de commissie in een dergelijk geval rechtstreeks, dat wil zeggen zonder tussenkomst van GS, advies uit aan PS of de CdK. PS kunnen het nemen van hun beslissing omtrent het inwinnen van advies mandateren.
Artikel 3
In het Reglement is een leeftijdsgrens van 70 opgenomen die gelijk is aan de leeftijdsgrens voor leden van de rechterlijke macht. Deze leeftijdsgrens geldt voor de dag van benoeming of herbenoeming.
De wettelijke leeftijdsgrens binnen de rechterlijke macht is bepaald op 70 jaar. Dat is onder meer zo bepaald om de doorstroming te bevorderen en om te voorkomen dat er individuele beslissingen genomen moeten worden over het functioneren van rechters. Het is wenselijk om op gelijke gronden eenzelfde leeftijdsgrens in het Reglement op te nemen. Benoeming en herbenoeming kan ingevolge het Reglement uitsluitend plaatsvinden indien het lid de leeftijd van 70 jaren nog niet heeft bereikt.
Artikel 4
Lid 5
In dit Reglement is voor wat betreft de bezwarenprocedure voor het oplossen van geschillen door bemiddeling een plaats ingeruimd. Daarmee wordt beoogd het geschil daadwerkelijk op te lossen en mede daarmee (verdere) juridisering tegen te gaan.
Onder bemiddeling moet met name worden verstaan: contact leggen tussen de vertegenwoordiging van het bestuursorgaan en de bezwaarmaker, in het geval dat het gevoel bestaat dat door middel van communicatie of via een herziening van het bestreden besluit de achterliggende reden van het bezwaar weggenomen kan worden.
De bemiddeling kan ook door externen plaatsvinden (in geval van mediation). De keuze om een bemiddelingstraject in te gaan is aan het betreffende bestuursorgaan. De secretaris zal daartoe overleg plegen met een vertegenwoordiger daarvan. Kiest het bestuursorgaan voor een bemiddelingstraject, dan bepaalt het tevens de grens van de onderhandelingsruimte.
In een bemiddelingstraject is voor de secretaris een initiërende en vrij zelfstandig begeleidende rol weggelegd, omdat het bij het niet-slagen van een bemiddelingspoging van belang is dat de commissie nog steeds onbevangen kan horen. Een dergelijke bemiddelingspoging staat naast de actieve inzet van de commissie om ook op de hoorzitting te zoeken naar de mogelijkheden voor een minnelijke oplossing. Uiteindelijk beslist het betrokken bestuursorgaan over een voorstel tot minnelijke oplossing. De bemiddelingspoging kan gedurende de gehele bezwarenprocedure plaatsvinden.
Artikel 7
Lid 1 en 4
PS en de CdK dienen, gelet op het bepaalde in artikel 9:13 van de Algemene wet bestuursrecht, voorafgaand aan het verzoek (zoals bedoeld in lid 4) aan de klachtenfunctionaris, te besluiten dat in aanvulling op de bepalingen in afdeling 9.1.2 van de Algemene wet bestuursrecht, afdeling 9.1.3 van de Algemene wet bestuursrecht van toepassing is op de behandeling van klachten tegen hun gedragingen.
Artikel 8
In het Reglement is een leeftijdsgrens van 70 opgenomen die gelijk is aan de leeftijdsgrens voor leden van de rechterlijke macht. Deze leeftijdsgrens geldt voor de dag van benoeming of herbenoeming.
De wettelijke leeftijdsgrens binnen de rechterlijke macht is bepaald op 70 jaar. Dat is onder meer zo bepaald om de doorstroming te bevorderen en om te voorkomen dat er individuele beslissingen genomen moeten worden over het functioneren van rechters. Het is wenselijk om op gelijke gronden eenzelfde leeftijdsgrens in het Reglement op te nemen. Benoeming en herbenoeming kan ingevolge het Reglement uitsluitend plaatsvinden indien het lid de leeftijd van 70 jaren nog niet heeft bereikt.
Artikel 9
Lid 5 en 6
In dit Reglement is plaats ingeruimd voor het op minnelijke wijze oplossen van klachten. Daarmee wordt beoogd het geschil daadwerkelijk op te lossen en mede daarmee (verdere) juridisering tegen te gaan.
Onder bemiddeling moet met name worden verstaan: contact leggen tussen klager en beklaagde, in het geval dat het gevoel bestaat dat door middel van communicatie de achterliggende reden van de klacht kan worden weggenomen.
In dit traject is voor de secretaris een initiërende en vrij zelfstandig begeleidende rol weggelegd, omdat het bij het niet-slagen van een bemiddelingspoging van belang is dat de klachtenfunctionaris nog steeds onbevangen de klacht verder kan behandelen. Een dergelijke bemiddelingspoging van de secretaris staat naast de actieve inzet van de klachtenfunctionaris om ook tijdens het gesprek te zoeken naar een informele oplossing.