Aanhef
INSTRUCTIE SECRETARIS PROVINCIE LIMBURG 2003
Ondersteuning gedeputeerde staten en Commissaris van de Koning
Hoofdstuk 1
Artikel 1 Algemeen
De secretaris draagt zorg voor een goede ondersteuning van (de leden van) het college van gedeputeerde staten.
Artikel 2 Agendering
De secretaris draagt, onverminderd de verantwoordelijkheden van de Commissaris van de Koning, zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college van gedeputeerde staten.
Artikel 3 Advisering
De secretaris draagt zorg voor een gedegen en tijdige advisering aan het college van gedeputeerde staten. Zo nodig adviseert de secretaris over de door het college te nemen beslissingen.
Artikel 4 Procedures besluitvorming en uitvoering
De secretaris is verantwoordelijk voor een adequaat verloop van het besluitvormingsproces en bevordert een voortvarende uitvoering van de beslissingen van het college van gedeputeerde staten.
Artikel 5 Besluiten- en presentielijst
De secretaris draagt er zorg voor dat door het college van gedeputeerde staten genomen beslissingen worden vastgelegd in een besluitenlijst en dat een presentielijst wordt bijgehouden van de vergaderingen.
Artikel 6 Directieteam
Waar nodig oefent de secretaris de in dit hoofdstuk omschreven taken uit in samenwerking met het directieteam.
Artikel 7 Commissies
De secretaris draagt zorg voor een goede ondersteuning van de door het college van gedeputeerde staten ingevolge artikel 82 Provinciewet ingestelde commissies.
Artikel 8 Ondersteuning Commissaris van de Koning
1De secretaris staat de Commissaris van de Koning in diens hoedanigheid van bestuurlijk coördinator ter zijde. Hij bevordert daartoe samen met de Commissaris van de Koning een goede afstemming tussen de bestuursorganen enerzijds en het ambtelijk apparaat anderzijds.
2De secretaris is de Commissaris van de Koning behulpzaam bij de bevordering van een goede samenwerking en afstemming tussen de bestuursorganen, alsmede bij het functioneren van het college van gedeputeerde staten als collegiaal bestuur.
Ambtelijke organisatie
Hoofdstuk 2
Artikel 9 Eindverantwoordelijkheid
Onverminderd de gezamenlijke verantwoordelijkheid van het directieteam en met inachtneming van de bevoegdheden van de afdelingshoofden heeft de secretaris de eindverantwoordelijkheid voor:
a) de kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning van het college van gedeputeerde staten en de Commissaris van de Koning;
b) tijdige ambtelijke advisering en ondersteuning van de het college van gedeputeerde staten en de Commissaris van de Koning;
c) het bevorderen van een goede samenhang tussen en coördinatie van de afzonderlijke organisatieonderdelen;
d) de integriteit van de ambtelijke organisatie;
e) de kwaliteit en de organisatie van het ambtelijk apparaat in algemene zin.
Artikel 10 Directie
1De secretaris is tevens algemeen directeur en staat aan het hoofd van en geeft leiding aan het directieteam overeenkomstig het gestelde in het directiestatuut.
2De secretaris is directeur van de onder hem ressorterende organisatieonderdelen.
Artikel 11 Ambtelijke bijstand aan statenleden
De secretaris ziet erop toe dat desgevraagd ambtelijke bijstand aan statenleden wordt verleend met inachtneming van het gestelde in de Verordening ambtelijke bijstand en fractie-ondersteuning provincie Limburg 2010.
Artikel 12 Overleg met griffier en voorzitter PS / GS
De secretaris, de griffier en de voorzitter van provinciale staten en gedeputeerde staten voeren periodiek overleg.
Artikel 13 Vervanging
1De secretaris wordt bij afwezigheid vervangen door de plaatsvervangend secretaris.
2Het college van gedeputeerde staten wijst een eerste, tweede en derde plaatsvervangend secretaris aan.
3Bij langdurige afwezigheid van de secretaris kan het college van gedeputeerde staten een waarnemend secretaris aanwijzen.
Artikel 14 Medeondertekening
1Het college van gedeputeerde staten kan een medewerker aanwijzen die, bij afwezigheid van zowel de secretaris als de plaatsvervangend secretaris, bevoegd is tot medeondertekening als bedoeld in artikel 59a, eerste lid Provinciewet.
2De door het college van gedeputeerde staten aangewezen medewerker als bedoeld in het eerste lid is, bij afwezigheid van zowel de secretaris als de plaatsvervangend secretaris, tevens bevoegd tot parafering als secretaris van interne stukken.
Slotbepalingen
Hoofdstuk 3
Artikel 15 Onvoorziene omstandigheden
In gevallen waarin deze instructie niet voorziet beslist het college van gedeputeerde staten.
Artikel 16 Citeertitel
Deze regeling kan worden aangehaald als Instructie secretaris provincie Limburg 2003.
Artikel 17 Inwerkingtreding
Deze instructie treedt in werking met ingang van 12 maart 2003.