Aanhef
Provinciale Staten van Limburg
maken ter voldoening aan het bepaalde in de Provinciewet bekend de nieuwe integrale tekst van:
Instructie griffier Provincie Limburg 2025
Artikel 1 Begripsbepalingen
In deze instructie wordt verstaan onder:
a.griffie: het gedeelte van de provincieorganisatie dat valt onder de verantwoordelijkheid van de Staten, bestaande uit de griffier en de onder zijn verantwoordelijkheid functionerende medewerkers;
b.griffier: de functionaris bedoeld in artikel 97 en 104 Provinciewet;
c.plaatsvervangend griffier: de functionaris bedoeld in artikel 104d lid 1 Provinciewet. Bij afwezigheid van de griffier zijn de in deze instructie geregelde zaken op de plaatsvervanger van toepassing;
d.secretaris: de functionaris bedoeld in artikel 97, 99 t/m 101 Provinciewet;
e.werkgeverscommissie: een door de Staten op grond van artikel 81 Provinciewet ingestelde commissie waaraan de werkgeversfunctie voor de griffie(r) is gedelegeerd.
Artikel 2 Positionering
De griffier wordt op grond van artikel 104 van de Provinciewet door Provinciale Staten aangewezen. De griffier is de eindverantwoordelijke functionaris voor de Griffie. In het duale bestuur vervult de griffier een centrale rol in de bestuurlijke afstemming tussen Provinciale Staten, Gedeputeerde Staten en de provinciale ambtelijke organisatie: de zogenaamde driehoek. Het duale bestuur wordt binnen deze driehoek op basis van gelijkwaardigheid van rollen, vanuit de verschillende posities, gezamenlijk vormgegeven. De griffier is griffier voor Provinciale Staten, de door Provinciale Staten ingestelde Statencommissies en het Presidium. De griffier ondersteunt daarnaast de Commissaris van de Koning in zijn rol als voorzitter van Provinciale Staten en draagt zorg voor en stimuleert actief een goede scheiding van rollen en verantwoordelijkheden tussen Provinciale Staten, Gedeputeerde Staten, de provinciale ambtelijke organisatie en Griffie.
Artikel 3 Algemene ondersteuning
1De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van Provinciale Staten, van de organen van Provinciale Staten en de leden van de Provinciale Staten zoals bedoeld in artikel 104a, eerste lid van de Provinciewet. Daarmee verleent de griffier bijstand aan Provinciale Staten, aan de Statenfracties, de individuele leden van Provinciale Staten en de door Provinciale Staten ingestelde Statencommissies.
2De griffier is verantwoordelijk voor de ontwikkeling en de realisatie van de meerjarige langetermijnstrategie gericht op het faciliteren van het primaat van de politiek en om Provinciale Staten als zichtbare en benaderbare volksvertegenwoordiging steviger te positioneren en de transparantie en kwaliteit van de politiek bestuurlijke besluitvorming te bevorderen.
3De griffier doet het Presidium voorstellen voor de organisatie van de werkzaamheden en werkprocessen van Provinciale Staten en Statencommissies. Dit laatste voor zover niet rechtstreeks voortvloeiend uit de hem elders toegekende taken en/of verantwoordelijkheden.
4De griffier adviseert gevraagd en ongevraagd het Presidium, de Werkgeverscommissie en Provinciale Staten over de begroting en verantwoording van de budgetten van Provinciale Staten, de Griffie en de Zuidelijke Rekenkamer Noord-Brabant en Limburg.
5De griffier adviseert gevraagd en ongevraagd Provinciale Staten en haar organen bij de kaderstellende, volksvertegenwoordigende en controlerende rol door o.a. de inzet van wettelijke stateninstrumenten, in relatie tot de nagestreefde politieke doelen of de begeleiding van onderzoeken.
6De griffier ondersteunt Provinciale Staten bij de (digitale) toegankelijkheid van Provinciale Staten voor de burger, de communicatie met burgers en de uitvoering van het communicatie- en representatiebeleid van Provinciale Staten.
7De griffier bevordert integer politiek handelen en functioneert als vertrouwenspersoon bij meldingen over mogelijk niet-integer handelen en bij meldingen van bedreigingen en intimidatie. Bevordert vanuit die rol goede onderlinge omgangsvormen en draagt zorg voor een veilige werkomgeving voor Provinciale Staten.
Artikel 4 Ondersteuning van Provinciale Staten en Statencommissies
1De griffier draagt zorg voor richtinggevende formulering (kaderstelling) van strategische beleids- concepten door Provinciale Staten, waarin op hoofdlijnen de strategische doelstellingen op langere termijn worden vastgelegd.
2De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van Provinciale Staten en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen.
3De commissiegriffier dan wel een van de andere commissiegriffiers is aanwezig bij de vergaderingen van de Statencommissies en ziet erop toe dat een goede en tijdige verslaglegging van de vergadering plaatsvindt.
4De griffier en commissiegriffiers dragen zorg voor de voorbereiding en de publicatie van de voorlopige agenda, notulen en overige stukken aan de leden van Provinciale Staten en de Statencommissies.
5De ondersteuning betreft zowel Statencommissies op grond van art 80, 81 en 82 als art.151a Provinciewet.
6De griffier draagt er zorg voor dat de beslissingen van Provinciale Staten bekend worden bij Provinciale Staten, Gedeputeerde Staten, de Commissaris van de Koning en externen.
7Indien een beslissing van Provinciale Staten gelet op haar aard niet door Gedeputeerde Staten of de Commissaris van de Koning zal worden uitgevoerd, heeft de griffier mandaat, volmacht dan wel machtiging tot die uitvoering.
Artikel 5 Ondersteuning Presidium en Seniorenconvent, Agendacommissie Werkgeverscommissie, de Commissie Integriteit en de Commissie Afstemmingsgesprekken
1De griffier draagt zorg voor de voorbereiding, is aanwezig bij de vergaderingen en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen van Presidium, Seniorenconvent, Agendacommissie Werkgeverscommissie, Commissie Integriteit en Commissie Afstemmingsgesprekken. De griffier ziet erop toe dat de leden van hier genoemde Statencommissies zo spoedig mogelijk de verslagen van vergaderingen ontvangen.
2Indien gewenst draagt de griffier zorg voor aanvullende ondersteuning van de genoemde Statencommissies.
Artikel 6 Bijstand voorzitter Provinciale Staten
De griffier staat de voorzitter van Provinciale Staten ter zijde bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van Provinciale Staten en het Seniorenconvent.
Artikel 7 Bijstand voorzitters Presidium, Statencommissies, Agendacommissie, Werkgeverscommissie, Commissie Integriteit en Commissie Afstemmingsgesprekken
De griffier draagt zorg voor ondersteuning van de voorzitters van het Presidium, de Statencommissies, Agendacommissie, Werkgeverscommissie, Commissie Integriteit en Commissie Afstemmingsgesprekken en een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen.
Artikel 8 De Griffie
1De griffier geeft integraal leiding aan de Griffie en is verantwoordelijk voor het algeheel strategisch, tactisch en operationeel functioneren van de Griffie.
2De medewerkers van de Griffie ondersteunen de griffier bij de uitoefening van zijn taken.
3De griffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de Griffie.
4Bij afwezigheid van de griffier worden zijn taken waargenomen door de plaatsvervangend griffier of een daartoe door het Presidium aangewezen medewerker van de Griffie.
5De griffier is bestuurder in de zin van de Wet op de ondernemingsraden aangaande medewerkers van de Griffie. De griffier kan met de Provinciesecretaris afspraken maken over het overleg met de ondernemingsraad, alsmede de uitoefening van eventuele overige in de Wet op de ondernemingsraden aan de bestuurder opgedragen bevoegdheden.
6De griffier voert het personeelsbeleid uit ten aanzien van de medewerkers van de Griffie. De werkgeverscommissie regelt hiervoor alle benodigde (onder)mandaten, bevoegdheden, budgetten en andere verantwoordelijkheden, zodat de griffier de bedrijfsvoering effectief kan uitvoeren.
Artikel 9 Ambtelijke bijstand
De griffier is intermediair tussen Provinciale Staten en de Provinciesecretaris bij het aanvragen van ambtelijke bijstand. De griffier vertaalt de wensen van Provinciale Staten in dit verband proactief in opdrachten voor de provinciale ambtelijke organisatie, met inachtneming van het gestelde in de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Provincie Limburg. De griffier heeft een verbindende rol tussen Provinciale Staten enerzijds en Gedeputeerde Staten, Provinciesecretaris en Managementteam anderzijds, onder andere op het gebied van planning, agendering en (wettelijke) informatievoorziening en -verkrijging.
Artikel 10 Overleggen en contacten
1De griffier, de secretaris en de voorzitter van Provinciale Staten en Gedeputeerde Staten voeren periodiek overleg.
2De griffier neemt deel aan alle overleggen binnen de provinciale organisatie en daarbuiten, die dienstig zijn voor de werkzaamheden van Provinciale Staten en haar organen. Zo nodig treedt de griffier op als vertegenwoordiger van Provinciale Staten.
3De griffier zoekt en onderhoudt contacten met burgers, organisatie, bedrijven, media en andere overheden ten gunste van de strategisch inhoudelijk politieke keuzes en bestuurlijke lange termijn adviezen
Artikel 11 Aansturing en verantwoording griffier
1De griffier wordt in zijn werkzaamheden rechtstreeks aangestuurd door het Presidium.
2De griffier legt ten aanzien van de uitoefening van zijn functie verantwoording af aan het Presidium, de Werkgeverscommissie en Provinciale Staten.
Artikel 12 Onvoorziene omstandigheden
1In gevallen waarin deze instructie niet voorziet, beslist het Presidium.
2Het Presidium kan besluiten een geval waarin deze instructie niet voorziet voor te leggen aan Provinciale Staten.
Artikel 13 Inwerkingtreding
1Deze regeling treedt in werking op de dag na publicatie in het Provinciaal Blad.
2De Instructie griffier Provincie Limburg 2024, vastgesteld bij besluit P-24-005 van Provinciale Staten d.d. 13 december 2024, vervalt bij de inwerkingtreding van deze instructie.
3Deze instructie kan worden aangehaald als de “Instructie griffier Provincie Limburg 2025”.