Inkoop- en Contractmanagementbeleid 2024

1.3.1. Doelstelling MVOI

Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (hierna ook: “MVOI”) is een wijze van inkopen waarbij – naast aspecten als prijs of kwaliteit van dienstverlening – ook de impact op het milieu, de mens en de (lokale) economie meewegen. Anders geformuleerd: MVOI is inkopen waarbij beoogd wordt om – naast invulling te geven aan de benodigde leveringen, diensten en werken – ook positieve milieu-, maatschappelijke en economische effecten te generen. Dit met als uiteindelijk doel: het in gang zetten van een ketenversnelling inzake het realiseren van de duurzame ontwikkelingsdoelen / Sustainable Development Goals (hierna ook: “SDG’s”)

5De Sustainable Development Goals (SDG’s), zijn zeventien doelen om van de wereld een betere plek te maken in 2030. Zie: Home - SDG Nederland

.

1.3.2. Transitie naar een circulaire economie/energietransitie

De Provincie Limburg wil een transitie naar een circulaire economie alsmede een CO2-reductie bewerkstelligen. Daartoe is een Beleidskader Circulaire Economie

6Op het moment van publicatie van dit beleid gaat het daarbij om: het Beleidskader Circulaire Economie 2.0 2020-2023. Zie: https://www.limburg.nl/publish/pages/5912/kader_circulaire_economie_2_0.pdf

en een Provinciale Energie Strategie (PES) vastgesteld. Beide beleidskaders stellen dat de Provincie Limburg zelf het goede voorbeeld wil geven. Dit betekent dat de Provincie leveringen, diensten en werken zoveel mogelijk op maatschappelijk verantwoorde wijze inkoopt.

1.3.3. Speerpunten MVOI

Bij MVOI worden de 17 vastgestelde SDG’s als kompas gebruikt. De Provincie Limburg richt zich in de komende jaren bij haar inkoopactiviteiten in het bijzonder op drie specifieke doelen:

•Het stimuleren van de transitie naar een circulaire economie alsmede een reductie van CO2. De Provincie Limburg tracht haar inkoopactiviteiten verder te verduurzamen alsmede de transitie naar een circulaire economie in Limburg te versnellen om zodoende bij te dragen aan de klimaatopgave.

•Het stimuleren van een duurzame groei van de Limburgse economie. De Provincie Limburg tracht om bij haar inkopen bij te dragen aan het creëren en behouden van werkgelegenheid in Limburg. In het bijzonder is daarbij aandacht voor het Limburgse MKB

7Ondernemingen met <250 werknemers, een jaaromzet van <€50 miljoen en/of een jaarlijks balanstotaal van <€43 miljoen.

.

•Het stimuleren van een inclusieve samenleving. De Provincie Limburg tracht om bij haar inkopen bij te dragen aan het creëren van (leer)werkplekken en stages voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Dit geschiedt veelal door in de uitvraag van een aanbesteding een uitvoeringseis op het gebied van social return op te nemen dan wel door een opdracht aan te merken als een zogenoemde ‘voorbehouden opdracht’.

Concreet wordt getracht om bovengenoemde speerpunten zodanig mee te nemen bij aanbestedingen dat een goede invulling van de eisen en wensen op dit gebied leidt tot een grotere kans op het verkrijgen van de opdracht. Hiernaast bewaakt een contractmanagement proces of deze afspraken in praktijk worden nagekomen.

1.3.4. Actieplan MVOI

MVOI vereist een meer planmatige aanpak. Om die reden stelt de Provincie Limburg periodiek een Actieplan Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen op (hierna ook: “Actieplan MVOI”). In dit Actieplan worden de concrete doelstellingen op het gebied van MVOI voor de komende periode vastgelegd. De meest recente versie van het Actieplan MVOI vormt telkens een bijlage bij dit Inkoop- en Contractmanagementbeleid.

1.3.5. Ontwikkeling benodigde expertise

Om leveringen, diensten en/of werken op maatschappelijk verantwoorde wijze in te kopen is veel kennis en kunde vereist. Derhalve wordt aandacht besteed aan de ontwikkeling van de benodigde expertise. Denk hierbij aan:

•het actief deelnemen aan interne dan wel regionale of landelijke (leer)netwerken en andere initiatieven op het gebied van MVOI;

•het delen van (opgedane) kennis binnen de eigen organisatie op het gebied van duurzaamheid, klimaatneutraliteit, de energietransitie, circulariteit en (de transitie naar) een circulaire economie (met behulp van o.a. duurzaamheidsteam en de Limburg Academy);

•voortdurend de dialoog met de markt aangaan.

2.2.1. Three Lines of Defense-model

De borging van de uitgangpunten en doelstellingen van dit beleid vereist dat het totale inkoop- en contractmanagementproces ‘in control’ is. Om te bewerkstelligen dat processen in control zijn wordt binnen de Provincie Limburg het zogenoemde Three Lines of Defence-model (hierna ook: “3LoD-model”) toegepast. In relatie tot het inkoop- en contractmanagementproces kan het 3LoD-model als volgt worden beschreven:

1.Eerste lijn

Het lijn- of programmamanagement (de “business”) is primair zelf verantwoordelijk voor de beheersing en het resultaat van haar processen (procesvoering), het managen en beheersen van risico’s (procescontroles) en voor een betrouwbare informatievoorziening (sturingsinformatie).

In relatie tot het inkoop- en contractmanagementproces betekent dit concreet dat de (lijn)clusters en de programma’s eindverantwoordelijk zijn voor het rechtmatig en doelmatig uitvoeren van (decentrale) inkoop- en contractmanagementactiviteiten. Dit geldt ook voor het uitvoeren van adequaat contractmanagement ten aanzien van de eigen contracten. De clusters zijn tevens verantwoordelijk voor het opnemen van de geplande aanbestedingen in de clusterjaarplannen alsook het jaarlijks aanleveren van informatie over aankomende aanbestedingen aan cluster I&A ten behoeve van de op te stellen aanbestedingskalender.

2.Tweede lijn

Het lijn-/en programmamanagement wordt ondersteund door diverse serviceclusters, waaronder het cluster Inkoop & Aanbesteding. Deze ondersteunende clusters zorgen onder meer voor tegenmacht en een kritische blik. Anders gezegd: naast een ondersteunende en adviserende rol, coördineert en bewaakt de tweede lijn (op onafhankelijke wijze) of de eerste lijn haar verantwoordelijkheid neemt. De tweede lijn heeft daarbij een signalerende rol. Deze lijn is verantwoordelijk voor het ontwerpen en implementeren van de systemen voor de beheersing van de bedrijfsprocessen, planning en control, informatieverwerking, communicatie en rapportage.

In relatie tot het inkoop- en contractmanagementproces betekent dit concreet dat het cluster Inkoop- & Aanbesteding de andere clusters en/of de programma’s ondersteunt bij het uitvoeren van inkoop- en contractmanagementactiviteiten alsmede gevraagd en ongevraagd adviseert bij aanbestedingsrechtelijke vraagstukken. In bepaalde situaties is ondersteuning door c.q. samenwerking met het cluster Inkoop- & Aanbesteding verplicht, tenzij de directie of het bestuur hier gemotiveerd van afwijken.

Bijvoorbeeld: inkoopadviseurs van het cluster Inkoop & Aanbesteding verzorgen in beginsel verplicht de procesbegeleiding van alle aanbestedingstrajecten met een geraamde opdrachtwaarde vanaf € 50.000,00 ex. Btw

9Een uitzondering geldt voor het uitvoeren van mini-competities in het kader van sommige raamcontracten met meerdere raamcontractanten.

. Cluster Inkoop & Aanbesteding gebruikt informatie van de aanbestedingskalender om de inkoopcapaciteit op de geplande aanbestedingen af te stemmen.

Ten aanzien van contractmanagement biedt cluster I&A naast de adviserende, ondersteunde en preventieve rol en centrale registratie en monitoring op contracten. Dit betreft een administratieve ondersteuning aan cluster en programma’s in de vorm van registratie, mutatie, signalering en rapportage van contracten.

3.Derde lijn

De afdeling Concern zorgt voor een extra onafhankelijke blik op het totale proces. Door middel van audits of steekproeven worden de control-werkzaamheden binnen de eerste en tweede lijn getoetst op diverse aspecten (financieel, juridisch, planning, doelmatigheid). Het cluster Concern ontwikkelt en onderhoudt het functioneren van het gehele risico- en controlframework, monitort de totale samenhang op doelmatigheid en beheersing en deelt kennis in de organisatie (lessons learned).

In relatie tot het inkoop- en contractmanagementproces betekent dit concreet dat het cluster Concern de opzet analyseert en werking toetst van het totale inkoopproces, zoals uitgewerkt en vastgelegd in het proceshandboek “Zo werken wij Inkoop & Aanbesteding”. Hierbij adviseert het cluster over de mogelijke inconsistenties en/of verbeteringen. Jaarlijks worden steekproefsgewijs audits op rechtmatigheid en doelmatigheid uitgevoerd op afgeronde inkooptrajecten en lopende contracten. Onder deze steekproef vallen nadrukkelijk ook kleine inkooptrajecten met een geraamde opdrachtwaarde tot € 20.000 ex. Btw.

2.2.2. Transparantie en interne verantwoording

Het college van Gedeputeerde Staten legt middels een integrale jaarrapportage verantwoording aan Provinciale Staten af over de uitvoering van dit Inkoop- en Contractmanagementbeleid alsmede over alle inkoop- en contractmanagementactiviteiten die in het voorafgaande jaar hebben plaatsgevonden.

2.7.1. Classificatie van contracten

Ieder contract vertegenwoordigt een of meerdere belangen voor de Provincie. Verschillende contracten vragen om een andere focus en een andere intensiteit van de inspanning, ofwel een passend beheerregime.

Voor de Provincie zijn vier schaalbare criteria vastgesteld aan de hand waarvan contracten (in een vroeg stadium) worden geclassificeerd, te weten:

1Financiële waarde

Geraamde waarde van het contract die het financieel belang van de Provincie bij het contract vertegenwoordigt.

2Marktwerking

Het aantal potentiële leveranciers die voor dit contract in aanmerking komen. Dit geeft de mate van verkrijgbaarheid aan en de “vervangbaarheid” van de leverancier.

3Impact op interne bedrijfsvoering

De directe gevolgen van het niet (naar behoren) uitvoeren van een contract op de provinciale bedrijfsprocessen en projecten, waarbij stagnatie optreedt.

4Maatschappelijk belang

De impact van het niet (naar behoren) uitvoeren van een contract op de Limburgse samenleving en de provinciale politiek.

Omdat het van groot belang is dat deze criteria per contract volledig en juist worden ingeschat, is een afwegingskader opgesteld. In dit afwegingskader kan per criterium een score Laag, Midden of Hoog worden toegekend. De mix van toegekende scores op deze vier criteria bepaalt het beheerregime welk tussen cluster I&A en het behoefte stellend cluster/programma wordt afgestemd.

2.7.2. Contract beheerregime

De basis is dat bij alle inkoopcontracten, binnen de reikwijdte van dit beleid, contractbeheer plaatsvindt. Aanvullend maakt de Provincie onderscheid in onderstaande vier beheerregimes die voortkomen uit de in §2.7.1 beschreven contractclassificatie:

Basis

Het beheerregime betreft beheeractiviteiten. Het contract wordt centraal geregistreerd en er vind signalering plaats over de afloop van een contract.

Brons

Dit is het beheerregime waarbij bovenop de beheersactiviteiten op het vlak van contractbeheer ook aandacht is voor contractuitnutting- en evaluatie.

Zilver

De basis voor dit beheerregime is brons waarbij naast beheersactiviteiten op het vlak van contractbeheer en contractuitnutting- en evaluatie ook aandacht is voor risicomanagement.

Goud

De basis voor dit beheerregime is zilver waarbij naast beheersactiviteiten op het vlak van contractbeheer, contractuitnutting- en evaluatie en risicomanagement ook aandacht is voor relatiemanagement.

Elk beheerregime, met de daarbij behorende beheersactiviteiten, legt beslag op een andere focus en andere intensiteit in aandacht en inspanning bij het managen van contracten. In onderstaande tabel is de onderlinge samenhang weergegeven:

Contractclassificatie

Beheerregime

Beheersactiviteiten

Basis

Brons

Zilver

Goud

Contractbeheer

geheel van activiteiten dat zich richt op identificeren, registreren, signaleren en muteren van contracten in een digitale database

Contractuitnutting en -evaluatie

monitoren, registreren en bewaken van de uitvoering van het contract en de prestaties

Risicomanagement

proactief managen van risico’s binnen gemaakte afspraken met als doel stabiele prestaties te garanderen

Relatiemanagement

proactief onderhouden van relatie met leveranciers gericht op voortdurend verbeteren van gemaakte afspraken en doelstellingen

Opgemerkt wordt dat de termen van de beheerregimes (van basis naar goud) een interne aangelegenheid betreft en wordt bij contractmanagement landelijk regelmatig gebruikt.

4.5.1. Opdrachten boven de Europese aanbestedingsdrempel

Opdrachten waarvan de geraamde opdrachtwaarde de Europese aanbestedingsdrempel

27Zie paragraaf 2.4 van dit beleid voor een overzicht van de Europese aanbestedingsdrempels.

overschrijdt, zogenoemde ‘bovendrempelige opdrachten’, dienen op grond van de Aanbestedingswet 2012 Europees te worden aanbesteed. (Zie paragraaf 2.4.) Er zijn echter opdrachten die, ondanks het feit dat de geraamde opdrachtwaarde de van toepassing zijnde Europese aanbestedingsdrempel overschrijdt, op grond van de Aanbestedingswet 2012 toch niet Europees hoeven te worden aanbesteed. Bij deze wettelijke uitzonderingen op de aanbestedingsplicht gaat het met name om:

•bepaalde overheidsopdrachten voor diensten die buiten het toepassingsbereik van de Europese aanbestedingsrichtlijnen vallen, bijvoorbeeld: opdrachten die aan een andere aanbestedende dienst worden gegund op basis van een uitsluitend recht, opdrachten betreffende arbitrage en bemiddeling en bepaalde opdrachten op het gebied van onderzoek en ontwikkeling

28Gedoeld wordt op de overheidsopdrachten voor diensten, zoals opgenomen in artikel 2.24 Aw 2012.

;

•quasi-inhouse opdrachten (quasi-inbesteden)

29Gedoeld wordt op overheidsopdrachten, zoals opgenomen in artikel 2.24a en 2.24b Aw 2012.

;

•opdrachten die verstrekt worden in het kader van horizontale samenwerking tussen aanbestedende diensten

30Gedoeld wordt op de overheidsopdrachten, zoals opgenomen 2.24c Aw 2012.

.

Daarnaast zijn er opdrachten waarbij – bij wijze van uitzondering – in plaats van een Europese aanbestedingsprocedure de zogenoemde onderhandelingsprocedure zonder aankondiging

31Gedoeld wordt op de overheidsopdrachten, zoals opgenomen in artikel 2.32 t/m 2.37 (paragraaf 2.2.1.7) Aw 2012.

gevoerd mag worden. Een voorbeeld hiervan is de zeer uitzonderlijke situatie dat om technische redenen mededinging ontbreekt, waardoor slechts één onderneming de opdracht kan uitvoeren.

De toepassing van een wettelijke uitzonderingsgrond op de aanbestedingsplicht bij een opdracht met een geraamde opdrachtwaarde boven de Europese aanbestedingsdrempels dient getoetst te worden door het cluster Inkoop & Aanbesteding en is uitsluitend toegestaan na een positief besluit van het college van Gedeputeerde Staten dan wel – indien het een opdracht van Provinciale Staten betreft – het Presidium van Provinciale Staten.

4.5.2. Opdrachten onder de Europese aanbestedingsdrempel

Opdrachten met een geraamde opdrachtwaarde onder de Europese aanbestedingsdrempel, zogenoemde ‘onderdrempelige opdrachten’, dienen in beginsel aanbesteed te worden met toepassing van de in paragraaf 2.4. voorgeschreven aanbestedingsprocedures, te weten: enkelvoudig onderhands, meervoudig onderhands of nationaal. Echter, binnen de kaders van dit inkoopbeleid kan bij wijze van uitzondering worden afgeweken van de toepassing van deze aanbestedingsprocedures.

Let wel: Afwijking op aanbestedingsprocedure staat los van de noodzaak tot contractmanagement!

Afwijkingsbevoegdheid: toepassen van een zwaardere procedure

Enerzijds kan het bij deze afwijkingsbevoegdheid gaan om de toepassing van een ‘zwaardere’ aanbestedingsprocedure dan is voorgeschreven in paragraaf 2.4. Een voorbeeld hiervan is dat een overheidsopdracht voor diensten met een geraamde opdrachtwaarde van € 200.000,00 ex. Btw niet wordt aanbesteed op basis van een meervoudig onderhandse aanbesteding, maar op basis van een Europese openbare aanbesteding. Het toepassen van een zwaardere procedure is uitsluitend toegestaan indien dit op grond van de Gids Proportionaliteit proportioneel wordt geacht, hetgeen getoetst dient te worden door het cluster Inkoop & Aanbesteding

Afwijkingsbevoegdheid: toepassen van een lichtere procedure

Anderzijds kan het bij deze afwijkingsbevoegdheid gaan om de toepassing van een ‘lichtere’ aanbestedingsprocedure dan voorgeschreven in paragraaf 2.4. Een voorbeeld hiervan is dat een overheidsopdracht voor diensten met een geraamde opdrachtwaarde van € 100.000,00 ex. Btw niet wordt aanbesteed op basis van een meervoudig onderhandse aanbesteding, maar op basis van een enkelvoudig onderhandse aanbesteding. In dat geval kan het college van Gedeputeerde Staten respectievelijk het Presidium van Provinciale Staten gebruik maken van haar “maatwerkbevoegdheid”. Op grond van deze maatwerkbevoegdheid kunnen Gedeputeerde Staten of, indien het een opdracht van Provinciale Staten betreft, het Presidium besluiten om een lichtere aanbestedingsprocedure toe te passen dan de procedure die in paragraaf 2.4 van dit beleid is voorgeschreven. Het verzoek aan Gedeputeerde Staten dan wel het Presidium om gebruik te maken van de maatwerkbevoegdheid dient deugdelijk gemotiveerd te worden alsmede vergezeld te zijn van een aanbestedingsrechtelijk advies door het Cluster Inkoop & Aanbesteding. Dit advies vindt plaats op basis van het daaromtrent bepaalde in de Gids Proportionaliteit

32Daarbij gaat het met name om het bepaalde in voorschrift 3.4.A. van de Gids Proportionaliteit.

. Het antwoord op de vraag of in het betreffende geval een lichtere aanbestedingsprocedure proportioneel is, is vooral afhankelijk van de navolgende aspecten:

•de omvang van de opdracht;

•de transactiekosten voor zowel de aanbestedende dienst als de inschrijvers;

•het aantal potentiële inschrijvers;

•het gewenst eindresultaat;

•de complexiteit van de opdracht;

•het type van de opdracht en het karakter van de markt.

De bovengenoemde opsomming uit de Gids Proportionaliteit heeft geen limitatief karakter. De beslissing om gebruik te maken van de maatwerkbevoegdheid kan nadrukkelijk ook op andere steekhoudende argumenten worden gebaseerd, zoals bijvoorbeeld: de noodzaak van ongestoorde continuering van de bedrijfsvoering.