Aanhef
Gedeputeerde Staten van Groningen maken bekend dat Provinciale Staten op 7 juli 2021, nr. 4.a, voordracht 2021-055831, afdeling SG, dossiernummer K26946, hebben besloten tot vaststelling van de Verordening op de vertrouwenscommissie herbenoeming cdK provincie Groningen. Het besluit luidt als volgt:
PROVINCIALE STATEN van Groningen:
Gelezen de voordracht van seniorenconvent van 30 juni 2021, 2021-055831, SG;
Gelezen de brief van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van 24 juni 2021 waarin deze aangeeft dat per 18 april 2022 herbenoeming van de commissaris van de Koning aan de orde is;
Gelet op het bepaalde in artikel 61a en 145 van de Provinciewet;
Gelet op de procedureregels bij de herbenoeming van een commissaris van de Koning (circulaire Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties d.d. 29 januari 2002, kenmerk bk02/52149).
BESLUITEN:
I. Vast te stellen hetgeen volgt:
Verordening betreffende de instelling en werkwijze van de vertrouwenscommissie inzake de herbenoeming van de commissaris van de Koning in de provincie Groningen.
Artikel 1
In deze verordening wordt verstaan onder:
a.commissie: de vertrouwenscommissie als bedoeld in artikel 2;
b.Minister: de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;
c.secretaris: de secretaris van de commissie.
d.profielschets: de eisen die aan de commissaris worden gesteld met betrekking tot de vervulling van het ambt en die ten tijde van de oorspronkelijke benoeming door Provinciale Staten zijn vastgesteld op 28 oktober 2015.
Artikel 2
Er is een commissie genaamd: vertrouwenscommissie inzake de herbenoeming van de commissaris van de Koning in de provincie Groningen.
Artikel 3
De commissie is belast met de voorbereiding van een aan¬beveling van Provinciale Staten aan de Minister inzake de herbenoeming van de commissaris van de Koning.
Artikel 4
1De commissie bestaat uit zoveel leden als er politieke fracties zijn in Provinciale Staten.
2In de commissie hebben de voorzitters of plaatsvervangend voorzitters van de in het eerste lid genoemde politieke fracties zitting.
3De commissie wijst uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter aan. De voorzitter leidt de werkzaamheden en treedt op als contactpersoon.
4De griffier van Provinciale Staten is secretaris van de commissie. De griffier kan zich indien noodzakelijk laten vervangen door een plaatsvervanger. De griffier kan zich door een ambtenaar van de griffie laten bijstaan.
5Een lid van de commissie kan uitsluitend in geval van een te verwachten langdurige verhindering van meer dan een maand worden vervangen. De plaatvervanger wordt door de commissie aangewezen voor de rest van de procedure op voordracht van het verhinderde lid.
6Op voordracht van Gedeputeerde Staten wordt uit hun midden een adviseur aan de commissie toegevoegd. De adviseur is geen lid van de commissie en heeft geen stemrecht. De adviseur kan uitsluitend in geval van een te verwachten langdurige verhindering van meer dan een maand op voordracht van de gedeputeerden door een andere gedeputeerde worden vervangen voor de rest van de procedure.
7De verplichtingen welke aan de leden van de commissie zijn opgelegd, zijn van overeenkomstige toepassing op plaatsvervangende leden als bedoeld in het vijfde lid.
Artikel 5
1De commissie vormt zich een oordeel over het functioneren van de commissaris van de Koning. De profielschets voor de commissaris van de Koning vormt daarvoor in beginsel het toetsingskader. Indien de commissie van oordeel is dat een aanvulling of actualisatie op de profielschets opportuun is, dan bespreekt de commissie dit tijdig met de commissaris van de Koning en maakt hierover zo nodig nadere afspraken.
2De commissie legt haar bevindingen schriftelijk vast in een verslag. Dit verslag is geheim.
3Het verslag en een advies voor de aanbeveling van de commissie wordt bij meerderheid van stemmen vastgesteld. Hierin kunnen leden van de commissie van minderheidsstandpunten blijk geven.
4Alvorens de commissie het verslag en een advies voor de aanbeveling aan Provinciale Staten zendt, bespreekt de commissie dit met de commissaris van de Koning.
5Indien terzake van zijn functioneren afspraken met de commissaris van de Koning worden gemaakt, worden deze in het verslag aan Provinciale Staten vermeld.
6Alvorens de commissie het verslag en een advies voor de aanbeveling aan Provinciale Staten zendt, kan de commissie indien zij dit nodig acht, in overleg treden met de Minister.
Artikel 6
1De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of ten minste vier leden dit noodzakelijk achten.
2De uitnodigingen voor de vergaderingen van de commissie worden door of vanwege de voorzitter aan de leden gezonden.
3De commissie vergadert uitsluitend wanneer meer dan de helft van het aantal leden aanwezig is.
4De vergaderingen van de commissie vinden plaats achter gesloten deuren. De verslagen van deze vergaderingen zijn geheim.
5De commissie kan het verrichten van bepaalde werkzaamheden opdragen aan een delegatie uit haar midden. De bepalingen welke ingevolge deze verordening op de werkzaamheden van de commissie van toepassing zijn, zijn op de werkzaamheden van een dergelijke delegatie van overeenkomstige toepassing.
Artikel 7
1De voorzitter en leden van de commissie hebben volstrekte geheimhoudingsplicht omtrent hetgeen direct of indirect aan hen als lid van de commissie mondeling of schriftelijk ter kennis is gebracht. De geheimhoudingsplicht geldt eveneens voor de secretaris, adviseur(s) en medewerker(s) van de griffie. De voorzitter ziet hierop toe.
2Noch aan de leden van Provinciale Staten, die geen zitting hebben in de commissie, noch aan anderen wordt inzage of informatie verstrekt omtrent de inhoud van aan de commissie overgelegde stukken of het behandelde ter vergadering.
3Aan Provinciale Staten wordt slechts informatie verstrekt, voor zover dit door de commissie noodzakelijk wordt geacht in het kader van de conceptaanbeveling bedoeld in artikel 3.
4Noch de commissie, noch Provinciale Staten zullen de geheimhoudingplicht, als bedoeld in het eerste lid, opheffen.
5De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie onverminderd van kracht.
6De in lid 1 opgesomde personen bevestigen schriftelijk van de inhoud van dit artikel op de hoogte te zijn.
Artikel 8
Indien en voor zover voor de uitvoering van het bepaalde in artikel 5, lid 2, artikel 6, lid 4 en artikel 7 van deze verordening ingevolge de Provinciewet nog afzonderlijke, c.q. aanvullende besluitvorming van de commissie en/of haar voorzitter, dan wel van Provinciale Staten en/of zijn voorzitter vereist mocht zijn, wordt daartoe onverwijld door het desbetreffende orgaan overgegaan.
Artikel 9
1De aanbeveling inzake de herbenoeming van de commissaris van de Koning is openbaar met ingang van het moment waarop deze door Provinciale Staten als zodanig is vastgesteld en aan de Minister is verzonden.
2De bij de aanbeveling behorende stukken, alsmede de overige stukken, gegevens of informatie waarop Provinciale Staten de aanbeveling op hebben gebaseerd, blijven onverminderd geheim overeenkomstig hetgeen in de onderhavige verordening is bepaald.
Artikel 10
In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie.
Artikel 11
1De commissie wordt geacht te zijn ontbonden met ingang van de dag, volgende op die, waarop het Koninklijk Besluit tot herbenoeming van de commissaris van de Koning aan Provinciale Staten bekend is gemaakt.
Artikel 12
1De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat alle stukken die de commissie in het kader van haar werkzaamheden zelf heeft opgemaakt, alsmede de overige stukken die op grond van de Archiefwet 1995 of naar het oordeel van de voorzitter van de commissie voor blijvende bewaring in aanmerking komen, op het moment waarop de commissie ingevolge artikel 11 wordt geacht te zijn ontbonden onverwijld op de daartoe aangewezen wijze worden overgebracht naar de provinciale archiefbewaarplaats, waarbij wordt bepaald dat de betreffende archiefbescheiden gedurende 75 jaar van openbaarheid uitgezonderd dienen te blijven. Zulks overeenkomstig het bepaalde in artikel 15 van de Archiefwet 1995 en op grond van de in lid 1, sub a & c van dat artikel genoemde gronden.
2Van de in lid 1 bedoelde overbrenging wordt een verklaring opgemaakt als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995. Bij deze verklaring wordt een besluit van Gedeputeerde Staten gevoegd waarmee de gestelde beperkingen aan de openbaarheid worden vastgelegd.
3Bij het overbrengen van de archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats is het Gedeputeerde Staten niet toegestaan deze te openen, of anderszins in te zien voor zover dat niet noodzakelijk is vanwege wettelijke bepalingen rondom die overbrenging.
4Alle stukken die door of vanwege de commissie zijn opgemaakt of aan haar zijn toevertrouwd en niet voor overbrenging in aanmerking komen, worden door de voorzitter en de secretaris in gezamenlijkheid vernietigd, dan wel worden geretourneerd aan degenen die deze stukken hebben verschaft. Van deze vernietiging wordt een verklaring conform artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 opgesteld.
Artikel 13
De Verordening op de Vertrouwenscommissie herbenoeming commissaris van de Koningin 2013 wordt ingetrokken.
Artikel 14
Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het Provinciaal Blad waarin het wordt geplaatst.
Artikel 15
Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening op de vertrouwenscommissie herbenoeming cdK provincie Groningen.
II. De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van dit besluit in kennis te stellen.