Instructie voor de griffier van de provincie Groningen 2024 (provincie Groningen)

Aanhef

PROVINCIALE STATEN van Groningen:

Gelezen het voorstel van de werkgeverscommissie van 18 september 2024;

Gelet op:

-artikel 104a, tweede lid, van de Provinciewet;

-Verordening ambtelijke bijstand provinciale staten van Groningen 2019;

-Reglement van orde provinciale staten provincie Groningen 2019.

BESLUITEN

Vast te stellen de Instructie voor de griffier van de provincie Groningen 2024, luidende als volgt:

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze instructie wordt verstaan onder:

a.griffier: de functionaris bedoeld in artikel 97 en 104 Provinciewet;

b.griffie: het gedeelte van de provincieorganisatie dat valt onder de verantwoordelijkheid van de Staten, bestaande uit de griffier en de onder zijn verantwoordelijkheid functionerende medewerkers;

c.plaatsvervangend griffier: de functionaris bedoeld in artikel 104d lid 1 Provinciewet. Bij afwezigheid van de griffier zijn de in deze instructie geregelde zaken op de plaatsvervanger van toepassing;

d.werkgeverscommissie: een door de Staten op grond van artikel 81 Provinciewet ingestelde commissie waaraan de werkgeversfunctie voor de griffie(r) is gedelegeerd;

e.secretaris: de functionaris bedoeld in artikel 97, 99 t/m 101 Provinciewet.

Artikel 2 Algemene taken

1De griffier verleent gevraagd en ongevraagd strategisch advies en ondersteuning aan de (voorzitter van de) Staten, de door de Staten ingestelde commissies, werkgroepen en de individuele leden.

2De griffier stuurt op voorstellen voor de Staten voor het op een fundamenteel richtinggevende en grensverleggende wijze ontwikkelen, innoveren, en bewaken van beleid, procedures en processen ten behoeve van democratische besluitvorming.

3De griffier adviseert en begeleidt onderzoekscommissies of de Staten bij andere onderzoeken.

4De griffier bevordert de constructieve verhoudingen tussen de Staten, het college, de ambtelijke organisatie en inwoners van de provincie.

5De griffier zorgt voor (digitale) toegankelijkheid van de Staten voor de inwoner.

6De griffier ondersteunt en adviseert de Staten over de meerjarige strategische Statenplanning/agenda.

7De griffier heeft een vertrouwensfunctie of -rol voor de Staten- en commissieleden en de voorzitter.

Artikel 3 Intern en extern belangenbehartiger van de Staten

1De griffier vertegenwoordigt de Staten als intern belangenbehartiger en voert daarvoor overleg met onder andere de voorzitter, de secretaris, het college van gedeputeerde staten en de directie.

2De griffier vertegenwoordigt de Staten als extern belangenbehartiger en voert daarvoor overleg met diverse (belangen)organisaties in de provinciale omgeving als ook met de rekenkamer en accountant.

Artikel 4 Bestuurlijke besluitvorming

1De griffier stuurt vanuit een visie op het functioneren van de Staten binnen het duaal democratisch stelsel.

2De griffier is verantwoordelijk voor de transparantie en kwaliteit van de politiek bestuurlijke besluitvorming in het algemeen en navolgen van relevante wet- en (interne) regelgeving in het bijzonder.

3De griffier coacht en stimuleert de ontwikkeling van vaardigheden van Statenleden ten behoeve van een efficiënte, effectieve en kwalitatief goede besluitvorming.

4De griffier bewaakt de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokkenen bij het besluitvormingsproces, spreekt betrokkenen hierop aan en draagt bij aan een uitgebalanceerde positiebepaling van de Staten.

Artikel 5 Hoeder van de provinciale democratie

1De griffier heeft een richtinggevende invloed op de vormgeving, invulling en doorontwikkeling van de provinciale democratie.

2De griffier doet voorstellen om de volksvertegenwoordigende rol van de Staten te versterken en evalueert deze rol periodiek.

3De griffier bevordert het duale samenspel tussen het college en de Staten onder andere door het hanteren van een meerjarige langetermijnstrategie gericht op het faciliteren van het primaat van de politiek en evalueert het functioneren van de Staten.

4De griffier geeft sturing aan de versteviging van de positie en herkenbaarheid van de Staten, zowel intern als extern, en aan de hiermee samenhangende strategische lange termijn doelen.

5De griffier draagt bij aan het bevorderen van de integriteit van Statenleden en respectvol handelen en daarmee gezonde omgangsvormen tussen en met de Staten(leden).

Artikel 6 Leidinggeven en integraal management

1De griffier geeft leiding aan de griffiemedewerkers en is materieel leidinggevende van medewerkers (van de ambtelijke organisatie van het college) voor zover en zolang de ambtenaar bijstand verleent aan de Staten. Tevens is de griffier opdrachtgever bij inhuur via externe opdrachtnemers.

2De griffier bevordert het algeheel strategisch, tactisch en operationeel functioneren van de griffie.

3De griffier beheert de budgetten van de Staten en de griffie, bevordert een gezonde financiële huishouding en legt hierover verantwoording af aan de Staten.

4De griffier is bestuurder in de zin van de Wet op de ondernemingsraden aangaande medewerkers van de Statengriffie. De griffier kan met de Provinciesecretaris afspraken maken over het overleg met de ondernemingsraad, alsmede de uitoefening van eventuele overige in de Wet op de ondernemingsraden aan de bestuurder opgedragen bevoegdheden.

5De griffier voert het personeelsbeleid uit ten aanzien van de medewerkers van de griffie. De werkgeverscommissie regelt hiervoor alle benodigde (onder)mandaten, bevoegdheden, budgetten en andere verantwoordelijkheden, zodat de griffier de bedrijfsvoering effectief kan uitvoeren.

Artikel 7 Communicatie en voorlichting

1De griffier zorgt ervoor dat de Staten als zichtbare en benaderbare volksvertegenwoordiging stevig gepositioneerd is.

2De griffier volgt ontwikkelingen in de samenleving en vertaalt conclusies in structureel (communicatie)beleid.

3De griffier kan voorlichting geven aan inwoners over de provinciale politiek.

Artikel 8 Mandaat en machtiging

1Provinciale Staten verlenen mandaat en machtiging aan de griffier tot:

a.het aanwijzen van een of meerdere plaatsvervangend griffiers na overleg met de werkgeverscommissie;

b.het afhandelen van klachten in de zin van hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht, over bij de griffie werkzame medewerkers.

c.het vertegenwoordigen in bezwaar- en beroepsprocedures en het uitvoeren van alle relevante handelingen die daarmee samenhangen;

d.besluiten op verzoeken op grond van artikel 4.1. Wet open overheid;

e.besluiten op verzoeken op grond van artikel 15 tot en met 21 Algemene verordening gegevensbescherming;

f.het uitvoeren van feitelijke handelingen, niet zijnde privaatrechtelijke rechtshandelingen of besluiten zijn in de zin van artikel 1:3 Awb, die verband houden met de ondersteuning van Provinciale Staten.

2De griffier is bevoegd ondermandaat of ondermachtiging te verlenen van het bepaalde in het eerste lid onder c t/m f.

3In bestuurlijke gevoelige zaken wordt van de bevoegdheid als bedoeld in het eerste lid gebruik gemaakt na voorafgaand overleg met de werkgeverscommissie.

4De griffier informeert de werkgeverscommissie periodiek en op verzoek tussentijds over de uitoefening van de bevoegdheden als bedoeld in het eerste lid.

5De ondertekening van in mandaat genomen besluiten luidt:

Provinciale Staten van Groningen,

namens dezen:

(handtekening en de naam van de griffier)

de griffier.

Instructie voor de griffier van de provincie Groningen 2024