Aanhef
Bekendmaking van het besluit van 7 februari 2023- zaaknummer 2022-016521 tot vaststelling van een regeling
Provinciale Staten van Gelderland
Gelezen het voorstel van het presidium tot vaststelling en intrekking van een aantal huishoudelijke verordeningen van 10 januari 2023;
Gelet op artikel 15, derde lid, 16, 40c, tweede lid, 68, tweede lid, 80, 104a, 105, 143, eerste lid, 158, eerste lid, aanhef en onder d, e en g, en artikel 167 van de Provinciewet;
Besluiten
I. de volgende regelingen vast te stellen:
3Griffiersinstructie provincie Gelderland 2023;
Hoofdstuk 1 Begripsbepalingen
Artikel 1
In deze instructie wordt verstaan onder:
a.agendacommissie: de commissie als bedoeld in artikel 50 van het Reglement van Orde Provinciale Staten van Gelderland 2021;
b.college: de commissaris van de koning en de gedeputeerden als bedoeld in artikel 34 Provinciewet;
c.commissaris: de functionaris als bedoeld in artikel 61 lid 1 Provinciewet;
d.griffie: de ambtelijke organisatie die valt onder de verantwoordelijkheid van Provinciale Staten, bestaande uit de griffier en de onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren;
e.griffier: de functionaris als bedoeld in artikel 104 Provinciewet;
f.secretaris: de functionaris als bedoeld in artikel 99 Provinciewet;
g.termijnagenda: planning- en sturingsinstrument voor (strategische) agendering van (meerjarige) beleidsprioriteiten en beleidsvoorstellen van Provinciale Staten;
h.werkgeverscommissie: een door Provinciale Staten op grond van artikelen 81 en 152 Provinciewet ingestelde commissie waaraan de werkgeversfunctie van de griffie(r) is gedelegeerd.
Hoofdstuk 2 Instructie voor de griffier
Artikel 2 Algemene ondersteuning
1De griffier verleent advies en bijstand aan Provinciale Staten, hun leden en alle door Provinciale Staten ingestelde commissies, werkgroepen en overige organen en draagt zorg voor de logistieke, procedurele en procesmatige voorbereiding, het verloop en de nazorg van de vergaderingen daarvan.
2De griffier is verantwoordelijk voor het ontwikkelen, innoveren en bewaken van procedures en processen ten behoeve van de in lid 1 bedoelde vergaderingen en van de besluitvorming door Provinciale Staten.
3De griffier is het aanspreekpunt voor statenleden in contacten met de ambtelijke organisatie als bedoeld in artikel 158, lid 1 onder c Provinciewet.
Artikel 3 Leidinggeven en management
1De griffier is eindverantwoordelijk functionaris en geeft hiërarchisch en functioneel leiding aan medewerkers van de griffie.
2De griffier geeft functioneel leiding aan externe bureaus of inhuurkrachten die ten behoeve van Provinciale Staten werkzaamheden uitvoeren.
3De griffier rapporteert minstens jaarlijks aan de werkgeverscommissie over de (uitvoering van) activiteiten van de griffie.
4De griffier beheert de budgetten van Provinciale Staten en de griffie, signaleert budgetoverschrijdingen en adviseert Provinciale Staten over de wijze van omgaan hiermee.
Artikel 4 Bestuurlijk en ambtelijk overleg
1De griffier heeft periodiek overleg met de werkgeverscommissie.
2De griffier heeft periodiek overleg met de commissaris en de secretaris.
3De griffier en de secretaris hebben periodiek overleg over de planning en uitvoering van de termijnagenda, de kwaliteit van het bestuurlijk besluitvormingsproces, het afhandelen van verzoeken om ambtelijke bijstand en het nakomen van afspraken tussen Provinciale Staten en het college.
4De griffier overlegt met de accountant van de provincie over de controle op de jaarrekening.
5De griffier vertegenwoordigt waar nodig Provinciale Staten in externe overlegsituaties.
Artikel 5 Agendering en verslaglegging
1De griffier adviseert en ondersteunt de agendacommissie. De griffier draagt zorg voor de verzending van de voorlopige agenda, notulen en overige stukken aan statenleden.
2De griffier adviseert de agendacommissie bij het hanteren van de termijnagenda van Provinciale Staten.
3De griffier draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van Statenvergaderingen.
Artikel 6 Bestuurlijke besluitvorming
1De griffier adviseert Provinciale Staten over de vergaderwijze, doet voorstellen voor verbetering van procedures en draagt zorg voor de invoering van nieuwe of aangepaste werkprocessen.
2De griffier stimuleert de ontwikkeling van vaardigheden van statenleden ten behoeve van een effectieve besluitvorming.
3De griffier bewaakt de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokkenen bij het besluitvormingsproces, spreekt betrokkenen hierop aan en draagt bij aan een positiebepaling die bij de door Provinciale Staten gewenste rol past.
4De griffier bewaakt de tijdigheid van de informatieverstrekking door het college en de commissaris aan Provinciale Staten, de door Provinciale Staten ingestelde commissies en diens leden.
5De griffier bewaakt de uitvoering van statenbesluiten en de afdoening van moties, amendementen, initiatiefvoorstellen en het nakomen van afspraken en toezeggingen door het college en de commissaris.
6De griffier kan voorstellen van procedurele of huishoudelijke aard indienen bij Provinciale Staten.
Artikel 7 Onderzoek
1De griffier draagt desgevraagd zorg voor ondersteuning van de rekeningcommissie.
2De griffier draagt zorg voor de ondersteuning van een onderzoekscommissie.
3De griffier draagt zorgt voor ondersteuning van door leden van Provinciale Staten gewenste onderzoeken, anders dan bedoeld in artikel 151a Provinciewet.
Artikel 8 Communicatie en voorlichting
1De griffier adviseert Provinciale Staten over de invulling en uitvoering van het communicatiebeleid van Provinciale Staten.
2De griffier is verantwoordelijk voor de publicatie en terinzagelegging documenten zoals bepaald is in artikel 19, tweede lid, artikel 23, vijfde lid, en artikel 80, vijfde lid Provinciewet.
3De griffier geeft voorlichting aan burgers over de wijze waarop zij in contact kunnen komen met de leden van Provinciale Staten en invloed kunnen uitoefenen op het besluitvormingsproces.
4De griffier draagt, op verzoek van Provinciale Staten, zorg voor de organisatie van bijeenkomsten waarbij leden van Provinciale Staten in contact kunnen komen met burgers en organisaties.
Artikel 9 Verhindering en vervanging
1Indien de griffier meer dan 14 dagen verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan de werkgeverscommissie.
2Bij verhindering of afwezigheid wordt de griffier vervangen door een daartoe door Provinciale Staten aangewezen plaatsvervanger.
Hoofdstuk 3 Slotbepalingen
Artikel 10
In gevallen waarin deze instructie niet voorziet, overlegt de griffier voor zover nodig met de werkgeverscommissie.
Artikel 11
De Griffiersinstructie (Provinciaal Blad nr. 2003/64 van 3 april 2003) wordt ingetrokken.
Artikel 12
Deze verordening treedt in werking de dag na publicatie van het Provinciaal Blad waarin zij is geplaatst.
Artikel 13
Deze instructie wordt aangehaald als: Griffiersinstructie provincie Gelderland 2023.