Hoofdstuk 1 Begripsbepalingen
Artikel 1 Begripsomschrijvingen
In dit reglement wordt verstaan onder:
1auditcommissie : een op grond van artikel 82 Provinciewet door provinciale staten ingestelde commissie die provinciale staten ondersteunt bij het uitvoeren van haar financiële- en controlefunctie
2lid : elk door provinciale staten benoemd lid van de auditcommissie
3voorzitter : de door de auditcommissie uit haar midden benoemde voorzitter
4secretaris : de door de griffier aangewezen secretaris van de auditcommissie
5vergadering : een vergadering van de auditcommissie
Hoofdstuk 2 Taken en samenstelling
Artikel 2 Taken
De auditcommissie heeft de volgende taken:
1De commissie houdt zich bezig met onderwerpen en documenten die verband houden met de planning en control cyclus, waarbij de controle op de rechtmatigheid en doelmatige besteding van de collectieve middelen centraal staan.
2Het onderzoeken van de door gedeputeerde staten aan provinciale staten aangeboden jaarrekening. Het onderzoek betreft de rechtmatigheid van de rekening en de beoordeling of het gevoerde financieel beheer voldoet aan eisen van doelmatigheid.
3Het verzorgen van de aansturing van het onderzoek door de accountant.
4Het zorgen voor een optimale afstemming tussen de bij de accountantscontrole betrokken partijen en het transparant maken van het controleproces voor alle betrokkenen.
5Het voorbereiden van de verdere ontwikkeling van de planning en control cyclus.
6De commissie brengt van haar bevindingen en aanbevelingen verslag uit aan provinciale staten.
Artikel 3 Samenstelling
1Provinciale staten benoemen uit haar midden aan het begin van elke zittingsperiode voor de duur van die zittingsperiode, zeven leden met affiniteit met het onderwerp en kennis, inzicht en vaardigheden die van belang zijn voor het functioneren van de auditcommissie.
2De griffier, de algemeen directeur, de accountant, het hoofd van de afdeling Financiën, Planning en Control en de concerncontroller nemen als vaste adviseurs deel aan de vergaderingen van de auditcommissie.
3De portefeuillehouder financiën uit het college van gedeputeerde staten kan uitgenodigd worden om bij de vergaderingen aanwezig te zijn.
Artikel 4 Plaatsvervanging
Bij afwezigheid van de voorzitter wordt hij vervangen door één van de leden.
Artikel 5 De voorzitter
De voorzitter is belast met:
1Het leiden van het werk en de vergaderingen van de auditcommissie.
2Het bewaken van de uitgangspunten en werkwijze en het bevorderen van een zorgvuldige ondersteuning door de auditcommissie.
3Het woordvoerderschap namens de auditcommissie.
4De voorzitter kan één of meer van zijn taken mandateren aan de secretaris of één van de leden.
Artikel 6 De secretaris
1Ter ondersteuning fungeert vanuit de griffie een commissiesecretaris.
2De secretaris wordt bij de voorbereiding van de vergaderingen inhoudelijk bijgestaan door een vaste medewerker van de afdeling Financiën, Planning en Control.
3De secretaris adviseert de auditcommissie over zaken die het werk van de commissie betreffen.
4De secretaris adviseert de auditcommissie over de verdere ontwikkeling in taken en werkwijze van de auditcommissie.
Hoofdstuk 3 Vergaderingen
Artikel 7 Frequentie
1De auditcommissie stelt op voordracht van de secretaris, een vergaderrooster vast. Bij het opstellen van het vergaderrooster wordt rekening gehouden met de planning en control cyclus.
2Bijzondere vergaderingen kunnen door de voorzitter bijeengeroepen worden.
Artikel 8 Oproep, agenda en presentielijst
1De secretaris zorgt dat alle leden en overige deelnemers uiterlijk 10 dagen voor een vergadering een oproep vergezeld van een agenda en de daarbij behorende stukken ontvangen.
2De secretaris stelt, in samenwerking met de organisatie en in overleg met de voorzitter, de agenda voor elke vergadering op.
3De secretaris is verantwoordelijk voor het administreren van de aan- en afwezigheid van voorzitter, leden en adviseurs van de auditcommissie.
Artikel 9 Quorum
Behoudens bijzondere omstandigheden kan de Auditcommissie slechts vergaderen indien minimaal de helft van het aantal leden aanwezig is.
Artikel 10 Openbaarheid en verslaglegging
1De vergaderingen van de auditcommissie zijn openbaar, tenzij de aard van de bespreking zich hier tegen verzet. De commissie bepaalt op voordracht van de voorzitter wanneer de vergadering besloten is.
2Van iedere vergadering van de auditcommissie wordt een verslag op hoofdlijnen opgesteld. Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld. Alle statenleden krijgen het verslag van de vergaderingen van de auditcommissie.
Hoofdstuk 4 Slotbepalingen
Artikel 11 Uitleg reglement
In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist de auditcommissie op voorstel van de voorzitter.
Artikel 12 Inwerkingtreding en citeertitel
1Dit reglement van orde treedt in werking met ingang van de eerste dag na uitgifte van het Provinciaal blad waarin het besluit van provinciale staten is geplaatst;
2Dit reglement kan worden aangehaald als het reglement van orde voor de auditcommissie Fryslân 2023.
TOELICHTING
Algemeen
Op 15 juni 2022 is in het Presidium een aantal wensen geuit ten aanzien van de auditcommissie. Op 23 november 2022 is het werkplan van de auditcommissie besproken. De uitkomst van beide overleggen vormt de aanleiding voor aanpassing van het Reglement van Orde voor de auditcommissie. Daarnaast stamde het regelement uit 2011 met een aanpassing uit 2016.
In 2011 hebben de Staten ervoor gekozen om een commissie op grond van artikel 82 van de Provinciewet in te stellen, omdat voor een dergelijke commissie de beslotenheid van de vergaderingen van de auditcommissie expliciet kan worden geregeld. Omdat in de auditcommissie wordt gesproken over concept stukken en sprake is van onvoldragen standpunten en ambtelijke uitwisseling, is deze beslotenheid soms gewenst.
Tijdens een bijeenkomst van de fractievoorzitters op 7 oktober 2015 is afgesproken om van de Auditcommissie een puur technisch financiële commissie te maken, waarbij kandidaten worden afgevaardigd die specifieke deskundigheid op het gebied van financiën, audit of control met zich meebrengen. Dit is in het presidium van 14 oktober 2015 bekrachtigd.
De Auditcommissie heeft in haar vergadering van 3 februari 2016. ingestemd met een voorstel om naar aanleiding hiervan het Reglement van orde Auditcommissie 2011 op dit punt te wijzigen.
Bij een analyse in het werkplan van 23 november 2023 is geconstateerd dat deze omschrijving te smal is. De auditcommissie heeft de volgende expertise nodig:
•Kennis van (overheids-)financiën,
•Kennis van audit en van control,
•Kennis van de taak, rol en behoefte van PS.
•Vaardigheid om de vertaling te kunnen maken van wensen van de Staten naar de accountant en dienst/GS
•Vaardigheid om de invulling van de wensen door de dienst/GS en de accountant te vertalen naar PS, in de vorm van bevindingen en adviezen.
•Inzicht in de afstemming met de accountant
•Inzicht in het totale controleproces.
In het navolgende wordt voor zover gewenst een nadere artikelgewijze toelichting gegeven.
Daarnaast is de keuze voor leden (vijf) en plaatsvervangende leden (twee) aangepast en is gekozen voor zeven leden waarvan minimaal vier het quorum vormen om te kunnen overleggen.
Om de taken goed uit te kunnen voeren is er ook voor gekozen om een ‘verbrede auditcommissie op te nemen, waardoor de gehele Staten deel kunnen nemen aan het overleg. De regie hiervoor blijft wel bij de auditcommissie liggen.
In de taken van de auditcommissie is het onderdeel ‘opsporen van dubbelingen en hiaten in de interne controle’ geschrapt. Deze bepaling was gekoppeld aan het werk van de Noordelijke Rekenkamer. Daarnaast is interne controle een zaak dit hoort bij de interne bedrijfsvoering van de dienst en valt onder verantwoordelijkheid van het college van GS en niet onder die van Provinciale Staten.
De aanwezigheid van de Gedeputeerde stond op ‘in de regel’. Deze formulering is aangepast omdat ‘in de regel’ niet specifiek is. Dan zou het kunnen zijn: ‘aanwezig tenzij’ of ‘niet aanwezig, mits’. Neutraal is een ‘kan’ bepaling. Daarvoor is gekozen.
Artikel 1
Om te voorkomen dat de omschrijving van terugkerende begrippen in het reglement moeten worden herhaald, zijn in deze bepaling een aantal begrippen eenmalig gedefinieerd.
Artikel 2
De auditcommissie ondersteunt provinciale staten bij het uitvoeren van haar financiële- en controle functie in algemene zin. Daarnaast bereidt de commissie de verdere ontwikkeling van een volwaardige opzet en behandelingswijze van de planning en control cyclus voor. De commissie brengt over haar bevindingen en aanbevelingen verslag uit aan de staten. Het adviseren van provinciale staten over financiële stukken die onder meer in het kader van de planning en control cyclus door gedeputeerde staten aan provinciale staten ter besluitvorming worden aangeboden, is voorbehouden aan de vakcommissie.
De auditcommissie is het procesmatige aanspreekpunt voor de accountant en doet aanbevelingen aan de staten over de inhoudelijke aansturing van de accountant.
Artikel 3
In het reglement van orde Auditcommissie 2011 was in 2016 gewijzigd in die zin dat kandidaten werden afgevaardigd op basis van specifieke deskundigheid op het gebied van financiën, audit of control. Per statenperiode kan het aantal kandidaten met de gevraagde deskundigheid variëren, daarom was een minimum aantal leden opgenomen, met twee plaatsvervangende leden. Door deze aanpassing werd de koppeling tussen fracties en de auditcommissie losgelaten.
Het blijft dat de taakopvatting van auditcommissie als puur inhoudelijk financieel-technische commissie te smal was. De auditcommissie moet, naast de financieel technische vaardigheden ook verslag uitbrengen aan de Staten, fungeren als opdrachtgever naar de accountant. Dit vereist inzicht in behoeftes en communicatieve vaardigheden.
Om de link met de fracties te behouden of te herstellen is in artikel 11 de mogelijkheid van een ‘verbrede auditcommissie’ opgenomen.
In de praktijk bleek er geen verschil te zijn tussen leden en plaatsvervangende leden. Daarom is dit verschil vervallen. In de plaats daarvan – ook om het niet-vrijblijvende karakter van de commissie te onderstrepen, is een quorum ingevoerd.
Artikel 6
In artikel 6 tweede lid is opgenomen dat de secretaris van de auditcommissie wordt bijgestaan door een medewerker van Financiën , Planning en Control. Ofschoon de Staten geen zeggenschap hebben over deze medewerker, is er om praktische redenen toch voor gekozen om deze koppeling in stand te houden.
Artikel 9
Zoals al aangegeven bij de toelichting van artikel 4 is er een quorum ingesteld. De auditcommissie kan alleen vergaderen wanneer minimaal de helft van het aantal leden aanwezig is.
Artikel 11
In artikel 11 tweede lid is opgenomen dat de auditcommissie ook leden van fracties kan uitnodigen om deel te nemen aan de vergadering. In sommige situaties is het wenselijk dat de fracties gelijktijdig met de auditcommissie geïnformeerd worden. De deelname kan zich beperken tot Statenleden of tot statenleden, commissieleden en fractiemedewerkers. Dit is afhankelijk van de keuze die de auditcommissie hierin maakt.