Reglement IMF Adviescommissies

Artikel 1 Begripsbepalingen:

In dit reglement wordt verstaan onder:

1gebied:

a.Waddeneilanden, bestaande uit de gemeenten: Ameland, Schiermonnikoog, Terschelling, Vlieland;

b.Noordoost Fryslân, bestaande uit de gemeenten: Noardeast-Fryslan, Dantumadiel, Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel;

c.Noordwest Fryslân, bestaande uit de gemeenten: Harlingen, Waadhoeke en Leeuwarden

d.Zuidwest Fryslân, bestaande uit de gemeenten: de Fryske Marren en Súdwest-Fryslân;

e.Zuidoost Fryslân, bestaande uit de gemeenten: Smallingerland, Opsterland, Weststellingwerf, Ooststellingwerf en Heerenveen.

2subsidieregeling: Subsidieregeling Iepen Mienskipsfûns 2024-2027 Fryslân en eventuele toekomstige regelingen die deze subsidieregeling vervangen.

Artikel 2 Instelling en taak

1De aanvragen in paragraaf 2. Maatschappelijke initiatieven: Lyts en Grut worden beoordeeld door de adviescommissie van het gebied waarin het initiatief valt.

a.Per gebied is er één IMF adviescommissie;

b.In het gebied Zuidwest Fryslân worden de kleine maatschappelijke initiatieven (Lyts) beoordeeld door de jongerenadviescommissie.

2De aanvragen in paragraaf 3. Ferduorsumjen Mienskipsgebouwen worden beoordeeld door een provinciale adviescommissie.

3De adviescommissie heeft tot taak via het scoren en ranken van de initiatieven Gedeputeerde Staten te adviseren over het verstrekken van subsidies op grond van de subsidieregeling.

4De adviescommissie heeft tot taak Gedeputeerde Staten te adviseren over het verbeteren van de subsidieregeling.

5De adviescommissie heeft tot taak Gedeputeerde Staten te adviseren over de inhoud van het openstellingsbesluit als bedoeld in artikel 1.4 van de subsidieregeling.

Artikel 3 Samenstelling en benoeming

1De werving van commissieleden vindt plaats door het openstellen van een vacature.

2De commissie bestaat uit:

a.ten minste vijf leden, waarvan de voorzitter niet meegerekend. Waarbij noch de overheden, noch één belangengroep meer dan 49% van de stemrechten voor de besluitvorming hebben;

b.vertegenwoordigers op persoonlijke titel, rekening houdend met spreiding over het gebied, de diverse thema’s, leeftijd en geslacht;

c.afvaardiging vanuit de gemeenten in het gebied (zoals aangegeven bij artikel 1). Gemeenten kunnen een lid van het college van B&W voordragen om “zonder last of ruggespraak” zitting in de commissie te laten nemen;

d.agendaleden die in voorkomende gevallen door de commissie zelf kunnen worden aangewezen;

e.leden moeten wonen in het gebied (zie artikel 1) waarover ze advies uitbrengen.

3De voorzitter van de adviescommissie van IMF is een gedeputeerde. Gedeputeerde Staten benoemen per regio een voorzitter uit haar eigen midden.

4Gedeputeerde Staten benoemen de leden.

5Uitgezonderd van lidmaatschap zijn:

a.leden van Provinciale Staten van Fryslân;

b.leden van door Provinciale Staten van Fryslân ingestelde commissies;

c.door gemeenten benoemde raads- en commissieleden voor zover wonend in het onder artikel 1 genoemde gebied waar de IMF Adviescommissie over adviseert;

d.ambtenaren in dienst bij de provincie Fryslân of ambtenaren van gemeenten in de betreffende regio van de adviescommissie.

6Bij afwezigheid van de door Gedeputeerde Staten benoemde voorzitter wijzen de aanwezige leden zelf uit hun midden een voorzitter aan die de betreffende vergadering voorzit.

7De leden worden (met uitzondering van de bestuurders van de gemeenten) benoemd voor een termijn van vier jaar.

8De leden kunnen éénmaal worden herbenoemd.

Artikel 4 Bijdragen

1Gedeputeerde Staten kunnen de adviescommissies een procesbijdrage van maximaal € 30.000,- per gebied per jaar verlenen.

2De adviescommissie kan de procesbijdrage aanwenden voor proceskosten gemaakt ten behoeve van:

a.de uitoefening van de taken als bedoeld in artikel 14, tweede lid, van dit reglement;

b.de vergoeding als bedoeld in artikel 12 van dit reglement.

Artikel 5 Einde lidmaatschap

Het lidmaatschap van de commissie eindigt door:

a.het intrekken of vervallen van de subsidieregeling, tenzij hier een subsidieregeling voor in de plaats komt;

b.het nemen van ontslag als lid;

c.het overlijden van het lid;

d.een daartoe strekkend besluit van Gedeputeerde Staten;

e.het niet meer onderdeel uitmaken van het college van burgemeester en wethouders (in het geval van artikel 3, tweede lid, onder c van dit reglement).

f.minder dan 50% van de bijeenkomsten op jaarbasis aanwezig te zijn (met uitzondering van regiogedeputeerden/voorzitter zoals bedoeld in artikel 3, derde lid). Onder deze bijeenkomsten vallen pitchavonden, adviescommissievergaderingen en bijeenkomsten deskundigheidsbevordering. Met uitzondering van het geval van zwangerschap of ziekte (van het lid zelf of een naaste waar zorg aan moet worden verleend).

Artikel 6 Secretaris

1Een medewerker van provincie Fryslân voorziet in het secretariaat van de commissie.

2De secretaris is in elk geval belast met de volgende taken:

a.werving, selectie en besluit over toetreding

b.de administratieve voorbereiding van de vergadering;

c.het toezenden van de vergaderstukken;

d.het opstellen van verslagen van de vergaderingen;

e.het opstellen van conceptadviezen.

Artikel 7 Vergaderingen

1De commissie kan niet adviseren indien niet ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

2Een lid kan zich ter vergadering niet laten vertegenwoordigen door een ander.

3De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar.

4Per tender wordt door elk projectbureau een pitchbijeenkomst georganiseerd. Een pitch is bedoeld voor het presenteren van het (concept)plan aan de IMF adviescommissie. De commissie geeft tijdens de pitchbijeenkomst geen oordeel over de plannen.

Artikel 8 Besluitvorming

1Elk lid van de commissie die ter vergadering (adviescommissie of besluitvormende vergadering) aanwezig is, brengt per aanvraag, voor elk van de toetsingscriteria genoemd in de subsidieregeling) één stem uit met het aantal door hem of haar toegekende punten per toetsingscriterium zoals aangegeven in artikel 2.7 dan wel artikel 3.7 van de subsidieregeling.

2Een lid onthoudt zich van stemming over een subsidieaanvraag waarbij hij rechtstreeks of middellijk betrokken is.

3De som van de toegekende punten van alle toetsingscriteria wordt gedeeld door het aantal stemuitbrengende leden. De uitkomst vormt het gemiddelde toegekende aantal punten per aanvraag.

4Het gemiddelde toegekende aantal punten per aanvraag bepaalt de plaats van de aanvraag in de rangschikking in het kader van de advisering door de adviescommissie.

Artikel 9 Advisering

1De adviescommissie brengt schriftelijk advies uit. Het advies is gemotiveerd en omvat een voorstel voor de te nemen beslissing.

2Gedeputeerde Staten kunnen ten behoeve van de advisering een adviesformulier vaststellen.

Artikel 10 Werkwijze

1In gevallen waarin het reglement niet voorziet beslist de adviescommissie over de door haar te volgen werkwijze.

2Gedeputeerde Staten kunnen, gehoord de adviescommissie, nadere regels stellen betreffende de werkwijze van de commissie.

Artikel 11 Verslaglegging

1De secretaris draagt zorg voor het verslag van de vergadering.

2Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering ter vaststelling aan de adviescommissie aangeboden.

Artikel 12 Vergoeding

De leden (met uitzondering van de bestuurders van de gemeenten) ontvangen een vergoeding voor hun werkzaamheden (presentiegeld) en voor de daadwerkelijke gemaakte reis- en verblijfkosten overeenkomstig de Verordening rechtspositie gedeputeerden, staten- en commissieleden provincie Fryslân.

Bijeenkomst

Vergoeding

Vergadering IMF Adviescommissie

Vergadering speciale Adviescommissie thematenders

Reiskosten en presentiegeld *)

Pitches

Reiskosten en presentiegeld

Bijeenkomst deskundigheidsbevordering

Reiskosten en presentiegeld *) + (evt. hotelkosten)

Eén- en meerdaagse door het projectbureau georganiseerde reizen

Reiskosten naar opstapplaats en presentiegeld

Deelname via Teams

Presentiegeld **)

*) voor deze vergoedingen geldt dat de commissieleden van de Waddeneilanden vanwege de lange(re) reistijd dubbel presentiegeld uitbetaald krijgen. In geval de Adviescommissievergadering is opgedeeld in een voorvergadering en een besluitvormende vergadering dan wordt voor het bijwonen van deze vergaderingen slechts eenmaal het presentiegeld uitbetaald.

**) in geval commissieleden van de Waddeneilanden via Teams aan bijeenkomsten deelnemen wordt geen dubbel presentiegeld vergoed.

Artikel 13 Onafhankelijkheid en geheimhouding

1De leden van de commissie adviseren onafhankelijk en zonder last of ruggespraak.

2Voor zover leden van de commissie bij de uitvoering van hun taken de beschikking krijgen over gegevens waarvan zij het vertrouwelijke karakter kennen of redelijkerwijs moeten vermoeden, zijn zij verplicht tot geheimhouding van die gegevens, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht of uit hun taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit.

3Een lid van de commissie is verplicht tot geheimhouding van gegevens die hij bij de uitvoering van zijn adviestaak tot zijn beschikking krijgt en waarvan hij het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs kan vermoeden.

4Voor inwerkingtreding van het lidmaatschap moet een commissielid een geheimhoudingsverklaring ondertekenen.

Artikel 14 Provincie Fryslân

1De commissie wordt ondersteund door een medewerker van de provincie Fryslân.

2Deze medewerker:

a.is aanspreekpunt voor het gebied;

b.draagt zorg voor de gewenste communicatie en externe contacten;

c.stimuleert de ontwikkeling van projecten;

d.ondersteunt initiatiefnemers bij de verdere uitwerking van projecten;

e.coördineert de ambtelijke voorbereiding en afstemming van beslispunten;

f.zorgt voor een goede voorbereiding en uitvoering van de door de commissie te nemen besluiten;

g.is verantwoordelijk voor de financiële afhandeling van zaken betreffende het functioneren van de commissie.

Artikel 15 Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het Provinciaal Blad waarin zij wordt geplaatst en werkt terug tot en met 16 maart 2024.

Artikel 16 Citeertitel

Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement IMF Adviescommissies.