Verordening op de vertrouwenscommissie 2023

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

a) de commissaris van de Koning: de commissaris van de Koning in de provincie Flevoland;

b) de commissie: de Vertrouwenscommissie;

c) kandidaten: personen die naar het ambt van commissaris van de Koning van Flevoland hebben gesolliciteerd nadat de vacature is opengesteld;

d) de minister: de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;

e) Provinciale Staten: Provinciale Staten van Flevoland;

f) Gedeputeerde Staten: Gedeputeerde Staten van Flevoland;

g) de voorzitter: de voorzitter van de commissie;

h) de secretaris: de secretaris van de commissie;

i) profielschets: de eisen en competenties die aan de te benoemen commissaris worden gesteld met betrekking tot de vervulling van het ambt, die het onderwerp van het in artikel 61, tweede lid, van de Provinciewet bedoelde overleg zijn geweest, door Provinciale Staten zijn vastgesteld en als leidraad geldt voor de selectie van kandidaten.

Artikel 2. Instelling en taak

1Er is een vertrouwenscommissie (hierna: de commissie) in verband met de vervulling van de vacature van de commissaris van de Koning in Flevoland. Deze heeft tot taak de aanbeveling tot benoeming van de commissaris van de Koning voor te bereiden.

2De commissie is ontbonden met ingang van de dag volgende op die waarop het Koninklijk Besluit tot benoeming van de commissaris aan Provinciale Staten bekend is gemaakt.

Artikel 3. Samenstelling commissie

1De commissie bestaat uit zeven leden, te benoemen door en uit Provinciale Staten.

2De commissie kiest uit haar midden een voorzitter.

3De commissie kent geen plaatsvervangende leden.

Artikel 4. Ambtelijke ondersteuning

1De Statengriffier is secretaris van de commissie en wijst een plaatsvervanger aan.

2De provinciesecretaris is tweede plaatsvervangend secretaris van de commissie.

3De (plaatsvervangend) secretaris geeft ambtelijke ondersteuning aan de commissie.

4De (plaatsvervangend) secretaris is geen lid van de commissie en heeft geen stemrecht.

Artikel 5. Adviseur

1Provinciale Staten voegt zo mogelijk een gedeputeerde aan de commissie toe als adviseur in verband met de vervulling van de in artikel 2 genoemde taken.

2De adviseur wordt uitgenodigd voor de vergaderingen van de commissie.

3De adviseur is geen lid van de commissie en heeft geen stemrecht.

Artikel 6. Geheimhouding

1De vergaderingen van de commissie zijn besloten. Alle stukken van de commissie zijn geheim. Dit wordt op de stukken vermeld.

2De voorzitter van de commissie wijst in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht, die rechtstreeks voortvloeit uit artikel 61c van de Provinciewet.

3De commissie legt in elke vergadering en elk gesprek, met toepassing van artikel 84 van de Provinciewet, geheimhouding op over de inhoud van de stukken en het behandelde tijdens de vergadering of het gesprek. De voorzitter van de commissie ziet erop toe dat hieraan wordt voldaan.

4De geheimhoudingsplicht brengt mee dat aan Statenleden, die geen zitting (meer) hebben in de commissie, en aan anderen, behoudens het bepaalde in artikel 10 van deze verordening, geen inzage in, of informatie omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek wordt verstrekt.

5De in dit artikel bedoelde geheimhouding brengt mee dat de leden van de commissie noch mondeling, noch schriftelijk inlichtingen over de kandidaten inwinnen bij of geven aan derden.

6De voorzitter van de commissie heeft de bevoegdheid een lid van de commissie te ontslaan indien de geheimhouding niet in acht wordt genomen. De voorzitter dient hierover na afloop van de procedure verantwoording af te leggen aan de Staten.

7De secretaris draagt er zorg voor dat alle schriftelijke informatie over kandidaten onder strikte geheimhouding wordt gedeeld met de leden van de commissie en ook weer wordt ingenomen.

8De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van kracht.

9Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de secretaris en de adviseur.

Artikel 7. Beoordeling kandidaten

1De commissie is belast met de beoordeling van kandidaten op basis van de door Provinciale Staten vastgestelde profielschets.

2De commissie voert gesprekken met de door de minister op grond van artikel 61, derde lid, van de Provinciewet geselecteerde kandidaten die zij in beginsel geschikt acht voor benoeming.

3De commissie kan besluiten om ook met een niet door de minister geselecteerde kandidaat een gesprek te voeren en kan hiertoe de minister verzoeken de bescheiden van andere kandidaten te overhandigen.

4Indien de commissie besluit met een door de minister in beginsel geschikt geachte kandidaat geen gesprek te hebben, dan stelt de commissie de minister daarvan zo spoedig mogelijk schriftelijk op de hoogte en betrekt het oordeel van de minister over deze kandidaat in haar eigen beoordeling.

5De commissie bepaalt haar standpunt over de geschiktheid van de door haar ontvangen kandidaten.

Artikel 8. Vergaderingen

1De commissie streeft naar unanimiteit. Het gevoel van de minderheid wordt desgewenst in het verslag tot uitdrukking gebracht. De commissie besluit bij de voorbereiding van een aanbeveling bij meerderheid van uitgebrachte stemmen, waarbij elk lid één stem heeft. Bij het staken van de stemmen over de uit te brengen bevindingen, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden geen bevindingen van de commissie, maar de verschillende meningen van de leden van de commissie in het verslag opgenomen.

2De commissie vergadert zo vaak als de voorzitter of tenminste drie leden dit noodzakelijk achten.

3De voorzitter bepaalt dag, uur en plaats van de vergadering. De voorzitter doet van elke vergadering tenminste vierentwintig uur van tevoren aankondiging aan de leden van de commissie en indien een adviseur aan de commissie is toegevoegd aan de adviseur.

4De commissie vergadert niet als niet ten minste de helft plus één van het aantal leden aanwezig is.

5Wanneer de commissie sollicitanten spreekt, dienen hierbij voorzieningen getroffen te worden ter bescherming van de privacy van de sollicitanten. Hierbij dient onder meer gedacht te worden aan de plaats en het tijdstip van de gesprekken.

Artikel 9. Inwinnen van inlichtingen

De commissie verschaft zich uitsluitend door tussenkomst van de minister informatie over kandidaten.

Artikel 10. Verslag

1De commissie brengt over haar werkzaamheden ter zake van de voorbereiding van de aanbeveling tot benoeming verslag uit aan Provinciale Staten en de minister door middel van een verslag van bevindingen.

2Het verslag van bevindingen bevat in ieder geval:

a.een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht;

b.een concept aanbeveling met een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie.

Artikel 11. Contactpersoon bij de benoemingsprocedure

1De voorzitter van de commissie treedt op als contactpersoon.

2Alle stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van ‘persoonlijk en vertrouwelijk’ gericht aan de voorzitter en gezonden het emailadres van de secretaris en door deze bewaard tot het moment van archivering.

3Alle stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van ‘persoonlijk en vertrouwelijk’ door de voorzitter en de secretaris ondertekend en vanaf het emailadres van de secretaris verzonden.

Artikel 12. Onvoorziene gevallen

1In alle gevallen, waarin deze regeling niet voorziet, beslist de commissie.

2Zo nodig voert de voorzitter voorafgaand aan de beslissing als bedoeld in het eerste lid overleg met de minister.

Artikel 13. Archivering

1De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat na afronding van de benoeming alle archiefbescheiden onverwijld in een envelop worden verzegeld en gerubriceerd als "geheim", en worden geplaatst in de daartoe aangewezen archiefruimte.

2De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat in het belang van een zorgvuldige overbrenging naar de daartoe aangewezen archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet 1995, een verklaring van overbrenging, als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995, wordt opgesteld voor archiefbescheiden waarvoor de wettelijke termijn verstreken is. In deze verklaring wordt melding gemaakt van het besluit tot toepassing van artikel 15, eerste lid sub a, van de Archiefwet 1995 en de daarin gestelde beperkingen aan de openbaarheid, tot de archiefbescheiden 75 jaar oud zijn.

Artikel 14. Inwerkingtreding /vervallenverklaring

Deze verordening treedt direct in werking na vaststelling en vervalt met ingang van de dag waarop het Koninklijk Besluit tot benoeming van de Commissaris van de Koning aan Provinciale Staten bekend is gemaakt.