Aanhef
Inkoopvisie Provincie Flevoland 2023
Inleiding
We werken, samen met collega’s, partners en inwoners aan het Flevoland van de toekomst. In alles wat we doen dragen we bij aan de grote uitdagingen van deze tijd. We gaan met die vraagstukken aan de slag. We nemen de vraagstukken, de opgaven, tot uitgangspunt bij wat we doen. Opgavegericht werken noemen we dat.
Met ons inkoopbeleid leveren we daar een actieve bijdrage aan. Een aanzienlijk deel van onze begroting wordt besteed aan inkoop. Het betreft opdrachten (concessies) voor het openbaar vervoer, het onderhouden en aanleggen van onze infrastructuur en groen, maar ook de faciliteiten en dienstverlening voor onze bedrijfsvoering. Met een aanzienlijke spend hebben we als provincie Flevoland impact. Als provincie willen wij met dit inkoopbeleid een duidelijke richting geven aan onze manier van inkopen door uitgangspunten, ambities en doelstellingen te benoemen.
Ons inkoopbeleid sluit onder andere aan bij
•eigen afspraken zoals het Coalitieakkoord 2023-2027 en de Omgevingsvisie ‘Samen maken wij Flevoland
1Toekomst voor het nieuwe land. Coalitieakkoord 2023 – 2027 (flevoland.nl) en Omgevingsvisie Flevoland Straks, vastgesteld in Provinciale Staten op 8 november 2017, pagina 15, Omgevingsvisie Flevoland Straks
;
•afspraken in samenwerkingsverband gesloten, zoals de Metropool Regio Amsterdam (MRA);
•landelijke afspraken, zoals het Klimaatakkoord, het Schone Luchtakkoord en het Deltaplan Biodiversiteitsherstel
•Landelijke c.q. internationale wetgeving.
Reikwijdte
In het Coalitieakkoord en de Omgevingsvisie staan onze ambities voor de mooiste provincie van Nederland. De uitwerking van deze ambities vindt plaats in beleidskaders, programma’s en uitgangspunten voor uitvoeringsbeleid. Door toepassing van de kaders en uitgangspunten bij de uitvoering van onze inkoopprocessen leveren we een bijdrage aan de provinciale ambities. Inkoopbeleid is dus nadrukkelijk uitvoeringsbeleid dat plaats vindt binnen de inhoudelijke en financiële kaders die Provinciale Staten daarvoor hebben gesteld. Daarnaast voldoet ons inkoopproces vanzelfsprekend aan wet- en regelgeving.
Het inkoopbeleid bestaat uit dit document (de Inkoopvisie) en het Inkoopkader. De Inkoopvisie bevat onze uitgangspunten en beleidsdoelstellingen op het gebied van inkoop- en aanbesteding. Het inkoopkader bevat de concrete voorwaarden die we voor ons zelf stellen rondom de manier waarop we overheidsopdrachten verstrekt aan marktpartijen.
Het inkoopbeleid geldt voor alle inkopen van de provinciale organisatie. We conformeren ons aan de inhoud en reikwijdte van dit inkoopbeleid, waarbij het ‘comply-or-explain principe’ geldt.
De wereld rondom inkoop is en blijft continu in beweging, gedreven door zowel externe factoren (o.a. wet- en regelgeving, marktontwikkelingen en jurisprudentie) als interne factoren. Benadrukt wordt dat ruimte wordt geboden voor nadere aanvulling en bijsturing, waaronder een verbreding van de reikwijdte van het inkoopbeleid. We spelen hierop in door de beleidscyclus van de provincie te volgen.
Om ervoor te zorgen dat de organisatie op een goede manier uitvoering geeft aan beleid, wordt het beleid uitgevoerd op grond van op te stellen procedures, processen en protocollen. Door de uitvoering te monitoren beoordelen we of de doelstellingen zijn behaald. Als op grond van monitoring daar aanleiding toe is, kan het beleid worden bijgesteld. Daarom evalueren we het inkoopbeleid periodiek.
Maatschappelijk verantwoord opdrachtgeven & inkopen
De komende jaren zetten we in op Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI).
2Lees voor een toelichting op MVI het “Nationaal Plan MVI 2021 – 2025” en het Manifest MVOI
MVOI betekent dat er naast de prijs en kwaliteit ook nadrukkelijk oog is voor de maatschappelijke impact van inkoop (klimaat, natuur, milieu, grondstoffen, en sociale aspecten). We sluiten aan bij de landelijke definities uit het Nationaal Plan MVI 2021 – 2025 van de Rijksoverheid en maken onderscheid tussen de volgende MVOI thema’s:
•Klimaat-, Natuur en Milieubewust inkopen (hoofdstuk 1)
•Circulair inkopen (hoofdstuk 2)
•Sociaal inkopen
3Onder sociaal inkopen verstaan we Social Return en Diversiteit & Inclusiviteit
(hoofdstuk 3)
•Ketenverantwoordelijkheid (ISV) (hoofdstuk 4)
De hoofdstukindeling is op deze thema’s gebaseerd. De MVOI thema’s kunnen elkaar versterken bij de toepassing in concrete inkooptrajecten.
Opdrachtgeverschap
Een grote impact met inkoop kan enkel ontstaan als de verantwoordelijkheid hiervoor integraal wordt benaderd. Grootschalige duurzame en sociale verandering ontstaat immers bij een stevige ambitie vanuit de politieke leiding, met een goede uitwerking in het eigen beleid, een heldere doorvertaling naar interne opdrachtgevers en ten slotte een goede inkoop en uitvoering (inclusief contractmanagement). De organisatie dient dus op alle niveaus betrokken te worden om serieuze effecten te realiseren. Dit inzicht wordt samengevat met de term ‘opdrachtgeverschap’.
Leidende principes
Om de uitvoering van het inkoopbeleid te borgen in de inkoopprocessen is een aantal leidende principes benoemd. Deze zijn uitgewerkt in Hoofdstuk 5. Bij elke aanbesteding zoeken we naar de goede balans tussen de verschillende leidende principes.
1Onze inkopen zijn doelmatig, juridisch en financieel passend
We gaan doelmatig om met onze financiële middelen. Bij de start van een inkooptraject maken we op basis van de vastgestelde financiële kaders de financiële ruimte inzichtelijk. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het doel en in verhouding staan tot de “opbrengst of uitkomst”van het inkoopproces. Daarnaast voldoen onze inkopen aan de (Europese) wet- en regelgeving, waardoor we rechtmatig inkopen. Het inkoopbeleid geeft handvatten om effectief en rechtmatig in te kopen. Soms kan spanning optreden tussen de ambities uit het inkoopbeleid en de rechtmatigheid van inkopen. Wet- en regelgeving is hierin altijd leidend.
2Professionele en integrale Samenwerking
Veel van onze vraagstukken zijn eg complex en kunnen niet alleen door ons worden opgelost. Het is nodig dat we goed samenwerken met andere overheden. We werken niet alleen met overheden samen. Ook maatschappelijke organisaties, het bedrijfsleven, hogescholen en universiteiten zijn belangrijke partners. Samenwerken vraagt om een open, uitnodigende en constructieve houding, transparantie en integriteit. Het is daarbij van belang dat elke partner in een samenwerking bijdraagt vanuit de eigen rol en verantwoordelijkheid.
We hechten eraan om onze doelstellingen te realiseren op basis van een zo breed mogelijk draagvlak. We betrekken onze inwoners, ondernemers en andere belanghebbenden bij wat we doen, zowel in de keuzes als in de uitvoering. Bij belangrijke vraagstukken zoeken we vroegtijdig de dialoog met de samenleving. We maken hierbij gebruik van een ‘gereedschapskist’ voor participatie. De instrumenten uit deze gereedschapskist zetten we gericht in. Dat betekent dat we kiezen wat het beste aansluit op de vraag en dat we vooraf duidelijk zijn over de bedoeling. Op deze manier halen we actief bij onze inwoners op hoe zij ergens tegenaan kijken.
3Onze inkopen zijn innovatief
Innovatief inkopen is bij uitstek een geschikt middel om invulling te geven aan doelstellingen op MVOI-gebied. Alleen risicoloze maatregen kiezen gaat te langzaam en levert een onvoldoende innovatieve aanpak. Kortom, we volgen niet altijd de gebaande paden, maar durven ook nieuwe wegen in te slaan. We passen kansrijke nieuwe mogelijkheden in de praktijk toe.
4Wij kopen waar mogelijk lokaal in
We stimuleren de regionale economie door waar mogelijk lokaal in te kopen. We gunnen provinciale opdrachten – binnen de wettelijke mogelijkheden – zoveel mogelijk aan Flevolandse ondernemers. Bovendien zorgt het lokaal inkopen van producten en diensten over het algemeen voor een lagere belasting van het klimaat door bijvoorbeeld minder transportkilometers en de daarbij behorende CO² -uitstoot.
5.Wij monitoren onze ambities en borgen ons inkoopbeleid
We vinden het belangrijk om de effecten van wat we doen te meten, regelmatig te evalueren en zo nodig onze aanpak aan te passen. We zorgen ervoor dat het inkoopbeleid in de organisatie is geborgd en monitoren de resultaten als het gaat om de in het inkoopbeleid vastgelegde ambities.