Regeling budgethouders provincie Drenthe 2023

Artikel 1. Begripsomschrijvingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

•het college: Gedeputeerde Staten van Drenthe;

•directeur: de algemeen directeur of de directeur, conform hun onderlinge taakverdeling;

•griffier: de griffier als bedoeld in artikel 97 van de Provinciewet;

•domeinmanager: leidinggevende van een domein als bedoeld in het Organisatiebesluit provincie Drenthe 2023;

•themamanager: leidinggevende van een thema als bedoeld in het Organisatiebesluit provincie Drenthe 2023;

•stafmanager: leidinggevende binnen de Concernstaf als bedoeld in het Organisatiebesluit provincie Drenthe 2023;

•opdrachtnemer: ambtenaar die is aangewezen als budgethouder op basis van een daartoe strekkende opdracht;

•budget: samenhangend geheel van doelstellingen, resultaat- en prestatieafspraken en de daarvoor toegekende middelen, vallend binnen eenzelfde opdracht die verstrekt wordt ter realisatie van de door Provinciale Staten vastgestelde begroting;

•hoofdbudgethouder: de eindverantwoordelijke voor de beheersing van het totale budget van de ambtelijke organisatie;

•budgethouder: de ambtelijk beschikkingsbevoegde (ambtelijk opdrachtnemer) voor de aan hem/haar toegekende budgetten;

•subbudgethouder: gemandateerde ambtelijk opdrachtnemer die goedkeuring verstrekt aan de feitelijk te verrichten financieel-juridische handelingen (bijvoorbeeld goedkeuring van een factuur);

•budgetbeheerder: ambtenaar die de voorstellen doet voor de te verrichten feitelijke financieel-juridische handelingen voor een (sub)budgethouder;

•beheersing: het zo doeltreffend en doelmatig mogelijk handelen.

Artikel 2. Hoofdbudgethouder

1De algemeen directeur is hoofdbudgethouder voor die budgetten die door Provinciale Staten (PS) aan Gedeputeerde Staten (GS) zijn geautoriseerd/toegewezen. De griffier is budgethouder voor de budgetten die PS betreffen.

2De hoofdbudgethouder is eindverantwoordelijk voor de beheersing van de begrotingsuitvoering, zoals deze is vastgelegd in de Uitvoeringsinformatie voor het college en de tussentijdse wijzigingen daarvan.

3De hoofdbudgethouder werkt de Uitvoeringsinformatie voor het college uit naar een concernplan van de directie; dit plan is het kader voor de verdere werkzaamheden van de organisatie, binnen de bestuurlijke besluitvorming zoals die heeft plaatsgevonden en in de loop van het jaar plaatsvindt.

4De hoofdbudgethouder mag budgetten binnen de tot zijn machtiging behorende beleidsopgaven schuiven tussen doelstellingen, indien het volume van de bij de doelstelling behorende lasten en baten niet wijzigt. Daarbij mag het schuiven plaatsvinden tussen verschillende kostensoorten, zolang dit maar gedocumenteerd gebeurt.

5De hoofdbudgethouder is gemachtigd tot het budgettair neutraal schuiven tussen exploitatiebudgetten die behoren tot de kostenverdeelstaat; deze bevoegdheid geldt uitdrukkelijk niet voor investeringskredieten.

6De hoofdbudgethouder is verplicht in alle gevallen inkomsten die niet begroot zijn, te melden aan het college door middel van een begrotingswijziging, al dan niet voorzien van een voorstel tot aanwending van de middelen (GS melden die dan weer aan PS, indien noodzakelijk).

7De (algemeen) directeur is bevoegd financieel mandaat te verlenen aan een domeinmanager binnen de kaders van het op basis van de Uitvoeringsinformatie aan hem door het college verstrekte financiële mandaat. Hij geeft daarbij aan welke beleidsopgaven, doelstellingen en budgetten worden toegewezen aan welke domeinmanager. Deze mandaten worden verstrekt binnen de kaders die de directie daarvoor heeft verstrekt in het jaarlijkse concernplan van de directie.

8De (algemeen) directeur is bevoegd iedere medewerker aan te wijzen als budgethouder op basis van de Uitvoeringsinformatie van een aan hem door het college verstrekt financieel mandaat.

9De hoofdbudgethouder verdeelt de budgetten voor personeelsgebonden kosten over de domeinen en kent deze toe aan de domeinmanagers. De hoofdbudgethouder doet hetzelfde voor de stafmanagers.

10De hoofdbudgethouder bepaalt hoe, waarover en wanneer de domeinmanager of de als budgethouder opererende stafmanager hem informeert over de uitvoering van de onder deze regeling opgedragen taken, primair door middel van een organisatiebrede vastlegging van richtlijnen omtrent de administratieve organisatie en secundair – indien gewenst en/of noodzakelijk – door in de opdracht opgenomen aanvullende afspraken.

11De hoofdbudgethouder kan per geval of in het algemeen - na advies van de concerncontroller - instructies geven aan de budgethouders en budgetbeheerders over de administratieve vastlegging en verantwoording.

Artikel 3. Aanwijzing budgethouder

1De domeinmanager is bevoegd een themamanager of andere opdrachtnemer binnen het eigen domein als budgethouder aan te wijzen en daarvoor aan hen financieel mandaat te verlenen. Hij geeft daarbij aan welke beleidsopgaven, doelstellingen en budgetten worden toegewezen.

2De (algemeen) directeur en de domeinmanager leggen hun aanwijzing van een budgethouder schriftelijk vast; een afschrift van de geparafeerde aanwijzing wordt ter beschikking gesteld van de financiële administratie, alwaar hiervan een register wordt bijgehouden op een zodanige wijze, dat altijd een audit trail beschikbaar is, een en ander ter borging van de rechtmatigheid van de autorisaties in de financiële administratie. De themamanager doet hetzelfde bij aanwijzing van een subbudgethouder.

3Indien sprake is van een externe fondsbeheerder, blijft het budgethouderschap berusten bij de desbetreffende domeinmanager (eventueel in de rol van de ambtelijk opdrachtgever).

4De domeinmanager mag met budgetten binnen de tot zijn machtiging behorende beleidsopgaven schuiven tussen doelstellingen, indien het volume van de bij de beleidsopgave behorende lasten en baten niet wijzigt.

Artikel 4. Budgethouder

1De budgethouder is verantwoordelijk voor de realisatie van beleidsopgaven en doelstellingen, alsmede voor de begrotingsuitvoering van die budgetten waarvoor hij door de domeinmanager of de hoofdbudgethouder (in het geval van de stafmanagers) is gemachtigd.

2De budgethouder is bevoegd medewerkers op basis van een daartoe strekkende opdracht aan te wijzen als subbudgethouder (bijvoorbeeld coördinatoren). De subbudgethouder wordt vervangen door de budgethouder.

3De budgethouder is ook bevoegd (optioneel) op voorstel van de subbudgethouders ter ondersteuning van de laatsten budgetbeheerders (= product-/dienstleiders en/of projectleiders) aan te wijzen.

4De (sub)budgethouder laat (optioneel) specifieke medewerkers als budgetbeheerder vastleggen in de administratie, als onderdeel van de systeemafspraken, en is verantwoordelijk voor de actualiteit van dat bestand.

5De budgethouder adviseert het college door middel van beleidsnotities en hij bereidt met tussenkomst van de domeinmanager of de directie – als (gemandateerde) opdrachtgever - zijn bijdragen aan de provinciale begroting voor; hij doet dit onder verantwoordelijkheid van de hoofdbudgethouder.

6De (sub)budgethouder is de enige die bevoegd is tot het goedkeuren van inkopen/bestellingen, beschikkingen, vorderingen en facturen zonder verplichting tot de budgetten waartoe hij door de hoofdbudgethouder is gemachtigd.

7De budgethouder is verantwoordelijk voor de tijdige en volledige realisatie van in de begroting geraamde inkomsten die tot het budget behoren.

8De budgethouder mag met budgetten binnen de tot zijn machtiging behorende doelstellingen schuiven tussen prestaties/producten, indien het volume van de bij de doelstelling behorende lasten en baten niet wijzigt.

9De budgethouder rapporteert in ieder geval, conform de geldende systematiek voor de managementgesprekken, tussentijds over afwijkingen ten opzichte van de geplande voortgang van de beleidsuitvoering en de realisatie van de budgetten - zowel lasten als baten - die onder zijn verantwoordelijkheid vallen.

10De budgethouder draagt zorg voor het opstellen van budgetprognoses van zowel lasten als baten, tussentijdse informatievoorziening en het afleggen van verantwoording aan de directie.

11Desgevraagd is de budgethouder verantwoordelijk voor het opstellen van een liquiditeitsprognose.

Artikel 5. Subbudgethouder

1De subbudgethouder draagt zorg voor het tekenen en goedkeuren van door de budgetbeheerder voorgestelde opdrachten als onderdeel van een ‘vierogencontrole’.

2Een subbudgethouder mag zelf geen verplichtingen aangaan.

3Voor die budgetten waarvoor door de budgethouder geen subbudgethouder is aangewezen, is de budgethouder zelf ook de subbudgethouder, met de daarbij behorende taken.

4De subbudgethouder voert regelmatig voortgangsgesprekken met de budgethouder over de voortgang van de te behalen doelstellingen en resultaten, alsmede over de financiële stand van zaken.

Artikel 6. Budgetbeheerder

1De budgetbeheerder is namens de budgethouder, met inachtneming van door het college verstrekte mandaten, bevoegd tot het doen van voorstellen voor het aangaan van verplichtingen (inkopen en subsidies) en het doen van uitgaven als gevolg daarvan:

a.tot maximaal de desbetreffende exploitatie- en kostenplaatsbudgetten, waarvoor hem een mandaat is verstrekt;

b.tot maximaal het saldo van de voorziening waarvoor hem een mandaat is verstrekt, met inachtneming van de geldende gedragslijnen voor onttrekkingen die ten laste van deze voorziening komen (dit is voor reserves niet noodzakelijk, omdat een onttrekking en dotatie altijd via PS plaatsvinden);

c.tot maximaal het bedrag van (dat deel van) de door PS vastgestelde investeringskredieten waarvoor hem een machtiging is verstrekt.

2Iedere medewerker mag inkoopvoorstellen ten laste van een budget doen en treedt als zodanig op als budgetbeheerder (hij die voorstellen mag doen) voor een (sub)budgethouder.

3Indien een specifieke medewerker als budgetbeheerder (in de rol van ambtelijk opdrachtnemer en in termen van het financiële systeem projectleider/product-/dienstleider) is aangewezen, lopen alle financiële stromen die ten laste en/of ten gunste van zijn budget komen via de budgetbeheerder, ook als een andere medewerker die heeft ingevoerd in bijvoorbeeld het inkoopportaal.

4De budgetbeheerder is verantwoordelijk voor de realisatie van (begrotings)doelstellingen en resultaten behorende bij het desbetreffende budget.

5De budgetbeheerder moet elke verplichting en meer specifiek elke inkoop via het inkoopportaal laten goedkeuren door de subbudgethouder.

6De budgetbeheerder draagt als prestatiesakkoordverklaarder (PAV-er) zorg voor controle en fiattering van de geleverde prestatie en de daaraan gekoppelde en tijdige betaalbaarstelling van inkomende facturen en declaraties. Het mandaat van de initiële (sub)budgethouder kan daarbij nooit overschreden worden. Bij het aangaan van betalingsverplichtingen worden de geldende regels met betrekking tot administratieve organisatie, interne advisering, aanbestedingen en inkoop gevolgd.

7De budgetbeheerders dragen er zorg voor dat betalingsverplichtingen en vorderingen vastgelegd worden in de financiële administratie op het moment dat deze ontstaan. Zij zijn er verantwoordelijk voor dat deze dusdanig tijdig en volledig worden aangeleverd dat deze adequaat kunnen worden vastgelegd in de financiële administratie.

Artikel 7. Administratie

1De verantwoordelijk manager(s) voor de provinciale administraties draagt (dragen) er zorg voor dat de hoofdbudgethouder, de budgethouders en de subbudgethouders beschikken over tijdige en volledige informatie over de budgetten waartoe zij gemachtigd zijn, een en ander voor zover de aangeleverde informatie dit mogelijk maakt.

2De hoofdbudgethouder, de budgethouder en de budgetbeheerder zijn bevoegd alle in de financiële administratie over hun budgetten vastgelegde gegevens te raadplegen.

Artikel 8. Slotbepalingen

1In die gevallen waarin deze regeling niet voorziet of waarin onduidelijkheid bestaat, beslist de (algemeen) directeur.

2Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 juli 2023.

3Deze regeling kan worden aangehaald als "Regeling budgethouders provincie Drenthe 2023".