Aanhef
Provinciale Staten van Drenthe;
gelezen het voorstel van Gedeputeerde Staten van Drenthe van 10 september 2024, kenmerk 37/5.12/2024001281;
gelet op artikel 15 van de Financiële Verordening provincie Drenthe 2024;
BESLUITEN:
1de Nota reserves en voorzieningen provincie Drenthe 2024 vast te stellen;
2de Nota reserves en voorzieningen provincie Drenthe 2020 in te trekken.
Nota reserves en voorzieningen provincie Drenthe 2024
Inleiding
De Financiële verordening Drenthe regelt in de artikelen 15 en 17 dat Gedeputeerde Staten aan Provinciale Staten minstens eenmaal per vier jaar een beleidsnota over de reserves en voorzieningen ter vaststelling aanbieden.
Deze Nota geeft de regels en richtlijnen rondom de reserves en voorzieningen en geeft aan wanneer onttrekkingen en toevoegingen kunnen plaatsvinden. Het is van belang eenduidig en consistent om te gaan met reserves en voorzieningen. Bij zowel de begroting als de jaarrekening worden de standen en bestedingen van de reserves en voorzieningen gemonitord en beoordeeld of bijstelling nodig is.
De vorige Nota reserves en voorzieningen dateert uit 2020.
De keuze voor een reserve en/of voorziening wordt conform het gestelde in het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) gemaakt. De reserves worden altijd gevormd met eigen middelen en zijn ter dekking van verwachte toekomstige uitgaven. Voorzieningen kunnen worden gevormd met eigen middelen of met middelen van derden.
Hoofdstuk 1: Wettelijk kader, definities en functie
1.2 Reserves
1.2.1 Algemene reserves
Algemene reserves zijn reserves waaraan geen bestemming is gegeven. Deze reserves zijn verplicht op grond van artikel 43 van het BBV. De algemene reserve is het vrij besteedbare eigen vermogen van de provincie. Deze reserves hebben als belangrijkste functie het vormen van een buffer voor financiële tegenvallers. Tekorten/overschotten op de jaarrekening worden ten laste/ten gunste van de Reserve voor Algemene Doeleinden gebracht.
De algemene reserves kunnen worden ingedeeld in twee categorieën, te weten:
•reserve(s) zonder specifieke bestemming. Hiertoe worden gerekend de Reserve voor Algemene Doeleinden en de Saldireserve;
•reserve(s) om risico’s die de provincie loopt, op te vangen. Hiertoe wordt de Risicoreserve gerekend.
1.2.2 Bestemmingsreserves
Een bestemmingsreserve is een reserve waaraan Provinciale Staten een bepaalde bestemming hebben gegeven. Wanneer vanuit deze reserves bedragen beschikbaar zijn gesteld en die bedragen na afloop van het betreffende jaar niet zijn besteed, dan dient in principe het overschot weer aan de betreffende bestemmingsreserve toegevoegd te worden.
Hoofdstuk 2. Provinciaal beleid
2.3. Informatievoorziening, evaluatie en actualisatie
2.3.1 Accountantscontrole
Het verloop van de reserves en voorzieningen wordt elk jaar meegenomen in de accountantscontrole op de jaarrekening.
2.3.2 Wijziging doel, duur of bestemming
Na afloop van een collegeperiode worden alle bestemmingsreserves geactualiseerd. Deze actualisatie kan leiden tot een voorstel aan Provinciale Staten tot afroming of aanvulling van het saldo van een bestemmingsreserve, verlenging van de duur van of omzetting of opheffing van een bestemmingsreserve. Provinciale Staten nemen het besluit.
Vrijvallende middelen uit de reserve vallen onder de algemene middelen en kunnen voor wat betreft de aanwending opnieuw ter besluitvorming worden voorgelegd aan Provinciale Staten.
Bijlage 1. Wettelijk kader externe en interne regels
BBV
Artikel 41
Onder de vaste passiva worden afzonderlijk opgenomen het eigen vermogen, de voorzieningen en de vaste schulden, met een rentetypische looptijd van één jaar of langer.
Artikel 42
1Het eigen vermogen bestaat uit de reserves en het gerealiseerde resultaat volgend uit het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening.
2Het in het eerste lid bedoelde resultaat wordt afzonderlijk opgenomen als onderdeel van het eigen vermogen.
Artikel 43
1In de balans worden de reserves onderscheiden naar:
a.de algemene reserve
b.de bestemmingsreserves
2Een bestemmingsreserve is een reserve waaraan provinciale staten respectievelijk de raad een bepaalde bestemming heeft gegeven.
Artikel 44
1Voorzieningen worden gevormd wegens:
a.verplichtingen en verliezen waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is, doch redelijkerwijs te schatten;
b.op de balansdatum bestaande risico's ter zake van bepaalde te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is te schatten;
c.kosten die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt, mits het maken van die kosten zijn oorsprong mede vindt in het begrotingsjaar of in een voorafgaand begrotingsjaar en de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal begrotingsjaren;
d.de bijdragen aan toekomstige vervangingsinvesteringen, waarvoor een heffing wordt geheven als bedoeld in artikel 35, eerste lid, onder b.
2Tot de voorzieningen worden ook gerekend van derden verkregen middelen die specifiek besteed moeten worden, met uitzondering van de voorschotbedragen, bedoeld in artikel 49, onderdeel b.
3Voorzieningen worden niet gevormd voor jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume.
Artikel 45
Rentetoevoegingen aan voorzieningen zijn niet toegestaan.
Artikel 54
1In de toelichting op de balans worden de aard en reden van elke reserve en de toevoegingen en onttrekkingen daaraan toegelicht.
2Per reserve wordt het verloop gedurende het jaar in een overzicht weergegeven. Daaruit blijken:
a.het saldo aan het begin van het begrotingsjaar;
b.de toevoegingen of onttrekkingen uit hoofde van het voorgaande boekjaar;
c.de toevoegingen of onttrekkingen bij het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening;
d.de verminderingen in verband met afschrijvingen op activa waarvoor een specifieke bestemmingsreserve is gevormd;
e.het saldo aan het einde van het begrotingsjaar.
Artikel 55
1In de toelichting op de balans worden de aard en reden van de voorzieningen, bedoeld in artikel 44 en de wijzigingen daarin toegelicht.
2Per voorziening wordt het verloop gedurende het jaar in een overzicht weergegeven. Daaruit blijken:
a.het saldo aan het begin van het begrotingsjaar
b.de toevoegingen
c.ten gunste van de rekening van baten en lasten vrijgevallen bedragen
d.de aanwendingen
e.saldo aan het einde van het begrotingsjaar
Artikel 63
1Activa worden gewaardeerd op basis van de verkrijgings- of vervaardigingsprijs.
2De verkrijgingsprijs omvat de inkoopprijs en de bijkomende kosten.
3De vervaardigingsprijs omvat de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten, welke rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. In de vervaardigingsprijs kunnen voorts worden opgenomen een redelijk deel van de indirecte kosten en de rente over het tijdvak dat aan de vervaardiging van het actief kan worden toegerekend; in dat geval vermeldt de toelichting dat deze rente is geactiveerd.
4Voor in erfpacht uitgegeven gronden geldt de uitgifteprijs van eerste uitgifte als verkrijgingsprijs. Gronden in eeuwigdurende erfpacht worden gewaardeerd tegen registratiewaarde.
5Van activa waarvan de bestemming verandert, wordt de actuele waarde van de nieuwe bestemming in de toelichting op de balans opgenomen.
6In afwijking van het eerste lid is waardering tegen actuele waarde toegestaan voor de activa van de Nazorgfondsen bedoeld in artikel 15.47 van de Wet milieubeheer.
7Passiva worden gewaardeerd tegen de nominale waarde, met uitzondering van voorzieningen die tegen contante waarde zijn gewaardeerd.
8Eventuele voorzieningen wegens oninbaarheid worden met de boekwaarde van leningen en vorderingen verrekend.
Bijlage 2: Format instelling reserves (en voorzieningen)
Naam
Naam van de reserve of voorziening
Functie
Indien reserve dan functie invullen
Doelstelling en gebruik
Wat is het doel van de reserve of voorziening?
Statenstuk (instellingsbesluit)
Datum en naam statenstuk besluit instelling
Portefeuillehouder
Verantwoordelijk portefeuillehouder
Programma
Op welk programma heeft de reserve betrekking
Toegestaan minimum
Wat is de minimale omvang
Toegestane onttrekking
Wat is de onttrekking op basis van de begroting
Voeding (wijze en mate)
Wat is de geplande toevoeging op basis van de begroting of eventuele mogelijke bijdrage van derden in geval van voorziening
Opheffing
Wanneer en onder welke omstandigheden kan de reserve komen te vervallen
Koppeling exploitatie
Beleidsopgave, doelstelling, product/dienst en grootboekrekening
Specifieke spelregels
Benoem eventuele bijzonderheden. Indien sprake van rente toevoeging, hier aangeven