Nota Investeren, activeren, waarderen en afschrijven provincie Drenthe

Structuur Investeringsproject

Voorlichting en communicatie

Exploitatiekosten

•Bijeenkomsten/zaalhuur/banners

•Eten/koffie/thee

•Communicatieplan/filmpjes/website

Planvorming en onderzoeken voorbereidingen

Exploitatiekosten

•Verkeersonderzoeken

•Archeologische-, geluids-, bodem-, flora en faunaonderzoeken

•NOx, NGE

•Bestemmingsplan en landschapsplan

Grondwerving

Investeringskosten

•Aankoop gronden/opstallen

•Advieskosten grondwerving intern en extern

•Taxatiekosten

•Onteigeningskosten, advocaatkosten

Voorbereidingskosten uitvoeringsfase

Investeringskosten

•Asfalt- en bodemonderzoek

•Kunstwerken

•Ontwerpen (tekeningen) maken

•Bestekstekeningen en kostenramingen maken

•Contract/bestek maken

•Aanbestedings(plan)kosten

•Contract vergoedingen aannemers

Aanneemsom uitvoering

Investeringskosten

•Aanbestedingen

•Meerwerk

•Uitvoering verlichtings- en bebordingsplan

•Kabels en leidingen

Personeelskosten inhuur (extern)

moet nog verder uitgewerkt worden

Afhankelijk van fase project

•Aanbestedingsdeskundige

•Projectondersteuning

•Communicatieondersteuning

Personeelskosten intern

moet nog verder uitgewerkt worden

Afhankelijk van fase project

•Projectmanager

•Projectsecretaris

•Risicomanager

•Projectbeheersingsmanager

•Projectondersteuning

•Communicatiemedewerker

•Omgevingsmanager

•Technisch manager

•Financiële controller

Overige kosten

Fase afhankelijk

Onvoorzien

Fase afhankelijk

Het verantwoorden van software en kosten kan zowel betrekking hebben op activeren als op exploitatielasten. Hierna wordt eerst ingegaan op zaken die geactiveerd moeten worden binnen de regels van de financiële verordening en vervolgens op zaken die behoren tot de exploitatielasten.

Activeren

•Besturingssoftware is een component van het actief (automatiseringssysteem). Dit betekent activeren.

•Implementatiekosten van nieuwe hard- en/of software worden geactiveerd, omdat deze vallen onder de bijkomende kosten die op grond van artikel 63, lid 2 van het BBV als onderdeel van de verkrijgingsprijs worden gezien. De implementatie is noodzakelijk om het actief in gebruik te kunnen nemen. Implementatiekosten kunnen zowel de kosten van externen als de kosten van eigen medewerkers betreffen.

•Het activeren en afschrijven geldt ook voor een gemeente die in regionaal verband met andere gemeenten voor ICT-oplossingen gaat samenwerken. Elke gemeente moet zijn deel van de ICT-investering dan activeren en afschrijven, als deze boven de activeringsgrens ligt.

•Het is niet toegestaan om kosten van licenties voor meerdere jaren in één keer ten laste van een reserve te brengen. Deze kosten moeten worden geactiveerd en worden afgeschreven over de geldigheidsduur. Mocht er een bestemmingsreserve gevormd zijn voor deze investering, dan kan deze gebruikt worden voor de dekking van de jaarlijkse kapitaallasten. De kosten van aangeschafte licenties kunnen alleen als exploitatielasten worden verantwoord indien dit niet in strijd is met het activeringsbeleid van de gemeenten op basis van de activeringsgrens, zoals deze is opgenomen in de financiële verordening op grond van artikel 212 van de Gemeentewet.

•Als de gemeente de software niet zelf ontvangt, maar wel de licenties en deze rechten voor een aantal jaren in één keer in rekening krijgt gebracht, dan moet het hiermee gemoeide bedrag in principe worden geactiveerd. Hierbij moet wel onderscheid worden gemaakt tussen licenties voor onbepaalde duur en licenties voor bepaalde duur.

•Voor onbepaalde duur: verantwoorden onder materiële vaste activa.

•Voor bepaalde duur: verantwoorden onder vooruitbetaalde kosten.

•Implementatiekosten van software kunnen alleen worden geactiveerd wanneer het een eigen actief betreft of indien er sprake is van licenties voor onbepaalde duur. In andere gevallen worden implementatiekosten jaarlijks in de exploitatie begroot en verantwoord.

•Als wordt besloten tot het vormen van een gemeenschappelijke regeling en de ICT over gaat naar de gemeenschappelijke regeling, worden de investeringen die nog plaatsvinden vóórdat de gemeenschappelijke regeling in werking treedt, geactiveerd door de verschillende gemeenten en wordt het actief na de inwerkingtreding van de GR overgedragen.

Lasten

•De kosten van (leverancierssupport)ondersteuning worden als exploitatielast verwerkt. Het gaat dan bijvoorbeeld om de kosten van helpdesksupport, consultancy-uren, nieuwe releases ed. Als (een deel van) deze kosten tegen een vast bedrag voor een aantal jaren vooraf in rekening worden gebracht, worden deze kosten als transitorische post “vooruitbetaalde kosten” verantwoord.

•Met betrekking tot de opleidingskosten die de gemeente maakt om eigen medewerkers vertrouwd te maken met de nieuwe software geldt dat deze, net als andere opleidingskosten als exploitatielast worden verwerkt en niet geactiveerd mogen worden.

Aanverwante artikelen in het Besluit Begroting en verantwoording provincies en gemeenten

Artikel 59

1Alle investeringen worden geactiveerd.

2In afwijking van het eerste lid worden kunstvoorwerpen met een cultuur-historische waarde niet geactiveerd

Artikel 60

Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief kunnen worden geactiveerd indien:

a.het voornemen bestaat het actief te gebruiken of te verkopen;

b.de technische uitvoerbaarheid om het actief te voltooien vaststaat;

c.het actief in de toekomst economisch of maatschappelijk nut zal genereren en;

d.de uitgaven die aan het actief zijn toe te rekenen betrouwbaar kunnen worden vastgesteld.

Artikel 61

Bijdragen aan activa in eigendom van derden kunnen worden geactiveerd, indien:

a.er sprake is van een investering door een derde;

b.de investering bijdraagt aan de publieke taak;

c.de derde zich heeft verplicht tot het daadwerkelijk investeren, op een wijze zoals is overeengekomen en;

d.de bijdrage kan worden teruggevorderd, indien de derde in gebreke blijft of de provincie onderscheidenlijk gemeente anders recht kan doen gelden op de activa die samenhangen met de investering.

Artikel 62

1Alle vaste activa worden voor het bedrag van de investering geactiveerd.

2In afwijking van het eerste lid worden de bijdragen van derden die in directe relatie staan met het actief op de waardering daarvan in mindering gebracht.

3In afwijking van het eerste lid moeten de voorzieningen, bedoeld in artikel 44, eerste lid, onder d, in mindering gebracht worden op de investeringen, bedoeld in artikel 35, eerste lid, onder b.

Artikel 63

1Activa worden gewaardeerd op basis van de verkrijgings- of vervaardigingsprijs.

2De verkrijgingsprijs omvat de inkoopprijs en de bijkomende kosten.

3De vervaardigingsprijs omvat de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten, welke rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. In de vervaardigingsprijs kunnen voorts worden opgenomen een redelijk deel van de indirecte kosten en de rente over het tijdvak dat aan de vervaardiging van het actief kan worden toegerekend; in dat geval vermeldt de toelichting dat deze rente is geactiveerd.

4Voor in erfpacht uitgegeven gronden geldt de uitgifteprijs van eerste uitgifte als verkrijgingsprijs. Gronden in eeuwigdurende erfpacht worden gewaardeerd tegen registratiewaarde.

5Van activa waarvan de bestemming verandert, wordt de actuele waarde van de nieuwe bestemming in de toelichting op de balans opgenomen.

6In afwijking van het eerste lid is waardering tegen actuele waarde toegestaan voor de activa van de Nazorgfondsen bedoeld in artikel 15.47 van de Wet milieubeheer.

7Passiva worden gewaardeerd tegen de nominale waarde, met uitzondering van voorzieningen die tegen contante waarde zijn gewaardeerd.

8Eventuele voorzieningen wegens oninbaarheid worden met de boekwaarde van leningen en vorderingen verrekend.

Artikel 64

1De afschrijvingen geschieden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar.

2Slechts om gegronde redenen mogen de afschrijvingen geschieden op andere grondslagen dan die welke in het voorafgaande begrotingsjaar zijn toegepast. De reden van de verandering wordt in de toelichting op de balans uiteengezet. Tevens wordt inzicht gegeven in haar betekenis voor de financiële positie en voor de baten en de lasten aan de hand van aangepaste cijfers voor het begrotingsjaar of voor het voorafgaande begrotingsjaar.

3Op vaste activa met een beperkte gebruiksduur wordt jaarlijks afgeschreven volgens een stelsel dat is afgestemd op de verwachte toekomstige gebruiksduur.

4In afwijking van het derde lid is de afschrijvingsduur voor de immateriële vaste activa, bedoeld in artikel 34 onder a, maximaal gelijk aan de looptijd van de lening.

5In afwijking van het derde lid is de afschrijvingsduur voor de immateriële vaste activa, bedoeld in artikel 34 onder b, ten hoogste vijf jaar.

6Voor bijdragen aan de activa in eigendom van derden, bedoeld in artikel 34, onderdeel c, is de afschrijvingsduur maximaal gelijk aan die van de activa waarvoor de bijdrage aan derden wordt verstrekt.

Artikel 65

1Naar verwachting duurzame waardeverminderingen van vaste activa worden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar in aanmerking genomen.

2Voorraden en deelnemingen worden tegen de marktwaarde gewaardeerd indien de marktwaarde lager is dan de verkrijgings- of vervaardigingsprijs.

3Een actief dat buiten gebruik wordt gesteld wordt afgewaardeerd op het moment van buitengebruikstelling, indien de restwaarde lager is dan de boekwaarde.