Aanhef
Besluit van Gedeputeerde Staten van Drenthe van 14 maart 2019, kenmerk BC/2019000748, team Bestuurs- en Concernzaken, tot bekendmaking van het besluit van Provinciale Staten tot vaststelling van de Gedragscode integriteit commissaris van de Koning en gedeputeerden provincie Drenthe 2019
Gedeputeerde Staten van Drenthe maken bekend dat door Provinciale Staten in hun vergadering van 13 maart 2019 is vastgesteld hetgeen volgt.
Besluit G-2b;
Provinciale Staten van Drenthe;
gelezen het voorstel van Gedeputeerde Staten van Drenthe van 12 februari 2019, kenmerk 5.17/2019000453;
gelet op de artikelen 40c, tweede lid, en 68, tweede lid, van de Provinciewet;
BESLUITEN:
Artikel 1.1
Deze gedragscode geldt voor de commissaris van de Koning en voor de gedeputeerden, maar richt zich ook tot de bestuursorganen.
Artikel 1.2
De gedragscode is openbaar en via internet beschikbaar.
Artikel 2.1
1De commissaris van de Koning onderscheidenlijk de gedeputeerde doet ten minste eenmaal per jaar opgave bij de provinciesecretaris van zijn financiële belangen in ondernemingen en organisaties waarmee de provincie zakelijke betrekkingen onderhoudt.
2Onverminderd het gestelde in het eerste lid doet de commissaris van de Koning onderscheidenlijk de gedeputeerde, indien hij:
a.betrekkingen onderhoudt dan wel
b.financiële belangen heeft in ondernemingen en organisaties waarmee de provincie zakelijke betrekkingen aangaat,
daarvan binnen 14 dagen na aanvang van bedoelde financiële relatie opgave.
3De provinciesecretaris legt hiervoor een register aan en beheert dit register. Het register is openbaar en via internet beschikbaar
Artikel 2.2.1
1De commissaris van de Koning levert de provinciesecretaris bij aanvang van het ambt de informatie aan over de nevenfuncties die openbaar gemaakt moeten worden. Als gaande het lidmaatschap een nieuwe nevenfunctie aanvaard wordt of de omstandigheden met betrekking tot een bestaande nevenfunctie wijzigen, wordt de informatie die hierop betrekking heeft binnen één week aangeleverd bij de provincie secretaris.
2De informatie betreft in ieder geval:
a.de omschrijving van de nevenfunctie;
b.de organisatie voor wie de nevenfunctie wordt verricht;
c.of het al dan niet een nevenfunctie betreft uit hoofde van het ambt;
d.of de nevenfunctie bezoldigd of onbezoldigd is en
e.indien bezoldigd wat de inkomsten daaruit zijn.
3De provinciesecretaris legt hiervoor een register aan en beheert dit register. Het register is openbaar en via internet beschikbaar.
Artikel 2.2.2
1De gedeputeerde levert de provinciesecretaris bij aanvang van het ambt de informatie aan over de nevenfuncties die openbaar gemaakt moeten worden. Als gaande de uitoefening van het ambt een nieuwe nevenfunctie aanvaard wordt of de omstandigheden met betrekking tot bestaande nevenfuncties wijzigen, wordt de informatie die hierop betrekking heeft binnen één week aangeleverd bij de provincie-secretaris.
2De informatie betreft in ieder geval:
a.de omschrijving van de nevenfunctie;
b.de organisatie voor wie de nevenfunctie wordt verricht:
c.of het al dan niet een nevenfunctie betreft uit hoofde van het ambt;
d.of de nevenfunctie bezoldigd of onbezoldigd is en
e.indien bezoldigd - voor zover deze openbaar gemaakt moeten worden - wat de inkomsten daaruit zijn.
3De provinciesecretaris legt hiervoor een register aan en beheert dit register. Het register is openbaar en via internet beschikbaar.
Artikel 2.3
1De commissaris van de Koning en de gedeputeerde handelen in de uitoefening van hun ambt niet zodanig dat zij vooruitlopen op een functie na aftreden.
2De gedeputeerde bespreekt het voornemen tot tussentijdse aanvaarding van een functie na aftreden met de commissaris van de Koning.
Artikel 2.4
1Gedeputeerde Staten sluiten de commissaris van de Koning en een gedeputeerde gedurende een jaar na aftreden uit van het tegen beloning verrichten van werkzaamheden ten behoeve van de provincie.
2De uitsluiting geldt niet bij aanvaarding van een dienstbetrekking bij de provincie waar hij commissaris van de Koning, onderscheidenlijk gedeputeerde was. Voor werving, selectie en indiensttreding bij de provincie zijn de voor het ambtelijk personeel geldende regels ter zake van overeenkomstige toepassing.
Artikel 2.5
1Gedeputeerde Staten dragen de commissaris van de Koning en een gedeputeerde niet eerder dan een jaar na aftreden voor als kandidaat voor benoeming tot commissaris dan wel bestuurslid van een verbonden partij.
2Onder verbonden partij wordt verstaan hetgeen hieronder wordt verstaan in artikel 1.1 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.
Artikel 3.1
De commissaris van de Koning respectievelijk de gedeputeerde zorgt ervoor dat geheime informatie waarover hij beschikt veilig wordt bewaard.
Artikel 3.2
De commissaris van de Koning respectievelijk de gedeputeerde maakt niet ten eigen bate of ten bate van derden gebruik van in de uitoefening van het ambt verkregen niet-openbare informatie.
Artikel 4.1
1De commissaris van de Koning respectievelijk de gedeputeerde accepteert geen geschenken, faciliteiten en diensten als zijn onafhankelijke positie hierdoor kan worden beïnvloed.
2Onverminderd het eerste lid kan de commissaris van de Koning respectievelijk de gedeputeerde incidentele geschenken, die een geschatte waarde van ten hoogste € 50,-- vertegenwoordigen, behouden.
3Geschenken die de commissaris van de Koning respectievelijk de gedeputeerde uit hoofde van zijn ambt ontvangt en die een geschatte waarde van meer dan € 50,-- vertegenwoordigen worden, als zij niet worden teruggestuurd, eigendom van de provincie.
4Geschenken, bedoeld in artikel 4.1, derde lid, worden bewaard in de kelder van het provinciehuis. De provinciesecretaris legt een register aan van de geschenken met een geschatte waarde van meer dan € 50,--. In het register is aangegeven welke bestemming de provincie hieraan heeft gegeven. Het register is openbaar en via internet beschikbaar.
5Geschenken worden niet op het huisadres ontvangen. Indien dit toch is gebeurd, meldt de ontvanger dit in het college van Gedeputeerde Staten, waar een besluit over de bestemming van het geschenk wordt genomen.
Artikel 4.2
1De commissaris van de Koning respectievelijk de gedeputeerde accepteert geen lunches, diners, recepties en andere uitnodigingen die door anderen betaald of georganiseerd worden, tenzij dat behoort tot de uitoefening van de functie en de aanwezigheid beschouwd kan worden als functioneel.
2Bij twijfel legt de commissaris van de Koning respectievelijk de gedeputeerde de uitnodiging ter bespreking voor aan Gedeputeerde Staten.
Artikel 4.3
1Invitaties voor excursies, evenementen en buitenlandse reizen voor rekening van anderen dan de provincie legt de commissaris van de Koning respectievelijk de gedeputeerde vooraf ter bespreking voor aan Gedeputeerde Staten.
2De commissaris van de Koning, onderscheidenlijk de gedeputeerde maakt de excursies en evenementen die hij heeft aanvaard openbaar binnen één week nadat de excursie, onderscheidenlijk het evenement heeft plaatsgevonden. Daarbij wordt ook openbaar gemaakt wie de kosten voor zijn rekening heeft genomen.
3De informatie is via internet beschikbaar.
4De informatie over buitenlandse reizen voor rekening van derden wordt binnen één week na terugkeer in Nederland opgenomen in het register, bedoeld in artikel 5.3, tweede lid.
Artikel 5.1
1Het bestuursorgaan richt de financiële en administratieve organisatie zodanig in dat er een getrouw beeld mogelijk is van de juistheid en rechtmatigheid van de uitgaven en hanteert heldere procedures over de wijze waarop functionele uitgaven rechtstreeks in rekening worden gebracht of kunnen worden gedeclareerd bij de provincie.
2De commissaris van de Koning respectievelijk de gedeputeerde verantwoordt zich over zijn gebruik van de voorzieningen volgens de in het kader van het eerste lid vastgestelde regels en procedures.
Artikel 5.2
1De commissaris van de Koning respectievelijk de gedeputeerde meldt het voornemen tot een buitenlandse dienstreis of een uitnodiging daartoe aan Gedeputeerde Staten. Hij verschaft daarbij informatie over het doel en de duur van de reis, de bijbehorende beleidsoverwegingen, de samenstelling van het gezelschap dat meereist, de geraamde kosten en de wijze waarop van de reis verslag wordt gedaan.
2De commissaris van de Koning, onderscheidenlijk de gedeputeerde meldt daarbij tevens als hij voornemens is om de buitenlandse reis voor privédoeleinden te verlengen. De extra kosten van de verlenging komen daarbij volledig voor eigen rekening.
3Gedeputeerde Staten betrekken alle aspecten in de besluitvorming en informeren Provinciale Staten zo spoedig mogelijk over het genomen besluit met betrekking tot de in de leden 1 en 2 genoemde buitenlandse dienstreis en de verlenging daarvan.
Artikel 5.3
1De commissaris van de Koning respectievelijk de gedeputeerde legt verantwoording af over afgelegde buitenlandse dienstreizen. Hij maakt in ieder geval openbaar wat het doel, de bestemming en de duur van de buitenlandse dienstreis zijn geweest en wat daarvan de kosten waren voor de provincie.
2De provinciesecretaris legt hiervoor een register aan en beheert dit register. Het register is openbaar en via internet beschikbaar.
Artikel 5.4
Voor de toepassing van de artikelen 5.2 en 5.3 wordt onder buitenlandse dienstreis niet verstaan een dienstreis in het kader van een Europees netwerk in het buitenland of een dienstreis naar een buurprovincie in het buitenland.
Artikel 5.5
De commissaris van de Koning respectievelijk de gedeputeerde declareert geen kosten, die reeds op andere wijze worden vergoed.
Artikel 5.6
Gebruik van voorzieningen en eigendommen van de provincie ten eigen bate of ten bate van derden is niet toegestaan, tenzij hier andere afspraken over gemaakt zijn.
Artikel 6.1
Provinciale Staten bevorderen de eenduidige interpretatie van de gedragscode. In geval van leemtes en onduidelijkheden in de gedragscode voorzien zij daarin.
Artikel 6.2
1Op voorstel van de commissaris van de Koning maken Provinciale Staten in ieder geval afspraken over:
a.de periodieke bespreking van het onderwerp integriteit in het algemeen en van de gedragscode in het bijzonder;
b.de aanwijzing van contactpersonen of aanspreekpunten integriteit;
c.de processtappen die worden gevolgd in geval van een vermoeden van een integriteitsschending van een politieke ambtsdrager van de provincie.
2De afspraken, bedoeld in het eerste lid, maken deel uit van deze gedragscode.
Toelichting
Artikelen 2.2.1 en 2.2.2
Zoals uit het opgenomen wettelijk kader blijkt, zijn er enkele verschillen in de wetgeving ten aanzien van de openbaarmaking van (inkomsten uit) nevenfuncties tussen de commissaris van de Koning enerzijds en gedeputeerden anderzijds. De nadere invulling daarvan in de artikelen 2.2.1 en 2.2.2 is in lijn hiermee dan ook niet exact gelijk.
Artikelen 2.4. en 2.5
In deze bepalingen is de zogenaamde ‘draaideurconstructie’ geregeld. In artikel 2.4 gedurende één jaar na aftreden de uitsluiting van betaalde werkzaamheden ten behoeve van de provincie en in artikel 2.5 de uitsluiting van benoeming als commissaris of bestuurslid van een ‘verbonden partij’, ofwel, kort samengevat, van een organisatie waarin de provincie een bestuurlijk en financieel belang heeft. Hiermee wordt mogelijke vriendjespolitiek voorkomen en het risico op verstrengeling van persoonlijke en functionele belangen vermeden.
Het begrip ‘verbonden partij’ is ontleend aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.
Daarin staat dat een verbonden partij een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie is waarin de provincie of gemeente een bestuurlijk en een financieel belang heeft. Een financieel belang wordt gedefinieerd als een aan de betrokken organisatie ter beschikking gesteld bedrag dat niet verhaalbaar is indien die organisatie failliet gaat, onderscheidenlijk het bedrag waarvoor aansprakelijkheid bestaat, indien de organisatie haar verplichtingen niet nakomt.
Onder bestuurlijk belang wordt verstaan: zeggenschap, hetzij uit hoofde van vertegenwoordiging in het bestuur, hetzij uit hoofde van stemrecht.
Aanvaarding van een dienstbetrekking bij de voormalige provincie is niet uitgesloten. Dat kan van belang zijn in het kader van re-integratie van de voormalige bestuurder en ter voorkoming van uitkeringslasten voor de provincie. Uiteraard dienen daarbij de regels van werving en selectie van aanstelling te gelden die er voor iedereen zijn die bij de provincie gaat solliciteren. De draaideurconstructie geldt natuurlijk niet bij aanvaarding van het statenlidmaatschap.
Het bepaalde in artikel 2.3, eerste lid (vooruitlopen op een nieuwe functie na aftreden) geldt uiteraard evenzeer voor een functie bij de voormalige provincie.
Artikel 4.1
In de gedragscode is het uitgangspunt dat geschenken, faciliteiten en diensten niet worden geaccepteerd als hiermee de onafhankelijke positie van de bestuurder wordt beïnvloed. Dat is in ieder geval aan de orde in onderhandelingssituaties. Is daarvan geen sprake, dan kunnen om praktische redenen incidentele kleine geschenken (met een geschatte waarde van € 50,-- of minder) door de bestuurder worden aanvaard, echter nooit op het huisadres. Duurdere geschenken worden niet aanvaard. Zij worden teruggestuurd of eigendom van de provincie die zorgt voor een goede bestemming van het geschenk. In een openbaar register wordt opgenomen welke geschenken van meer dan € 50,-- de provincie heeft aanvaard en welke bestemming daaraan is gegeven.
Artikel 4.2
Dit geldt ook als het gaat om werkbezoeken.
Artikel 4.3
Het gaat hier om excursies en evenementen die de commissaris van de Koning onderscheidenlijk de gedeputeerde aanvaardt. Excursies en evenementen in de hoedanigheid van lid van een politieke partij vallen hier dus niet onder.
Bij de artikelen 4.2 en 4.3 dienen eveneens als afwegingskader de motieven van de uitnodigende partij beoordeeld te worden. Het kan en mag er niet om gaan de onafhankelijke positie van de bestuurders te beïnvloeden.
Artikel 5.1
Aan bestuurders worden rechtspositionele voorzieningen, vergoedingen en andere verstrekkingen geboden die een goed functioneren van de bestuurders mogelijk maken.
Wat betreft de uitwerking van de principes van dit stelsel zou kunnen worden aangesloten bij de werkwijze in het Voorzieningenbesluit dat geldt voor ministers en staatssecretarissen:
a.in beginsel worden voorzieningen en verstrekkingen in bruikleen ter beschikking gesteld;
b.indien een voorziening of verstrekking niet in bruikleen ter beschikking kan worden gesteld, wordt de factuur direct ten laste van de begroting van het bestuursorgaan betaald;
c.het vergoeden van voorzieningen en verstrekkingen achteraf door het indienen van declaraties wordt tot een minimum beperkt;
d.voorzieningen, verstrekkingen en declaraties worden maandelijks openbaar gemaakt op internet.
Uitgangspunt is hier dat zo weinig mogelijk uitgaven door de bestuurder zelf worden gedaan via diens privérekening. Geldstromen tussen de rekening van het bestuursorgaan en de persoonlijke rekening van de bestuurder maken een zwaardere controle op de uitgaven noodzakelijk.
De bestuurder zal zich uiteraard nauwgezet moeten houden aan de hiervoor geldende regels en procedures.
Artikelen 5.2 en 5.3
Uitgangspunt zijn hier eigen verantwoordelijkheid, transparantie en bereidheid om verantwoording af te leggen. De beoordeling van de noodzaak van de buitenlandse dienstreis ligt uiteindelijk bij Gedeputeerde Staten.
Artikel 6.1
Provinciale Staten zijn het hoogste bestuursorgaan en als zodanig verantwoordelijk voor de inhoud van de gedragscode, voor een eenduidige interpretatie daarvan en voor wijziging/aanvulling daarvan bij leemtes of onduidelijkheden.
Artikel 6.2
De Provinciewet verplicht Provinciale Staten om voor zichzelf en voor de bestuurders een gedragscode vast te stellen.
Aanvullend op de wettelijke regels die gelden voor politieke ambtsdragers, bevat de gedragscode een aantal materiële normen waaraan de politieke ambtsdragers zich committeren.
De commissaris van de Koning krijgt de wettelijke taak om de bestuurlijke integriteit van de provincie te bevorderen. Hiermee is de verantwoordelijkheid voor de portefeuille ‘integriteit’ duidelijk belegd. De wettelijke bepalingen bieden de ruimte om naargelang de situatie handelend op te treden, waarbij niet alleen gedacht moet worden aan het optreden bij incidenten.
Belangrijk onderdeel is ook de preventie:
ervoor zorgen dat integriteit en integriteitsbewustzijn in de bestuurlijke gremia een plek krijgen en daarbij afspraken maken over en regelmatige bespreking van het thema integriteit, zowel met de volksvertegenwoordiging als binnen het bestuur. De commissaris van de Koning hoeft hier niet alleen voor te staan.
Een daartoe aangewezen contactpersoon bijvoorbeeld een integriteitscoördinator of de provinciesecretaris kan hier in relatie tot Provinciale Staten eveneens een belangrijke rol spelen. Goed denkbaar is ook dat Provinciale Staten met de commissaris van de Koning nadere afspraken maken over de werkwijze die wordt gevolgd ingeval zich een incident of een vermoeden van een integriteitsschending voordoet. Dat geeft houvast en rust op het moment dat er gehandeld dient te worden. Al deze processuele en procedurele afspraken kunnen onderdeel uitmaken van de gedragscode. De onderwerpen, genoemd in artikel 6.2, eerste lid, zijn niet uitputtend.