Controleverordening provincie Drenthe 2024

Artikel 1, Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

•Accountant: een door Provinciale Staten aangewezen accountant als bedoeld in artikel 217, tweede lid, van de Provinciewet;

•Accountantscontrole: controle van de in artikel 201 van de Provinciewet bedoelde Jaarrekening door de accountant;

•Accountantsverslag: een samenvatting van de managementletter met de bestuurlijke relevante punten, met als oogmerk om hierover publiekelijk verantwoording af te leggen.

•Controleverklaring: volgens artikel 217 Provinciewet geeft op grond van de uitgevoerde controle aan:

•Jaarrekening een getrouw beeld geeft van zowel de baten en lasten als de grootte en de samenstelling van het vermogen;

•Jaarrekening is opgesteld overeenkomstig de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels, bedoeld in artikel 190 van de Provinciewet en

•Jaarverslag met de jaarrekening verenigbaar is.

•Deelverantwoording: een in opdracht van Provinciale Staten ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een deel van de provinciale organisatie, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening;

•Jaarstukken: jaarstukken als bedoeld in artikel 24 van het BBV

•Managementletter: verslag van de accountant gericht aan het bestuur met belangrijke bevindingen en adviezen voor verbetering van de interne beheersing, de IT-omgeving en actuele ontwikkelingen;

•Rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder mede begrepen provinciale verordeningen en besluiten van Provinciale Staten.

•Rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van Gedeputeerde Staten waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

Artikel 2, Opdrachtverlening accountantscontrole

1De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door Provinciale Staten aan te wijzen accountant. De aanwijzing van de accountant geschiedt voor een periode van maximaal 8 jaar, met de intentie deze gelijk te laten lopen aan de zittingsperiode van Provinciale Staten.

2Gedeputeerde Staten bereiden in overleg met Provinciale Staten de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

3Provinciale Staten stellen voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. Het programma van eisen bevat tenminste:

a.de toe te passen goedkeuringstoleranties, de toleranties voor de rechtmatigheidsverantwoording door Gedeputeerde Staten en afwijkende rapportagegrenzen;

b.de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases, goedkeuringstoleranties en afwijkende rapporteringstoleranties;

c.de inrichtingseisen voor de managementletter en het accountantsverslag;

d.de aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;

e.de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering;

f.de posten van de jaarrekening met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht moet besteden;

g.de provinciale producten of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht moet besteden.

4In afwijking van het derde lid kan in het programma van eisen worden opnemen, dat Provinciale Staten jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant de onder f en g genoemde onderdelen vaststelt.

5Provinciale Staten stellen de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende wegingsfactoren vast.

Artikel 3, Overige controles en opdrachten

1Gedeputeerde Staten kunnen de accountant opdracht geven tot het uitvoeren van de jaarlijkse onderzoeken naar doelmatigheid en/of de doeltreffendheid van het door hen gevoerde bestuur als bedoeld in de ‘Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid (artikel 217a Provinciewet) Provincie Drenthe 2024’, voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Gedeputeerde Staten informeren Provinciale Staten vooraf over deze opdrachten.

2Gedeputeerde Staten dragen zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries.

3Gedeputeerde Staten dragen zorg voor de verantwoording aan derden en nemen hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Als een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is Gedeputeerde Staten bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de Provinciale Staten aangewezen accountant, indien dit in het belang van de provincie is.

Artikel 4, Inrichting accountantscontrole

1De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening:

a.de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden. De accountant vraagt voorafgaand aan de accountantscontrole de benodigde dossierstukken schriftelijk op bij een vertegenwoordiger van de provinciale organisatie;

b.De accountant voert de controlewerkzaamheden met voorafgaande kennisgeving aan de vertegenwoordiger van de provinciale organisatie uit.

2Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek overleg plaats tussen de accountant, de begeleidingscommissie accountant en vertegenwoordigers van de provincie zowel bestuurlijk als ambtelijk.

Artikel 5, Informatieverstrekking door Gedeputeerde Staten

1Gedeputeerde Staten zijn verantwoordelijk voor de samenstelling van de Jaarrekening waarin opgenomen de rechtmatigheidsverantwoording conform de geldende wet- en regelgeving en overleggen deze aan de accountant voor controle.

2Gedeputeerde Staten dragen er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende bescheiden voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

3Bij de jaarrekening bevestigen Gedeputeerde Staten schriftelijk aan de accountant dat alle hen bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

4Gedeputeerde Staten overleggen de gecontroleerde jaarrekening samen met de controleverklaring en het accountantsverslag aan Provinciale Staten.

5Gedeputeerde Staten overleggen de managementletter en het accountantsverslag met hun reactie aan Provinciale Staten.

6Alle informatie die na afgifte van de controleverklaring en voor behandeling van de jaarrekening door Provinciale Staten beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door Gedeputeerde Staten aan Provinciale Staten en aan de accountant gemeld.

7De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing van de werkzaamheden van de interne auditfunctie van de provincie. De accountant stimuleert door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering van de provinciale organisatie.

Artikel 6, Toegang tot informatie door accountant

1Gedeputeerde Staten dragen er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle relevante werkplaatsen van de provincie.

2De accountant is bevoegd om van alle in de provinciale organisatie werkende personen mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Gedeputeerde Staten dragen er zorg voor, dat de in de provinciale organisatie werkende personen hieraan hun medewerking verlenen.

3Gedeputeerde Staten dragen er zorg voor, dat alle in de provinciale organisatie werkende personen de accountant alle informatie verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten.

Artikel 7, Rapportage door accountant

1Indien de accountant bij een controle tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door Gedeputeerde Staten niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan Provinciale Staten en zendt een afschrift hiervan aan Gedeputeerde Staten.

2In aanvulling op de managementletter en het accountantsverslag brengt de accountant over de door hem uitgevoerde controles verslag uit over zijn bevindingen die niet van bestuurlijk belang zijn aan de daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.

3De controleverklaring en het accountantsverslag worden voor verzending aan Provinciale Staten door de accountant aan Gedeputeerde Staten voorgelegd met de mogelijkheid voor Gedeputeerde Staten om op deze stukken te reageren.

4De accountant bespreekt voorafgaand aan de statenbehandeling de managementletter en het accountantsverslag met de door Provinciale Staten ingestelde begeleidingscommissie voor de accountant.

Artikel 8, Intrekking oude regeling

De Controleverordening provincie Drenthe 2004 wordt ingetrokken.

Artikel 9, Inwerkingtreding en citeerartikel

1Deze verordening treedt in werking op de dag na plaatsing in het Provinciaal Blad met terugwerkende kracht tot 1 januari 2023, waardoor zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening en deelverantwoordingen van het verslagjaar 2023 en later.

2Deze verordening wordt aangehaald als: Controleverordening Provincie Drenthe 2024.