Aanhef
Burgemeester en wethouders van de gemeente Zwolle,
Gelet op de artikelen 2, 3, 4, 6, 7, en 8 van de Archiefverordening Gemeente Zwolle 2017,
Overwegende dat:
•in het kader van de uitvoering van gemeentelijke taken informatie wordt ontvangen, gecreëerd, uitgewisseld en gearchiveerd;
•deze informatie een basis vormt voor de bedrijfsvoering van de gemeente;
•deze informatie van belang kan zijn als bewijs van rechten en plichten van de gemeente en van andere partijen of personen;
•deze informatie een basis vormt voor de verantwoording van het handelen van de gemeente en de democratische controle;
•deze informatie van belang kan zijn voor kennis van de geschiedenis van de gemeente in de ruimste betekenis en als bestanddeel van het cultureel erfgoed,
Besluiten:
I. I in te trekken het Document- en archiefbesluit Gemeente Zwolle 2005;
II. II vast te stellen het volgende
Besluit betreffende de inrichting en uitvoering van het informatiebeheer (Besluit informatiebeheer Gemeente Zwolle 2017).
Hoofdstuk II. De inrichting en uitvoering van het informatiebeheer
Artikel 1 SIO
1Ons college stelt een Strategisch Informatie Overleg in.
2Het Strategisch Informatie Overleg dient om beleid en besluitvorming ten aanzien van het informatiebeheer en de verwerving van informatie voor te bereiden
3In het Strategisch Informatie Overleg zijn de hiertoe vereiste vakdisciplines vertegenwoordigd.
Artikel 2 Verantwoordelijkheid voor het informatiebeheer
1Het verantwoordelijk MT-lid is verantwoordelijk voor het informatiebeheer van de hele gemeente voor zover de informatie niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
2Het verantwoordelijk MT-lid zorgt dat het informatiebeheer zodanig wordt ingericht, dat op grond van de informatie te allen tijde de rechtspositie van de gemeente en haar bestuursorganen, andere overheden, personen, bedrijven en andere organisaties kan worden vastgesteld.
3De inrichting van het informatiebeheer omvat ten minste:
a.de organisatie van het informatiebeheer
b.de (onder)mandatering van bevoegdheden aan functionarissen
c.het beleggen van verantwoordelijkheden voor de uitvoering van informatiebeheertaken bij functionarissen
d.procedures voor het beheer van informatie waardoor de ordening en toegankelijkheid, de authenticatie, de duurzaamheid en de beveiliging van de informatie worden gewaarborgd
e.het aanwijzen van een archiefruimte
f.het opzetten en bijhouden van een systematisch overzicht van de informatie binnen de organisatie, met een unieke identificatie van de informatie, een beschrijving van de informatie, de vindplaats, de relatie met de werkprocessen waarop zij betrekking heeft, de onderlinge relatie(s), de status, de bewaartermijn van de informatie en de applicaties waarin de informatie wordt beheerd
g.het bijhouden van een overzicht met knelpunten en van een plan van aanpak voor het treffen van verbetermaatregelen.
4Het verantwoordelijk MT-lid zorgt dat de taken op het gebied van het informatiebeheer in onderlinge samenhang worden uitgevoerd door de daartoe aan te wijzen medewerkers.
Artikel 3 Kwaliteitssysteem
1Ons college bepaalt dat het Zwolse Kwaliteitssysteem wordt gebaseerd op: Rodin, DUTO (Normenkader Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie), KIDO (Kwaliteit Informatiebeheer Decentrale Overheden), Baseline Informatiehuishouding Gemeenten en relevante ISO en NEN normen.
2Het verantwoordelijk MT-lid hanteert het door ons college vastgestelde kwaliteitssysteem en de daarin benoemde uitgangspunten en systemen (applicaties en werkwijzen).
Artikel 4 Beheer van informatie
1Informatie wordt beheerd in de vorm waarin zij wordt ontvangen of gecreëerd en heeft in die vorm rechtskracht. Een verandering in die vorm wordt aangemerkt als vervanging en moet aan de vastgelegde eisen voor vervanging voldoen.
2Van informatie die wordt gecreëerd om te verzenden wordt vóór verzending een kopie gemaakt die wordt geauthentiseerd en door het organisatieonderdeel wordt bewaard.
3Informatie wordt beheerd in overeenstemming met de bij of krachtens de Archiefwet 1995 en enige andere wet gestelde eisen en in overeenstemming met de geldende regels en normen op het gebied van:
•informatiearchitectuur;
•informatiebeveiliging en -geheimhouding;
•duurzame opslag, authenticiteit en integriteit van informatie.
4De genoemde eisen uit het voorgaande lid zijn van toepassing op alle archiefbescheiden, ongeacht de daarvoor geldende bewaartermijnen.
5Voor de beveiliging van informatie treft de het verantwoordelijk MT-lid adequate maatregelen tegen het ongeautoriseerde gebruik, wijzigen, kopiëren, beschikbaar stellen, verwijderen en vernietigen van informatie.
Artikel 5 Inlichten archivaris bij voornemen tot wijzigingen
De archivaris ontvangt tijdig mededeling van het voornemen tot:
a.opheffing, samenvoeging of splitsing van een organisatieonderdeel of overdracht van één of meer taken aan een ander organisatieonderdeel, overheidsorgaan of rechtspersoon;
b.bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten die als archiefruimte moeten dienen;
c.verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie.
Artikel 6 Advies van Archivaris vereist
In het geval het verantwoordelijk MT-lid de hierna genoemde handelingen met betrekking tot informatie wil uitvoeren is vooraf positief advies van de archivaris vereist:
a.ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een systeem waarmee en/of waarin informatie beheerd en/of bewaard wordt;
b.vervanging als bedoeld in artikel 7 van de Archiefwet 1995;
c.vervreemding als bedoeld in artikel 8 van de Archiefwet 1995;
d.bouw, ingebruikneming, verbouw, inrichting, verandering van archiefruimten;
e.overdracht van informatie van een organisatieonderdeel aan een ander organisatieonderdeel.
Artikel 8 Bewaartermijnen en vernietiging
1Het verantwoordelijk MT-lid zorgt dat van informatie de bewaartermijn wordt vastgelegd overeenkomstig de daarvoor bij of krachtens de Archiefwet 1995 gegeven voorschriften.
2Het verantwoordelijk MT-lid stelt alvorens tot vernietiging van informatie over te gaan een lijst op van de te vernietigen informatie met inachtneming van de krachtens artikel 5 van de Archiefwet 1995 vastgestelde selectielijst.
3De lijst van te vernietigen informatie behoeft de goedkeuring van de archivaris. De goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging.
Artikel 9 Overleg over overbrenging
Indien het verantwoordelijk MT-lid op grond van artikel 12 van de Archiefwet 1995 het voornemen heeft om informatie over te brengen naar de archiefbewaarplaats, waaronder ook wordt verstaan het e-Depot, voert hij daartoe zo spoedig mogelijk overleg met de archivaris.
Artikel 10 voorschriften voor overgebrachte informatie
Ten aanzien van het beheer van de informatie die is overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel is opgenomen stelt de archivaris voorschriften op.
Artikel 11 Overdracht en terbeschikkingstelling van archiefbescheiden
Bij overdracht van een of meer taken van de ene beheerder aan een andere beheerder, en bij het opheffen, samenvoegen of splitsen van organisatieonderdelen, worden de volgende voorzieningen omtrent de archiefbescheiden getroffen:
a.archiefbescheiden betreffende zaken die nog niet zijn afgedaan, worden
•overgedragen aan de archiefvormende beheerder, die deze zaken zal afdoen;
•in geval van privatisering: tijdelijk ter beschikking gesteld aan de rechtspersoon waaraan die taken worden overgedragen
b.archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van opheffing zijn afgedaan, kunnen tot hun overbrenging naar de archiefbewaarplaats
•worden overgedragen aan de archiefvormende beheerder of ter beschikking gesteld aan het andere overheidsorgaan, dat de taken krijgt toegewezen dan wel met de afwikkeling van de opheffing wordt belast;
•(in geval van privatisering) ter beschikking worden gesteld aan de rechtspersoon waaraan die taken worden overgedragen voor een periode van maximaal 20 jaar.
c.van een overdracht aan een ander overheidsorgaan wordt een verklaring van vervreemding opgemaakt.
Hoofdstuk III. Slotbepalingen
Artikel 12 In werking treding
Dit besluit treedt in werking op de eerste dag na publicatie van het besluit.
Artikel 13 aanhalingstitel
Dit besluit kan worden aangehaald als Besluit informatiebeheer Gemeente Zwolle 2017.
Burgemeester en wethouders voornoemd,
mr.I. Geveke, secretaris drs. H.J. Meijer, burgemeester