Verordening Auditcommissie Gemeente Zwijndrecht

Artikel 1: Instelling en begripsbepalingen

1Ingesteld wordt een Auditcommissie

2In deze verordening wordt verstaan onder:

a.de commissie: de auditcommissie;

b.de raad: de gemeenteraad;

c.raadscommissielid: een vertegenwoordiger van een fractie in de raadscommissies, niet zijnde een raadslid, die als zodanig door de raad als lid van de desbetreffende raadscommissie is benoemd;

d.fractie: een fractie als bedoeld in het Reglement van Orde van de raad van de gemeente Zwijndrecht;

e.de raadsperiode: de zittingsperiode van de gemeenteraad

f.het college: het college van burgemeester en wethouders;

g.de accountant: de in de Controleverordening gemeente Zwijndrecht bedoelde accountant die belast is met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening;

h.de voorzitter: de voorzitter van de commissie;

i.de griffier: de griffier van de commissie.

Artikel 2: Doel

1De commissie is adviseur van de raad, met tevens een adviesrol naar het college als het gaat om de informatievoorziening richting de raad omtrent de P&C documenten.

2De commissie is namens de raad opdrachtgever van de accountant.

3De commissie treedt niet in de onderscheiden bevoegdheden van raad en college.

Artikel 3: Taken en bevoegdheden

1De auditcommissie is belast met:

a.De voorbereiding van de besluitvorming van de Raad aangaande:

i.Het vaststellen van de jaarstukken;

b.Periodiek overleg met de accountant;

c.Evalueren van het functioneren van de accountant in samenspraak met de ambtelijke organisatie en het College van B&W;

d.Het door de Raad gemandateerd verstrekken van opdrachten aan de accountant.

2De commissie is bevoegd aan de raad over alle in het kader van deze verordening relevant te achten onderwerpen advies uit te brengen.

Artikel 4: Accountant en Accountantscontrole

1De commissie vertegenwoordigt de raad in zijn verantwoordelijkheid betreffende de accountantscontrole.

2Onder de in het eerste lid bedoelde activiteiten wordt in ieder geval begrepen:

a.voorbereiden van het controleprotocol;

b.het zijn van eerste aanspreekpunt voor de accountant richting de raad betreffende de opzet en uitvoering van de accountantscontrole;

c.een overlegplatform te zijn voor de voorgenomen controleaanpak door de accountant met de mogelijkheid om specifieke aandacht te doen besteden aan bepaalde programma’s, thema’s of paragrafen;

d.en overlegplatform te zijn voor de uitkomsten van de door de accountant uitgevoerde controles;

e.het periodiek evalueren van de werkzaamheden van de accountant;

f.de selectie van de accountant, de gunning en de opdrachtverstrekking; en het advies over de geselecteerde accountant aan de raad

g.een afstemmingsoverleg te zijn over de voorgenomen onderzoeken door accountant en andere onderzoekers;

Artikel 5: Samenstelling en benoeming

1De raad benoemt de leden van de commissie.

2De commissie bestaat ten minste uit drie leden.

3Per fractie kan maximaal één raadslid of raadscommissielid benoemd worden in de commissie.

4De voorzitter is lid van de raad, tevens lid van de commissie en wordt voorgedragen door het presidium.

5De auditcommissie wijst een plaatsvervangend voorzitter aan.

6De voorzitter kan als dit nodig is of wenselijk wordt geacht, namens de commissie, andere leden van het college, ambtenaren en vertegenwoordigers van de externe accountant of de rekenkamer vragen bij een vergadering van de auditcommissie aanwezig te zijn.

7Leden van de raad en raadscommissieleden, niet zijnde lid van de auditcommissie, kunnen de vergaderingen van de auditcommissie als toehoorder bijwonen.

Artikel 6: Zittingsduur

1De zittingsperiode van de leden eindigt in ieder geval aan het einde van de raadsperiode, bij ontslag als lid van de raad of als ontslag als raadscommissielid, of door een met redenen omkleed besluit van de raad.

2Op verzoek van de fractie kan haar vertegenwoordiger in de commissie worden vervangen. De raad verleent het zittende lid ontslag en benoemt het nieuwe commissielid.

3Een lid kan te allen tijde ontslag nemen.

Artikel 7: Voorzitter en griffier

1De voorzitter draagt, met ondersteuning van de griffier, zorg voor een goed verloop van de vergaderingen van de commissie.

2Onder de in het eerste lid bedoelde activiteiten wordt in ieder geval begrepen:

a.het voorbereiden van de agenda;

b.het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie;

c.het leiden van de vergaderingen;

d.het bewaken van de uitgangspunten, daaronder begrepen een niet-politieke benadering door de commissie;

e.het bevorderen van een heldere besluitvorming over de uit te brengen adviezen en de commissieaangelegenheden.

3De griffier wijst uit de medewerkers van de griffie een griffier en een plaatsvervanger van de commissie aan.

Artikel 8: Vergaderingen en verslaglegging

1De auditcommissie vergadert zo dikwijls de voorzitter dit nodig oordeelt of tenminste twee leden onder opgave van redenen dit aan de voorzitter vragen.

2De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

3De besluiten en adviezen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

4Van iedere vergadering wordt een openbaar verslag gemaakt onder verantwoordelijkheid van de griffier.

5Niet openbare verslagen worden vertrouwelijk ter kennis gebracht aan de raad.

6De auditcommissie stuurt jaarlijks een jaarplanning toe aan de raad.

7Raads(commissie)leden ontvangen voor het bijwonen van de vergaderingen van de commissie een vergoeding die gelijk is aan de het presentiegeld zoals vermeld in het Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden.

Artikel 9: Besluitvorming

1De commissie vergadert niet indien niet ten minste de helft plus één van de leden aanwezig zijn.

2De commissie besluit bij meerderheid van stemmen.

3Bij staking der stemmen beslist de voorzitter.

Artikel 10: Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als de “Verordening op de Auditcommissie gemeente Zwijndrecht” en treedt in werking op de dag na bekendmaking.