Gewijzigde (1e wijziging) Verordening op de informatiecommissie gemeente Zwartewaterland 2023

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

-agendacommissie: een door de raad ingestelde commissie die de agenda van de raadsvergaderingen voorbereidt en andere beeldvormende bijeenkomsten;

-commissiegriffier: griffier van de raad of diens plaatsvervanger;

-commissielid: lid van een raadscommissie of diens plaatsvervanger;

-commissievoorzitter: voorzitter van een raadscommissie of diens plaatsvervanger;

-Protocol geheimhouding: het Protocol geheimhouding college en gemeenteraad Zwartewaterland;

-RIS: het digitale raadsinformatiesysteem;

-wet: Gemeentewet.

Artikel 2 Instelling raadscommissie

Er is een raadscommissie, waarvan de werkzaamheden bestaan uit het in uitzonderlijke gevallen behandelen van onderwerpen die onder geheimhouding besproken dienen te worden, als bedoeld in de wet.

Artikel 3 Taken

De informatiecommissie heeft de volgende taken:

1voeren van overleg met het college of de burgemeester over door het college of de burgemeester verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur ten aanzien van het op dat moment aangedragen onderwerp.

2voeren van overleg met verbonden partijen over het op dat moment aangedragen onderwerp.

3voeren van overleg met externe partijen en/of adviseurs over het op dat moment aangedragen onderwerp.

Artikel 4 Samenstelling / besluitvorming

1De informatiecommissie bestaat uit alle raadsleden van de in de gemeenteraad vertegenwoordigde fracties, deze zijn bij aanvaarding van hun raadslidmaatschap van rechtswege in de informatiecommissie benoemd;

2Een lid kan alleen een raadslid zijn;

3Het Presidium kan besluiten burgerraadsleden ook te laten deelnemen aan de informatiecommissie.

4In een vergadering vinden geen stemmingen plaats, met uitzondering van stemmingen over geheimhouding en met betrekking tot de orde.

Artikel 5 Voorzitter

1De voorzitter wordt aangewezen vanuit de voorzitterspoule van de raad.

2De voorzitter is geen woordvoerder van het op dat moment aangedragen onderwerp.

3De voorzitter is belast met:

a.het leiden van de vergadering;

b.het handhaven van de orde van de vergadering;

c.het doen naleven van deze verordening;

d.hetgeen deze verordening hem verder opdraagt.

Artikel 6 Zittingsduur

De zittingsperiode van een lid is gelijk aan de duur van het raadslidmaatschap.

Artikel 7 Commissiegriffier

1Ter ondersteuning van iedere informatiecommissie is de commissiegriffier aanwezig.

2Bij zijn of haar verhindering of afwezigheid wordt hij of zij vervangen door diens vervanger.

Artikel 8 Openbare kennisgeving

Commissievergaderingen worden ter openbare kennisgeving gebracht door aankondiging op de gemeentelijke informatiepagina in een algemeen verspreid huis-aan-huisblad en op de website van de gemeente. Artikel 13 van het Protocol geheimhouding is van overeenkomstige toepassing.

Artikel 9 Aanwezigheid college, burgemeester, secretaris en ambtelijk adviseurs

1De leden van de informatiecommissie kunnen de burgemeester of de wethouders uitnodigen in de bijeenkomst aanwezig te zijn om vragen te beantwoorden of een toelichting te geven.

2De leden van de informatiecommissie kunnen het college verzoeken de secretaris of ambtelijk adviseurs aanwezig te laten zijn om vragen te beantwoorden of een toelichting te geven.

3De leden van de informatiecommissie kunnen verbonden partijen of externe adviseurs uitnodigen in de bijeenkomst aanwezig te zijn om vragen te beantwoorden of een toelichting te geven.

4Voor zover de leden van de informatiecommissie toepassing geeft aan het bepaalde in lid 1, 2 en/of 3, geldt voor deze aanwezigen dat de geheimhoudingsplicht ook voor deze aanwezigen geldt.

Artikel 10 Vergaderfrequentie

1De informatiecommissie vergadert alleen wanneer de agendacommissie een positieve reactie heeft gegeven op een gemotiveerd verzoek dat bij de agendacommissie is ingediend;

2De voorzitter van de raad kan in bijzondere gevallen zelfstandig besluiten dat er een informatiecommissie moet worden gehouden. Hij zal tijdens de informatiecommissie verantwoording afleggen over de urgentie van de bijeenkomst.

Artikel 11 Oproep

1De griffie stuurt zo mogelijk ten minste zeven dagen voor de bijeenkomst de leden een schriftelijke oproep onder vermelding van de dag, het tijdstip en de plaats van de bijeenkomst.

2De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, worden tegelijkertijd met de schriftelijke oproep aan de leden verzonden, conform artikel 9 van het Protocol geheimhouding.

Artikel 12 De agenda

1Elke fractie kan bij de agendacommissie een verzoek indienen een onderwerp op de agenda te plaatsen. De agendacommissie kan dit verzoek slechts om zwaarwegende redenen afwijzen.

2Bij aanvang van de bijeenkomst stellen de leden van de informatiecommissie de agenda vast. Op voorstel van een lid kan de informatiecommissie bij de vaststelling van de agenda onderwerpen aan de agenda toevoegen of van de agenda afvoeren.

Artikel 13 Beschikbaarheid stukken

1Stukken ter toelichting van de geagendeerde onderwerpen, worden zo mogelijk gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep voor een ieder beschikbaar gesteld via het RIS.

2Voor de procedure voor stukken waar op grond van de wet geheimhouding is opgelegd, wordt verwezen naar artikel 9 van het Protocol geheimhouding college en gemeenteraad Zwartewaterland.

Artikel 14 Opening vergadering en quorum

De vergadering wordt geopend op het vooraf bekend gemaakte tijdstip. Er geldt geen quorum.

Artikel 15 Vergaderen met gesloten deuren

Bij het vergaderen met gesloten deuren wordt in aanvulling op de wet en het bepaalde in deze verordening toepassing gegeven aan het Protocol geheimhouding.

Artikel 16 Handhaving orde en schorsing

1De commissievoorzitter handhaaft de orde in de vergadering.

2Hij roept sprekers tot de orde als deze zich in beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen uitlaten, afwijken van het in behandeling zijnde onderwerp, andere sprekers herhaaldelijk interrumperen, dan wel anderszins de orde verstoren. Sprekers die hieraan geen gevolg geven kunnen door hem het woord ontnomen worden over het aanhangige onderwerp.

3Hij kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en, als na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord, de vergadering sluiten.

4Hij kan de raadscommissie voorstellen aan een commissielid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het commissielid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de commissievoorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het commissielid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.

Artikel 17 Voorstellen van orde

Commissieleden kunnen tijdens een vergadering mondeling een voorstel van orde betreffende de vergadering doen. De raadscommissie beslist hier terstond over.

Artikel 18 Verslag

1Een commissiegriffier draagt zorg voor digitale verslagen van vergaderingen.

2Een commissiegriffier draagt daarnaast zorg voor een kort schriftelijk verslag waaruit in ieder geval blijkt:

a.de namen van de commissievoorzitter, de griffier, de commissiegriffier, de burgemeester, de wethouders en de commissieleden, allen voor zover aanwezig, alsmede van de overige personen die aanwezig waren;

b.een aantekening van welke commissieleden afwezig waren;

c.een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

d.een zakelijke samenvatting van het gesprokene;

e.een samenvatting van het advies aan de raad;

3Voor het overige is artikel 17 van het Protocol geheimhouding van toepassing.

Artikel 19 Toehoorders en pers

1Vertegenwoordigers van de pers kunnen het besloten deel van een informatiecommissie niet bijwonen;

2Andere toehoorders dan genoemd in artikel 8 kunnen de informatiecommissies niet bijwonen.

3De commissievoorzitter is bevoegd, diegene die aanwezig zijn, maar niet zijn uitgenodigd te doen vertrekken.

Artikel 20 Geluid- en beeldregistraties

Het is de aanwezigen, anders dan de commissiegriffier, niet toegestaan geluid- dan wel beeldregistraties te maken van de bijeenkomsten.

Artikel 21 Uitleg verordening

In de gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van de verordening, beslist de informatiecommissie op voorstel van de op dat moment in functie zijnde voorzitter

Artikel 22 Inwerkingtreding

1Deze verordening treedt in werking op de achtste dag na de dag van bekendmaking.