Gemeentelijke regelgeving

Vastgoedbestendig Zutphen – Visie en beleid op vastgoed en accommodaties

Gemeente Zutphen · geldt sinds 28 mei 2022

Aanhef

De raad van de gemeente Zutphen,

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 16 augustus 2017 met nummer 81331;

gelet op artikel(en) 108 van de Gemeentewet;

gelet op artikel 4:81 e.v. van de Algemene wet bestuursrecht;

b e s l u i t :

vast te stellen de

1Visie en kaders voor vastgoed- en accommodatiebeleid vast te stellen conform de nota “Vastgoedbestendig Zutphen”;

2Het college opdracht te geven om de gevolgen van het accommodatiebeleid inzichtelijk te maken en aan de slag te gaan met de uitvoeringsagenda van “Vastgoedbestendig Zutphen”.

3 Vastgoedbeleid

3.1. Beleidskaders

3.1.1. Eigendom

Wij hebben alleen vastgoed in eigendom dat bijdraagt aan het realiseren van beleidsmatige of strategische doelstellingen.

Huisvesting van beleidsondersteunende functies (op basis van vastgesteld beleid) kan ook plaatsvinden in gebouwen van andere vastgoed eigenaren. De accommodatiemarkt is groter dan onze eigendommen en biedt dus ook meer kansen voor huisvesting. In het optimale geval bereiken we hier eveneens synergievoordelen en wordt ontmoeting gestimuleerd. Door subsidies voor huisvesting en subsidies voor functies te scheiden, wordt het makkelijker om partijen te huisvesten in eigendommen van derden. Dit komt verder in de hoofdstukken 3.1.4 (‘Verhuur’) en 4 (‘Accommodatiebeleid’) aan de orde.

Het eigendom van vastgoed brengt verantwoordelijkheden en risico’s met zich mee. Leegstand en inefficiënt gebruik van gemeentelijk vastgoed is hier een voorbeeld van en is tevens een maatschappelijk probleem. Voor de objecten die wij in eigendom hebben, zijn wij verantwoordelijk voor het beheersen van deze risico’s. Wij proberen deze zoveel mogelijk te beperken door niet per se vastgoed in eigendom te willen houden en een zo klein mogelijke vastgoedportefeuille te hebben.

3.1.2. Aankoop

We kopen alleen bestaand vastgoed aan als we met het eigen vastgoed en/of vastgoed van derden (eventueel door te huren) niet kunnen bijdragen aan beleidsdoelen of strategische doelen.

Alleen in uitzonderlijke gevallen kan worden afgeweken van dit kader. De aankoop moet dan een onderbouwde meerwaarde hebben. Het college (indien het om bedragen gaat van minder dan € 350.000) of de raad zal daartoe moeten besluiten.

3.1.3. Verkoop

Het besluit om te verkopen wordt genomen op basis van de periodieke en systematische doorlichting van de portefeuille (zie ook hoofdstuk 5.3 ‘Periodieke beoordeling’). Met behulp van de beslisboom (bijlage II) besluiten we in welke portefeuille het object ge(her)positioneerd wordt: wanneer het object in de verkoopportefeuille wordt geplaatst gaan we over tot verkoop. Afhankelijk van het object wordt bepaald op welke termijn de verkoop het meest verstandig is, gelet op de marktomstandigheden en objecteigenschappen. Uiteraard streven we naar een verkoop onder zo gunstig mogelijke voorwaarden. Wanneer de verwachting is dat verkoop nog lange tijd zal duren, kan tijdelijke verhuur een mogelijkheid zijn.

Daarnaast kan een overweging om over te gaan tot verkoop plaatsvinden op natuurlijke momenten, bijvoorbeeld wanneer een huurder of gebruiker vertrekt en het huurcontract wordt ontbonden of opgezegd of wanneer een aspirant-koper zich meldt die bereid is het object van ons te kopen (en daarbij de verplichtingen van dit object overneemt).

Vastgoed dat in de verkoopportefeuille wordt geplaatst, stoten wij onder zo gunstig mogelijke voorwaarden af.

Het te koop aanbieden van vastgoed gebeurt in beginsel openbaar waarbij objectiviteit en transparantie centraal staan. Een ieder kan zijn/haar interesse voor een object kenbaar maken.

Bij de verkoop van gemeentelijk vastgoed mag geen sprake zijn van verkapte subsidiëring en/of staatssteun en/of verminderde opbrengst: de marktwaarde wordt vastgesteld door een gecertificeerde (BOG-)makelaar die bekend is met de lokale (bedrijfs)onroerendgoedmarkt.

3.1.4. Verhuur

Op 1 juli 2014 is de Wet Markt en Overheid in werking getreden. De Wet bestaat uit vier gedragsregels om oneerlijke concurrentie vanuit de overheid tegen te gaan. Eén van de gedragsregels bepaalt dat overheden de integrale kosten van hun economische activiteiten moeten doorberekenen. Het verhuren van vastgoed is aangemerkt als één van de activiteiten waarvoor dit geldt. In de praktijk betekent dit dat wij tenminste kostprijsdekkende huurtarieven moeten rekenen bij de verhuur van vastgoed, ongeacht de huurder.

Voor de verhuur van ons vastgoed rekenen wij minimaal een kostprijsdekkende huurprijs. In nieuwe huurovereenkomsten wordt daar meteen vanuit gegaan. In 2027 voldoen alle huurtarieven aan dit criterium.

Wanneer de markthuurprijs lager is dan de kostprijsdekkende huur moet, conform de BBV (besluit begrotingsvoorschriften provincies en gemeenten), de gemeenteraad beslissen over eventueel te maken uitzonderingen. Deze uitzondering kan op object- of huurdersniveau worden gemaakt.

Voor commerciële functies worden marktconforme huren, op minimaal kostprijsdekkend niveau in rekening gebracht. De hoogte van de huur verschilt per gebouw omdat ieder gebouw zijn eigen exploitatie kent.

Rekening houdend met de huurdersbelangen, worden bestaande huurcontracten gerespecteerd. Op natuurlijke momenten, bijvoorbeeld bij herziening van het huurcontract of bij een nieuwe huurder, worden de nieuwe huurtarieven ingevoerd. Gelet op de looptijden van de bestaande huurcontracten betekent dit dat uiterlijk in 2027 alle huren op kostprijsdekkend niveau zijn.

Niet iedere exploitant zal in staat blijken om een kostprijsdekkende huur te kunnen betalen. Wij realiseren ons dat het invoeren van een kostprijsdekkende huur niet ten koste mag gaan van het maatschappelijk rendement. Daarom gaan de sectorale beleidsvelden (her)overwegen in welke mate gesubsidieerde activiteiten (nog) bijdragen aan beleidsdoelen en/of strategische doelen.

Wij scheiden subsidies voor huisvesting en activiteiten. Partijen die met hun activiteiten een bijdrage leveren aan een beleidsmatig, strategisch of ander doel, kunnen mogelijk via het beleid worden gefaciliteerd met een subsidie voor huisvesting.

Met deze aanpak geven wij invulling aan de Wet Markt en Overheid. Het is eveneens een reactie op de motie ‘maatschappelijke initiatieven en maatschappelijke verhuur’ van 5 oktober 2015. Deze keuze ondersteunt de professionalisering van het vastgoedmanagement doordat:

•…er inzicht ontstaat in de subsidiestromen naar functies via vastgoed;

•…wij door het scheiden van subsidiestromen transparante en weloverwogen keuzes maken over de bijdrage van deze functies aan onze doelen;

•…het gescheiden subsidiebeleid voor huisvesting het mogelijk maakt om functies te huisvesten in vastgoed van andere partijen.

Tijdelijke verhuur

Wanneer een object in de verkoopportefeuille of strategische portefeuille is geplaatst, bestaat een mogelijkheid om het tijdelijk te verhuren (zie ook tabel 3.2).

Bij tijdelijke verhuur wordt in eerste instantie gezocht naar een maatschappelijke invulling.

Ook broedplaatsfuncties zouden voor tijdelijke invulling kunnen zorgen. Wanneer er beleidsmatig voor wordt gekozen om structureel vastgoed beschikbaar te hebben voor bepaalde functies (zoals broedplaatsfuncties) dan wordt deze functie vanuit beleid gefaciliteerd in de huisvesting conform het accommodatiebeleid (zie hoofdstuk 4). Zijn er op het moment dat het object beschikbaar komt geen partijen die het een maatschappelijke invulling kunnen geven, dan komt een particuliere of commerciële partij in aanmerking om het tijdelijk van ons te huren.

Bij tijdelijke verhuur is het uitgangspunt om een kostprijsdekkende huur in rekening te brengen. De periode van de tijdelijke invulling bepaalt in grote mate de mogelijkheden:

•Tot 2 jaar, doel: voorkomen illegaal gebruik, vernieling of verloedering.

Vormen van tijdelijk beheer/kort tijdelijk gebruik zijn maatschappelijke functies, burgerinitiatieven, pop-up stores, restaurants of musea.

•Langer dan 2 jaar, doel: kosten dekken en pand beschikbaar houden voor andere toekomstige invullingen.

De uitkomst kan zijn dat het uitgangspunt moet worden losgelaten en dat het beperken van de kosten in specifieke gevallen belangrijker wordt dan de inkomsten. Panden die niet onder een van de bovengenoemde condities kunnen worden verhuurd, kunnen in gebruik gegeven worden aan een leegstandsbeheerder (met keurmerk).

3.1.5. Onderhoudsniveau

Het onderhoudsniveau wordt volgens de norm NEN 2767 bepaald. Binnen deze norm worden zes conditieniveaus onderscheiden (tabel 3.1):

Het conditieniveau van een gebouw kan afhankelijk zijn van specifieke afspraken tussen ons als eigenaar en de huurder/gebruiker en is afhankelijk van de plaatsing van het betreffende vastgoed in de verschillende deelportefeuilles. Voor de goede orde, wij onderscheiden drie deelportefeuilles: beleidsportefeuille, strategische portefeuille en de verkoopportefeuille. Meer hierover in hoofdstuk 5.

Factoren die bepalend kunnen zijn voor het conditieniveau:

-de verwachte/gewenste levensduur van het gebouw;

-de cultuurhistorische waarde;

-de (nieuwe) functie van het gebouw;

-het doel van het gebouw;

-de intensiteit van het gebruik;

-de beschikbare middelen.

Voor ieder gebouw uit de beleidsportefeuille wordt een meerjarenonderhoudsplan (MJOP) opgesteld.

Wij onderhouden ons vastgoed minimaal op onderhoudsniveau ‘redelijk’ (3).

Per object kan hiervan worden afgeweken op basis van de plaatsing in een deelportefeuille of op basis van contractuele afspraken. Voor de verkoopportefeuille geldt onderhoudsniveau ‘matig’ (4).

In onze objecten is geen asbest aanwezig dat in direct contact staat met de buitenlucht.

Voor ieder gebouw in de beleidsportefeuille is een meerjarenonderhoudsplan opgesteld.

3.1.6. Verduurzaming

In het programma Zutphen Energieneutraal is één van de programmalijnen het verduurzamen van onze eigen gebouwen. Dit betekent een zo laag mogelijk energieverbruik én een duurzame opwekking van deze energie.

Onze vastgoedportefeuille en het vastgoedbeheer en -management moeten aansluiten op deze duurzaamheidsambitie. Daarnaast geldt er ook een wettelijke verplichting. Voor 2019 moeten al onze panden doorgelicht zijn op het gebied van energetisch gebruik. Maatregelen met een terugverdientijd van < 5 jaar moeten worden doorgevoerd.

Bij investeringen vanuit vastgoed leveren we een bijdrage aan de algemene en specifieke duurzaamheidsdoelstelling.

Complementair hieraan liggen er kansen om de exploitatielasten van onze gebouwen structureel omlaag te brengen door te investeren in energiebesparende maatregelen. Deze ogenschijnlijke split-incentive, namelijk dat de lasten bij de verhuurder liggen en de baten bij de huurder, levert ons aan de subsidiekant mogelijk weer een bezuiniging op vanwege de lagere exploitatielasten voor de huurder/gebruiker.

3.1.7. Risicomanagement

Risicomanagement gaat verder dan de financiële verantwoording op papier. Het is uitdrukkelijk bedoeld om te beheersen en te acteren met als doel het voorkomen van onaangename verrassingen. Om dit te bereiken moeten risico’s (bedreigingen én kansen) bij de realisatie van beleidsdoelstellingen, bij projecten en bij het handelen van de gemeente geïnventariseerd en waar wenselijk en mogelijk beheerst worden.

Om de risico’s te beheersen werken we met een risicomanagementmodel. Dit kent een cyclische aanpak, vergelijkbaar met de plan-do-check-act cyclus. Uiteraard is het gebruiken van dit instrument geen garantie dat risico’s nooit werkelijkheid worden. Verschillende fasen van het vastgoedmanagement brengen op verschillende momenten risico’s met zich mee: beheer (exploitatie), transacties (en waardering) en ontwikkeling (en andere projecten). Meer specifiek brengt vastgoed financiële, organisatorische en inhoudelijke risico’s met zich mee. Dit zijn daarom belangrijke elementen die deel uit maken van de besluitvorming met betrekking tot vastgoed. Daarom moeten in collegevoorstellen en raadsvoorstellen relevante risico’s met betrekking tot het vastgoed nadrukkelijk worden meegenomen in de afwegingen.

Omdat de risico’s van groot belang zijn in (politieke) afwegingen is het team vastgoed een belangrijke gesprekspartner. Dit team is op de hoogte van actuele risico’s en een prioritering daarvan. Door hen gevraagd en ongevraagd advies te laten geven kunnen beslissingen over bijvoorbeeld aan- en verkoop en bezettingsgraden worden gemaakt met oog voor de risico’s die dit met zich meebrengt.

Ieder college- en/of raadsvoorstel met betrekking tot vastgoed wordt voorzien van een risicoparagraaf waarin duidelijk de financiële, organisatorische en inhoudelijke risico’s worden beschreven.

3.3. Opgave

3.3.1. Centralisatie vastgoedmanagement

De doelstellingen en de kaders in dit vastgoed- en accommodatiebeleid vragen van onze (vastgoed)organisatie een efficiëntie- en effectiviteitslag.

Het beheren en exploiteren van ons vastgoed is op dit moment verdeeld over drie taakvelden en evenzovele teams: team Vastgoed en Grondzaken, team Maatschappelijke Zaken en team Jeugd. De huidige wijze van organiseren van het vastgoedmanagement binnen de ambtelijke organisatie kan efficiënter en effectiever. Daardoor kunnen kosten worden bespaard en het vastgoed kan een grotere bijdrage realiseren aan de beleidsdoelstellingen, het verbeteren van de leefbaarheid en daarmee het vergroten van de aantrekkingskracht van Zutphen en Warnsveld om te wonen en te werken.

Centralisatie houdt in dat beheer en exploitatie van het vastgoed (vastgoedmanagement) op een logische wijze binnen één organisatorische eenheid wordt gebracht maar het vastgoedmanagement blijft ten dienste van het onderliggende (sectorale) beleid zoals dat binnen de betreffende teams wordt ontwikkeld. Het beleid is uiteindelijk leidend. Er ontstaat idealiter een goede en professionele opdrachtgever/opdrachtnemer-relatie waarbij het vastgoed de rol van opdrachtnemer heeft en tevens een duidelijke signalerings- en adviesfunctie vervult ook over de beleidsvelden heen. De procesbeschrijvingen die daarvoor nodig zijn worden meegenomen in het centralisatieproces.

3.3.2. Vastgoedinformatiesysteem

Ter ondersteuning van de gewenste vernieuwing is er behoefte aan een vastgoedinformatiesysteem (VIS). Een dergelijk systeem draagt bij aan het nemen van de juiste inhoudelijke en financiële beslissingen en speelt daarmee een belangrijke rol in het risicomanagement.

Er zijn diverse vastgoedinformatiesystemen met ieder hun eigen kenmerken en daardoor geschikt voor verschillende processen en administraties. Het is van belang een keuze te maken voor een systeem dat onze gemeente goed ondersteunt bij haar vastgoedmanagementtaken. Een inventarisatie van deze systemen en de mate waarin zij aansluiten bij onze behoefte is daarom een belangrijke eerste stap alvorens over te gaan tot aanschaf en gebruik ervan. De financiële consequenties hiervan zijn dat het systeem zal moeten worden aangeschaft en onderhouden en dat medewerkers van het team vastgoed tijd moeten besteden aan het leren omgaan en het vullen en onderhouden van de gegevens.

3.3.3. Kostprijsdekkende huur

Deze opgave heeft een hoge prioriteit: per 1 juli 2014 moeten gemeenten voldoen aan de Wet Markt en Overheid, waarvan één van de gedragsregels is dat overheden de integrale kosten van hun economische activiteiten moeten doorberekenen. Het verhuren van vastgoed wordt hier ook onder geschaard. Wij hebben een rekenmodel voor het berekenen van de kostprijsdekkende huur. Deze wordt incidenteel toegepast en is nog niet vastgesteld.

Het invoeren van de kostprijsdekkende huur moet niet worden onderschat. Met name het bepalen/vaststellen van de parameters van het rekenmodel (welke kostencomponenten nemen wij mee in het rekenmodel) vraagt om (politieke) keuzes.

De financiële consequenties zijn groot: financiële stromen veranderen, de begroting zal moeten worden aangepast en lopende afspraken uit huurcontracten moeten worden geïnventariseerd. Deze impact op de financiën is structureel.

3.3.4. Groot onderhoud

Er wordt geïnventariseerd voor welke gebouwen nog geen MJOP is opgesteld. Voor de objecten zonder MJOP of met een verouderd plan wordt deze respectievelijk opgesteld of geactualiseerd. Er moet een inventarisatie plaatsvinden van de onderhoudsniveaus en gebouwen waar hechtgebonden asbest aanwezig is die in direct contact staat met de buitenlucht (voldoen aan wetgeving). Voor 2019 moet deze inventarisatie afgerond zijn. Het verwijderen van asbest kan worden opgenomen in de MJOP’s van de gebouwen

Het streven naar een minimaal onderhoudsniveau 3 (‘redelijk’) heeft waarschijnlijk financiële consequenties die vragen om een plek in de begroting.

4. Accommodatiebeleid

4.2. Beleidskaders

4.2.1. Van beleid naar huisvestingsvraag

Het volgende kader (figuur 4.3, bijlage III) geeft weer hoe wij invulling geven aan het accommodatiebeleid. Het figuur laat van links naar rechts zien dat het accommoderen van beleidsondersteunende functies begint bij het (sectorale) beleid. Daarin wordt geformuleerd welke functies wij belangrijk vinden en daar wordt vervolgens de huisvestingsvraag van afgeleid. Door zo met ons vastgoed om te gaan, blijven de taken en verantwoordelijkheden op de juiste plek belegd en doen teams waar zij goed in zijn: beleid bepaalt de inhoud, vastgoed faciliteert in de vorm (‘stenen en dakpannen’). Bovendien worden geldstromen zuiverder gescheiden en worden de spreiding en toekenning van subsidies transparanter. Een belangrijke taak voor de accommodatiemanager is het in evenwicht brengen en houden van vraag en aanbod. Het figuur wordt daaronder verder toegelicht.

Beleid

Vanuit de verschillende beleidsteams wordt inhoudelijk beleid opgesteld. Het beleidsveld is expert op de inhoud en is verantwoordelijk voor de aanwezigheid en spreiding van de functies en heeft hier zicht op. Het is daarom aan deze beleidseenheden om uit hun beleid af te leiden welke functies er zijn en welke functies verwacht worden en/of wenselijk zijn.

Functies

Beleid kiest functies die men wil faciliteren in de huisvesting. Vastgoed helpt met de vastgoedparagraaf die aan deze keuze verbonden is. Beleid gaat een uitvoerings- of subsidie-overeenkomst aan met de maatschappelijke partijen die deze functies uitoefenen. In die overeenkomst zit een vergoeding voor huisvesting. En in sommige gevallen een gedwongen winkelnering (als je per se een functie op een bepaalde plek wilt voorzien). Vastgoed verhuurt en wordt betaald uit de huisvestingscomponent die de beleidsuitvoerder c.q. de subsidiënt van beleid ontvangt.

Huisvestingsvraag

Op verschillende momenten kan er een huisvestingsvraag ontstaan, bijvoorbeeld door een veranderende vraag van huurders, door nieuwe functies of door recente ontwikkelingen. Op het moment dat er een huisvestingsvraag komt, wordt vanuit beleid inhoudelijk bepaald of deze functie gewenst is. Als uit deze afweging blijkt dat dat het geval is, is de vervolgvraag hoe de huisvestingsvraag eruit ziet en op welke wijze en in welke mate de betreffende partij subsidie(s) of bijdrage(n) daarvoor ontvangt.

4.2.2. Van huisvestingsvraag naar vastgoedaanbod

De accommodatiemanager zorgt voor de matching tussen huidige en toekomstige huisvestingsvragen vanuit beleid en huidig en toekomstig aanbod vanuit vastgoed. Voordat deze matching kan plaatsvinden, is het van belang dat beleid wordt ondersteund met het scherp krijgen van de huisvestingsvraag en dat team vastgoed helder in beeld heeft wat de mogelijkheden zijn. Dit is de rol van de accommodatiemanager, die het gesprek aangaat met de beleidsteams en met het team vastgoed om als vliegwiel te functioneren. Deze persoon verbindt vraag en aanbod, en houdt ook de verbinding tussen verschillende huisvestingsvragen in de gaten. Een vraag vanuit onderwijs kan bijvoorbeeld heel goed ook met sport te maken hebben.

4.2.3. Vastgoedaanbod

Wanneer vanuit beleid de functies en daarna de huisvestingsvragen zijn geformuleerd, wordt aansluiting gezocht met de aanbodzijde: het vastgoed. Vanuit een goed georganiseerd, gecentraliseerd vastgoedmanagement is het mogelijk om grip en zicht te houden op de aanbodzijde van het vastgoed. Het aanbod van huisvesting wordt niet alleen binnen de huidige vastgoedportefeuille gezocht, maar ook daarbuiten. Voor het gemeentelijk eigendom geldt dat er een kostprijsdekkende huur wordt gevraagd voor het gebruik van dit vastgoed (conform de Wet Markt & Overheid), tenzij de wet hier andere richtlijnen voor geeft in bijvoorbeeld het geval van onderwijs.

Andere aanbieders van ruimten kunnen ook de huisvestingsvraag beantwoorden. Huurders worden niet (meer) indirect gesubsidieerd via vastgoed door het vragen van een lagere huurprijs. In plaats daarvan ontvangen partijen, die deze hogere huren niet kunnen betalen, mogelijk (aanvullende) subsidie voor huisvesting. De beleidsvelden bepalen hierbij of een functie inderdaad bijdraagt aan beleidsdoelstellingen en zodoende in aanmerking komt voor deze subsidie.

Door de scheiding van de geldstromen voor subsidie en huur ontstaan mogelijkheden om functies te huisvesten in ander vastgoed dan dat van ons. De gesubsidieerde functies krijgen – wanneer het op deze manier wordt georganiseerd – de vrijheid om deze huisvestingsubsidie naar eigen inzicht te besteden, mits deze daadwerkelijk aan huisvesting wordt uitgegeven.

In het vastgoedbeleid (hoofdstuk 3) is beschreven hoe wij met ons vastgoed omgaan. Ons vastgoed dat de beleidsondersteunende functies huisvest, is gepositioneerd in de beleidsportefeuille (zie hoofdstuk 5.1 ‘Drie deelportefeuilles’). Voor de beleidsportefeuille gelden de volgende uitgangspunten (tabel 4.1, onderdeel van tabel 3.2):

Voor eigendom, aankoop, verkoop, verhuur, onderhoudsniveau, verduurzaming en risicomanagement gelden de beleidskaders die in hoofdstuk 3 (‘Vastgoedbeleid’) zijn beschreven.

4.4. Opgave

4.4.1. Vastgoedparagraaf in beleidsstukken

De beleidseenheden worden expliciet verantwoordelijk voor de functies in Zutphen. Zij maken de keuze of een functie beleidsondersteunend is en of deze in aanmerking komt voor huisvesting en tegemoetkoming in huisvestingslasten. Indien van toepassing, vullen de beleidsvelden hun beleidsstukken daarom aan met een vastgoedparagraaf. Deze paragraaf beschrijft - tenminste - de doorvertaling van het beleid naar de huisvestingsvragen (o.a. aantal m2, aantal objecten en spreiding). De accommodatiemanager kan de beleidsvelden ondersteunen bij de invulling hiervan.

4.4.2. Formuleren huisvestingsvragen op basis van huidig beleid

Beleidseenheden moeten inzichtelijk maken welke functies er nu aanwezig zijn, en wat het wenselijke niveau is. Ook moet het huidige beleid tegen het licht gehouden worden om te zien welke functies er volgens het huidige beleid in aanmerking komen voor ondersteuning. Dit is het begin van het doorlopen van de stappen ‘van beleid naar huisvestingsvraag’ (zie hoofdstuk 4.2.1). Dit proces van beleid tot huisvestingsvraag wordt uitgewerkt en geïmplementeerd.

4.4.3. Aanpassen subsidiebeleid

Het invoeren van kostprijsdekkende huur hoeft niet ten koste te gaan van het aanbod aan belangrijke functies. Het scheiden van subsidies voor huisvesting en voor activiteiten kan betekenen dat maatschappelijke organisaties die voorheen (impliciet) via een lagere huur werden gesubsidieerd, bij de invoering van de kostprijsdekkende huur de kosten van huisvesting niet kunnen dragen. Beleid gaat een uitvoerings- of subsidie-overeenkomst aan met de maatschappelijke partijen die deze functies uitoefenen. Zij kan besluiten in deze overeenkomst een vergoeding voor huisvesting op te nemen.

4.4.4. Rol voor accommodatiemanager

Het samenbrengen van de huisvestingsvraag en het –aanbod, is een sleutelrol die vervuld wordt door de accommodatiemanager. Zijn rol en taken zijn al besproken in paragraaf 4.2.2. Het gaat om een nieuwe rol en taken voor het team Vastgoed en Grondzaken.

4.4.5. Verandering interne kostenstructuur

Het scheiden van subsidies voor huisvesting en activiteiten zal consequenties hebben voor de interne kostenstructuur. Hoewel dit in eerste instantie een gevoel van vestzak-broekzak kan geven, voldoen we hiermee aan de Wet Markt & Overheid en brengt dit transparantie in de toekenning van subsidies. Bovendien geeft het de beleidsteams de mogelijkheid om de aanwezigheid en spreiding van functies te borgen en om de exploitanten de mogelijkheid te geven zich te huisvesten in eigendommen van derden. Op deze manier sluit het aan bij de beleidskaders die in hoofdstuk 3 (‘Vastgoedbeleid’) zijn beschreven.

Bijlage IV: Voorzet uitvoeringsagenda ‘Vastgoedbestendig Zutphen’

De nota ‘Vastgoedbestendig Zutphen, visie en beleid op vastgoed en accommodaties’, geeft handvatten voor het doelmatig en doeltreffend inzetten van het vastgoed. Hiermee levert ons vastgoed een belangrijke bijdrage aan de beleidsdoelen en strategische doelen van onze gemeente.

Vastgoedbestendig Zutphen heeft een niet te onderschatten impact op de interne organisatie en processen. Er zijn kaders gesteld die de omgang met maatschappelijke partijen beschrijven. Het raakt niet alleen de eigen organisatie maar zal ook buiten de gemeentelijke organisatie merkbaar zijn.

Na vaststelling door de raad van ‘Vastgoedbestendig Zutphen’ zal er voor ons (het college) een uitvoeringsagenda tot stand komen waar wij samen met het ambtelijk apparaat uitvoering aan gaan geven. De opgaven uit die agenda staan hieronder samengevat.

Vastgoedbeleid

Vanuit het vastgoedbeleid zijn de volgende opgaven geformuleerd:

•Centralisatie vastgoedmanagement

Inventariseren welke taken, rollen en processen gecentraliseerd moeten/kunnen worden en op welke wijze dat het verstandigst kan gebeuren. Uitvoering geven aan de veranderingen op basis van een gedegen implementatieplan, waarin ook aandacht is voor de benodigde communicatie.

•Vastgoedinformatiesysteem

We maken een keuze voor het te implementeren systeem op basis van de handvatten die Vastgoedbestendig Zutphen biedt, in combinatie met de wensen vanuit de centralisatieopgave. Daarvoor moet de basis informatie op orde zijn. Pas daarna kunnen we het systeem gaan vullen en gaan koppelen aan bronbestanden (intern, extern).

•Kostprijsdekkende huur

Om te voldoen aan de Wet Markt & Overheid, zullen we kostprijsdekkende huren vragen voor de verhuur van ons vastgoed. We gaan daarvoor bepalen en vaststellen welke parameters op welke wijze worden opgenomen in het rekenmodel om de kosten daadwerkelijk te dekken.

•Onderhoud

Om alle gebouwen op tenminste onderhoudsniveau ‘redelijk’ (conditie 3 NEN 2767) te krijgen zal een inventarisatie moeten plaatsvinden van de huidige onderhoudsniveaus (deels aanwezig). Op basis daarvan kunnen MJOP’s worden opgesteld of geactualiseerd. De inventarisatie van asbest nemen we hier ook in mee.

•Definiëren en implementeren van processen

De genoemde nieuwe processen zullen verder moeten worden uitgewerkt. Denk hierbij aan processen van verkoop en herpositionering.

Accommodatiebeleid

Vanuit het accommodatiebeleid zijn de volgende opgaven geformuleerd:

•Vastgoedparagraaf in beleidsstukken

Indien van toepassing, vullen de beleidsvelden hun beleidsstukken aan met een vastgoedparagraaf. Deze paragraaf beschrijft - tenminste - de doorvertaling van het beleid naar de huisvestingsvragen (o.a. aantal m2, aantal objecten en spreiding).

•Formuleren huisvestingsvragen op basis van huidig beleid

Omdat de uitvoering van het accommodatiebeleid vraagt van de beleidseenheden om aan te geven welke functies zij (willen) faciliteren, zal dat in het beleid opgenomen moeten zijn. Onze opgave is hier om enerzijds te kijken welke functies op dit moment gefaciliteerd kunnen worden vanuit beleid, en anderzijds wat te doen met functies waarvan beleid wel vindt dat ze gefaciliteerd zouden moeten worden maar die op dit moment geen legitimatie vinden in het beleid. Dit kan ook tot aanpassing van beleid leiden.

•Aanpassen subsidiebeleid

Doordat partijen niet meer (indirect) via lagere huurprijzen worden gesubsidieerd, zal een eventuele subsidie vanuit beleid moeten komen. Waarschijnlijk is het subsidiebeleid daar nog niet op ingericht. We moeten kijken in hoeverre we met het huidige beleid kunnen aansluiten en het daar waar nodig moeten aanpassen om te voorkomen dat de invoering ongewenste gevolgen heeft voor het voorzieningenniveau in Zutphen.

•Op orde brengen formatie

De uitvoering van al het voorgaande vraagt om een professioneel vastgoed team die efficiënt en effectief kan werken. Vanuit onze centralisatieopgave zal er daarom ook oog zijn voor het op orde brengen van de formatie. Een voorbeeld hiervan is de invulling van de rol van accommodatiemanager.

•Verandering interne kostenstructuur

O.a. door het wijzigen van de subsidiestromen gaan we inventariseren wat dit betekent voor de interne kostenstructuur. Hoogstwaarschijnlijk zullen we deze moeten aanpassen.

Indeling deelportefeuilles

Het indelen van onze vastgoedobjecten in deelportefeuilles leidt tot de volgende opgaven:

•Inzicht krijgen in de vastgoedportefeuille

Inzicht in onze eigendommen hebben en houden en per object inzicht krijgen in de prestaties. Dus bijvoorbeeld in de bijdrage aan doelen, contracten, inkomende en uitgaande geldstromen, etc.

•Vastgoedobjecten positioneren in drie deelportefeuilles

Wij positioneren de objecten met behulp van de beslisboom in de beleidsportefeuille, strategische portefeuille of verkoopportefeuille.

Financiële gevolgen

•Het centraliseren van het vastgoedmanagement betekent extra rollen en taken voor het team Vastgoed en Grondzaken. Hier is extra formatie voor nodig.

•Het aanpassen van het subsidiebeleid betekent dat de beleidsvelden subsidie voor huisvesting gaan verstrekken. Voorheen gebeurde dat (impliciet) vanuit vastgoed. De inkomsten van vastgoed zullen toenemen (kostprijs dekkende huur), terwijl ook de subsidiestromen vanuit de beleidsvelden toenemen. Hoe dit zich tot elkaar verhoudt is afhankelijk van het subsidiebeleid van de beleidsafdelingen.

•Het portefeuillebeheer van vastgoed wordt, mede door betere afstemming tussen huisvestingsvraag en vastgoedaanbod, efficiënter en effectiever. De bezettingsgraad van ons vastgoed zal verbeteren (minder frictieleegstand). De omvang van onze vastgoedportefeuille zal beter aansluiten bij de vraag naar vastgoed. Minder vastgoed in bezit betekent ook lagere onderhouds- en beheerskosten.

•Met het instellen van een minimaal onderhoudsniveau kunnen de onderhoudskosten toenemen. Met name bij het vastgoed dat nu nog niet onder het team Grondzaken en vastgoed valt. Hoe dit zich verhoudt tot het voorgaasnde punt is nog niet bekend.

•Met het Vastgoed Informatie Systeem hebben we goed inzicht in de (herbouw)waarde van onze panden, hun onderhoudsniveau en andere relevante zaken voor de verzekering. De verzekering kan op maat worden afgesloten, wat een lagere premie betekent.

De financiële gevolgen laten zich zowel vertalen in plussen als minnen. Dat gevoegd bij het gegeven dat voor de implementatieperiode ruim de tijd wordt genomen - alleen al het aanpassen van lopende huurcontracten zal een langere periode vergen - maakt dat wij de financiële gevolgen niet volledig in kaart kunnen brengen. Ons voorstel is om al ‘werkende weg’ het vastgoed- en accommodatiebeleid te implementeren en waar nodig in het kader van Voorjaarsnota’s en/of behandeling Strategische Agenda/programmabegroting met concrete voorstellen te komen die passen binnen de in ‘Vastgoedbestendig Zutphen’ geschetste kaders.

Bijlage V: ‘Casus’

In de praktijk…

[fictieve casus]

Team Maatschappelijke Zaken heeft het college een plan voor het welzijnswerk voorgelegd. Onderdeel daarvan is dat in elke wijk van Zutphen een wijkontmoetingsfunctie wordt ingericht. Op basis van deze uitgangspunten probeert het team een huisvestingsvraag te formuleren, maar dat is wel lastig. Ze zijn immers niet deskundig op vastgoedterrein en willen daarom graag ondersteund worden. De accommodatiemanager schiet te hulp en samen formuleren ze de huisvestingsvraag. De accommodatiemanager heeft zicht op het huisvestingsaanbod in onze gemeente, niet alleen het vastgoed van onszelf maar ook ander vastgoed dat op de markt is of komt. Hij slaat vervolgens de brug naar het vastgoedaanbod en overlegt intern over de mogelijkheden en bijbehorende kosten. Wanneer er plekken zijn gevonden voor de wijkcentra, gaat het team aan de slag met eventuele subsidies. In het beleid is opgenomen dat partijen die een functie vervullen in het kader van het welzijnswerk een tegemoetkoming kunnen ontvangen voor de huisvestingskosten. In dit geval kan vanuit beleid dus een subsidie worden verleend aan de welzijnsorganisatie zodat er panden kunnen worden gehuurd. Ondertussen is Team Vastgoed bezig met het in orde maken van de panden en op de afgesproken datum worden de wijkcentra feestelijk geopend. Hiermee start het jaarprogramma dat de beleidsadviseurs samen met de welzijnsorganisatie de afgelopen periode hebben uitgewerkt en voorbereid.

De beheerders van de panden zorgen voor de dagelijkse gang van zaken: zij openen het gebouw, sluiten het af, verhuren de zaaltjes en regelen de koffie en thee. Tussendoor repareren zij klemmende deuren en lekkende kranen. Vanuit Team Vastgoed komt er jaarlijks iemand langs om het buitenonderhoud te inspecteren en om de vervanging van de Cv-ketel te plannen, want die is in sommige gebouwen al flink op leeftijd. Maandelijks betaalt de welzijnsorganisatie keurig de huur en aan het eind van het jaar worden de energiekosten afgerekend.

Nadat dit twee jaar goed is verlopen, verandert de beleidsdoelstelling als gevolg van bestuurlijke besluitvorming. Eén van de wijkcentra blijkt niet meer nodig te zijn voor de uitvoering van het welzijnswerk. De welzijnsorganisatie besluit daarom dat zij niet langer dit wijkgebouw gaat exploiteren en het wijkgebouw wordt gesloten. De organisatie trekt uit het pand en het Team Maatschappelijke Zaken neemt de resterende huur voor zijn rekening. Deze kosten waren immers al voorzien en gepland in de vastgoedparagraaf van hun beleid. Na afloop van de huurperiode komt het vastgoedobject ‘terug’ bij Team Vastgoed. Het Team hanteert de beslisboom en komt tot de slotsom dat het pand geen beleidsdoel meer dient en dat er ook geen nieuw doel te formuleren is waardoor het wel aan een beleidsdoel of strategisch doel zou beantwoorden. Het pand wordt daarom door het college in de verkoopportefeuille geplaatst. Omdat het gebouw volledig is aangepast op de wijkontmoetingsfunctie, is het op dit moment niet goed verkoopbaar. Er zijn ook geen middelen beschikbaar om het direct geschikt te maken voor de verkoop en dus wordt besloten het object tijdelijk te verhuren om leegstand te voorkomen. Omdat de accommodatiemanager toevallig deze week nog even heeft bijgepraat met een economisch beleidsmedewerker van Team RED, weet hij dat er een geïnteresseerde partij is die nog een ruimte zoekt voor een broedplaatsfunctie. De accommodatiemanager gaat aan de slag met Team Vastgoed en de geïnteresseerde partij om te zien wat mogelijk is, rekening houdend met de voorwaarden van de verkoopportefeuillestrategie. Hij plant voor de volgende week meteen ook maar een overleg met Team Maatschappelijke Zaken. Je moet het ijzer tenslotte smeden als het heet is!

Bijlage VI: Begrippenlijst

In onderstaande tabel wordt van een aantal begrippen uit dit stuk een korte beschrijving gegeven.

(Maatschappelijke) accommodaties

Publiek-maatschappelijke gebouwen (maatschappelijk vastgoed), niet alleen gemeentelijk bezit, dat ingezet wordt ter ondersteuning (veelal huisvesting) van de uitvoering van vastgesteld (sectoraal) beleid.

Accommodatiebeleid

Accommodatiebeleid geeft aan hoe wij omgaan met accommodaties en bepaalt de wijze waarop wij dat vastgoed inzetten ter ondersteuning (meestal huisvesting) van de uitvoering van vastgesteld beleid.

Beleidsondersteunende functie

Functie (activiteit/bezigheid) die bijdraagt aan de uitvoering van ons vastgesteld beleid (zoals ontmoetingsfuncties in de buurt)

Beleidsportefeuille

Eén van de drie deelportefeuilles waarin vastgoed is ondergebracht dat het beleid ondersteunt (accommodaties), vastgoed dat behoort tot ons monumentaal erfgoed en vastgoed ten behoeve van de gemeentelijke dienstverlening.

Centralisatie

Beheer en exploitatie van het vastgoed (vastgoedmanagement) op een logische wijze binnen één organisatorische eenheid brengen

Herpositioneren

Activiteit van het vastgoedmanagement als uitkomst van de Plan Do Check Act cyclus: vastgoedobjecten worden bij herpositionering in een andere deelportefeuille (met andere aanpak en strategie) geplaatst.

Kostprijsdekkende huur

Huurprijs waarin de integrale kosten van verhuur (economische activiteit) worden doorberekend

Strategische portefeuille

Eén van de drie deelportefeuilles waarin vastgoed is ondergebracht dat wij om strategische redenen in ons bezit hebben (anders dan een ‘kernportefeuille’, die elders ook wel strategische portefeuille wordt genoemd), bijvoorbeeld voor (toekomstige) ruimtelijke ontwikkelingen, bijdrage aan positieve portefeuille-exploitatie en objecten (niet gronden) die in de toekomst bestemd zijn voor de grondexploitatie.

Vastgoed

Opstallen en de daarbij behorende ondergrond

Vastgoedbeleid

Geeft aan hoe wij omgaan met ons vastgoed en bepaalt waarom wij vastgoed in eigendom hebben, waarom en hoe we vastgoed aankopen, afstoten, verhuren, onderhouden en verduurzamen. Dit is een dynamisch gegeven waarbij op integrale wijze gestreefd wordt naar effectiviteit en efficiëntie bij de inzet van gebouwen. Onderwijshuisvesting heeft daarbij een bijzondere positie.

Vastgoedportefeuille

Het geheel aan objecten in eigendom van de gemeente Zutphen

Verkoopportefeuille

Eén van de drie deelportefeuilles waarin vastgoed is ondergebracht dat niet (meer) bijdraagt aan het realiseren van beleidsdoelen en/of strategische doelen en waarvoor ook geen nieuw doel in het vooruitzicht ligt

VBZ

‘Vastgoedbestendig Zutphen’ (dit document) waarin visie en beleid op vastgoed en accommodaties zijn opgenomen

Geldende tekst uit de Centrale Voorziening Decentrale Regelgeving (CVDR, open data van de overheid). Raadpleeg lokaleregelgeving.overheid.nl voor de officiële versie. Dit is geen juridisch advies.