Verordening Auditcommissie gemeente Zundert

Artikel 2

In feite is dit de omschrijving van het Engelse “auditing”, maar dan toegespitst op de financiële en controlerende, duale rol van de gemeenteraad.

Artikel 3, lid 2

Intern beheersingssysteem

1Bespreekt samen met de accountant en de adviseur(s) genoemd in art. 5 de reikwijdte en kwaliteit van de administratieve organisatie en interne beheersing voor de verslaggeving en de naleving van wet- en regelgeving.

2Beoordeelt het proces van de gemeente voor het vaststellen van risico’s en invloeden van bevestigde en niet-bevestigde rechtszaken en claims en van niet-naleving van wet- en regelgeving.

Artikel 3, leden 3 en 4

Verslaggeving

1Bespreekt met de externe accountant en de adviseur(s) de bevindingen van de accountant zoals verwoord in de boardletter en verlag van bevindingen.

2Monitort de opvolging, die het college hieraan geeft ter verbetering van de beheersmaatregelen op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid.

3Beoordeelt samen met de wethouder Financiën en de externe accountant, na voltooiing van zijn controle, de kwaliteit van de verslaglegging;

4De beoordeling omvat het jaarverslag van de gemeente en de jaarrekening met toelichting. Het gaat om de jaarrekening zoals deze is vereist volgens de algemeen aanvaarde grondslagen voor verslaggeving, inclusief:

•Belangrijke transacties, die normaal geen deel uitmaken van de bedrijfsvoering van de gemeente;

•Keuze van en eventuele wijzigingen in de waarderingsgrondslagen van de gemeente gedurende het jaar;

•Belangrijke aanpassingen, die het college of de externe accountant voorstellen;

•Discussiepunten tussen de externe accountant en het college over zaken, die van belang kunnen zijn voor de jaarrekening van de gemeente of de accountantsverklaring;

•Moeilijkheden bij de uitvoering van de accountantscontrole;

•Belangrijke zaken die zijn besproken tussen de accountant en het college voordat de controleopdracht van de accountant is verlengd.

Artikel 3, lid 5

Accountantscontrole

1Beoordeelt voorafgaande aan de start van de jaarlijkse accountantscontrole, de reikwijdte en algehele omvang van het onderzoek dat de externe accountant plant, inclusief zijn opdrachtbevestiging. Het controlebudget van de accountant komt hij overeen met het college en wordt jaarlijks samengevat, zodat de auditcommissie dit kan beoordelen. De beoordeling strekt zich uit over de mening van de externe accountant over de factoren, die hij bij het vaststellen van de reikwijdte in overweging nam. Dit zijn:

•Risicokenmerken van de organisatie:

•Externe rapporteringvereisten;

•De kwaliteit van de interne beheersingsmaatregelen voor de verslaggeving en de naleving van wet- en regelgeving;

•De mate van betrokkenheid van de interne accountant of controleur bij de accountantscontrole;

•Andere zaken die bij de accountantscontrole betrokken moeten worden.

2Adviseert de gemeenteraad over de omvang van geplande adviesdiensten, die de externe accountant verleent. Dit doet zij in het licht van de objectiviteit en onafhankelijkheid die nodig is tijdens de accountantscontrole.

3Evalueert de samenwerking die de externe accountant heeft ondervonden tijdens zijn accountantscontrole, inclusief zijn toegang tot alle aangevraagde documenten, gegevens en informatie.

4Bespreekt met de externe accountant de kwaliteit van het financiële en verslaggevingsproces van de gemeente. Ook bespreekt zij aanbevelingen, die de externe accountant mogelijk heeft. Onderwerpen die tijdens deze bespreking aan de orde kunnen komen zijn verbetering van de interne beheersingsmaatregelen, beheersingsmaatregelen voor de naleving van wet- en regelgeving, de keuze van waarderingsgrondslagen en management rapportagesystemen.

5Beoordeelt schriftelijke antwoorden van het college op managementletter van de interne accountant of controleur en bespreekt met de accountant en de adviseurs genoemd in art. 5 de voortgang van de invoering van aanbevelingen en verbeteringsplannen van het voorgaande jaar.

6Beoordeelt samen met de externe accountant en de adviseur(s) genoemd in art. 5 gevallen waar het management second opinions heeft gekregen van andere accountants, bijvoorbeeld over waarderingsgrondslagen.

Artikel 5

Met 5 leden, waarvan 1 technisch voorzitter, nemen vier raad- en/of burgerleden (bij voorkeur 2 uit coalitie- en 2 uit de oppositiepartijen) deel aan de beraadslagingen. Zie ook de toelichting bij artikel 7, lid 4.

Artikel 7, lid 4

Voor het effectief en doelmatig leiden van een vergadering is het niet verstandig om “2 petten op te hebben”; voorzitten en tegelijk een inhoudelijke bijdrage leveren. Dat geeft rolconflicten. Daarom is gekozen voor een technisch voorzitter. Overigens heeft die wel een inhoudelijke inbreng, maar dan meer aan de voorkant bij het samenstellen van de agenda en voorbereiden van de agendapunten samen met de secretaris.

Artikel 8, lid 1

De hoeveelheid vergaderingen is gebonden aan de producten in de P&C Planning. In ieder geval komt de commissie zes maal bijeen voor adviezen over de drie bestuursrapportages, de voorjaarsnota, de begroting en de jaarstukken.