Aanhef
De raad van de gemeente Zundert;
gelezen het voorstel van de werkgeverscommissie d.d. 23-04-2020;
gehoord het advies van De Ronde d.d. 29-04-2020;
gelet op de betreffende bepalingen in de Gemeentewet, het Burgerlijk wetboek en de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren.
besluit:
1Vaststellen van de (gewijzigde) “Verordening werkgeverscommissie Zundert 2020, waarmee de werkgeversbevoegdheden van de gemeenteraad zijn gedelegeerd aan de werkgeverscommissie met uitzondering van de bevoegdheid tot het aangaan en beëindigen van de arbeidsovereenkomst met de griffier. En gelijktijdig de oude “verordening werkgeverscommissie 2018in te trekken”.
2Vaststellen van de (gewijzigde) “Instructie voor de griffier 2020” onder gelijktijdige intrekking van de oude “Instructie griffier 2016”.
3In te stemmen met het concept-volmacht, waarmee burgemeester de werkgeverscommissie respectievelijk de raadsgriffier de volmacht verleent om de arbeidsovereenkomsten met de raadsgriffier, respectievelijk de overige griffiemedewerkers te ondertekenen.
De Instructie griffier Zundert 2020
Artikel 1: begripsbepalingen
1Griffier: de functionaris, zoals bedoeld in artikel 107 Gemeentewet
2Griffie: de afdeling, die raads- en burgerleden ondersteunt bij de uitoefening van het raadswerk.
3RvO: het Reglement van orde van de raad met de spelregels voor De Ronde en raadsvergadering.
4De Ronde: de voormalige raadscommissies.
5Presidium: fractievoorzitters o.l.v. burgemeester met griffier als secretaris en gemeentesecretaris als adviseur als bedoeld in artikel 2 van het RvO.
6Termijnagenda: plannings-, agenderings- en sturingsdocument als bedoeld in het Regelement van Orde.
Artikel 2: algemene taken op basis van de HR21-normfunctie Griffier I
1Advisering raad
a) initieert, volgt en evalueert bestuurlijke ontwikkelingen en vertaalt deze in initiatieven, uitvoeringsplannen en voorstellen.
b) bevordert en draagt zorg voor de ontwikkeling en invoering van beleids- en beheersinstrumenten.
c) adviseert over en draagt zorg voor de ontwikkeling en uitvoering van het communicatiebeleid.
d) stuurt en adviseert de raad over strategische/tactisch processen en vraagstukken op het gebied van bestuur en organisatie en begeleidt onderzoeken.
e) draagt zorg voor de integrale toetsing van de aan raad en De Ronde voorgelegde adviezen.
2Ontwikkeling
a) ondersteunt de raad bij de totstandkoming van de termijnagenda en de invulling van de beleid- en beheercyclus.
b) draagt zorg voor de ontwikkeling en invoering van procedures en werkprocessen.
c) bevordert en bewaakt de professionele facilitering en invulling van de rollen van de raad.
d) bevordert en bewaakt de kwaliteit van de politieke besluitvormingsprocessen en doet verbetervoorstellen.
3Procesmanagement
a) stuurt, bewaakt en ondersteunt bij de afdoening/naleving van afspraken en toezeggingen.
b) draagt zorg voor de voorbereiding, ondersteuning en afhandeling van vergaderingen.
c) verzorgt en bewaakt de afstemming tussen gemeenteraad, college en ambtelijke organisatie.
d) voert de regie bij interactieve processen met inwoners, bedrijven, verenigingen en instellingen.
4Netwerken
a) ontwikkelt en onderhoudt relatienetwerken.
b) initieert en bevordert samenwerking met (externe) organisaties/partijen.
c) beheert contracten met partijen/belanghebbenden.
d) creëert draagvlak voor beleid.
5Management
a) draagt zorg voor het management van de griffie.
b) draagt zorg voor de inzet van mensen en middelen ter realisatie van producten en diensten.
c) draagt zorg voor de totstandkoming van resultaatgerichte afspraken met medewerkers en het monitoren en bijsturen van de prestaties.
d) draagt zorg voor de deskundigheidsbevordering en innovatie van de organisatie.
Artikel 3: specifieke taken
1De griffier ondersteunt inwoners, bedrijven, instellingen en verenigingen, die gebruik wensen te maken van de mogelijkheden tot burgerbetrokkenheid.
2De griffier toetst de door het college aangeleverde raadsmededelingen, agendaverzoeken en raadsvoorstellen aan de door de raad vastgestelde spelregels. Eventuele aanvullingen en aanpassingen vinden in overleg met de directie en/of portefeuillehouder(s) plaats.
3Voor aangelegenheden rondom verbonden partijen zoekt de griffier afstemming met collega-griffiers.
4De griffier draagt als budgethouder namens de gemeenteraad zorg voor het beheer van de budgetten die aan de griffie en de raad zijn toebedeeld.
5De griffier stelt jaarlijks een jaarverslag en griffiewerkplan op, inclusief een activiteitenoverzicht.
6De griffier draagt zorg voor een goede invulling van de medezeggenschap binnen de griffie.
7De griffier doet de ingekomen stukken en e-mails aan de raad af op basis van de afgesproken regels.
8De griffier staat de burgemeester als voorzitter van de gemeenteraad terzijde.
Artikel 4: mandaat griffier
1De griffier oefent het werkgeverschap uit ten aanzien van de griffiemedewerkers. Het nemen van rechtspositionele besluiten wordt vooraf afgestemd met de werkgeverscommissie.
2Ten aanzien van de lokale regelingen voor arbeidsvoorwaarden, die niet zijn geregeld in de landelijk geldende cao, worden de bepalingen gevolgd zoals die voor de gemeentelijke organisatie zijn vastgelegd in het Personeelshandboek.
3Het fiatteren van alle uitgaven en inkomsten als bedoeld in artikel 3, lid 4.
4Tekeningsbevoegdheid van arbeidsovereenkomsten is wettelijk voorbehouden aan de burgemeester. Die bevoegdheid is met volmacht van de burgemeester overgegaan naar de griffier ten aanzien van de overige griffiemedewerkers.
5Over de in dit artikel genomen besluiten informeert de griffier de werkgeverscommissie in elk geval één keer per jaar.
6Voorts verstrekt de griffier desgevraagd alle informatie aan de raad, zo de werkgeverscommissie dit bepaalt, over de uitoefening van zijn mandaat.
Artikel 5: afstemming met burgemeester en directie
1De griffier bevordert actief - in overleg met burgemeester en directie - een goede samenwerking tussen raad, college, ambtelijke organisatie en de griffie.
2De griffier voert regelmatig overleg met burgemeester en directie over ontwikkelingen t.a.v. de bestuurlijke organisatie, over voortgang m.b.t. de termijnagenda en over aangelegenheden in het bestuurlijk verkeer tussen gemeenteraad en college.
3De griffier voert regelmatig overleg met de burgemeester over aangelegenheden die de gemeenteraad, het presidium of de griffie betreffen.
4De griffier overlegt regelmatig met de directie over:
a.zaken die het verkeer tussen college raad en tussen ambtelijke organisatie en griffie betreffen;
b.het verloop en de kwaliteit van de bestuurlijke en ambtelijke procesvoering;
c.organisatorische aangelegenheden, waaronder de dienstverlening aan raad en griffie en personeelsbeleid;
d.over de wijze waarop ambtelijke bijstand en ondersteuning wordt verleend aan raadsleden en fracties.
e.zaken die aan de orde zijn in het verkeer tussen Ondernemingsraad en de WOR-bestuurder.
Artikel 6: De Ronde
1De griffier draagt zorg voor een juiste agendering van de onderwerpen in De Ronde.
2De planning in de termijnagenda is leidend voor de agendering in De Ronde.
3College is bestuurlijk verantwoordelijk voor voldoende vulling en actualisatie van termijnagenda.
4De griffier vult termijnagenda aan met onderwerpen vanuit de raad, presidium en griffie.
5Elk kwartaal komt termijnagenda aan de orde in het presidium voor afstemming met het college.
Artikel 7: onderzoek
1De griffier draagt zorg voor ondersteuning van de rekenkamerfunctie (artikel 81oa Gemeentewet).
2De griffier draagt zorg voor de ondersteuning van een onderzoekscommissie, die de gemeenteraad kan instellen op grond van artikel 155a Gemeentewet.
3De griffier draagt zorg voor ondersteuning van door raadsleden gewenste onderzoeken, anders dan bedoeld in artikel 155a Gemeentewet.
Artikel 8: werkgeverscommissie
1Een delegatie uit de raad, die namens raad de werkgeversrol voor griffier invult als bedoeld in artikel 5 van het Reglement van Orde van de gemeenteraad.
2In de werkgeverscommissie hebben raadsleden zitting. Zij kiezen uit hun midden een voorzitter.
3De burgemeester is als adviseur verbonden aan de werkgeverscommissie.
4De omvang en kwaliteit van de dienstverlening door de griffie wordt tussen werkgeverscommissie en de griffier overeengekomen en wordt jaarlijks vastgesteld door de raad in het griffiejaarplan.
5Alle rechtspositiebesluiten met uitzondering van de arbeidsovereenkomsten als bedoeld in artikel 4, lid 7 over de griffie worden vastgesteld door de werkgeverscommissie en ondertekend door de voorzitter en de griffier.
Artikel 9: verantwoording
1De griffier legt verantwoording af over de dienstverlening van de griffie aan de werkgeverscommissie.
Artikel 10: afwezigheid
1Ingeval kortstondige afwezigheid is, wordt de griffier tijdelijk vervangen door de 1e dan wel 2e locogriffier.
2Ingeval diens afwezigheid langer gaat duren, neemt de werkgeverscommissie eerst een besluit over de ontstane situatie.
Artikel 11: slotbepalingen
1In gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier overleg met de werkgeverscommissie.
2Indien tussen de werkgeverscommissie en de griffier geen overeenstemming wordt bereikt als bedoeld in artikel 9, lid 4 beslist de raad.
Artikel 12: inwerkingtreding
1Dit besluit treedt in werking met ingang van 1 januari 2020.
2Gelijktijdig met de inwerkingtreding van deze instructie vervalt "de Instructie griffier 2016”.
3Deze instructie kan worden aangehaald als "Instructie griffier 2020".