Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen
Artikel 1 Taakstelling
1De commissie heeft tot taak de aanbeveling tot benoeming en herbenoeming van de burgemeester voor te bereiden.
2De commissie voert klankbordgesprekken met de burgemeester.
Artikel 2 Samenstelling commissie
1De commissie bestaat uit de fractievoorzitters van de groeperingen die hebben deelgenomen aan de laatstgehouden verkiezingen voor de leden van de raad en als zodanig zijn geregistreerd overeenkomstig artikel G3 van de Kieswet. Een fractie kan bepalen een ander raadslid voor te dragen als lid van de commissie.
Wanneer de fractie geen ander lid dan de fractievoorzitter voordraagt en er tussentijds een wijziging plaats vindt in het fractievoorzitterschap wordt opnieuw kenbaar gemaakt vanuit de betrokken fractie wie lid zal zijn van de vertrouwenscommissie.
2De commissie wijst uit haar midden een voorzitter aan.
3De commissie kent geen plaatsvervangende leden.
4Het lidmaatschap van de commissie eindigt zodra het lid eindigt lid te zijn van de raad.
Artikel 3 Ambtelijke ondersteuning
1De raadsgriffier is secretaris van de commissie en geeft uit dien hoofde ambtelijke ondersteuning aan de commissie.
2Een door de raadsgriffier aan te wijzen medewerker van de griffie is plaatsvervangend secretaris van de commissie.
3De commissie kan bepalen dat de gemeentesecretaris ter aanvullende ambtelijke ondersteuning aan de commissie wordt toegevoegd. Deze kan worden uitgenodigd voor de vergaderingen van de commissie.
4De secretaris, plaatsvervangend secretaris en gemeentesecretaris zijn geen lid van de commissie en hebben geen stemrecht.
Artikel 4 Adviseur
1De commissie kan een wethouder als adviseur toevoegen aan de commissie.
2De adviseur kan worden uitgenodigd voor de vergaderingen van de commissie. Artikel 5, tweede lid, is van overeenkomstige toepassing.
3De adviseur is geen lid van de commissie, heeft geen stemrecht en kent geen plaatsvervanger.
Artikel 5 Vergaderingen
1De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of ten minste drie leden dit noodzakelijk acht(en). De commissie vergadert slechts indien meer dan de helft van het aantal leden aanwezig is.
2De voorzitter bepaalt de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering. De voorzitter roept de volgende personen schriftelijk tot de vergadering op:
a.de leden van de commissie;
b.de sollicitanten naar het ambt van burgemeester, elk voor zover met de betreffende sollicitant een gesprek plaats heeft;
c.de burgemeester, voor zover met hem een gesprek plaats heeft;
d.de ambtelijke ondersteuning en adviseur(s), voor zover de commissie dat nodig acht.
3De in het tweede lid bedoelde oproeping geschiedt ten minste vierentwintig uur voorafgaand aan de vergadering. Indien bijzondere omstandigheden een spoedige bijeenkomst van de commissie vergen, kan van de in de eerste volzin van dit lid bedoelde termijn worden afgeweken.
Artikel 6 Stemming
1De commissie besluit over de vaststelling van een conceptaanbeveling bij meerderheid van stemmen, waarbij elk lid één stem heeft.
2Indien de stemmen staken, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden de verschillende meningen in het in artikel 7 bedoelde verslag opgenomen.
Artikel 7 Verslag
1De commissie brengt over haar werkzaamheden ter voorbereiding op het doen van een aanbeveling schriftelijk een verslag van bevindingen uit aan de raad en aan de commissaris van de Koning.
2Het verslag van bevindingen dat de commissie uitbrengt aan de raad en de commissaris van de Koning bevat in ieder geval:
a.een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht;
b.een conceptaanbeveling met een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie.
Artikel 8 Geheimhouding
1Op alle informatie van de commissie rust volgens de wet de verplichting tot geheimhouding, die van toepassing is op een ieder die kennis heeft van de informatie.
2De vergaderingen van de commissie zijn volgens de wet besloten. De voorzitter van de commissie wijst in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht.
3Stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van “geheim” door de voorzitter en de secretaris ondertekend en verstuurd. Stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van “geheim” gezonden aan de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering. De secretaris ziet erop toe dat de vertrouwelijkheid in deze procesgang wordt gegarandeerd.
4Aan degenen die geen lid, (plaatsvervangend) secretaris, gemeentesecretaris of adviseur zijn van de commissie wordt volgens de wet geen informatie verstrekt over de inhoud van de stukken of wat in de vergadering of in het gesprek is besproken.
5De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.
6De geheimhoudingsplicht blijft volgens de wet ook in het geval de commissie wordt ontbonden van kracht.
Artikel 9 Archivering
1De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat na afronding van de benoeming en de herbenoeming alle archiefbescheiden onverwijld in een envelop worden verzegeld en gerubriceerd als "geheim", en worden geplaatst in de daartoe aangewezen archiefruimte.
2De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat na afronding van de klankbordgesprekken alle archiefbescheiden onverwijld in een envelop worden verzegeld en gerubriceerd als "geheim", en worden geplaatst in de daartoe aangewezen archiefruimte.
3De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat in het belang van een zorgvuldige overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet 1995, een verklaring van overbrenging, als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995, wordt opgesteld voor archiefbescheiden waarvoor de wettelijke termijn verstreken is. In deze verklaring wordt melding gemaakt van het besluit tot toepassing van artikel 15, eerste lid, onderdeel sub a, van de Archiefwet 1995 en de daarin gestelde beperkingen aan de openbaarheid, tot de archiefbescheiden 75 jaar oud zijn.
Hoofdstuk 2 Bepalingen inzake de benoeming
Artikel 10 Informatie over en gesprek met sollicitant
De secretaris nodigt namens de voorzitter sollicitanten uit voor een gesprek met de commissie. De commissie treft daarbij de voorzieningen die nodig zijn ter bescherming van de privacy van de sollicitant. De gesprekken met en de oordeels vorming over de sollicitanten vinden plaats in aanwezigheid van en door de leden van de vertrouwenscommissie. Elk overleg met derden, in welke vorm dan ook, is uitgesloten.
Artikel 11 Bijzondere bepalingen inzake verslaglegging
Het in artikel 7 bedoelde verslag van bevindingen wordt in ieder geval vergezeld van de conceptaanbeveling van twee personen.
Artikel 12 Voortgang commissie
De commissie wordt ingesteld voor de gehele raadsperiode, na de gemeentelijke verkiezingen wordt de samenstelling van de commissie opnieuw vastgesteld door de raad.
Hoofdstuk 3 Bepalingen inzake de herbenoeming
Artikel 13 Informatie over en gesprek met de burgemeester
1De commissie maakt vooraf aan de burgemeester, de raad en de commissaris van de Koning kenbaar op basis van welke informatiebronnen zij zich een oordeel zal vormen over het functioneren van de burgemeester. Daarbij baseert zij zich in ieder geval op de profielschets en de wettelijke taken van de burgemeester.
2Alvorens haar verslag van bevindingen aan de raad, de commissaris van de Koning en de burgemeester te zenden, bespreekt de commissie dit met de burgemeester. Van dit gesprek wordt een verslag gemaakt dat bij het verslag van bevindingen wordt gevoegd.
Artikel 14 Bijzondere bepalingen inzake verslaglegging
1Het in artikel 7 bedoelde verslag van bevindingen wordt in ieder geval vergezeld van een conceptaanbeveling inzake de herbenoeming.
2Indien ter zake van het functioneren van de burgemeester afspraken zijn gemaakt tussen de commissie en de burgemeester, worden deze expliciet in het verslag van bevindingen vermeld.
Artikel 15 Voortgang commissie
De commissie wordt doorlopend ingesteld. Aan het begin van de raadsperiode wordt er na de verkiezingen door de griffie een instellingsbesluit voorbereid en aan de fractievoorzitters toegestuurd, om in de eerste reguliere raadsvergadering te behandelen.
Hoofdstuk 4 Bepalingen inzake de klankbordgesprekken
Artikel 16 Aantal
1De commissie houdt jaarlijks met de burgemeester een klankbordgesprek over diens functioneren.
2Indien de commissie dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maakt, houdt de commissie, tussentijds een klankbordgesprek.
Artikel 17 Voorbereiding en inhoud
1De commissie maakt voorafgaand aan de klankbordgesprekken aan de burgemeester kenbaar bij wie zij informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester.
2De commissie beschouwt het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de hand van de profielschets en aan de wettelijke taken van de burgemeester. Tevens betrekt de commissie hierbij het verslag van en de afspraken uit het vorige klankbordgesprek.
3Het gesprek wordt ook gebruikt om wederzijdse wensen voor de toekomst kenbaar te maken, om eerder gemaakte afspraken te evalueren, en te spreken over het functioneren van de raad en de ontwikkelingen van de gemeente
Artikel 18 Bijzondere bepalingen inzake het verslag
1Alvorens het verslag vast te stellen, krijgt de burgemeester de gelegenheid te reageren op het concept.
2Het verslag wordt getekend door de burgemeester en de voorzitter namens de commissie.
3Raadsleden kunnen het verslag inzien. Het verslag wordt niet openbaar gemaakt. Een afschrift van het verslag wordt gezonden aan de commissaris van de Koning.
Artikel 19 Geheimhouding
1Op alle informatie betreffende de klankbordgesprekken door de commissie rust volgens de wet de verplichting tot geheimhouding, die van toepassing is op een ieder die kennis heeft van de informatie.
2De voorzitter van de commissie wijst in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht betreffende de klankbordgesprekken.
3Stukken inzake de klankbordgesprekken worden onder vermelding van “geheim” door de plaatsvervangend voorzitter en de secretaris ondertekend en verstuurd. Stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van “geheim” gezonden aan de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering. De secretaris ziet erop toe dat de vertrouwelijkheid in deze procesgang wordt gegarandeerd.
4De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.
Hoofdstuk 5 Slotbepalingen
Artikel 20 Onvoorziene gevallen
In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie.
Artikel 21 Intrekking
De Verordening vertrouwenscommissie klankbordgesprekken burgemeester Zuidplas 2023 wordt ingetrokken.
Artikel 22 Inwerkingtreding
Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na vaststelling.
Toelichting
Hoofdstuk 1: Algemene bepalingen
Artikel 1: Taakstelling
Dit artikel bepaalt de taken van de vertrouwenscommissie: het voorbereiden van aanbevelingen voor de (her)benoeming van de burgemeester en het voeren van klankbordgesprekken. Dit zorgt voor een gestructureerde aanpak van deze taken.
Artikel 2: Samenstelling commissie
De commissie bestaat uit de voorzitters van de fracties, die deel hebben genomen aan de verkiezingen voor de raad, of een ander raadslid uit betreffende fractie. Verlies van het raadslidmaatschap betekent automatisch het einde van het lidmaatschap van de commissie. Tijdelijke of definitieve vervanging, dan wel wijziging van de commissie tijdens de procedure tot benoeming/herbenoeming is vanwege het bijzondere karakter van de procedure, waarin geheimhouding centraal staat ongewenst en niet mogelijk. De voorzitter wordt gekozen uit de leden van de commissie en is lid van de commissie.
Artikel 3: Ambtelijke ondersteuning
De raadsgriffier fungeert als secretaris en voorziet de commissie van ondersteuning, een door de griffier wijst een lid van de griffie aan als plaatsvervangend griffier. De gemeentesecretaris, kunnen aanvullend ondersteuning bieden als adviseur.
Artikel 4: Adviseur
Een wethouder kan als adviseur worden toegevoegd aan de commissie, maar heeft geen stemrecht om de neutraliteit van de besluitvorming te waarborgen.
Artikel 5: Vergaderingen
De voorzitter organiseert vergaderingen en waarborgt een quorum. Tijdige en correcte oproeping is essentieel voor een gestructureerde bespreking.
Artikel 6: Stemming
Besluiten worden genomen met meerderheid van stemmen. Bij gelijke stemmen wordt de beslissing uitgesteld en opgenomen in het verslag. Wanneer een minderheid zich niet kan vinden in de uitkomst, dan wordt dat in het verslag tot uitdrukking gebracht.
Artikel 7: Verslag
De commissie brengt verslag uit over haar werkzaamheden, met inbegrip van een conceptaanbeveling, om transparantie in het proces te garanderen.
Artikel 8: Geheimhouding
De geheimhoudingsplicht omvat alle informatie, niets uitgezonderd: hetgeen tijdens de vergadering is gewisseld, de stukken (de in artikel 7 bedoelde verslagen inbegrepen) en alle andere informatie die langs welke weg ook de commissie bereikt. De geheimhoudingsplicht strekt zich uit tot de leden van de commissie, alsmede tot degenen die ambtelijke ondersteuning verlenen en, indien van toepassing, de adviseur. Vanwege de gevoeligheid van de informatie, alsmede vanwege de mogelijke strafrechtelijke consequenties van de schending van deze plicht, wordt aan het begin van de vergadering door voorzitter van de vergadering op de geheimhoudingsplicht gewezen.
Artikel 9: Archivering
Alle documenten worden na afronding van de werkzaamheden zorgvuldig gearchiveerd en gemarkeerd als "geheim" om de vertrouwelijkheid te behouden.
Hoofdstuk 2: Bepalingen inzake de benoeming
Artikel 10: Informatie en gesprek met sollicitanten
De commissie waarborgt de privacy van sollicitanten en voert gesprekken uitsluitend binnen de vertrouwenscommissie.
Artikel 11: Bijzondere bepalingen verslaglegging
De aanbeveling aan de raad wordt vergezeld van een conceptaanbeveling van twee personen om meerdere perspectieven te waarborgen.
Artikel 12: Voortgang commissie
De commissie wordt ingesteld voor de raadsperiode en opnieuw samengesteld na verkiezingen, waardoor continuïteit is gewaarborgd.
Hoofdstuk 3: Bepalingen inzake de herbenoeming
Artikel 13: Informatie en gesprek met burgemeester
De commissie gebruikt relevante informatiebronnen en bespreekt het conceptverslag vooraf met de burgemeester, wat transparantie bevordert.
Artikel 14: Bijzondere bepalingen verslaglegging
Het verslag vermeldt expliciete afspraken over het functioneren van de burgemeester, wat helpt bij evaluatie en opvolging.
Artikel 15: Ontbinding
De commissie wordt opnieuw ingesteld na elke verkiezing om een duidelijke procedure te garanderen.
Hoofdstuk 4: Bepalingen inzake de klankbordgesprekken
Artikel 16: Aantal
Minimaal jaarlijks vindt een klankbordgesprek plaats. Extra gesprekken kunnen op verzoek worden gehouden om flexibiliteit te bieden.
Artikel 17: Voorbereiding en inhoud
De commissie maakt voorafgaand duidelijk wie wordt geraadpleegd, zodat gesprekken goed voorbereid en relevant zijn.
Artikel 18: Bijzondere bepalingen verslag
Het verslag wordt besproken met de burgemeester en ondertekend, wat zorgt voor instemming en accuraatheid.
Artikel 19: Geheimhouding klankbordgesprekken
De geheimhouding wordt benadrukt en omvat alle informatie en documenten om het vertrouwelijke karakter te waarborgen.
Hoofdstuk 5: Slotbepalingen
Artikel 20: Onvoorziene gevallen
De commissie beslist over situaties waarin de verordening niet voorziet.
Artikel 21: Intrekking
De oude verordening uit 2023 wordt ingetrokken en vervangen door de nieuwe verordening.
Artikel 22: Inwerkingtreding
De verordening treedt in werking de dag na vaststelling.