Regeling gegevensverstrekking Basisregistratie Personen Zuidplas 2021

Algemeen

Sinds 1 januari 2010 zijn alle overheidsorganen, waaronder de gemeenten en haar organisatieonderdelen, verplicht om bij de verwerking van persoonsgegevens, de basisgegevens uit de Gemeentelijke Basisadministratie (GBA) te betrekken. Burgers hoeven sindsdien ook niet meer de bij de basisregistratie bekende gegevens opnieuw te verstrekken bij contact met de overheid.

Wetgeving

Met ingang van 6 januari 2014 is het wettelijk kader voor de GBA door dat van de Wet Basisregistratie Personen (Wet BRP) vervangen. De Wet BRP is per 25 mei 2018 vervangen door Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit heeft tot gevolg dat het bestaande privacy kader is aangepast aan de nieuwe wet. Onder de GBA diende het gemeentebestuur bij of krachtens verordening kaders te stellen voor het gebruik van GBA-gegevens binnen de eigen organisatie en de verstrekking van gegevens aan bepaalde derden. Op grond van de Wet BRP is het verplicht kaders te stellen voor het verstrekken van gegevens aan derden.

De wetgever laat het aan het inzicht van het gemeentebestuur over, om dit al dan niet voor het intern gebruik van gegevens uit de basisregistratie te doen. Informatievoorziening, waaronder persoonsinformatie, heeft zich ontwikkeld tot een volwaardig bedrijfsmiddel, waarvan de gemeentelijke dienstverlening en bedrijfsvoering volledig afhankelijk zijn geworden. Vanuit dat belang, is het noodzakelijk dat het gemeentebestuur meer in het algemeen kaders stelt voor beleid, organisatie en beheer van de informatievoorziening, waarvan de persoonsinformatievoorziening deel uitmaakt.

De regeling voorziet de verstrekking van gegevens uit de BRP aan de organen van de gemeente Zuidplas. Deze regeling voorziet daarnaast in de aanwijzing van door derden verrichte werkzaamheden met een gewichtig maatschappelijk belang voor de Gemeente Zuidplas en van de categorieën van derden die dergelijke werkzaamheden verrichten ten behoeve waarvan gegevens uit de basisregistratie kunnen worden verstrekt. Daarmee voldoet de gemeente Zuidplas aan de vereisten zoals gesteld in de Wet BRP.

De gemeenteraad heeft besloten de regeling van verstrekkingen aan derden en aan organen van de Gemeente Zuidplas over te laten aan het college van burgemeester en wethouders. De regeling van de verstrekkingen aan derden heeft de raad gedelegeerd aan burgemeester en wethouders op grond van zijn bevoegdheid genoemd in artikel 156 Gemeentewet.

De verstrekkingen moeten geschieden met inachtneming van het autorisatiebesluit gemeente Zuidplas van 19 september 2019 die is opgesteld door de minister van Binnenlandse Zaken. Indien er meer gegevens nodig zijn voor de uitoefening van de werkzaamheden kan de privacybeheerder BRP bepalen dat er meer gegevens ingezien mogen worden. De applicatiebeheerder heeft een lijst waarop vermeld staat welke gegevens uit de BRP, per functionaris, mag worden ingezien.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1. Verstrekking aan een orgaan van de gemeente.

De minister van BZK verstrekt de gemeente voor de uitvoering van haar taken, gegevens van personen die wel in de BRP zijn ingeschreven, maar niet in de Gemeente Zuidplas woonachtig zijn. Deze systematische verstrekking van gegevens aan de gemeente is gebaseerd op een autorisatiebesluit van de minister van BZK voor de gemeente Zuidplas op grond van artikel 3.2 Wet BRP.

Zolang de Wet BRP door de Gemeente Zuidplas wordt uitgevoerd met behulp van systemen die gebruikt werden tijdens de Wet GBA, is er geen sprake van systematische verstrekking van persoonsgegevens door de minister van BZK, met betrekking tot de eigen inwoners. De gemeente Zuidplas heeft in dat geval zelf beschikking over de persoonsgegevens van haar eigen inwoners.

Voor het gebruik van gegevens van personen die in de BRP zijn ingeschreven, maar niet in de gemeente Zuidplas woonachtig zijn, dient de gemeente Zuidplas het autorisatiebesluit van de minister van Binnenlandse Zaken in acht te nemen.

De verstrekking aan de DDS geschiedt ook conform dit autorisatiebesluit. DDS staat voor Key2Datadistributie. Deze applicatie draagt zorg voor de distributie van persoonsgegevens naar aangesloten gemeentelijke vakapplicaties zodat deze werken met authentieke en actuele persoonsgegevens.

Organen van de Gemeente Zuidplas mogen alleen gebruik maken van de DDS zoals vermeld in het autorisatiebesluit.

Met dit artikel wordt het college de bevoegdheid gegeven om gegevens uit de BRP te verstrekken aan gemeentelijke organen. Het wordt aan het college overgelaten om te bepalen welke gegevens uit de BRP, over welke personen en voor welke taken, de verschillende gemeentelijke organen/teams/medewerkers verstrekt krijgen. Het college verstrekt de gegevens vervolgens zelf, al dan niet systematisch, met dien verstande dat slechts gegevens worden verstrekt die noodzakelijk zijn voor de goede vervulling van de taak van de betreffende organen (zie artikel 3.8, tweede lid, van de Wet BRP.

Artikel 2. Gegevensverstrekking aan derden

Derden die werkzaamheden verrichten met gewichtig maatschappelijk belang

De wetgever heeft de toegang tot gegevens uit de BRP aan een groot aantal derden al deels voorzien in de Wet BRP. Desondanks kan er sprake zijn van een lokale situatie die het gemeenschappelijk belang dient, waarin de wetgever niet heeft voorzien. In gevallen waarbij sprake is van gemeentelijke werkzaamheden die gelijktijdig het gemeentebelang en het maatschappelijk belang dienen, is de gemeenteraad bevoegd autorisaties aan nader te bepalen categorieën van derden te verlenen, voor het raadplegen van gegevens van inwoners van de gemeente Zuidplas.

De verantwoordelijkheid voor de bepaling hiervan is door de gemeenteraad gedelegeerd aan burgemeester en wethouders op grond van artikel 156 Gemeentewet.

Voor de aanwijzing van de werkzaamheden dienen burgemeester en wethouders een aantal criteria als uitgangspunt te nemen. Het moet hierbij gaan om werkzaamheden:

-die samenhangen met een overheidstaak;

-gericht zijn op het in stand houden van voorzieningen voor burgers waarbij sprake is van overheidsverantwoordelijkheid;

-waarbij, gelet op overheidsverantwoordelijkheid, ondersteuning daarvan door gegevensverstrekking uit de BRP gerechtvaardigd is.

Derden met schriftelijke toestemming

Naast de toegestane verstrekking van gegevens aan derden, die werkzaamheden met een gemeentelijk en maatschappelijk belang uitvoeren, mogen gegevens ook verstrekt worden aan derden, die voorafgaand schriftelijke toestemming hebben verkregen van de persoon waar gegevens over worden opgevraagd.

Beperkte gegevensverstrekking

Op grond van artikel 3.9, lid 4 van de Wet BRP kan de verstrekking van gegevens uitsluitend betrekking hebben op algemene gegevens. Dit betreft de volgende gegevens: de naam, het geslacht, de geslachtsnaam van de echtgenoot/geregistreerd partner, de eerdere echtgenoot of geregistreerd partner, het al dan niet gebruiken van de geslachtsnaam van de echtgenoot/geregistreerd partner of de eerdere echtgenoot/geregistreerd partner, het adres, de bijhoudingsgemeente, de geboortedatum en de datum van overlijden.

Artikel 4. Inwerkingtreding en citeertitel

De Regeling gegevensverstrekking basisregistratie personen (BRP) Zuidplas 2021 treedt in werking met ingang van de eerste dag na die van de bekendmaking onder gelijktijdige intrekking van de regeling gegevensverstrekking basisregistratie personen Zuidplas 2019.

Bijlage 1 en Bijlage 2 behorende bij artikel 1 van de Regeling gegevensverstrekking Basisregistratie Personen Zuidplas 2021 bevat een opgave van de organisatieonderdelen en de taken die deze uitvoeren waarvoor gegevens uit de BRP kunnen worden verstrekt.

De medewerkers van de onderstaande organisatieonderdelen van de gemeente Zuidplas hebben rechtstreekse toegang tot de BRP van de gemeente Zuidplas. De applicatiebeheerder BRP heeft een overzicht van alle profielen met de daarbij behorende gegevens die ter inzage zijn.

Afdeling

Wettelijke taak

Gegevensset

Basisregistratie

Cluster KCC en Cluster Kwaliteit & Proces – BRP

Wet BRP, Verordening gegevensverstrekking, reglement basisregistratie personen en aanwijsbesluit gegevensverstrekking, Kieswet

Besluit Burgerlijke Stand, Burgerlijk Wetboek, Nationaliteitswetgeving

Wet op lijkbezorging, Wet justitiële documentatie, Vreemdelingenwet, Paspoortwet en regelgeving rijbewijzen, Belastingwetgeving, gemeentelijk belastingverordening,

Gevonden voorwerpen.

Alle gegevens van de persoonslijst en de verwijsgegevens.

Aantal functies binnen de teams hebben voor de uitvoering van de taken niet alle gegevens nodig, Deze hebben beperkte inzage.

De applicatiebeheerder

BRP houdt hiervan een overzicht bij.

Cluster informatievoorziening en ondersteuning

-Secretariaat

Lokale taak t.b.v. Felicitaties van de burgemeester (Felicitaties via brief of persoonlijk bezoek)

Jubilea overzichten: 40, 50, 60, 65, 70 en 75 jarige

huwelijken en personen die in het lopende jaar 100 worden en voor Koninklijke onderscheidingen.

Profiel:

Spon

Cluster financiën

–Boekhouding

–Belastingen

Waardering onroerende zaken

Afvalstoffenheffing

Gemeentelijke belastingen

Profiel:

Fin2 WOZ

Fin1 gemeentelijke belastingen

Cluster ruimtelijk beleid

-Wonen

Cluster buitendienst

-Begraven

Huisvesting

Wet op de lijkbezorging/

Administratie begraafplaats

Profiel:

VR1 VROM

Spon

Cluster uitvoering samenleving en veiligheid

-Veiligheid

Rampenbestrijding en opsporingsambtenaren

Profiel:

Profiel VH1

Cluster uitvoering samenleving en veiligheid

-APV

Winkeltijden

Drank & Horecabedrijf

Kansspelen

Vergunningen / ontheffingen/ Meldingen / kennisgevingen op grond van de algemene plaatselijke verordening

Profiel:

VH2 t/m VH5

Cluster uitvoering samenleving en veiligheid

-Het gemeentelijke toegangsteam (administratie en kwaliteit)

-2 wmo consulenten tot 1-1-22

Uitvoeren van controles n.a.v. de adviezen van Stichting ZO, zoals verblijfstitel, aantal ingeschreven i.v.m. Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo), Jeugdwet en bij bijzondere opneming in psychiatrische ziekenhuizen.

Woonhistorie i.v.m. aanvraag woonurgentie.

Profiel:

MO1

MO2

Cluster uitvoering samenleving en veiligheid

-Leerplicht

Leerplicht

Profiel:

MO3

ODMH

Draagt bij aan een veilige duurzame leefomgeving. Voert handhavingstaken voor gemeente Zuidplas uit.

Profiel:

VH4

Voor medewerkers van de volgende organisatieonderdelen van de gemeente Zuidplas worden op aanvraag selecties gemaakt uit de basisregistratie personen (BRP) van de gemeente Zuidplas.

Organisatieonderdeel

Waarvoor

Gegevensset

Cluster informatievoorziening en ondersteuning

-Secretariaat

Lokale taak t.b.v. Felicitaties van de burgemeester (Felicitaties via brief of persoonlijk bezoek)

Jubilea overzichten: 40, 50, 60, 65, 70 en 75 jarige

huwelijken en personen die in het lopende jaar 100 worden en Koninklijke onderscheidingen.

Beperkt, op verzoek selectie

Cluster uitvoering samenleving en veiligheid

Boekstart, stimuleringsprogramma om het lezen bij jonge kinderen te stimuleren

Beperkt, op verzoek selectie

Cluster Communicatie FAZA, HR, JZ & Inkoop

-Communicatie

Burgerparticipatie / inzet en bevragen van inwonerspanel en jongerenadviesraad

Beperkt, op verzoek alleen naam en adresgegevens,

binnen een bepaalde selectie zoals bijvoorbeeld leeftijd / wijken etc. is ook mogelijk.

Voor verstrekkingen aan de Key2datadistributie (DDS) wordt aangesloten bij het autorisatiebesluit van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK autorisatiebesluit) https://publicaties.rvig.nl/Besluiten_en_modelautorisaties/Besluiten/BRP_besluiten. Gegevens die verstrekt worden aan DDS worden alleen verstrekt ingevolge artikel 3, 5 en 6 van dit besluit en alleen de gegevens die genoemd worden in de bijlagen 2 tot en met 24b van het besluit mogen op grond van de taken behorende bij de bijlagen worden verstrekt aan de afnemer via de DDS.

NB:

Bij de Clusters KCC en Kwaliteit & Proces heeft niet iedereen dezelfde inzage zoals vermeld is het BZK autorisatiebesluit. De informatiebeheerder BAG houdt een overzicht bij van alle afnemers.

Cluster uitvoering samenleving en veiligheid, team veiligheid heeft een uitbreiding van “verblijfplaats en bewoning”.

(Verstrekking blijft achterwege indien de betrokkene op grond van en met inachtneming van artikel 3.21 Wet BRP verzocht heeft om geheimhouding).

Gewichtig maatschappelijk belang

Categorie derde

Bevorderen van culturele en maatschappelijke

vaardigheden inwoners. Tegengaan

analfabetisme

Bibliotheken

Terugvinden van nabestaanden i.v.m.

begraven en cremeren van inwoners van de

gemeente

Niet gemeentelijke crematoria en begraafplaatsen

Bevorderen cultuur en behoud van cultureel

erfgoed

Cultuurorganisaties die een subsidie van de gemeente ontvangen

Ondersteunen van organisaties in de

gemeente die goede doelen voor de inwoners

nastreven

Fonds verwervende organisaties met erkenning van het CBF

Taken op het terrein van de gezondheidszorg

of de maatschappelijke dienstverlening

Instellingen of organisaties ten behoeve van:

-maatschappelijke dienstverlening;

-algemene en geestelijke gezondheidszorg;

-kinderopvang;

-jeugdwelzijnswerk;

-ouderenzorg;

-gehandicaptenzorg;

-werkvoorziening

-reclassering/verslavingszorg

-ouderenadviseur

-organisatie mantelzorgdag

Instellingen gelieerd aan de gemeente die werkzaam zijn op het gebied van het sociaal domein:

-Stichting Zo!:

Het College van B&W van de gemeente Zuidplas heeft per 1 juli 2021 mandaten verleend aan Stichting ZO! betreffende de uitvoering van diverse taken. Voor de uitvoering van deze taken verwerkt stichting ZO! persoonsgegevens.

Sociaal - Juridische zorgverlening

Instellingen die werkzaamheden verrichten op het terrein van sociaal – juridische dienstverlening

Schuldhulpverlening

Schuldhulpverleningsinstanties, kredietbank (privaatrechtelijk, bijvoorbeeld een stichting).

Bevorderen inburgering

Niet-gemeentelijke inburgeringbureaus

Migrantenhulp

Migrantenorganisaties in de gemeente

Onderlinge hulp patiënten

Patiëntenverenigingen

Bevorderen van sportgezondheid

Sportverenigingen en organisaties

Bevorderen van de zelfredzaamheid

Thuiszorgorganisaties

Maatschappelijke of filantropische doelen

Instellingen, verenigingen en stichtingen op het gebied van maatschappelijke of filantropische doelen (b.v. Rode Kruis)

Bevordering vrouwenwelzijn

Vrouwenorganisaties

Eerlijke verdeling van sociale woonruimte en

tegengaan woonfraude en illegale bewoning.

Woningcorporaties

Patiëntenzorg, het verlenen van medische

zorg en innen van rekeningen i.v.m. de

verleende zorg

Ziekenhuizen

Uitvoering geven aan een verdrag of een

besluit van een volkenrechtelijke organisatie

dat in de verstrekking van gegevens voorziet

Een overheidsorgaan van, dan wel een persoon of organisatie gevestigd in een land buiten de Europese Unie

Het dienen van een Nederlands publiek

belang

Een overheidsorgaan van, dan wel een persoon of organisatie gevestigd in een land binnen de Europese Unie

Buitenlandse Rechtspersonen voor bijvoorbeeld sociale zekerheid

Overheidsorganen van de Caribische landen (Aruba, Curaçao en Sint Maarten) en het Caribisch deel van Nederland (Bonaire, Sint Eustatius en Saba)

Internationaal vervoer van lijken (juiste tenaamstelling voor het vervoer naar land van

herkomst)

Uitvaartorganisaties die belast zijn met internationaal vervoer van lijken.