Aanhef
De raad van de gemeente Zoeterwoude;
gelezen het voorstel van het presidium van 5 april 2023;
Overwegende dat:
•Het wenselijk is dat de burgemeester in het kader van een zorgvuldig personeelsbeleid er recht op heeft dat minimaal vier keer tijdens zijn ambtsperiode in een tweezijdig gesprek met de raad besproken wordt hoe de samenwerking verloopt tussen hem en de raad;
•Het ook wenselijk is dit recht in een verordening vast te leggen;
Gelezen de “Handreiking burgemeesters: benoeming, herbenoeming, klankbordgesprekken en afscheid” van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties d.d. december 2020;
Gelet op de artikelen 61A, 84, 108, 147 en 149 van de Gemeentewet;
BESLUIT
De navolgende Verordening klankbordgesprekken burgemeester gemeente Zoeterwoude 2023 vast te stellen.
Artikel 1 Begripsbepalingen
In deze verordening wordt verstaan onder:
a.Raad: de gemeenteraad van Zoeterwoude;
b.Gesprekken: klankbordgesprekken tussen raad en burgemeester;
c.Klankbordgroep: de klankbordgroep die is samengesteld uit leden van de raad die namens de raad aan de gesprekken deelneemt;
d.Commissaris: commissaris van de Koning in de provincie Zuid-Holland.
Artikel 2 Algemene bepalingen
1De raad stelt aan het begin van een nieuwe raadsperiode een klankbordgroep in die jaarlijks gesprekken voert.
2Indien de klankbordgroep dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maakt, wordt tussentijds een gesprek gevoerd.
3De verslagen van de gesprekken in een bepaalde ambtsperiode wegen mee bij het oordeel over een herbenoeming van de burgemeester.
Artikel 3 Samenstelling klankbordgroep
1De klankbordgroep bestaat uit de fractievoorzitters van de politieke partijen vertegenwoordigd in de raad.
2De klankbordgroep kent geen vervangende leden.
3De klankbordgroep laat zich informeren door de overige raadsleden.
4De klankbordgroep kan zich laten informeren door wethouder(s) en gemeentesecretaris.
Artikel 4 Ambtelijke ondersteuning
1De klankbordgroep laat zich bijstaan door de griffier. Bij afwezigheid van de griffier wordt deze vervangen door zijn plaatsvervanger.
2De griffier is secretaris van de klankbordgroep.
Artikel 5 Procedure en tijdschema
1De griffier agendeert en organiseert de gesprekken.
2De reguliere gesprekken worden gevoerd tenminste drie weken voorafgaand aan de gesprekken die de commissaris met de burgemeester heeft.
3De griffier onderhoudt de contacten met het kabinet van de commissaris.
4Indien de klankbordgroep dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maakt, houdt de klankbordgroep tussentijds een klankbordgesprek met de burgemeester.
5In het eerste jaar na benoeming van een nieuwe burgemeester vindt tevens en 100-dagengesprek plaats.
Artikel 6 De voorzitter van de klankbordgroep
1De klankbordgroep kiest uit haar midden een voorzitter.
2De voorzitter leidt de gesprekken.
3De voorzitter treedt, voor zover nodig, op als contactpersoon en als woordvoerder naar buiten.
4De klankbordgroep kan zich laten bijstaan door een externe gespreksleider. In dat geval is het tweede lid niet van toepassing.
5Bij afwezigheid van de voorzitter worden diens taken waargenomen door een door de klankbordgroep uit haar midden aan te wijzen plaatsvervanger.
Artikel 7 Voorbereiding gesprek
1De leden van de klankbordgroep en de burgemeester krijgen voorafgaand aan het gesprek de gelegenheid om, voor zover van toepassing, het voorgaand verslag in te zien.
2De leden van de klankbordgroep en de burgemeester krijgen voorafgaand aan het gesprek de gelegenheid om bespreekpunten aan te leveren.
3Uiterlijk twee weken voor het gesprek ontvangen de leden van de klankbordgroep en de burgemeester namens de voorzitter een schriftelijke uitnodiging. In de uitnodiging worden in ieder geval de plaats, het tijdstip, de agenda en de bespreekpunten vermeld.
4Betrokkenen die niet in staat zijn een gesprek bij te wonen, delen dit tijdig aan de griffier mee.
5Bij verhindering van twee of meer leden van de klankbordgroep zorgt de griffier voor een nieuwe afspraak.
Artikel 8 Geheimhouding
1De vergaderingen van de klankbordgroep zijn besloten. Alle stukken van de klankbordgroep zijn geheim op grond van artikel 5.1 van de Wet open overheid. Dit wordt op de stukken vermeld.
2De klankbordgroep legt bij gesprekken in elk gesprek, met toepassing van artikel 5.1 van de Wet open overheid, geheimhouding op over de inhoud van de stukken en het behandelde tijdens het gesprek. De (fungerend) voorzitter van de klankbordgroep ziet er op toe dat hieraan wordt voldaan.
3De geheimhoudingsplicht brengt onder meer mee dat aan anderen, niet zijnde raadsleden, geen inzage in, of informatie omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde in het gesprek wordt verstrekt.
4De klankbordgroep treft, met inachtneming van artikel 11 van deze verordening, een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van documenten, voeren van de correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.
5De klankbordgroep en de gemeenteraad kunnen de geheimhouding waartoe het tweede lid van dit artikel verplicht, niet opheffen.
6De geheimhoudingsplicht blijft na uittreding uit of ontbinding van de klankbordgroep van kracht.
7Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de griffier, op de eventuele externe gespreksleider zoals bedoeld in artikel 6, vierde lid, op betrokkenen en op de personen bij wie overeenkomstig artikel 9, tweede lid van deze verordening informatie is ingewonnen.
Artikel 9 Het gesprek
1Gesprekken vinden plaats in beslotenheid.
2Tijdens het gesprek hebben zowel de leden van de klankbordgroep als de burgemeester de mogelijkheid hun mening over en ervaringen met de geagendeerde bespreekpunten toe te lichten.
3De klankbordgroep maakt vooraf kenbaar aan de burgemeester bij wie zij informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester. De klankbordgroep en de burgemeester stellen in onderling overleg de agenda voor het gesprek vast.
4Het gesprek is wederkerig. Zowel het functioneren van de burgemeester als het functioneren van de gemeenteraad zijn onderwerp van gesprek. De klankbordgroep toetst het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de profielschets, de wettelijke taken van de burgemeester alsmede de andere aan de burgemeester toebedeelde taken. Tevens wordt getoetst aan het verslag van, en de afspraken uit, het vorige gesprek.
5In het laatste gesprek voor de start van de herbenoemingsprocedure geeft de klankbordgroep de burgemeester desgewenst een indicatie of herbenoeming op dat moment naar verwachting al dan niet op obstakels zal stuiten.
Artikel 10 Verslaglegging
1Van het gesprek wordt door de griffier een verslag opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt. Het verslag wordt voor raadsleden onder geheimhouding ter inzage gelegd bij de griffier.
2Het verslag wordt door de klankbordgroep en de burgemeester middels ondertekening vastgesteld.
3Het verslag bevat de feitelijke gegevens van tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek. Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene.
4Een afschrift van het verslag van het gesprek wordt ter beschikking gesteld aan de burgemeester en de commissaris van de Koning.
Artikel 11 Archivering
1De griffier draagt zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder een afschrift van het vastgestelde (gespreks)verslag.
2Archivering gebeurt conform de eisen die de Archiefwet hieraan stelt.
3Na het aftreden van de burgemeester worden alle stukken die betrekking hebben op het functioneren van de burgemeester door de griffier vernietigd.
Artikel 12 Onvoorziene gevallen
In de gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de klankbordgroep.
Artikel 13 Citeertitel en inwerkingtreding
1Deze verordening wordt aangehaald als Verordening klankbordgesprekken burgemeester gemeente Zoeterwoude 2023.
2Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking.