Regeling Melding Vermoeden Integriteitsschending, misstand en onregelmatigheid Zoeterwoude 2024

Artikel 1 Begripsbepalingen

1In deze regeling wordt verstaan onder:

a.ambtsmisdrijf: een bijzondere vorm van een integriteitschending. Het gaat hierbij om een misdrijf dat:

-specifiek voor ambtenaren strafbaar is, of

-waarop een hogere straf staat als een ambtenaar het pleegt met gebruikmaking van door het werk verkregen macht, gelegenheid of middelen.

b.betrokkene: diegene waar het onderzoek bij een vermoedelijke integriteitschending, misstand of onregelmatigheid zich op richt of zich mogelijk op gaat richten.

c.college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zoeterwoude.

d.deelnemende organisatie: de gemeente Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest, Zoeterwoude, of het samenwerkingsverband Holland Rijnland.

e.extern meldpunt: een bevoegde autoriteit voor het melden van een misstand niet zijnde het regionaal meldpunt.

f.integriteitscoördinator: de functionaris verantwoordelijk voor de ontwikkeling, afstemming en coördinatie van het regionale integriteitsbeleid en beheerder van het regionale meldpunt.

g.integriteitsschending: handeling van een werknemer of een organisatieonderdeel die niet overeenkomt met de toepasselijke waarden, normen en regels. Deze waarden, normen en regels zijn vastgelegd in de gedragscode van de gemeente.

h.melder: de werknemer die een vermoeden van een integriteitsschending, misstand of onregelmatigheid meldt volgens hoofdstuk 2 en/of 3 van deze regeling.

i.melding: de melding van een vermoeden van een integriteitsschending, misstand of onregelmatigheid door de melder.

j.misstand: een handeling die in strijd is met de Europese wetten of regelgeving of die waarbij het maatschappelijk belang in het geding is. Dat kan zijn in de volgende situaties:

i.er is sprake van een overtreding van de wet

ii.er is gevaar voor de volksgezondheid

iii.er is gevaar voor de veiligheid van personen

iv.er is gevaar voor de aantasting van het milieu

v.er is gevaar voor het goed functioneren van de organisatie als gevolg van onbehoorlijk handelen of nalaten.

k.onregelmatigheid: fouten in uitvoering, structuren, processen of procedures binnen de organisatie die zo ernstig zijn dat ze de verantwoordelijkheid van de direct leidinggevende overstijgen.

l.proportionaliteit: het beginsel dat de lasten van de onderzoeksmethode voor betrokkene niet disproportioneel zwaar mogen zijn in vergelijking met het onderzoeksbelang.

m.regionaal meldpunt: het meldpunt waar een werknemer van een deelnemende organisatie een melding kan doen.

n.subsidiariteit: het beginsel dat bij een onderzoek het minst ingrijpende middel gebruikt wordt om een (onderzoeks)doel te bereiken.

o.vermoeden van een integriteitsschending, misstand of onregelmatigheid: het vermoeden van een melder dat er sprake is van een integriteitsschending, misstand of onregelmatigheid. Deze vindt plaats in de organisatie waarin hij werkt of heeft gewerkt. Deze kan ook plaatsvinden bij een andere organisatie als hij door zijn werkzaamheden met die organisatie in aanraking is gekomen.

p.vertrouwenspersoon Integriteit (VPI): de functionaris die als zodanig benoemd wordt binnen de gemeente.

q.werknemer: een ieder die een werkrelatie heeft (gehad) met de gemeente. Dit betekent een ieder die werkzaam is of is geweest bij de gemeente op grond van een arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht, maar ook sollicitanten, ZZP’ers, vrijwilligers en leveranciers.

2Voor de toepassing van deze regeling wordt degene die anders dan op basis van een ambtelijke aanstelling of een arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht werkzaam is binnen de gemeente Zoeterwoude gelijkgesteld met een werknemer als bedoeld in het eerste lid, onder q.

Artikel 2 Melding integriteitsschending, misstand of onregelmatigheid

1Bij het regionaal Meldpunt Integriteit (meldpuntintegriteit@leidse-regio.nl) kunnen alle werknemers van de deelnemende organisaties een melding doen. De melder hoeft het vermoeden niet te kunnen bewijzen. Een redelijk onderbouwd vermoeden is voldoende voor het doen van een melding.

2Het Meldpunt Integriteit wordt beheerd door de integriteitscoördinator. Deze handelt onafhankelijk, vertrouwelijk en professioneel bij de ontvangst en het onderzoek van de meldingen.

3De integriteitscoördinator legt verantwoording af aan de gemeentesecretaris (van de gemeente waar de meldingen zijn gedaan) over de meldingen die zijn gedaan bij het Meldpunt Integriteit.

Artikel 3 Bescherming van de melder

1Degene die betrokken is bij de behandeling van een melding maakt de identiteit van de melder niet bekend zonder diens instemming. Betrokkenen zijn in ieder geval de leidinggevende, de VPI en de integriteitscoördinator.

2De werknemer zal als gevolg van de melding geen nadelige gevolgen ondervinden voor zijn rechtspositie. Dit geldt ook voor degenen die de melder hebben bijgestaan bij de melding zoals de VPI en betrokken collega’s.

3Nadelige gevolgen zijn in ieder geval:

a.ongevraagd ontslag of schorsing;

b.het niet verlengen van een aanstelling voor bepaalde tijd;

c.het niet omzetten van een aanstelling voor bepaalde tijd in een vaste aanstelling;

d.een niet vrijwillige benoeming in een andere functie;

e.het treffen van disciplinaire maatregelen;

f.het niet geven van salarisverhoging, incidentele beloning of toekenning van vergoedingen;

g.het niet geven van promotiekansen;

h.het afwijzen van een verlofaanvraag, voor zover dit redelijkerwijs verband houdt met de door de melder gedane melding.

4De werkgever zorgt ervoor dat de melder bij de uitoefening van zijn functie ook niet op een andere manier nadelige gevolgen van de melding ondervindt.

5Een werknemer die door zijn melding nadelige gevolgen ondervindt, heeft recht op juridische bijstand. De werkgever betaalt de kosten van deze juridische bijstand.

6De werknemer die vindt dat hij is of wordt benadeeld als gevolg van een melding van een vermoeden van een misstand, kan ook het Huis voor Klokkenluiders verzoeken hier een onderzoek naar te doen.

Artikel 4 Verplichting tot het doen van een melding

1Iedere werknemer van de gemeente heeft de verantwoordelijkheid melding te doen bij het vermoeden van een integriteitschending, misstand of onregelmatigheid.

2Een ambtenaar is wettelijk verplicht om aangifte te doen als hij door zijn werk weet dat iemand een ambtsmisdrijf heeft gepleegd (artikel 162 van het Wetboek van Strafvordering). Vanwege deze aangifteplicht is een ambtenaar ook verplicht om een (vermoedelijk) ambtsmisdrijf als integriteitschending te melden.

Artikel 5 Melding bij het regionaal meldpunt

1De integriteitscoördinator is verantwoordelijk voor de afhandeling van de meldingen gedaan bij het meldpunt.

2De integriteitscoördinator heeft tot taak een melding te onderzoeken en de gemeentesecretaris daarover te adviseren.

3De werknemer kan een melding op de volgende manieren doen:

a.via een leidinggevende; meldingen van integriteitsschendingen, misstanden of onregelmatigheden die zijn gedaan bij leidinggevenden bespreekt de leidinggevende met de integriteitscoördinator.

b.bij de integriteitscoördinator persoonlijk, telefonisch of via het email adres meldpuntintegriteit@leidse-regio.nl.

Artikel 6 Rol vertrouwenspersoon Integriteit bij meldingen

Een melder kan zich op ieder moment laten bijstaan door een vertrouwenspersoon Integriteit voor advies over het vermoeden van de integriteitsschending, misstand of onregelmatigheid. Ook kan een vertrouwenspersoon een eerste contact leggen met de integriteitscoördinator bij het doen van een melding.

Artikel 7 Ontvangst melding door de integriteitscoördinator

1De integriteitscoördinator registreert iedere interne melding. Deze registratie bevat het gemelde vermoeden van een integriteitsschending, een misstand of onregelmatigheid en de datum waarop de melder het vermoeden heeft gemeld.

2De integriteitscoördinator beoordeelt elke melding zorgvuldig op de vraag of er sprake is van een concreet vermoeden van een integriteitsschending, misstand of onregelmatigheid. Vervolgens bepaalt hij welke vervolgstappen passend zijn. Wat passend is, hangt onder andere af van de aard, ernst en onderzoekbaarheid van de melding. Ook de omstandigheden en het doel van de melder kunnen een rol spelen.

Artikel 8 Kennisgeving verloop melding

De integriteitscoördinator informeert de melder op verschillende momenten over voortgang in de behandeling van de melding:

1Binnen zeven dagen nadat de werknemer de melding heeft gedaan bij het regionale meldpunt stuurt hij een bevestiging van ontvangst naar de melder.

2Binnen drie maanden informeert hij melder op hoofdlijnen over het vervolg van de melding. Dit geldt alleen als deze informatie een zorgvuldige afdoening niet in de weg staat.

3Na afloop van het onderzoek laat hij melder weten of er een integriteitsschending, misstand of onregelmatigheid is vastgesteld. Melder krijgt geen informatie over de betrokkene(n).

Artikel 9 Wijze van totstandkoming van het onderzoek

1De integriteitscoördinator beoordeelt of de melding onderzoekswaardig is. Een melding is onderzoekswaardig als:

a.de melding als een vermoedelijke integriteitschending, misstand of onregelmatigheid wordt aangemerkt en derhalve onder de competentie van het meldpunt valt;

b.de melding gebaseerd is op redelijke gronden;

c.de melding voldoende betrouwbaar en concreet is;

d.er voldoende mogelijkheden zijn om de melding te onderzoeken en deze niet buitenproportioneel zijn.

2Als de melding onderzoekswaardig is, legt de integriteitscoördinator dit voor aan de gemeentesecretaris met een voorstel voor het vervolg. De gemeentesecretaris besluit al dan niet tot het instellen van een feitenonderzoek.

3Bij een melding over ongewenste omgangsvormen speelt de wens van de melder mee in de afweging tot het instellen van een onderzoek.

Artikel 10 Keuze voor onderzoekers

1De integriteitscoördinator doet een voorstel voor de inzet van onderzoeker(s). In veel gevallen voert de integriteitscoördinator zelf het onderzoek uit.

2In sommige gevallen kan de integriteitscoördinator niet het onderzoek zelf uitvoeren. Dit kan zijn als hij niet onafhankelijk is of bij onvoldoende capaciteit van de integriteitscoördinator. Ook kan het zijn dat de onderzoeksvraag te complex is. Als de integriteitscoördinator het onderzoek niet zelf kan uitvoeren doet hij een voorstel aan de gemeentesecretaris om het onderzoek door een ander te laten uitvoeren . Dat kan zijn het inhuren van een extern onderzoeksbureau zodat er sprake is van onafhankelijkheid, vertrouwelijkheid en professionaliteit.

Artikel 11 Schorsing van betrokkene

In overleg met leidinggevende en HR adviseur kan de gemeentesecretaris besluiten betrokkene voor de duur van het onderzoek te schorsen.

Artikel 12 Onderzoeksmethodiek

1Het onderzoek vindt zorgvuldig plaats. Dit houdt in dat de onderzoeker alle belangen weegt. Het gaat hierbij om de belangen van betrokkene, slachtoffer, getuigen, het onderzoek en de organisatie. Daarbij zijn de beginselen van subsidiariteit en proportionaliteit van toepassing.

2Tijdens het onderzoek kunnen verschillende onderzoekshandelingen nodig zijn, zoals:

a.het voeren van gesprekken met melder.

b.het voeren van gesprekken met slachtoffer en betrokkene (in het kader van hoor en wederhoor).

c.het voeren van gesprekken met getuigen of andere personen.

d.het raadplegen van e-mail, verkregen WhatsApp berichten of andere communicatie.

e.het raadplegen van diverse openbare bronnen (internet, social media, etc.).

f.het doen van onderzoek naar computer, mobiele telefoon.

g.het raadplegen van personeelsdossiers of personeelsgegevens.

h.het raadplegen van beveiligingscamera beelden.

3De integriteitscoördinator maakt een verslag van gevoerde gesprekken. De geïnterviewde mag correcties voorstellen in het verslag. De geïnterviewde tekent het verslag voor akkoord of voor gezien.

4Geïnterviewden in het onderzoek hebben het recht om een raadsman mee te nemen naar het gesprek.

5Betrokkene is verplicht mee te werken aan het onderzoek. De medewerking houdt in dat de betrokkene verplicht is juiste informatie te verschaffen ten behoeve van het onderzoek.

Artikel 13 Wederhoor en rapportage

1Na afronding van het feitenonderzoek leggen de onderzoeker(s) alle onderzoeksbevindingen en (een samenvatting van de) gespreksverslagen vast in een onderzoeksrapport. In het onderzoeksrapport verantwoordt de onderzoeker hoe de informatie is verkregen en getoetst aan relevante wet- en regelgeving.

2Het onderzoeksrapport geeft antwoord op de vraag of er een integriteitsschending heeft plaats gevonden. Het doet geen aanbevelingen over disciplinaire maatregelen.

3De onderzoeker maakt de identiteit van de melder en/of slachtoffer niet bekend zonder schriftelijke toestemming van melder en/of slachtoffer.

4De onderzoeker kan het gehele onderzoeksrapport of delen ervan anonimiseren als het belang van de melder en/of slachtoffer of getuigen hierom vraagt.

5De betrokkene heeft recht op de uitkomst van het onderzoek. Deze krijgt hij mondeling of schriftelijk.

6Als het onderzoek leidt tot de conclusie dat een schending van de integriteitsregels heeft plaatsgevonden, heeft de betrokkene recht op een kopie van het onderzoeksrapport. In het kader van wederhoor kan hij zijn opvatting geven over de feiten en omstandigheden over de hem verweten gedragingen. In het definitieve onderzoeksrapport staat de opvatting van betrokkene.

Artikel 14 Besluitvorming over het onderzoeksrapport

1De integriteitscoördinator stuurt het definitieve onderzoeksrapport naar de gemeentesecretaris. Deze bepaalt in overleg met leidinggevende en HR adviseur welke disciplinaire maatregelen er genomen worden.

2Bij de besluitvorming betrekt de gemeentesecretaris:

a.de ernst van de gedraging.

b.of de verweten gedraging de betrokkene is aan te rekenen.

c.of de betrokkene de ontoelaatbaarheid van zijn gedraging inziet.

Artikel 15 Melding van een misstand bij een externe meldpunt

1Afhankelijk van de aard van de melding kan de melder zijn vermoeden van een misstand doen bij één van de bevoegde externe autoriteiten:

a.de Autoriteit Consument en Markt (ACM);

b.de Autoriteit Financiële Markten (AFM);

c.de Autoriteit Persoonsgegevens (AP);

d.De Nederlandsche Bank N.V. (DNB);

e.het Huis voor Klokkenluiders (HvK);

f.de Inspectie Gezondheidszorg en jeugd (ICJ);

g.de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa);

h.de Autoriteit Nucleaire Veiligheid en Stralingsbescherming (ANVS).

2De melder hoeft de melding van een misstand niet eerst intern te doen. De melder kan altijd contact opnemen met het Huis voor Klokkenluiders voor advies over melden of het meldtraject. Ook kan de melder het Huis verzoeken om bejegeningsonderzoek te doen.

Artikel 16 Intrekking en Inwerkingtreding

1Deze regeling wordt aangehaald als Regeling Melding Vermoeden Integriteitsschending, misstand en onregelmatigheid Zoeterwoude 2024

2De regeling Melding vermoeden misstand (BW nr. 19.0642) van Zoeterwoude wordt ingetrokken op het moment van inwerkingtreding van de nieuwe regeling.

3Deze regeling treedt in werking op 4 februari 2025.