Aanhef
De raad van de gemeente Zoetermeer;
Besluit
1De verordening Seniorenconvent 2012 in te trekken.
2De verordening Seniorenconvent 2021 vast te stellen.
3De verordening Seniorenconvent 2021 in te laten gaan per 16 maart 2022.
Over dit besluit geen referendum mogelijk te maken omdat het een organisatorische aangelegenheid van de raad betreft.
Artikel 1: Begripsomschrijvingen
In deze verordening wordt verstaan onder:
a.Seniorenconvent: het door de raad ingestelde orgaan overlegplatform bestaande uit fractievoorzitters ter bespreking van zaken met een vertrouwelijk, politiek gevoelig en urgent karakter;
b.voorzitter: de voorzitter van de raad, of diens plaatsvervanger;
c.fractievoorzitter: de voorzitter van een politieke groepering uit de gemeenteraad of diens plaatsvervanger;
d.griffier: de griffier van de raad, tevens griffier van het Seniorenconvent, of diens vervanger.
e.secretaris: de gemeentesecretaris, als bedoeld in artikel 102 van de Gemeentewet
Artikel 2: Taken
1Het Seniorenconvent fungeert als overlegplatform namens de raad voor politiek gevoelige, vertrouwelijke en spoedeisende kwesties.
2Het Seniorenconvent doet aanbevelingen aan de raad inzake de organisatie en het functioneren van de raad en de raadscommissies voor zover het niet betreft de taken van het presidium.
Artikel 3: Samenstelling
1Het Seniorenconvent bestaat uit de voorzitter van de raad en de fractievoorzitters van alle in de raad vertegenwoordigde politieke groeperingen. De voorzitter van de raad is tevens voorzitter van het Seniorenconvent.
2De voorzitter kan voorstellen de secretaris uit te nodigen voor het Seniorenconvent.
3Elke fractievoorzitter kan zich bij afwezigheid laten vervangen door een ander raadslid van zijn fractie, bij voorkeur de plaatsvervangend fractievoorzitter, dan wel laten vertegenwoordigen door een andere aanwezige fractievoorzitter.
4Met uitzondering van de burgemeester is een lid van het Seniorenconvent niet tevens lid van het presidium.
5Het Seniorenconvent wordt bijgestaan door de griffier.
6Het Seniorenconvent kan zich laten bijstaan door adviseurs.
Artikel 4: Vergaderfrequentie en –plaats
1Het Seniorenconvent vergadert telkens wanneer de voorzitter of ten minste 3 leden dit wensen.
2De vergaderingen van het Seniorenconvent worden in het Stadhuis gehouden, tenzij de leden van het Seniorenconvent besluiten elders te vergaderen.
Artikel 5: Beslotenheid van vergaderingen
1De vergaderingen van het Seniorenconvent zijn besloten.
2Het Seniorenconvent kan besluiten dat een vergadering of een deel daarvan in openbaarheid plaatsvindt.
Artikel 6: Oproep
De voorzitter stuurt ten minste 5 dagen voor een bijeenkomst de leden een oproep onder vermelding van dag, tijdstip en plaats van de bijeenkomst. De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken worden uiterlijk 2 dagen voor de bijeenkomst verzonden. In spoedeisende gevallen kunnen deze termijnen worden verkort.
Artikel 7: Agenda en besluitenlijst
1Bij aanvang van de bijeenkomst stelt het Seniorenconvent de agenda vast
2De griffier draagt zorg voor het opstellen van een concept besluitenlijst van elke vergadering en stuurt dit concept binnen 5 werkdagen naar de leden van het Seniorenconvent.
3De concept besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering van het Seniorenconvent definitief vastgesteld.
4De besluitenlijst van een openbare vergadering of een openbaar deel van de vergadering van het Seniorenconvent wordt na vaststelling openbaar gemaakt.
Artikel 8: Quorum en advisering buiten de vergadering
1Een vergadering van het Seniorenconvent kan alleen doorgaan als meer dan de helft van het aantal leden of hun plaatsvervangers aanwezig is.
2Als het quorum niet aanwezig is, verzoekt de voorzitter de leden in geval van een vraag of adviesverzoek binnen 24 uur per e-mail te reageren
3Het Seniorenconvent kan ook buiten vergadering adviezen uitbrengen, mits alle leden in de gelegenheid zijn gesteld schriftelijk of per e-mail hun mening te uiten.
Artikel 9: Stemming
Alle adviezen worden uitgebracht bij gewone meerderheid van stemmen. Van minderheidsstandpunten wordt desgewenst melding gemaakt.
Artikel 10: Verantwoording
Het Seniorenconvent is voor zijn handelingen en zijn beleid verantwoording schuldig aan de raad en geeft hem alle verlangde inlichtingen.
Artikel 11: Onvoorziene omstandigheden
In gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist het Seniorenconvent op voorstel van de voorzitter.
Artikel 12: Inwerkingtreding
1Dit besluit treedt in werking op 16 maart 2022.
2Met ingang van de inwerkingtreding vervalt de verordening op het Seniorenconvent vastgesteld bij raadsbesluit 29 januari 2018.
3Over deze verordening kan geen referendum worden gehouden aangezien het een organisatorische aangelegenheid van de raad betreft.
Artikel 13: Citeertitel
Dit besluit kan worden aangehaald als ‘Verordening Seniorenconvent 2021’.