Uitvoeringsbeleid Evenementen

3.2.1 Aanmelden (vooraankondiging) evenementenkalender

Evenementen kunnen het hele jaar door georganiseerd worden, maar de meeste evenementen vinden plaats in de lente- en zomermaanden. Dit is van invloed op de beschikbare mogelijkheden per datum en locatie. Een spreiding van evenementen is daarom van belang. Niet alleen omdat evenementenlocaties schaars zijn, maar ook om eventuele overlast van evenementen op een locatie te beperken. Daarnaast moeten (regionale) hulpdiensten rekening houden met de inzet tijdens evenementen. Deze inzet is beperkt beschikbaar. Voor een duidelijk overzicht van de mogelijkheden wordt er jaarlijks een evenementenkalender opgesteld, waarvan de evenementen met een risicoaanpak op een regionale kalender worden geplaatst. Bewuste spreiding van risicovolle evenementen is daarnaast ook nodig om te voorkomen dat de samenloop van dergelijke evenementen knelpunten oplevert voor wat betreft risico´s en capaciteit bij de hulpdiensten.

Iedere evenementenorganisator van een vergunningsplichtig evenement wordt gevraagd om jaarlijks tussen 1 en 30 september het evenement (voor het daaropvolgende jaar) aan te melden bij de gemeente Zoetermeer. Dit gebeurt met een vragenformulier waarmee de belangrijkste aspecten van het voorgenomen evenement duidelijk worden. Deze aanmelding wordt getoetst op haalbaarheid. Daarnaast is het ook van belang dat – indien van toepassing – zo vroegtijdig mogelijk toestemming wordt verkregen van de eigenaar van het terrein/de locatie.

Na 1 december wordt de lokale evenementenkalender vastgesteld en gedeeld met de veiligheidsregio. Het aanmelden van een evenement voor de kalender is alleen bedoeld om zicht te krijgen op het aantal (gelijktijdige) B- en C-evenementen. Het eventuele vergunningstraject staat daar los van.

3.2.2 Aanvragen evenementenvergunning

Zodra bekend is dat voor het organiseren van een evenement een vergunning nodig is, is het van belang om op tijd de aanvraag in te dienen. Waar nodig wordt aan de organisator gevraagd om aanvullende informatie en/of documenten aan te leveren. Daarover wordt dan gecommuniceerd door de medewerker van vergunningverlening. Voor A-evenementen is de uiterlijke indieningstermijn 8 weken voorafgaand aan het evenement. Voor B-evenementen is de indieningstermijn 12 weken en voor C-evenementen 16 weken. Soms wordt er een uitzondering gemaakt van de indieningstermijn. Dit is beschreven in paragraaf 4.3 onder het kopje ‘onverwachte evenementen’.

De gemeente hanteert voor het aanvragen van een evenementenvergunning een standaard aanvraagformulier dat te vinden is op de website van de gemeente. Het aanvraagformulier wordt met behulp van DigiD of e-Herkenning door de aanvrager ingevuld en ondertekend. Het formulier is ook op aanvraag beschikbaar, via het contactformulier op de website van de gemeente.

Bij een aanvraag evenementenvergunning zijn aanvullende documenten nodig om een duidelijk beeld te krijgen van de activiteiten, de risico’s en de beheersmaatregelen van het evenement. Afhankelijk van het type evenement en het risicoprofiel, zijn de volgende documenten nodig:

-situatietekening van de locatie;

-plattegrondtekening van het evenement;

-toestemming van de eigenaar van het terrein of de locatie;

-draaiboek van het evenement;

-verkeers- en mobiliteitsplan (afhankelijk van evenement);

-geluidsrapport (afhankelijk van evenement);

-veiligheidsplan (afhankelijk van evenement).

Organisatoren die een veiligheidsplan aanleveren, kunnen alle benodigde documenten bundelen in het veiligheidsplan. Op de website van de VRH zijn diverse formats te vinden die hulp kunnen bieden bij het opstellen van de benodigde documenten. Er is bijvoorbeeld een format voor een plattegrondtekening van een evenement. In het format wordt duidelijk welke informatie en legenda minimaal in de tekening verwerkt moet worden. Deze informatie is noodzakelijk voor de adviseurs om een goede beoordeling te kunnen maken van de risico’s en adviezen om de risico’s te beperken. De formats en andere nuttige informatie over evenementen is te raadplegen via de website www.vrh.nl. De gemeente gaat in de komende beleidsperiode handige formats ook beschikbaar stellen op de gemeentelijke website. Een organisator die hulp nodig heeft bij de aanvraag of andere documenten, kan altijd terecht bij de medewerker vergunningverlening van de gemeente.

▪ Ontvankelijkheids- en volledigheidstoets

De aanvraag wordt geregistreerd en beoordeeld door een medewerker van vergunningverlening. Bij deze beoordeling wordt als eerste getoetst of de aanvraag ontvankelijk is (de ontvankelijkheidstoets). Er wordt daarbij beoordeeld of de aanvraag aan de wettelijke vereisten voldoet om in behandeling te nemen. Door gebruik te maken van het aanvraagformulier op de website www.zoetermeer.nl wordt tevens uw identiteit gecontroleerd (door middel van DigiD) en is uw aanvraag in de meeste gevallen al ontvankelijk.

Daarnaast wordt ook getoetst of de aanvraag tijdig is ingediend en volledig is (zie documenten voorgaande paragraaf). Een aanvraag die onvolledig of nog niet voldoende duidelijk is, kan niet in behandeling worden genomen. Dit kan bijvoorbeeld betekenen dat er belangrijke documenten, zoals een plattegrond of een risicoanalyse, ontbreken om te beoordelen. De organisator wordt in dit geval verzocht om de aanvraag aan te vullen. In de brief namens de burgemeester staat welke informatie of documenten aangeleverd moet worden om de aanvraag volledig te maken. De termijn om aan te vullen is maximaal twee weken. Dit heet de begunstigingstermijn. Het uitgangspunt is om het evenement te laten plaatsvinden. In de situatie dat de aanvraag niet compleet is en ook niet, na overleg, wordt aangevuld, kan de burgemeester besluiten de aanvraag niet in behandeling te nemen.

▪ Vooroverleg met de adviseurs

Voor evenementen met een hoger risicoprofiel (dit is ongeveer 20% van alle evenementen) of als er onduidelijkheden zijn in de aanvraag, kan het nodig zijn om de conceptaanvraag voor te bespreken tijdens een vooroverleg met alle adviseurs die de aanvraag beoordelen. Dit is het dienstenoverleg. Dit zijn meestal adviseurs vanuit de gemeente, politie, brandweer, GHOR en waar nodig andere professionals op het gebied van veiligheid. Het team APV en bijzondere wetten van de gemeente heeft de regie over dit overleg en plant indien nodig ruimschoot van tevoren een afspraak in met de organisator van het evenement. Dit is meestal rond de datum waarop de aanvraag evenementenvergunning ingediend moet zijn. Het is belangrijk dat de aanvraag al zo volledig mogelijk is ingevuld en wordt ingediend, zodat de adviseurs een goed beeld krijgen van het evenement en daarop advies kunnen uitbrengen.

▪ Publicatie van de aanvraag

Een aanvraag evenementenvergunning wordt online gepubliceerd op de website www.officielebekendmakingen.nl. Hiermee krijgen belanghebbenden, bijvoorbeeld omwonenden van een evenement, de kans om de aanvraag in te zien en binnen twee weken een reactie te geven. Dit heet een zienswijze. De ingediende zienswijzen worden betrokken bij het besluit om een vergunning te verlenen.

3.2.3 Evenementenvergunning

De burgemeester besluit tot het verlenen of (gedeeltelijk) weigeren van de evenementenvergunning.

Bij de beoordeling zijn alle adviezen en eventuele zienswijzen meegewogen. Aan de vergunning worden voorschriften verbonden die de organisator kent en behoort na te leven. In het volgende hoofdstuk wordt meer uitleg gegeven over de regels bij evenementen. De aanvrager ontvangt de vergunning per post en/of e-mail.

▪ Weigeringsgronden voor evenementenvergunning

Een evenementenvergunning wordt in de meeste gevallen verleend, maar kan worden geweigerd in het belang van:

a.de openbare orde;

b.de openbare veiligheid;

c.de volksgezondheid;

d.de bescherming van het milieu.

Deze (algemene) weigeringsgronden zijn opgenomen in artikel 1:8 van de Apv. Op grond van

artikel 2:13, lid 5, van de Apv wordt een evenementenvergunning ook geweigerd als de organisator van een vechtsportwedstrijd of -gala van slecht levensgedrag is.

▪ Wet Bibob (integriteitstoets)

Met behulp van de Wet Bibob (Bevordering Integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur) wordt voorkomen dat verleende vergunningen worden misbruikt voor criminele activiteiten. De organisator van het evenement, de financiering en de betrokken zakenrelaties kunnen dan uitgebreid worden gescreend. Zonder positief afgeronde Bibob-toets kan de vergunning voor een evenement niet worden verleend. De burgemeester kan zich bij de Bibob-toets onder andere laten adviseren door het RIEC (Regionaal Informatie- en Expertisecentrum) Den Haag of door het Landelijk Bureau Bibob (LBB). De gemeente heeft in beleidsregels vastgelegd in welke gevallen een Bibob-toets bij evenementen plaatsvindt. Het actuele beleid is te raadplegen via de volgende website: www.zoetermeer.nl/bibob.

▪ Bezwaar en beroep

Belanghebbenden die het niet eens zijn met het besluit om een vergunning te verlenen voor een evenement, kunnen binnen 6 weken na het verlenen van de vergunning een bezwaarschrift indienen bij de burgemeester. Bij spoed kan door de belanghebbende een voorlopige voorziening bij de rechtbank aangevraagd worden. Een juridische procedure kan tot gevolg hebben dat de burgemeester een nieuw besluit moet nemen. In zeer uitzonderlijke gevallen kan dit leiden tot weigering of gedeeltelijke weigering van de vergunning. Bezwaar en beroep is ook mogelijk tegen verleende ontheffingen. Afhankelijk van het type ontheffing, is de burgemeester of het college (van burgemeester en wethouders) bevoegd.

▪ Schouw en controle

Bij sommige risicovolle evenementen kan het nodig zijn om voorafgaand aan de start van een evenement een multidisciplinaire schouw te organiseren. Dit gebeurt altijd in gezamenlijkheid met de organisator. Tijdens deze schouw wordt beoordeeld of er is voldaan aan de vergunningvoorschriften en kunnen ter plekke nog eventueel zaken worden opgelost. De evenementenorganisator krijgt tijdens het dienstenoverleg te horen of er een schouw wordt ingepland.

3.2.4 Evaluatie

Na afloop van een evenement beoordeelt de medewerker vergunningverlening samen met de betrokken adviseurs of het evenement wordt geëvalueerd. Meestal gebeurt dit alleen bij B- en C-evenementen. Dat heeft te maken met de omvang, de duur, het verloop van het evenement maar ook met het aantal ontvangen meldingen en eventuele klachten van omwonenden. Het streven is om binnen vier weken na afloop van het evenement de evaluatie te laten plaatsvinden. De organisator is hierbij aanwezig. Tijdens het overleg wordt onder andere ingegaan op het verloop van het evenement, eventuele klachten en bijzonderheden in (de aanloop van) het vergunningproces. De evaluatie heeft tot doel om eventuele knelpunten en risico’s bij een volgende editie van het evenement te voorkomen, maar ook om te bepalen of het vergunningproces kan worden verbeterd.

3.3.1 Ontheffing alcoholhoudende drank

Voor het op andere plekken dan in de horeca-inrichting (inclusief terras) bedrijfsmatig verstrekken van alcoholhoudende drank, is op grond van de Alcoholwet een ontheffing nodig van de burgemeester. Deze ontheffing kan alleen worden verleend voor bijzondere gebeurtenissen van zeer tijdelijke aard (maximaal twaalf aaneengesloten dagen). Daarnaast is de ontheffing alleen geldig voor zwak-alcoholhoudende dranken. Dit zijn dranken met een alcoholgehalte van minder dan 15%, zoals wijn, bier of mixdranken die al zijn voorverpakt. Sterke dranken zoals jenever, port en gin mogen alleen verstrekt worden door een horecabedrijf met een alcoholvergunning.

Een ontheffing alcoholhoudende drank kan slechts verleend worden aan een persoon:

a.die de leeftijd van eenentwintig jaar bereikt;

b.die niet in enig opzicht van slecht levensgedrag is.

In aanvulling op de regels die zijn vastgelegd in de Alcoholwet zijn de volgende voorschriften en/of beperkingen aan de ontheffing verbonden:

-het aanvangstijdstip dat in de ontheffing staat vermeld is afhankelijk van de aanvraag van de bijzondere gelegenheid van tijdelijke aard, maar ligt niet voor 12:00 uur ’s middags;

-de eindtijd van de ontheffing is gerelateerd aan de eindtijd van de bijzondere gelegenheid van tijdelijke aard waaraan de ontheffing is gekoppeld;

-de verstrekking geschiedt onder de onmiddellijke leiding van een persoon die beschikt over voldoende kennis en inzicht met betrekking tot sociale hygiëne;

-mobiele tappunten zijn verboden. Hieronder zijn ook begrepen de zogenaamde ‘’rugzaktap’’ en de ‘’navulslang’’ waarbij met een lange slang vanaf het tappunt de klanten op enige afstand van het tappunt kunnen worden bediend.

Daarnaast is de burgemeester bevoegd om per bijzondere gelegenheid van tijdelijke aard te bekijken of aan de ontheffing aanvullende voorschriften worden verbonden. Denk hierbij aan de verplichting voor de organisator om met een polsbandjessysteem te werken (met als doel om ervoor te zorgen dat jongeren onder de 18 niet aan alcoholhoudende drank kunnen komen) of aan de verplichting dat de organisator dient te zorgen voor een leidinggevende per taplocatie.

De burgemeester weigert de ontheffing als het evenement hoofdzakelijk of uitsluitend gericht is op jongeren tot 18 jaar. Dit sluit aan bij de ‘NIX18-campagne’ om alcoholgebruik onder jongeren tegen te gaan.

3.3.2 Ontheffing geluidhinder

Tijdens een evenement wordt vaak gebruik gemaakt van versterkt geluid of muziek. Voor omwonenden of voor de omgeving kan dit geluidshinder veroorzaken. De organisator heeft daarom soms een ontheffing nodig om tijdens een evenement en buiten een inrichting toestellen of geluidsapparaten in werking te hebben. Aan de ontheffing worden vervolgens voorschriften verbonden in de evenementenvergunning om geluidsoverlast te beperken. De ontheffing wordt verleend op grond van de Apv.

3.3.3 Ontheffing Zondagswet

Voor evenementen op zondag is de Zondagswet van toepassing. Deze wet regelt dat op zondag geen activiteiten mogen plaatsvinden die de zondagsrust kunnen verstoren. Op grond van de Zondagswet is het verboden om op zondagen voor 13.00 uur evenementen te organiseren of geluid te produceren dat op een afstand van meer dan 200 meter hoorbaar is. De burgemeester kan ontheffing verlenen voor evenementen die niet aan bovenstaande bepalingen voldoen. Dit betekent dat een ontheffing mogelijk is voor evenementen die vóór 13.00 uur beginnen. Het maken van geluid of muziek is met ontheffing alleen mogelijk na 13.00 uur. Met zondagen worden gelijkgesteld de feestdagen die als zodanig in de Zondagswet zijn opgenomen.

Wandeltochten of sportactiviteiten, waaronder wedstrijden, zijn uitgezonderd van het verbod en kunnen zonder ontheffing de gehele zondag plaatsvinden. De activiteiten mogen tot 13.00 uur niet begeleid worden met muziek.

3.3.4 Omgevingsvergunning voor afwijken omgevingsplan

Evenementen vinden plaats in een inrichting of op een terrein waarvoor in het Omgevingsplan omschreven is wat de functie is. Zo kan het zijn dat een evenement plaatsvindt op een terrein met de bestemming agrarische doeleinden, terwijl het evenement geen betrekking heeft op een agrarische activiteit. Met uitzondering van gronden met de functie evenemententerrein, is het gebruik meestal in strijd met het omgevingsplan.

Als dat zo is, kan het nodig zijn een omgevingsvergunning voor het afwijken van het omgevingsplan (buitenplanse omgevingsplanactiviteit, hierna: bopa) aan te vragen. Niet in alle gevallen is een omgevingsvergunning verplicht. Op basis van jurisprudentie is een kader gevormd in welke gevallen het gebruik van gronden bij evenementen omgevingsvergunningplichtig is. Als een evenement 'incidenteel' en 'kortdurend' is, kan het zijn dat geen bopa is vereist. Daarnaast speelt ook de ruimtelijke impact een rol, zoals het aantal bezoekers, de duur en aard van het evenement en de parkeermogelijkheden.

Als er sprake is van een jaarlijks terugkerend evenement is er geen sprake meer van 'incidenteel'. Dit houdt in dat alleen bij nieuwe evenementen waarbij er geen intentie is om deze te doen herhalen, sprake kan zijn van een incidenteel evenement.

Het begrip 'kortdurend' is ook te herleiden uit diverse jurisprudentie. Hierbij wordt een koppeling gelegd tussen de duur van het evenement op zichzelf en de periode van opbouw en afbouw. Zo zal de duur van het evenement altijd maximaal vier dagen moeten zijn. De periode van opbouw en afbouw moet maximaal zes dagen zijn. Cumulatie van beide moet altijd maximaal zeven dagen zijn. Wordt hieraan niet voldaan en is het gebruik in strijd met het omgevingsplan, dan is een bopa noodzakelijk.

Daarnaast is hier, gelet op de jurisprudentie, het begrip 'grootschalig' nog aan toegevoegd. Uiteraard zal er bij een gering aantal personen geringe impact zijn voor de omgeving en is een planologische afwijking niet noodzakelijk. Voor grote aantallen personen is een beoordeling van de impact op de omgeving uiteraard wel gewenst. Per evenement wordt door de medewerker vergunningverlening bekeken of een omgevingsvergunning nodig is. Deze procedure voor een bopa duurt (uitgaande van een volledig ingediende aanvraag) in principe acht weken (met zes weken verlenging).

3.3.5 Vuurwerk of ander gebruik luchtruim

In de gemeente Zoetermeer geldt een ontmoedigingsbeleid voor vuurwerk. Niet alleen consumentenvuurwerk, maar ook professioneel vuurwerk(shows) tijdens evenementen. In overleg met de organisator wordt er gekeken naar alternatieven. In plaats van vuurwerk, kunnen er bijvoorbeeld lasershows, drone shows of andere optische en auditieve shows worden georganiseerd.

▪ Luchtvaartuigen

Voor het buiten een vliegveldterrein opstijgen of landen met een luchtvaartuig, bijvoorbeeld het gebruik van een helikopter tijdens een evenement, is een TUG-ontheffing van de Dienst centraal milieubeheer Rijnmond (DCMR) nodig. Er is een ontheffing van het verbod mogelijk als het terrein voldoet aan bepaalde eisen. Dit heet: tijdelijk en uitzonderlijk gebruik (TUG) van dat terrein. De behandeltermijn van een TUG-ontheffing is vier weken.

▪ Drones en ballonnen

Drones worden soms beroepsmatig ingezet bij evenementen, onder andere voor luchtfoto's en -video's, maar ook voor veiligheid en crowd control. In uitzonderlijke gevallen is het beroepsmatig vliegen met een drone mogelijk als de Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT) hiervoor een vergunning heeft afgegeven.

Het oplaten van (wens)ballonnen is niet toegestaan binnen de gemeente Zoetermeer. Op de website www.dieballongaatnietop.nl staan alternatieven die net zo feestelijk zijn, maar geen schade aan de natuur veroorzaken.

3.3.6 Verklaring van geen bezwaar

In sommige gevallen wordt er een wedstrijd of toertocht georganiseerd waarbij het parcours door de gemeente Zoetermeer gaat, maar de start of finish buiten de gemeente Zoetermeer ligt. In die gevallen is er meestal geen evenementenvergunning nodig, maar wel toestemming van de burgemeester. Dit is een verklaring van geen bezwaar. Deze moet minimaal 8 weken voorafgaand aan het evenement aangevraagd worden. Als de start en/of finish wél in de gemeente Zoetermeer ligt, dan is er waarschijnlijk een evenementenvergunning nodig.

In sommige gevallen kan de burgemeester van Zoetermeer de burgemeester van een buurgemeente mandateren voor het verlenen van de evenementenvergunning. Hiervan kan bijvoorbeeld sprake zijn als een hardloopwedstrijd door meerdere gemeenten gaat en de voorschriften van de vergunning óók moeten gelden voor de gemeente Zoetermeer. Denk hierbij aan het afsluiten van wegen en de inzet van verkeersregelaars.