Reglement van orde

Artikel 1 Frequentie, tijd en plaats van vergaderingen

1De Rekenkamer vergadert in de regel eens per maand, met uitzondering van het zomer- en kerstreces.

2Jaarlijks wordt in het laatste kwartaal het vergaderschema voor het daaropvolgende jaar vastgesteld.

3Vergaderingen kunnen fysiek of digitaal plaatsvinden, naar voorkeur van de leden van de Rekenkamer.

4Wanneer de omstandigheden daartoe aanleiding geven kan de voorzitter extra vergaderingen uitschrijven. Extra vergaderingen worden, behoudens in spoedeisende gevallen, ten minste twee weken van tevoren bekend gemaakt.

Artikel 2 Oproep en vergaderstukken

1De leden ontvangen een (digitale) uitnodiging onder vermelding van dag, tijdstip en plaats van de vergadering. Dit gebeurt in principe zeven dagen maar ten minste één weekend voorafgaand aan de vergadering.

2In spoedeisende gevallen kan van de in lid 1 genoemde termijn worden afgeweken.

3De (voorlopige) agenda en de daarbij behorende (digitale) stukken worden tegelijk met de uitnodiging verzonden.

4Indien noodzakelijk kan de voorzitter besluiten voorafgaand aan de vergadering een aanvullende agenda en stukken toe te zenden.

Artikel 3 Agenda

1De voorzitter stelt bij de aanvang van de vergadering de agenda vast.

2Een lid van de Rekenkamer kan de voorzitter van de Rekenkamer verzoeken om een onderwerp aan de agenda toe te voegen.

3De voorzitter is bevoegd om, al dan niet op verzoek van een lid van de Rekenkamer, de volgorde van de te behandelen zaken te wijzigen.

Artikel 4 Aan- en afwezigheid

1Ieder lid tekent bij komst ter vergadering de presentielijst die is opgesteld. In het verslag van de vergadering wordt de presentielijst opgenomen.

2Een lid dat later bij de vergadering aansluit of vóór de sluiting de vergadering tijdelijk of definitief verlaat, laat dit vooraf aan de secretaris weten. Hiervan maakt de secretaris melding in het verslag.

3Een lid dat verhinderd is de vergadering bij te wonen, laat dit zo spoedig mogelijk voor aanvang van de vergadering aan de secretaris weten.

4De voorzitter besluit vervolgens of een vergadering doorgang kan vinden of dat de vergadering verplaatst zal worden.

5Bij verhindering van meer dan de helft van de leden, wordt de vergadering geannuleerd of verplaatst.

6Bij langdurige verhindering (gedurende ten minste twee maanden) van de secretaris draagt de griffie, in overleg met de voorzitter, zorg voor vervanging.

7Bij verhindering van de voorzitter treedt het langstzittende lid op als voorzitter of, als de overige leden een gelijke periode zitting hebben gehad, het oudste lid in jaren.

Artikel 5 Besluiten

1De Rekenkamer neemt alleen besluiten als er minimaal twee leden aanwezig zijn.

2Besluiten worden bij voorkeur op basis van consensus genomen, maar zo nodig bij meerderheid van stemmen.

3Uitgangspunt bij stakende stemmen is dat uitstel van stemming tot de volgende vergadering plaatsvindt. Wanneer dit niet mogelijk is, is de stem van de voorzitter doorslaggevend.

4De taken van de voorzitter worden bij diens afwezigheid, of wanneer de voorzitter terugtreedt ter vermijding van (de schijn van) belangenverstrengeling, uitgevoerd door het langstzittende lid of, als de overige leden een gelijke periode zitting hebben gehad, het oudste lid in jaren.

5De Rekenkamer kan, indien geen inhoudelijke behandeling noodzakelijk is, buiten de vergadering besluiten nemen, met dien verstande dat het besluit unaniem dient te zijn.

Artikel 6 Verslaglegging

1De secretaris zorgt voor een verslag/besluitenlijst van de vergaderingen met daarin vermeld de aanwezigheid van de leden, de namen van de afwezige leden, een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest en de zakelijke conclusie van het besprokene.

2Een verslag/besluitenlijst wordt door de Rekenkamer, met eventuele wijzigingen, in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

Artikel 7 Overige deelnemers

De voorzitter kan, na overleg met de leden van de Rekenkamer, één of meer derden uitnodigen om (een deel van) een vergadering bij te wonen en aan de beraadslagingen deel te nemen.

Artikel 8 Geheimhouding

1De leden van de Rekenkamer zijn gehouden aan geheimhouding over wat in de vergaderingen is besproken.

2Deze geheimhouding geldt tevens voor de secretaris en anderen die de vergaderingen bijwonen.

3De vergaderingen van de Rekenkamer worden in beslotenheid gehouden tenzij de Rekenkamer anders besluit. De vergaderstukken van de Rekenkamer zijn niet openbaar.

4De rapporten die de Rekenkamer uitbrengt, alsmede het onderzoeksplan en jaarverslag, zijn openbaar. Deze worden ter kennisneming toegezonden aan de gemeenteraad van Zoetermeer.

5De leden van de Rekenkamer houden de informatie over de lopende onderzoeken en zaken die in de vergaderingen zijn besproken geheim. Deze geheimhouding geldt tevens voor de secretaris en anderen die de vergaderingen bijwonen. Communicatie over onderzoeken loopt, tenzij anders afgesproken, via de voorzitter.

Artikel 9 Integriteit

1De voorzitter, leden en secretaris van de Rekenkamer maken zich niet schuldig aan belangenverstrengeling, en gaan ook de schijn van belangenverstrengeling tegen.

2Mogelijke risico’s van belangenverstrengeling worden binnen de Rekenkamer besproken. Indien de voorzitter, een lid of de secretaris op een of andere manier betrokken is (geweest) bij een onderwerp van onderzoek, dan wordt dit direct gemeld.

3Indien een risico van belangenverstrengeling wordt vastgesteld, zal het desbetreffende lid van de Rekenkamer zich niet bezighouden met het desbetreffende onderzoek en ook niet deelnemen aan de beraadslagingen over dat onderzoek.

4Een Rekenkamerlid, secretaris of extern ingehuurde onderzoeker vermijdt politiek of persoonlijk gedrag, dat aan het gezag van de Rekenkamer schade kan toebrengen.

Artikel 10 Onderzoeksprotocol

De Rekenkamer stelt een protocol (Rekenkamer | Gemeenteraad Zoetermeer onder ‘Meer informatie’) op waarin wordt vastgelegd wat de werkwijze is van de Rekenkamer en waarin de richtlijnen worden gegeven die de Rekenkamer hanteert bij het uitvoeren van haar onderzoek.

Artikel 11 Evaluatie

Drie jaar na benoeming van de voorzitter of een lid zal de Rekenkamer de interne samenwerking evalueren.

Artikel 12 Samenwerking met de Auditcommissie

1Op basis van de Verordening op de Rekenkamer gemeente Zoetermeer 2023 en de Verordening Auditcommissie gemeente Zoetermeer dient de Auditcommissie namens de raad als klankbord voor het functioneren van de Rekenkamer.

2De klankbordgroep heeft de volgende taken:

a.Het onderhouden van contacten met de Rekenkamer.

b.Het voeren van afstemmingsoverleg over onderzoeken van de Rekenkamer en de onderzoeken van het college ingevolge artikel 213a van de Gemeentewet.

c.In gezamenlijkheid met de Rekenkamer vormgeven en begeleiden van de wervingsprocedure voor leden (inclusief de voorzitter) van de Rekenkamer.

i.Er wordt een selectiecommissie samengesteld uit leden van de Auditcommissie en de Rekenkamer;

ii.De selectiecommissie stelt een profielschets op voor het nieuwe lid;

iii.De selectiecommissie voert de werving en selectie uit, ondersteunt door de secretaris van de Rekenkamer;

iv.De Auditcommissie doet een voordracht aan de raad bij de vervulling van een vacature in de Rekenkamer;

v.Voorafgaand aan de benoeming(en) en eventuele herbenoeming(en) pleegt de Auditcommissie, namens de raad, overleg met de Rekenkamer en het seniorenconvent

3De Auditcommissie wordt niet betrokken bij de besluitvorming van de Rekenkamer om over te gaan tot een onderzoek in een specifieke kwestie en ook niet bij de uitvoering van onderzoeken en de vaststelling van de rapporten, aanbevelingen en conclusies. Ook hebben de leden van de Auditcommissie geen inzage in de documenten en inlichtingen die de rekenkamer in het kader van een specifiek onderzoek heeft vergaard.

4De Auditcommissie en de Rekenkamer vergaderen in ieder geval één keer per jaar onder voorzitterschap van de voorzitter van de Auditcommissie. Onderwerpen die tijdens dit overleg in ieder geval besproken zullen worden, zijn: het jaarverslag, het onderzoeksprogramma, de planning en uitvoering van de werkzaamheden van de Rekenkamer en, indien daartoe aanleiding bestaat, de middelen die de Rekenkamer nodig heeft voor een goede uitoefening van haar taken.

5Om de vier jaar zal een evaluatie van de Rekenkamer plaatsvinden. De Auditcommissie zal als opdrachtgever en contactpersoon van dit onderzoek optreden. De evaluatie zal ten laste komen van het budget van de Rekenkamer.

Artikel 13 Slotbepaling

1Indien zich kwesties voordoen waarin dit reglement van orde niet voorziet dan beslist de Rekenkamer.

2Indien nodig of gewenst wordt het reglement van orde aangepast.

3Het Reglement van orde wordt gepubliceerd op de website van de Rekenkamer en ter kennisneming toegezonden aan de gemeenteraad van Zoetermeer.