Reglement van orde voor de collegevergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van Zoetermeer 2026

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

College: het college van burgemeester en wethouders van Zoetermeer

Hamerstukken: een opsomming van collegevoorstellen, waarover het college oordeelt dat zij niet afzonderlijk in de vergadering behoeven te worden behandeld

Reces: het tijdelijk uiteengaan in de vakantieperiode.

Ontstentenis: een situatie waarin een burgemeester of wethouder niet aanwezig is en zijn of haar functie langdurig niet kan uitoefenen.

Gemeentesecretaris: de functionaris bedoeld in artikel 102 Gemeentewet van de gemeente Zoetermeer of de door het college op grond van artikel 106, eerste lid, van de Gemeentewet aangewezen waarnemer.

Voorzitter: de burgemeester van de gemeente Zoetermeer of de door het college op grond van artikel 77, eerste lid, Gemeentewet aangewezen waarnemer.

Finaal advies: een bestuurlijk advies dat besluitrijp en samenhangend is en is besproken door het afdelingshoofd met de portefeuillehouder. Het advies bevat alle relevante informatie die het college nodig heeft om een besluit te kunnen nemen.

Artikel 2 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

1Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.

2Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van een van de wethouders.

3Het college regelt de vervanging van de burgemeester in geval van zijn verhindering of ontstentenis.

4Een lid van het college dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de gemeentesecretaris.

Artikel 3 Dag en plaats van de collegevergaderingen

1Het college vergadert in de regel eenmaal per week op dinsdag, als die dag geen algemeen erkende feestdag is. En verder zo vaak een collegelid het nodig acht. Tijdens het reces van de raad kan het college besluiten een vergadering geen doorgang te laten vinden.

2De collegevergaderingen worden in de regel in het stadhuis gehouden. Als de collegevergadering niet op het stadhuis plaats kan vinden, kan het college digitaal of op een andere locatie vergaderen. De collegeleden worden hier uiterlijk 24 uur van tevoren per e-mail van op de hoogte gesteld door de gemeentesecretaris.

Artikel 4 Quorum en opnieuw belegde vergaderingen

1Het college kan tijdens een collegevergadering besluiten nemen als ten minste de helft van het aantal leden van het college aanwezig is.

2Als de voorzitter constateert dat minder dan helft van het aantal leden van het college bij de vergadering aanwezig is, dan wordt een nieuwe vergadering belegt. Deze vergadering start 15 minuten na het tijdstip van de oorspronkelijke vergadering.

3De gemeentesecretaris zorgt voor een oproep van deze nieuwe vergadering en verstuurt die uiterlijk 10 minuten voor de vergadering aan de leden van het college.

4De leden van het college worden voor de nieuwe vergadering digitaal of op een andere geschikte wijze opgeroepen. Van deze oproep kan worden afgezien als het lid van het college aan de gemeentesecretaris heeft laten weten verhinderd te zijn.

5Het college kan tijdens de nieuwe vergadering alleen over aangelegenheden beraadslagen of besluiten die al op de agenda stonden, tenzij alsnog ten minste de helft van het aantal leden van het college dat op dat moment aanwezig is en die ermee instemmen dat nieuwe agendapunten worden toegevoegd.

Artikel 5 Extra vergaderingen

1Een extra vergadering van het college vindt plaats als de voorzitter dit nodig acht of als een van de andere leden van het college daarom verzoekt en aangeeft wat het bespreekpunt is.

2De gemeentesecretaris roept na overleg met de voorzitter de extra vergadering zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen 24 uur, bijeen en geeft daarbij aan wat tijdens de extra vergadering het bespreekpunt is.

Artikel 6 Soorten vergaderingen

1De vergaderingen van het college zijn in de regel besloten. Het college kan besluiten een openbare collegevergadering te houden.

2Aansluitend aan de besloten collegevergadering, kan een geheime collegevergadering worden gehouden. Over de stukken die daarin worden behandeld, als ook over het besprokene in die vergadering, wordt op grond van een belang, genoemd in artikel 5.1 van de Wet open overheid, geheimhouding opgelegd. Op de stukken wordt aangegeven tot wanneer de geheimhouding geldt.

Artikel 7 Verhindering

1Wanneer een lid verhinderd is een collegevergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de gemeentesecretaris.

2Wanneer de gemeentesecretaris verhinderd is een collegevergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter en aan degene die de gemeentesecretaris vervangt.

Artikel 8 Agenda

1Zodra een stuk door een afdelingshoofd met de portefeuillehouder is besproken en akkoord is bevonden, wordt deze aangeboden voor parafering. De stukken die voor het college worden geagendeerd, worden uiterlijk op dinsdag om 12.00 uur bij de gemeentesecretaris aangeleverd.

2De stukken die bij de gemeentesecretaris worden aangeleverd moeten zijn voorzien van een finaal advies. De gemeentesecretaris bepaalt bij welke afdelingen advies moet worden ingewonnen en in welke gevallen deze adviezen moeten worden ingewonnen. De portefeuillehouder heeft dit finale advies gezien.

3De criteria voor het finale advies zijn:

–De bestuurlijke vraag is helder geformuleerd.

–De eventuele afwijkende opvattingen zijn expliciet benoemd.

–De eventuele concernbrede gevolgen, afhankelijkheden en risico’s zijn voldoende inzichtelijk gemaakt.

–De relevante afdelingen, directeuren en adviseurs zijn in de voorbereiding van het stuk betrokken.

–De verantwoordelijk directeur heeft akkoord gegeven op stuk en heeft samen met de gemeentesecretaris vastgesteld dat het stuk voldoende voorbereid en besluitrijp is om een weloverwogen besluit door het college mogelijk te maken.

–De voorgestelde besluitvorming is uitvoerbaar binnen de beschikbare middelen, capaciteit en wettelijke kaders.

–Het stuk is inhoudelijk, juridisch, financieel, organisatorisch (capaciteit) en communicatief voldoende voorbereid.

–Het stuk is voorzien van helder beslispunt en deugdelijke onderbouwing.

4De gemeentesecretaris bespreekt, met het management, de bestuursadviseurs en de door hem aangewezen ambtenaar die met het opstellen van de besluitenlijst en het verslag is belast, de stukken die voor agendering in de vergadering van het college zijn aangeleverd. Dit overleg vindt plaats op dinsdagmiddag.

5De gemeentesecretaris bewaakt de kwaliteit en integraliteit van de collegeadvisering en beslist over plaatsing van besluitrijpe voorstellen op de agenda van het college. Aan de hand daarvan stelt hij op donderdagochtend een voorlopige agenda vast.

De secretaris is bevoegd om voorstellen niet op de agenda op te nemen, indien deze zijns inziens niet voldragen zijn.

6De gemeentesecretaris kan vanuit zijn verantwoordelijkheid voor de ambtelijke organisatie voorstellen ter besluitvorming aan het college voorleggen.

7Voor elke collegevergadering wordt op vrijdag om 12.00 uur, door de gemeentesecretaris aan de leden van het college digitaal een conceptagenda toegezonden. De definitieve agenda wordt op maandag uiterlijk om 12.00 uur digitaal aan het college toegezonden.

8De gemeentesecretaris voegt op maandagmiddag uiterlijk om 15.00 uur een procesbrief toe over de eventuele actualiteiten, bijzonderheden, de eventuele aanwezigheid van ambtenaren bij bepaalde agendapunten en aanvullende adviezen van de gemeentesecretaris en voegt deze toe aan de definitieve agenda.

9Onderwerpen waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerste lid niet mogelijk is, maar vanwege de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van reden(en) van spoed uiterlijk op maandag vóór 15.00 uur worden toegevoegd aan de definitieve agenda door de gemeentesecretaris.

10Toevoeging van onderwerpen aan de definitieve agenda, als bedoeld in het vierde lid, kan alleen na goedkeuring van de gemeentesecretaris en nadat deze overleg heeft gezocht met de portefeuillehouder.

11Onderwerpen die niet op de definitieve agenda zijn vermeld, worden niet in behandeling genomen, tenzij de collegeleden en de, gemeentesecretaris van mening zijn dat er aanleiding is dit wel te doen. Dit lid is ook van toepassing op extra belegde vergaderingen als bedoeld in artikel 5.

12Een agendastuk wordt, met uitzondering van het bepaalde in lid 13 en in artikel 11, als bespreekstuk op de definitieve agenda van een collegevergadering geplaatst als één of meer collegeleden en de gemeentesecretaris bij de parafering van het stuk hebben aangegeven het stuk in het college te willen bespreken.

13Een agendastuk wordt geplaatst bij de hamerstukken, als alle collegeleden en de gemeentesecretaris bij de parafering van het stuk van oordeel zijn dat dit geen afzonderlijke bespreking in het college behoeft. Elk lid van het college kan om bespreking van een of meerdere hamerstukken vragen.

14De agenda vermeldt daarnaast de vaststelling van de notulen van de voorgaande collegevergadering(en) en een aantal vaste agendapunten.

15De gemeentesecretaris maakt de definitieve agenda op maandag openbaar door plaatsing in het raadsinformatiesysteem.

Artikel 9 Deelneming derden aan de collegevergadering

1Het college kan besluiten een ambtelijk medewerker of derden voor een deel van de collegevergadering uit te nodigen om advies ten aanzien van een onderwerp te geven dan wel een (nadere) toelichting te geven op een agendapunt. De gemeentesecretaris draagt zorg voor de uitnodiging van die derde.

Artikel 10 Stemmingen

1Als geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

2Als een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid wordt toegepast.

3Als een lid van het college dat vraagt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van een of meer personen gestemd bij gesloten en ongetekende stembriefjes.

4Als een stemming over een benoeming, voordracht, of aanbeveling beperkt is tot één persoon en de stemmen staken, dan vindt in dezelfde vergadering een herstemming plaats. Staken de stemmen over dezelfde benoeming, voordracht of aanbeveling dan weer, dan beslist het lot.

5Als de stemming gaat over meer dan één persoon en niemand bij een eerste stemming de volstrekte meerderheid heeft verkregen, vindt een tweede stemming plaats tussen de twee personen met de meeste stemmen.

6Als de stemmen zijn verdeeld over meer dan twee personen vindt een tussenstemming plaats om te bepalen tussen welke twee personen de tweede stemming plaats zal vinden.

7Als de stemmen bij de tweede stemming of tussenstemming staken, beslist het lot.

Artikel 11 Besluitenlijst en notulen

1De gemeentesecretaris draagt zorg voor het bijhouden van de notulen en de besluitenlijst van de collegevergadering.

2De notulen bevatten ten minste:

a.de namen van de aan- en afwezige leden;

b.de namen van de andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging;

c.een formulering van de door het college genomen besluiten.

3Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het college daarom vraagt.

4Als een collegelid daarom vraagt, wordt er een aantekening opgenomen dat het betreffende collegelid niet kan instemmen met een besluit.

5De notulen worden in de eerstvolgende collegevergadering vastgesteld.

6Van het geheime deel van de collegevergadering worden aparte notulen vastgesteld, waarover het college geheimhouding oplegt.

7Voor zover de aard en inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt de besluitenlijst na het vaststellen van de notulen van de betreffende vergadering door het college zo spoedig mogelijk na de vergadering openbaar gemaakt en toegezonden aan de raad en de organisatie.

8Terugkoppeling over de door het college genomen besluiten wordt verzorgd door de gemeentesecretaris.

9Als er onduidelijkheid is over het door het college genomen besluit, dan worden de schriftelijke aantekeningen van de gemeentesecretaris gebruikt om hier helderheid over te verschaffen.

10Zowel de portefeuillehouder als de gemeentesecretaris geven hun akkoord wanneer een besluit in mandaat wordt gewijzigd na collegebehandeling.

Artikel 12 Spoedcirculatiebesluit

1Het college kan in spoedeisende gevallen buiten een vergadering van het college om besluiten nemen in de vorm van een spoedcirculatiebesluit.

2Dit besluit komt tot stand door middel van een conceptbesluit waarop binnen een (circulatie)termijn van 2 werkdagen door geen van de collegeleden is aangegeven dat bespreking in een vergadering is gewenst.

3Binnen die (circulatie)termijn moeten tenminste 4 (tijdens een reces 3) leden van het college hebben aangegeven akkoord te gaan.

4Direct na het ontvangen van het laatste akkoord dateert de gemeentesecretaris een spoedcirculatiebesluit.

5Het spoedcirculatiebesluit wordt geacht te zijn genomen op de datum van dagtekening van de gemeentesecretaris.

6Voor zover de aard en de inhoud van het besluit zich daartegen niet verzet, draagt de gemeentesecretaris zorg voor spoedige toezending van de spoedcirculatiebesluiten aan de raad en voor openbaarmaking en bekendmaking van de spoedcirculatiebesluiten.

7De in die periode genomen spoedcirculatiebesluiten worden in de eerstvolgende collegevergadering geagendeerd ter kennisgeving. De spoedcirculatiebesluiten worden opgenomen in de notulen en de besluitenlijst van de betreffende collegevergadering.

Artikel 13 Inwerkingtreding en citeertitel

1Dit reglement treedt in werking op de datum na bekendmaking in het Gemeenteblad. Op dat moment vervalt het op 13 juni 2022 vastgestelde reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van Zoetermeer.

2Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van Zoetermeer 2026.