Aanhef
De raad van de gemeente Zoetermeer;
Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 13 februari 2024
besluit
1De nieuwe Nota waarderen, activeren en afschrijven vaste activa 2024 vast te stellen en in te laten gaan met terugwerkende kracht vanaf 1-1-2024.
2De bestaande Nota waarderen, activeren en afschrijven vaste activa in te trekken.
Dit besluit treedt in werking twee weken na de bekendmaking daarvan. Tenzij over dit besluit een inleidend verzoek tot het houden van een referendum wordt gedaan.
2. Wat zijn vaste activa?
2.1 Materiële vaste activa
2.1.1 Economisch nut
Investeringen hebben economisch nut als ze verhandelbaar zijn (er een markt voor is) en/of kunnen bijdragen aan het generen van middelen (zoals het kunnen heffen van leges en heffingen).
Voorbeelden van materiële vaste activa met een economisch nut zijn het maatschappelijk vastgoed (het stadhuis), voertuigen (vuilniswagen) en laptops en beeldschermen.
2.1.2 Maatschappelijk nut
Investeringen met een maatschappelijk nut voorzien in een publieke behoefte en het bezit is vrij toegankelijk en/of vrij in gebruik. Deze zijn uit principe vrijgesteld van enige vorm van tegenprestatie en worden ook niet verhandeld. Het gaat om investeringen in bijvoorbeeld wegen, civieltechnische kunstwerken, openbare verlichting, verkeers-, speel-, watervoorzieningen, bomen en groen.
2.1.3 Onderhoudsuitgaven vallen niet onder materiële vaste activa
Naast investeringsuitgaven om materieel bezit te verkrijgen óf vervaardigen doet de gemeente Zoetermeer uitgaven om dit materieel bezit in stand te houden. Dit noemen we onderhoudsuitgaven. De uitgaven waarmee materieel bezit in stand wordt gehouden, worden gedaan gedurende de levensduur van het materieel bezit. Het zijn uitgaven aan zowel klein en dagelijks onderhoud als groot onderhoud, waarmee de representativiteit, kwaliteit en functionaliteit van het materieel bezit in stand wordt gehouden. Wanneer een aanpassing leidt tot een significante kwaliteitsverbetering (object blijft niet in dezelfde staat) of een verlenging van de gebruiksduur, dan is er geen sprake van groot onderhoud, maar van een investering die geactiveerd moet worden. Hiermee sluiten we aan bij onderstaande stellige uitspraak van de commissie BBV.
Stellige uitspraak commissie BBV:
Klein- en groot-onderhoud houdt of brengt een object in goede, oorspronkelijke staat en is dus niet van invloed op de bepaalde gebruiksduur (afschrijvingstermijn) van het object en mag daarom niet worden geactiveerd.
3. Hoe waarderen we vaste activa?
3.1 Materiële vaste activa
3.1.1 Verkrijgingsprijs
De verkrijgingsprijs omvat de inkoopprijs en de bijkomende kosten (bijvoorbeeld notariskosten en overdrachtsbelasting). Btw maakt deel uit van de verkrijgingsprijs als de btw niet compensabel of niet verrekenbaar is
1De btw wordt meegenomen in de verkrijgingsprijs als de btw kostenverhogend is. De btw is niet kostenverhogend als het verrekend kan worden met het btw-compensatiefonds of via de aangifte bij de belastingdienst. Deze btw zijn dan geen kosten voor de gemeente en worden daarom niet meegenomen in de verkrijgingsprijs.
.
3.1.2 Vervaardigingsprijs
De vervaardigingsprijs omvat de volgende kosten:
–De aanschafkosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten, die rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend; dit zijn de directe kosten.
–De uitvoeringskosten van voorbereiding en toezicht.
–De overheadkosten. Het is toegestaan een redelijk deel van de overheadkosten toe te rekenen aan investeringen. Het betreft afdelingsoverhead en concernoverhead. Beide worden op basis van een opslag op de productieve uren/loonkosten van deze uren toegerekend.
–De rentekosten tijdens de bouw. Dit doen we bij investeringsuitgaven van meer dan € 250.000. Dit staat verder beschreven in de Rentenota 2018.
3.1.3 Specifieke spelregels voor het bepalen van de verkrijgings- of vervaardigingsprijs.
De regelgeving met betrekking tot de waardering van vaste activa schrijft voor hoe we moeten omgaan met reserves, voorzieningen en bijdragen van derden.
Reserves
Reserves mogen niet in mindering worden gebracht op de verkrijgings- of vervaardigingsprijs (boekwaarde). Reserves mogen onder voorwaarden wel worden gebruikt ter dekking van de jaarlijkse kapitaallasten
Voorzieningen
Voorzieningen moeten worden afgetrokken van de verkrijgings- of vervaardigingsprijs als die investeringen betrekking hebben op bezittingen waarvoor leges en heffingen worden geheven.
Bijdrage van derden
Subsidies of andere bijdragen van derden moeten worden afgetrokken van de verkrijgings- of vervaardigingsprijs.
3.1.4 Waardeverandering
De waarde waarvoor een bezitting is opgenomen op de balans kan veranderen. We schrijven daarom af op onze activa. De activa worden gedurende de tijd dat we ze gebruiken minder waard. In hoofdstuk 5 staat beschreven hoe de gemeente afschrijft.
Het komt ook voor dat de boekwaarde zoals in de administratie is opgenomen niet meer overeenkomt met de werkelijke waarde van het bezit als deze opnieuw zou worden gewaardeerd (marktwaarde).
Dit kan voorkomen bij (on)voorziene omstandigheden en/of door externe factoren waardoor duurzame waardevermindering kan ontstaan. Ook het buitengebruikstellen van een bezitting leidt tot waardeverandering.
Hoe gaan we om met betrekking tot zulke waardeveranderingen bij vaste activa:
–Deelnemingen worden gewaardeerd tegen marktwaarde als de marktwaarde lager is dan de verkrijgings- of vervaardigingsprijs.
–Als een actief buiten gebruik wordt gesteld, dan wordt het afgewaardeerd op het moment van buitengebruikstelling.
–De afwaardering van activa gebeurt op basis van de werkelijke waardevermindering en niet op basis van het rekeningresultaat.
–Voor vastgoed met een economische functie geldt dat wanneer deze duurzaam minder waard is (lagere marktwaarde) deze marktwaarde (opbrengstwaarde) moet worden vastgesteld door middel van taxatie. Zodra de taxatie bekend is, moet dit in de balanswaarde worden verwerkt.
–Voor vastgoed met een maatschappelijke functie (bijvoorbeeld gemeentehuis, onderwijs, sport, cultuur, welzijn, zorg) speelt de waardevermindering geen rol als de bestuurlijke intentie bestaat om dit vastgoed duurzaam te exploiteren. Bestaat de bestuurlijke intentie om het vastgoed te verkopen of de bestemming ervan te wijzingen naar vastgoed met een economische functie, dan is bij een duurzame waardevermindering afwaardering verplicht.
–Waardevermeerderingen mogen niet worden verwerkt in de boekwaarde.
Dit is volgens artikel 65 van de BBV en we voldoen hiermee aan onderstaande stellige uitspraak over waardevermindering van vastgoed.
Stellige uitspraak commissie BBV:
Voor vastgoed met een economische functie is - in geval van een duurzame waardevermindering - afwaardering verplicht en wordt de toets met behulp van de directe opbrengstwaarde voorgeschreven.
5. Hoe schrijven we af op vaste activa?
5.1 Afschrijvingsmethode
5.1.1 Investeringen met economisch nut
Investeringen met economisch nut worden volgens de annuïtaire afschrijvingsmethode afgeschreven, omdat bij deze methode de druk op de begroting voor kosten van rente en afschrijving het meest constant is. De onderhoudskosten zijn voor de (grotere) investeringen ook constant doordat we deze dekken vanuit voorzieningen. Hiervoor storten we jaarlijks een gelijkblijvend bedrag in de voorziening zodat tijdens de gehele looptijd de kosten gelijk blijven. Door te werken met onderhoudsvoorzieningen en met de annuïtaire afschrijvingsmethode worden de totale kosten voor deze activa gedurende de looptijd geëgaliseerd.
Een nadeel van deze methode is dat de waarde van het actief de eerste jaren behoorlijk hoog blijft. Zoals uit bovenstaande grafiek is af te lezen zijn de rentelasten aan het begin van de looptijd hoog en daarmee de afschrijvingslasten laag. Hierdoor houdt het actief relatief lang zijn boekwaarde (het staat lang voor een hoog bedrag op de balans). Dat maakt de gemeente financieel minder wendbaar.
5.1.2 Investeringen met maatschappelijk nut
Investeringen met maatschappelijk nut worden volgens de lineaire afschrijvingsmethode afgeschreven. In de eerste jaren gaat de waardevermindering bij de lineaire afschrijvingsmethode sneller dan bij de annuïtaire afschrijvingsmethode. De methode van lineaire afschrijving benadert het best het waarde verloop (vermindering) in de tijd vanwege slijtage door gebruik.
De investeringen met maatschappelijk nut worden per subcategorie (bijvoorbeeld bruggen, asfaltverharding, oevers) per jaar als één actief opgenomen op de balans. Dat wil zeggen dat wanneer er vijf nieuwe bruggen worden aangelegd in enig jaar, deze vijf bruggen als één actief op de balans komen te staan.
5.1.3 Uitzondering gronden
Gronden worden op de balans gezet (geactiveerd), maar zij behouden hun waarde. Er wordt op grond dan ook niet afgeschreven.
5.2 Afschrijvingstermijnen
5.2.1 Materiële vaste activa
De materiële vaste activa zijn verdeeld in (sub)categorieën. Per subcategorie kan maar voor één afschrijvingsmethode worden gekozen.
De verdeling in (sub)categorieën en bijbehorende afschrijvingstermijnen van de materiële vaste activa zijn opgenomen in bijlage 2.
In de Programmabegroting wordt jaarlijks een geactualiseerd overzicht met de afschrijvingstermijnen opgenomen.
5.2.2 Immateriële vaste activa
De afschrijvingstermijnen van immateriële vaste activa zijn als volgt:
–De kosten van onderzoek en ontwikkeling mogen in maximaal 5 jaar worden afgeschreven.
–Bijdragen aan bezittingen in eigendom van derden kennen de afschrijvingstermijn die de gemeente hanteert wanneer het een eigen bezitting zou zijn (zie de lijst opgenomen in bijlage 2).
5.2.3 Financiële vaste activa
Op financiële bezittingen wordt niet afgeschreven.
Bijlage 1: Afschrijvingsmethoden
Onder gelijke omstandigheden is lineair afschrijven cumulatief over de levensduur voordeliger dan annuïtair afschrijven. Zo blijkt uit onderstaande tabel en de daarop volgende toelichting.
Cumulatief over levensduur
Methode
Investering
Levensduur
Rente
Afschrijving
Rente
Annuïtair
€ 1.000.000
30jaar
4%
€ 1.000.000
€ 734.903
Lineair
€ 1.000.000
30jaar
4%
€ 1.000.000
€ 620.000
Tabel 1: Vergelijking annuïtaire en lineaire afschrijvingsmethode
Annuïtaire afschrijvingsmethode
Bij de annuïtaire afschrijvingsmethode blijven de kapitaallasten (afschrijving en rente) constant gedurende de verwachte levensduur. In de beginjaren blijft de waarde van het bezit op de balans relatief hoog doordat de afschrijving lager is dan bij de lineaire afschrijvingsmethode. Deze lage(re) afschrijvingslast gaat gepaard met een hoge(re) rentelast. Richting het einde van de verwachte levensduur slaat deze verhouding om, maar blijft de totale kapitaallast constant.
Grafiek 1: Kapitaallast (afschrijving en rente) annuïtair
Grafiek 2: Verloop boekwaarde annuïtair
Lineaire afschrijvingsmethode
Bij de lineaire afschrijvingsmethode dalen de kapitaallasten van jaar tot jaar. De afschrijving blijft jaarlijks constant en doordat hierdoor de waarde van het bezit daalt, nemen de rentelasten jaarlijks evenredig af.
Over het geheel genomen geeft deze afschrijvingsmethode de minste lasten in de exploitatie. Dit komt doordat de rentelast cumulatief over de levensduur lager is dan bij de annuïtaire afschrijvingsmethode.
Grafiek 3: Kapitaallast (rente en afschrijving) lineair
Grafiek 4: Verloop boekwaarde lineair
Bijlage 2: Afschrijvingstermijnen materieel vaste activa
De afschrijvingstermijnen maken onderdeel uit van de door de raad te stellen kaders. Elk jaar zal een tabel met actuele afschrijvingstermijnen in de begroting worden opgenomen.
Wanneer een object niet op bovenstaande lijst voorkomt, of wanneer van de vastgestelde afschrijvingstermijnen wordt afgeweken, wordt dit toegelicht en beargumenteerd in het betreffende raadsvoorstel.
Overzicht gewijzigde afschrijvingstermijnen:
–De betonnen bruggen waren nog niet goed in de afschrijvingstabel opgenomen. In de Nota Onderhoud openbare ruimte is gerekend met 90 jaar.
–De natuurvriendelijke oevers en de beschoeiing waren nog niet opgenomen in de afschrijvingstabel. In de Nota Onderhoud openbare ruimte zijn deze ook opgenomen.
–De afschrijvingstermijn van personenauto’s en bedrijfsauto’s was niet aangepast in de afschrijvingstabel. Een aantal jaar geleden is gebleken dat de voertuigen langer mee kunnen dan 6 respectievelijk 8 jaar. De begroting is al eerder aangepast op de afschrijvingstermijn van 9 jaar.
–De brandmeldinstallaties, het materieel voor de gladheidsbestrijding en de zonnepanelen waren nog niet opgenomen in de afschrijvingstabel. Op deze objecten wordt al wel afgeschreven.
–Het rioolstelsel kwam nog voor in de afschrijvingstabel, het riool wordt niet geactiveerd, dat is ook opgenomen in de Nota riolering.
–De ICT hardware is gesplitst in computer hardware en overige hardware.
–Voor software wordt de afschrijvingstermijn op 5 jaar gezet, in plaats van per apart raadsvoorstel.
Bijlage 3: Relevante artikelen BBV
Artikel 34
In de balans worden onder de immateriële vaste activa afzonderlijk opgenomen:
a.kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio;
b.kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief;
c.bijdragen aan activa in eigendom van derden.
Artikel 35
1In de balans worden onder de materiële vaste activa afzonderlijk opgenomen:
a.investeringen met een economisch nut;
b.investeringen met een economisch nut, waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven;
c.investeringen met een maatschappelijk nut.
2Van de materiële vaste activa wordt aangegeven welke in erfpacht zijn uitgegeven
Artikel 36
In de balans worden onder de financiële vaste activa afzonderlijk opgenomen:
a.kapitaalverstrekkingen aan:
1deelnemingen;
2gemeenschappelijke regelingen;
3overige verbonden partijen;
b.leningen aan:
1openbare lichamen als bedoeld in artikel 1, onderdeel a, van de Wet financiering decentrale overheden;
2woningbouwcorporaties;
3deelnemingen;
4overige verbonden partijen;
c.overige langlopende leningen;
d.uitzettingen in ’s Rijks schatkist met een rente typische looptijd van één jaar of langer;
e.uitzettingen in de vorm van Nederlands schuldpapier met een rente typische looptijd van één jaar of langer;
f.overige uitzettingen met een rente typische looptijd van één jaar of langer.
Artikel 51
In de toelichting op de balans wordt aangegeven volgens welke methoden de afschrijvingen worden berekend.
Artikel 52
1In de toelichting op de balans worden onder de materiële vaste activa afzonderlijk opgenomen:
a.gronden en terreinen;
b.woonruimten;
c.bedrijfsgebouwen;
d.grond-, weg- en waterbouwkundige werken;
e.vervoermiddelen;
f.machines, apparaten en installaties;
g.overige materiële vaste activa.
2In de toelichting op de balans wordt het verloop van de activa, als bedoeld in het eerste lid, gedurende het begrotingsjaar, in een sluitend overzicht weergegeven. Daaruit blijken, voor zover van toepassing:
a.de boekwaarde aan het begin van het begrotingsjaar;
b.de investeringen of desinvesteringen;
c.de afschrijvingen;
d.bijdragen van derden direct gerelateerd aan een actief;
e.afwaarderingen wegens duurzame waardeverminderingen;
f.de boekwaarde aan het einde van het begrotingsjaar
Artikel 59
1Alle investeringen worden geactiveerd.
2In afwijking van het eerste lid worden kunstvoorwerpen met een cultuur-historische waarde niet geactiveerd.
Artikel 60
Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief kunnen worden geactiveerd indien:
a.het voornemen bestaat het actief te gebruiken of te verkopen;
b.de technische uitvoerbaarheid om het actief te voltooien vaststaat;
c.het actief in de toekomst economisch of maatschappelijk nut zal genereren en;
d.de uitgaven die aan het actief zijn toe te rekenen betrouwbaar kunnen worden vastgesteld
Artikel 61
Bijdragen aan activa in eigendom van derden kunnen worden geactiveerd, indien:
a.er sprake is van een investering door een derde;
b.de investering bijdraagt aan de publieke taak;
c.de derde zich heeft verplicht tot het daadwerkelijk investeren, op een wijze zoals is overeengekomen en;
d.de bijdrage kan worden teruggevorderd, indien de derde in gebreke blijft of de provincie onderscheidenlijk gemeente anders recht kan doen gelden op de activa die samenhangen met de investering.
Artikel 62
1Alle vaste activa worden voor het bedrag van de investering geactiveerd.
2In afwijking van het eerste lid worden de bijdragen van derden die in directe relatie staan met het actief op de waardering daarvan in mindering gebracht.
3In afwijking van het eerste lid moeten de voorzieningen, bedoeld in artikel 44, eerste lid, onder d, in mindering gebracht worden op de investeringen, bedoeld in artikel 35, eerste lid, onder b.
Artikel 63
1Activa worden gewaardeerd op basis van de verkrijgings- of vervaardigingsprijs.
2De verkrijgingsprijs omvat de inkoopprijs en de bijkomende kosten.
3De vervaardigingsprijs omvat de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten, welke rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. In de vervaardigingsprijs kunnen voorts worden opgenomen een redelijk deel van de indirecte kosten en de rente over het tijdvak dat aan de vervaardiging van het actief kan worden toegerekend; in dat geval vermeldt de toelichting dat deze rente is geactiveerd.
4Voor in erfpacht uitgegeven gronden geldt de uitgifteprijs van eerste uitgifte als verkrijgingsprijs. Gronden in eeuwigdurende erfpacht worden gewaardeerd tegen registratiewaarde.
5Van activa waarvan de bestemming verandert, wordt de actuele waarde van de nieuwe bestemming in de toelichting op de balans opgenomen.
6In afwijking van het eerste lid is waardering tegen actuele waarde toegestaan voor de activa van de Nazorgfondsen bedoeld in artikel 15.47 van de Wet milieubeheer.
7Passiva worden gewaardeerd tegen de nominale waarde, met uitzondering van voorzieningen die tegen contante waarde zijn gewaardeerd.
8Eventuele voorzieningen wegens oninbaarheid worden met de boekwaarde van leningen en vorderingen verrekend.
Artikel 64
1De afschrijvingen geschieden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar.
2Slechts om gegronde redenen mogen de afschrijvingen geschieden op andere grondslagen dan die welke in het voorafgaande begrotingsjaar zijn toegepast. De reden van de verandering wordt in de toelichting op de balans uiteengezet. Tevens wordt inzicht gegeven in haar betekenis voor de financiële positie en voor de baten en de lasten aan de hand van aangepaste cijfers voor het begrotingsjaar of voor het voorafgaande begrotingsjaar.
3Op vaste activa met een beperkte gebruiksduur wordt jaarlijks afgeschreven volgens een stelsel dat is afgestemd op de verwachte toekomstige gebruiksduur.
4In afwijking van het derde lid is de afschrijvingsduur voor de immateriële vaste activa, bedoeld in artikel 34 onder a, maximaal gelijk aan de looptijd van de lening.
5In afwijking van het derde lid is de afschrijvingsduur voor de immateriële vaste activa, bedoeld in artikel 34 onder b, ten hoogste vijf jaar.
6Voor bijdragen aan de activa in eigendom van derden, bedoeld in artikel 34, onderdeel c, is de afschrijvingsduur maximaal gelijk aan die van de activa waarvoor de bijdrage aan derden wordt verstrekt.
Artikel 65
1Naar verwachting duurzame waardeverminderingen van vaste activa worden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar in aanmerking genomen.
2Voorraden en deelnemingen worden tegen de marktwaarde gewaardeerd indien de marktwaarde lager is dan de verkrijgings- of vervaardigingsprijs.
3Een actief dat buiten gebruik wordt gesteld wordt afgewaardeerd op het moment van buitengebruikstelling, indien de restwaarde lager is dan de boekwaarde.