Aanhef
Samenvatting
Overheidsinstanties communiceren steeds meer digitaal met burgers, bedrijven en in het onderlinge verkeer. Dat leidt tot de wens om werkprocessen volledig digitaal in te richten. Daar hoort ook een volledig digitale informatiehuishouding bij. Het is in zulke situaties mogelijk om vervanging toe te passen.
Vervanging is het proces waarbij archiefbescheiden worden vervangen door een andere vorm waarbij het origineel vervolgens wordt vernietigd. Het meest bekende voorbeeld daarvan is het omzetten van papieren bescheiden naar de digitale vorm met inbegrip van vernietiging van het originele analoge document.
Artikel 7 Archiefwet 1995 stelt dat de zorgdrager de bevoegdheid heeft om over te gaan tot vervanging. Vervanging is een onomkeerbaar proces dat van invloed kan zijn op de bruikbaarheid van overheidsinformatie. Daarom is de kwaliteit en duurzaamheid van de reproducties van belang. Voorbereidingen en uitvoering van het vervangingsproces eisen zorgvuldige afwegingen die passen binnen de wettelijke kaders.
Het vervangingshandboek beschrijft stapsgewijs welke afwegingen het vervangingsproces vergt en hoe deze moeten worden vastgelegd en verantwoord. Het resultaat is een goed doordacht handboek om het gehele proces van vervanging van begin tot eind zowel juridisch als technisch op een verantwoorde en praktische wijze vast te leggen. Zie Figuur 1 voor een schematische weergave van het vervangingsproces.
Het vervangingshandboek heeft drie functies:
1Het onderbouwt het vervangingsbesluit en toont aan dat de zorgdrager zorgvuldig omgaat met zijn bevoegdheid tot vervanging;
2Het maakt objectieve toetsing van het vervangingsproces mogelijk;
3Het onderbouwt in hoeverre de reproductie kan worden vertrouwd als accurate en volledige weergave van het origineel.
Figuur 1: systematische weergave van het vervangingproces
1Bron: Nationaal Archief. (2016.). Handreiking vervanging archiefbescheiden versie 2.0
Bijlage 1: Taken en verantwoordelijkheden
Rol in vervangingsproces
Omschrijving verantwoordelijkheden en taken
Bestuur
De zorgdrager is verantwoordelijk voor informatie- en archiefmanagement. De zorgdrager draagt zorg voor een overkoepelend beleidsprogramma voor informatie- en archiefmanagement, de organisatorische inbedding en voldoende middelen. De zorgdrager is verantwoordelijk voor periodieke monitoring en correctie van de werking van het archief (in brede zin), inclusief het vervangingsproces.
Gemeentearchivaris
De gemeentearchivaris geeft advies en houdt toezicht op de vervanging en het vervangingsproces.
Proceseigenaar vervangingsproces
De proceseigenaar van het vervangingsproces is verantwoordelijk voor de juiste werking van het vervangingsproces, de kwaliteit van de output en de documentatie van het vervangingsproces.
Adviseur informatiebeheer
De adviseur Informatiebeheer geeft advies over de inrichting van het vervangingsproces en het bewaken van de kwaliteit van het Informatiebeheer. De adviseur Informatiebeheer is verantwoordelijk voor het (laten) uitvoeren van de kwaliteitscontroles.
IB-medewerker
De IB-medewerker verantwoordelijk voor het scannen van de analoge documenten en het uitvoeren van kwaliteitscontroles op de resultaten van de scans. De IB-medewerker is ook verantwoordelijk voor het registreren van digitale documenten en het uitvoeren van kwaliteitscontroles op de registratie.
RM medewerker
De RM-medewerker is verantwoordelijk voor het archiefbeheer van analoge en digitale documenten.
Technisch beheerder
De technisch beheerder is verantwoordelijk voor het technisch functioneren van de applicaties en de onderliggende infrastructuur die nodig zijn voor de uitvoering van het vervangingsproces.
Functioneel beheerder
De functioneel beheerder is verantwoordelijk voor de functionele inrichting en werking van de applicaties die nodig zijn voor de uitvoering van het vervangingsproces.
Bijlage 3: Technische specificaties scanners
3Scanners in gebruik. 2 maal kleinformaat en 1 maal grootformaat
Kleinformaat
De DR-G2110 is een professionele desktopscanner geproduceerd door Canon. Hieronder vindt u de volledige specificaties van deze scanner:
Algemeen:
•Type scanner: productiescanner
•Geschikte bedrijfsgroottes: groot/klein kantoor, archiefafdeling
•Scannerkleur: Wit
Scanspecificaties:
•Scanresolutie: 600 x 600 dpi (optisch), 1200 x 1200 dpi (geïnterpoleerd)
•Scansnelheid: tot 110 pagina’s per minuut (enkelzijdig), tot 220 afbeeldingen per minuut (tweezijdig)
•Scanmodi: kleur, grijswaarden, zwart-wit
•Optische densiteit: automatische aanpassing (tekst, foto, mengsel)
•Aanbevolen dagelijks scanvolume: 50.000 pagina’s per dag
•Automatische documentinvoer (ADF) capaciteit: maximaal 500 vellen
•Ondersteunde mediagrootte: A4, A5, A6, B5, B6, Brief, Legal, ADF breedte: 50,8 – 305 mm, ADF lengte: 70 – 432 mm
•Ondersteunde mediadikte: 27 – 255 g/m² (enkelzijdig), 50 – 128 g/m² (tweezijdig)
•Detectie voor dubbele invoer: ultrasoon, longitudinaal.
Groot Formaat scanner
Hieronder de volledige specificaties van de Colortrac SmartLF 36 grootformaat scanner:
Algemeen:
•Type scanner: grootformaat scanner
•Geschikte bedrijfsgroottes: grootformaat printservice, architectenbureaus, ingenieursbureaus, bouwbedrijven, overheidsinstellingen, cartografische diensten, reprografiebedrijven, enz.
•Scannerkleur: zwart
Scanspecificaties:
•Scanbreedte: 36 inch (914 mm)
•Scanresolutie: 1200 dpi
•Scansnelheid: tot 12 inch (305 mm) per seconde in kleur, tot 13 inch (330 mm) per seconde in zwart-wit
•Scanmodi: kleur, grijswaarden, zwart-wit
•Optische densiteit: 4 Dmax
•Aanbevolen dagelijks scanvolume: 50-100 scans per dag
•Detectie voor dubbele invoer: automatisch
•Scan- en bestandstypes: JPEG, PDF, TIFF, BMP, PNG
Connectiviteit:
•USB 3.0
•Ethernet
•WiFi
Mediaverwerking:
•Minimale scanformaat: 6 x 6 inches (152 x 152 mm)
•Maximale scanformaat: 36 x 96 inches (914 x 2438 mm)
•Mediaverwerking: Automatische aanpassing van de breedte, automatische snijfunctie voor randen, automatische papieruitlijning, mediadikte tot 15 mm
•Ondersteunde media: papier, film, karton, textiel, transparanten, enz.
Bijlage 4: Controleformulier
Legenda
Voldoet: ✔
Voldoet niet: ✘
Naam controleur
Datum
Identificatie
nummer
document
Juistheid
Volledigheid
Leesbaarheid
Aanwezigheid van artefacten
Metadata
Opmerkingen
Bijlage 5: Format verklaring van vervanging
Ondergetekende, beheerder van de archieven van gemeente Zoetermeer verklaart:
dat op grond van het besluit [dit besluit] d.d. [datum] de in dat besluit genoemde en hieronder gespecificeerde archiefbescheiden zijn vervanging door digitale reproducties.
Het betreft de gescande en gecontroleerde documenten van de scandatum [vul in: begindatum] t/m [vul in: einddatum], met uitzonderingen van: [vul in indien van toepassing: uitzonderingen].
Deze papieren archiefbescheiden zijn vernietigd door versnippering door [vul naam van vernietigingsbedrijf] volgens een gecertificeerd proces (DIN-norm 66399).
Plaats:
Datum:
Ondertekening:
Bijlage 6: Logboek kleine veranderingen
Kleine veranderingen in het vervangingsproces worden door adviseur Informatiebeheer en bijgehouden in het onderstaande logboek.
Wat is gewijzigd
Waarom is dit gewijzigd
Door wie is dit gewijzigd
Wanneer is dit gewijzigd