Aanhef
de raad van de gemeente Zevenaar;
overwegende dat het wenselijk is dat de burgemeester in het kader van een zorgvuldig personeelsbeleid er recht op heeft dat minimaal ieder jaar tijdens zijn ambtsperiode in een tweezijdig gesprek met de raad besproken wordt hoe de samenwerking verloopt tussen hem en de raad;
voorts overwegende dat het ook wenselijk is dit recht in een verordening vast te leggen;
gelezen de Circulaire benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester 2017;
gelet op de artikelen 84, 108, 147, 149 van de Gemeentewet;
gelet op het advies van het Presidium d.d. 20 april 2021;
BESLUIT:
De navolgende “Verordening klankbordgesprek burgemeester gemeente Zevenaar 2021” vast te stellen;
Artikel 1 Begripsbepalingen
In deze verordening wordt verstaan onder:
1raad: de gemeenteraad van Zevenaar;
2gesprekken: klankbordgesprekken tussen de raad en de burgemeester;
3commissie: de commissie die is samengesteld uit leden van de raad die namens de raad aan de gesprekken deelneemt;
4commissaris: commissaris van de koning in de provincie Gelderland.
Artikel 2 Algemene bepalingen
1De raad stelt aan het begin van een nieuwe raadsperiode een commissie in die jaarlijks de gesprekken voert.
2Indien de commissie dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maakt, wordt tussentijds een gesprek gevoerd.
3Het verslag van het laatste gesprek in een ambtsperiode weegt mee bij het oordeel over een herbenoeming van de burgemeester.
Artikel 3 Samenstelling commissie
1De commissie bestaat uit vier raadsleden.
2De commissieleden worden door de raadsleden uit hun midden gekozen. Echter: Twee van de vier raadsleden nemen uit hoofde van hun rol als vicevoorzitter van de raad en als voorzitter van de werkgeverscommissie deel aan deze commissie. Deze worden dus niet gekozen, maar direct benoemd.
3De commissie kent geen plaatsvervangende leden.
Toelichting:
Samenstelling commissie
De gemeenteraad bepaalt de samenstelling van de commissie. Om bij klankbordgesprekken het ‘tribunaaleffect’ te vermijden en een goede inhoudelijke bespreking te bevorderen, is de omvang van de commissie beperkt tot vier leden.
Artikel 4 Ambtelijke ondersteuning
1De commissie laat zich bijstaan door de griffier. Bij afwezigheid van de griffier wordt deze vervangen door zijn plaatsvervanger.
2De griffier is de secretaris van de commissie.
Artikel 5 Procedure en tijdschema
1De griffier agendeert en organiseert de jaarlijkse klankbordgesprekken.
2De griffier onderhoudt de contacten met het kabinet van de commissaris.
3Indien de commissie dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maakt, houdt de commissie tussentijds een klankbordgesprek met de burgemeester.
4In het eerste jaar na benoeming van een nieuwe burgemeester vindt tevens een 100-dagengesprek plaats.
Toelichting:
Na het eerste, het derde en het vijfde jaar van de ambtsperiode volgt ná het klankbordgesprek een gesprek van de burgemeester met de CdK. De griffier informeert het kabinet over de data wanneer het klankbordgesprek in de gemeente plaatsvind en stuurt na afloop van ieder klankbordgesprek het getekende verslag naar het kabinet van de CdK.
Artikel 6 De voorzitter van de commissie
1De commissie kiest uit haar midden een voorzitter.
2De voorzitter leidt de gesprekken.
3De voorzitter treedt, voor zover nodig, op als contactpersoon en als woordvoerder naar buiten.
4De commissie kan zich laten bijstaan door een externe gespreksleider. In dat geval is het tweede lid van dit artikel, niet van toepassing.
5Bij afwezigheid van de voorzitter worden diens taken waargenomen door een door de commissie uit haar midden aan te wijzen plaatsvervanger.
Artikel 7 Voorbereiding gesprek
1De leden van de commissie en de burgemeester krijgen voorafgaand aan het gesprek de gelegenheid om, voor zover van toepassing, het voorgaand verslag in te zien.
2De commissie laat zich informeren door de overige raadsleden.
3De commissie maakt vooraf kenbaar aan de burgemeester bij wie zij informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester. Zij kan zich periodiek laten informeren door wethouder(s) en gemeentesecretaris, griffier, samenwerkingspartner op het gebied van OOV en regioburgemeesters.
4De commissie en de burgemeester stellen in onderling overleg de agenda voor het gesprek vast.
5De leden van de commissie en de burgemeester krijgen voorafgaand aan het gesprek de gelegenheid om bespreekpunten aan te leveren.
6Uiterlijk twee weken voor het gesprek ontvangen de leden van de commissie en de burgemeester namens de voorzitter een schriftelijke uitnodiging. In de uitnodiging worden in ieder geval de plaats, het tijdstip, de agenda en de bespreekpunten vermeld.
7Betrokkenen die niet in staat zijn een gesprek bij te wonen, delen dit tijdig aan de griffier mee.
Bij verhindering van twee of meer leden van de commissie zorgt de griffier voor een nieuwe afspraak.
Artikel 8 Geheimhouding
1De vergaderingen van de commissie zijn besloten. Alle stukken van de commissie zijn geheim op grond van artikel 86 van de Gemeentewet. Dit wordt op de stukken vermeld.
2De commissie legt bij gesprekken in elk gesprek, met toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de stukken en het behandelde tijdens het gesprek. De (fungerend) voorzitter van de commissie ziet erop toe dat hieraan wordt voldaan.
3De geheimhoudingsplicht brengt onder meer mee dat aan raadsleden, die geen zitting (meer) hebben in de commissie, en aan anderen, behoudens het bepaalde in de artikelen 9, tweede lid, en 10 van deze verordening, geen inzage in, of informatie omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde in het gesprek wordt verstrekt.
4De commissie treft, met inachtneming van artikel 11 van deze verordening, een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van documenten, voeren van de correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.
5De commissie en de gemeenteraad kunnen de geheimhouding waartoe het tweede lid van deze verordening verplicht, niet opheffen.
6De geheimhoudingsplicht blijft na uittreding uit of ontbinding van de commissie van kracht.
7Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de griffier, op de eventuele externe gespreksleider zoals bedoeld in artikel 6, vierde lid, op betrokkenen en op de personen bij wie overeenkomstig artikel 9, derde lid van deze verordening informatie is ingewonnen.
Artikel 9 Het gesprek
1Gesprekken vinden plaats in beslotenheid.
Tijdens het gesprek hebben zowel de leden van de commissie als de burgemeester de mogelijkheid hun mening over en ervaringen met de geagendeerde bespreekpunten toe te lichten.
2Het gesprek is wederkerig. Zowel het functioneren van de burgemeester als het functioneren van de gemeenteraad zijn onderwerp van gesprek. De commissie toetst het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de profielschets, de wettelijke taken van de burgemeester alsmede de andere aan de burgemeester toebedeelde taken. Tevens wordt getoetst aan het verslag van, en de afspraken uit, het vorige gesprek.
3In het laatste gesprek voor de start van de herbenoemingsprocedure geeft de commissie de burgemeester desgewenst een indicatie of herbenoeming op dat moment naar verwachting al dan niet op obstakels zal stuiten.
Toelichting:
Rond elk agendapunt tijdens het gesprek af met een samenvatting. Dit ondersteunt het op correcte wijze vastleggen van afspraken, standpunten en gevoelens. En het zorgt daarmee voor een heldere boodschap.
Artikel 10 Verslaglegging
1Van het gesprek wordt door de griffier een verslag opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt. Het verslag wordt voor raadsleden onder geheimhouding ter inzage gelegd bij de griffier.
2Het verslag kan bondig en beknopt zijn, ook puntsgewijs.
3Het verslag wordt door de commissie en de burgemeester middels ondertekening vastgesteld.
4Een afschrift van het verslag van het gesprek wordt ter beschikking gesteld aan de burgemeester en de commissaris van de Koning.
Toelichting:
Het verslag bevat de feitelijke gegevens van tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek. Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene. Het kan bondig en beknopt, ook puntsgewijs. Wel is van belang dat het verslag een goed beeld geeft van het gesprek en de gemaakte afspraken, zodat de overige raadsleden bij inzage, de commissie die het volgende klankbordgesprek voert en de commissaris van de Koning zich een goed beeld daarvan kunnen vormen. Daarom is het van belang ook de sfeer te schetsen, waarin het gesprek plaatsvond.
Artikel 11 Archivering
1De griffier draagt zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder een afschrift van het vastgestelde (gespreks-)verslag.
2Na het aftreden van de burgemeester worden alle stukken die betrekking hebben op het functioneren van de burgemeester door de griffier vernietigd.
Artikel 12 Onvoorziene gevallen
In de gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie.
Artikel 13 Citeertitel en inwerkingtreding
1Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening klankbordgesprek burgemeester 2021.
2Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking.
3De “Verordening vertrouwenscommissie gemeente Zevenaar 2018”wordt hiermee ingetrokken.